Ostatnie miesiące mocno zweryfikowały politykę benefitową i podejście pracodawców do wydatków. Podczas rozmów z klientami i partnerami biznesowymi, spotykam się ze stanowiskiem, że rozwiązaniem jest zamrożenie całkowite benefitów, na czas niestabilnych czasów. Sytuacja nie jest łatwa, jednak w długofalowej ocenie wierzymy, że przyjęcie innych, nietypowych rozwiązań jest znacznie lepszym rozwiązaniem niż zero-jedynkowa rezygnacja z polityki benefitowej w organizacji, zwłaszcza tam, gdzie była ona już od lat wprowadzana a często była również karta przetargową podczas rekrutacji. Jak zatem nie rezygnować z benefitów w firmie, a zarazem wprowadzić ekonomiczne rozwiązania? Poniżej kilka inspiracji: 1. Aplikacja o budżet szkoleniowy Podczas rozmów kwalifikacyjnych często słyszymy o tym, że rozwój to – zaraz po dobrej atmosferze – drugi istotny czynnik, który ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wyborze miejsca pracy. Zgadzam się, że należy szkolić zespół. Proponuję jednak nieco inne niż standardowe podejście – zamiast przydzielonego budżetu na szkolenia per osoba, można wprowadzić zasadę aplikowania o budżet. Co to zmienia?  Po pierwsze osoba, która aplikuje, sama wskazuje, dlaczego dane szkolenie ma wartość dla niej oraz przedstawia argumenty na to, jak pozyskana wiedza przyczyni się do rozwoju jej samej jak też organizacji. Często zaś wiedza pozyskana przez jedną osobę, może być przekazana przez nią w zespole kolejnym osobom. Dzięki temu utrwalone są wiadomości i więcej osób poszerza kompetencje.  Ponadto, jeśli o coś musimy się postarać, to bardziej to doceniamy. Tym samym, jest wysoce prawdopodobne, że o budżet będą aplikować tylko zaangażowani i przekonani o tym, że faktycznie chcą się szkolić. Można to sprawdzić na przykładzie: jeśli na budżet szkoleniowy dla 50 osób mieliśmy przeznaczone np. 75 tys., czyli 1.5 tys. na osobę, to bardzo prawdopodobne, że w przypadku aplikacji o budżet, otrzymamy zgłoszenia np. od 30 osób, co zmniejsza pulę o ok. 30 tys. i pozwala założyć budżet od początku mniejszy, np. w wysokości 50 tys. zł. Co więcej podejście, zakładające aplikowanie, nie niesie negatywnych konsekwencji. Można zapowiedzieć, ze do rozdysponowania jest pula 50 tys. zł – wówczas najbardziej zmotywowani zgłoszą się szybciej, pewnie też jakaś część pracowników zgłosi szkolenia online, które są z zasady tańsze. Co dodatkowo zyskuje pracodawca? Widzi, kto naprawdę ma potrzebę rozwojową, a wydatkowanie będzie bardziej racjonalne.  2. Aplikacja o inne benefity W podobny sposób, jak o szkolenia, można wnioskować również o inne benefity. Warto przeprowadzić analizę, czy faktycznie pracownicy korzystają z przydzielonych z automatu kart na siłownię, piłek do siedzenia, etc. Wielokrotnie o tym pisaliśmy, że potrzeby pracowników są zróżnicowane i może dobrym rozwiązaniem będzie każdorazowe aplikowanie o budżet na benefit – jedna osoba skorzysta z karty na siłownię, inna na wyposażenie miejsca pracy w dodatkowe sprzęty typu lampka na biurko, trzecia na masaż relaksacyjny, kolejna ma książkę rozwojową, etc. W Katalogu Marzeń taki budżet jest w dyspozycji managerów działów i wnioski są indywidualnie rozpatrywane. Dzięki temu do zera zminimalizowaliśmy niepotrzebne, niedopasowane wydatki, zaś pracownicy otrzymują to, co faktycznie jest im potrzebne i czują się wysłuchani. Przyznane środki do dyspozycji dla danego pracownika to również mechanizm działających w wielu organizacjach kafeterii. Pozwala on na kontrolowanie budżetu, ale również elastyczny wybór benefitów przez konkretne osoby.    3. Benefity w dobie Home Office – cięcia i zamiany Obecny czas to również okazja do weryfikacji takich wydatków jak owoce, wyposażenie biur, materiały biurowe. Jeśli większość osób w firmie wciąż pracuje w trybie zdalnym, może się okazać, że stałe dostawy owoców, które często widnieją w ofertach pracy, są tak naprawdę niewykorzystanym benefitem. Tu warto zachować jednak umiar i nie wycinać do zera dostępu do dobrej kawy czy herbaty. Jeśli budżet na to pozwala, to w miejsce benefitów biurowych można wprowadzić benefity, z których pracownik może skorzystać w domu jak abonament do serwisu filmowego czy z audiobookami. 4. Czas wolny jako benefit Dobrym pomysłem na rozwiązanie kwestii kosztów benefitów, zwłaszcza, jeśli firma może mieć obecnie kłopot z płynnością, jest zamiana kosztownego dodatku na dodatkowy dzień urlopu lub krótszy dzień pracy w piątki, na przykład do godz. 15:00 w miejsce 17. Z perspektywy pracownika to znacząca różnica, a przy dobrej organizacji pracy nie powinna stanowić zagrożenia dla realizacji zaplanowanych zadań. Przykładowo, jeśli firma przeznacza np. 50 zł na kartę do siłowni miesięcznie, dla 200 pracowników, przez 12 miesięcy, to mówimy tu o budżecie 120 tys. w skali roku. Jeśli w to miejsce zaproponujemy zmianę benefitu na krótszy czas pracy w piątek, to wskazany budżet zachowamy. Oczywiście można założyć, że jest to utracony czas pracy 200 osób x 8 godzin w miesiącu x12 miesięcy, jednak szczególnie – w pracy umysłowej, te 2 godziny w piątek mogą być skompensowane większą efektywnością w pozostałych godzinach. Jest wiele ciekawych badań, które dowodzą, że skrócenie czasu pracy nie musi wpływać negatywnie na założony plan pracy, takie rozwiązania wprowadzono miedzy innymi we Włoszech, Francji i Szwecji. Ten niewielki % czasu pracy nie wpłynie na efekty pracy, a co jest do zrobienia jest zrobione.  5. Alternatywa do drogich incenitve’ów i integracji W przypadku wyjazdów, wyjść integracyjnych, gdzie tak ważne jest przeżycie dobrego czasu razem, i integracja – również można znaleźć alternatywę. Można skumulować dobre emocje, bezpieczne spędzenie czasu, ale skrócone do 1 dnia, np. bez noclegu, wyżywienia, dając możliwość przeżycia ciekawej, niecodziennej przygody i zżycia się zespołu. Takie atrakcje, jak jazda quadem, Off Road 4x4, lot motolotnią, lot szybowcem, kurs kulinarny, czy degustacje – to możliwość ciekawego spędzenia czasu w mniejszych grupach, przy mniejszym koszcie. Co więcej, vouchery na przeżycia mają 12 miesięcy ważności, zarazem można zrealizować je w bezpiecznym, dobrym czasie. Dodatkowo często wartość takich atrakcji jest postrzegana jako wyższa, niż wynosi ich faktyczny koszt. Prezent pozwoli zrealizować cele, przy niższych cenach i jeśli będzie to niezbędne to w odroczonym, bezpiecznym terminie.  Powyższe pomysły pozwalają pracownikom zachować poczucie, że poza standardowym wynagrodzeniem otrzymują także dodatkowe bonusy, a z perspektywy firmy uzyskać oszczędności, nie tracąc na zaangażowaniu zespołu. Poniżej znajduje się bonus specjalny – wzór wniosku „Aplikacja o benefit lub szkolenie” Pobierz nieodpłatny bonus specjalny

U wielu pracodawców, szczególnie w mniejszych zakładach pracy oraz tych z zaangażowaniem kapitału zagranicznego, informacja o powstaniu w firmie związku zawodowego może wywołać palpitację serca. Co więcej, liczne przepisy szeroko rozumianego prawa pracy wprowadzają instytucje różnych niezwiązkowych przedstawicielstw pracowników. Bez względu bowiem na to,  czy pracodawca zamierza przeprowadzić zwolnienia grupowe, utworzyć Pracowniczy Program Emerytalny czy Pracowniczy Plan Kapitałowy, a także gdy ma zamiar dokonać restrukturyzacji zatrudnienia przez wydzielenie części zakładu pracy, musi zaangażować w takie działania przedstawicieli pracowników.   

Z powodu nastania pandemii koronawirusa, z dnia na dzień pracodawcy i pracownicy zderzyli się z nową, zupełnie nieznaną rzeczywistością. Zamykane biura i jednocześnie pozostawanie pracowników w swoich domach i świadczenie pracy z domu musiało zostać w jakiś sposób uregulowane prawnie. Naprzeciw tym wyzwaniom wyszedł ustawodawca, uchwalając w dniu 2 marca 2020 r. wspomnianą wyżej Ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zwaną specustawą. Wprowadziła ona do polskiego porządku prawnego pojęcie pracy zdalnej. Już wcześniej niektórzy pracodawcy stosowali wobec swoich pracowników pracę zdalną, nazywając ją często „home office”, jednak nie była ona nigdzie uregulowana, a jej stosowanie przez pracodawców było dość okazjonalne. Zupełnie inaczej wyglądała kwestia tzw. telepracy, która już dawno doczekała się uregulowania w Kodeksie pracy i jako taka funkcjonowała i funkcjonuje w wielu firmach.   Początkowo ustawodawca wprowadził w art. 3 tej ustawy bardzo oszczędny przepis, który dawał pracodawcy możliwość polecenia pracownikowi wykonywania przez oznaczony czas pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. I jedynie na tym przepisie bazowali pracodawcy, kiedy z dnia na dzień, z uwagi na rozprzestrzenianie się pandemii koronawirusa, zmuszeni byli do zamknięcia swoich firm i wysłania swoich pracowników do pracy w domu. W tamtym czasie pojawiło się wiele pytań, na które zarówno pracodawcy, jak i pracownicy nie znali odpowiedzi. Zastanawiano się, w jaki sposób zapewnić pracownikom w ich domach dobre miejsca pracy, a więc chociażby ergonomiczne krzesła i stoły czy odpowiednie światło. Zastanawiano się czy pracownik może pracować na swoim sprzęcie, czy może należy przekazać mu sprzęt z biura, a jeśli tak, to w jaki sposób. Kto ma zapewnić dostęp do internetu? Pojawiały się pytania i obawy o zapewnienie ochrony danych zarówno samej firmy, jak i klientów czy w końcu samych pracowników. Pytania się piętrzyły, a odpowiedzi, których udzielali specjaliści z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych, wcale nie były jednoznaczne i konkretne. Wszyscy zastanawiali się, ile ten czas pracy zdalnej potrwa, optymiści uważali nawet, że zaraz wrócimy do biur. Ponieważ rzeczywistość koronawirusowa zarówno w Polsce, jak i na świecie okazała się być poważna, pojawiły się naciski, aby ustawodawca w specustawie doprecyzował warunki polecenia pracy własnej. Nowe regulacje w Tarczy 4.0 – obowiązki pracodawców Takie zmiany w specustawie pojawiły się w Tarczy 4.0.  Na mocy art. 77 ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, zmieniona została ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wprowadzone do niej regulacje dotyczące pracy zdalnej przewidują, iż: Przepisy SpecUstawy  Art. 3.3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Art. 3.4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Art. 3.5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Art. 3.6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Art. 3.7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6. Art. 3.8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Przyjrzyjmy się dokładnie tym regulacjom: Z treści art. 3 specustawy wynika, że praca zdalna może być polecona, jeśli pracownik ma odpowiednie umiejętności do jej wykonywania. Oznacza to, że pracodawca musi być pewien, że dany pracownik będzie w stanie wykonać zleconą pracę samodzielnie w domu. Oczywiste jest, że nie każdy rodzaj pracy nadaje się do wykonywania jej zdalnie. Na przykład pracownik sprzątający biuro nie będzie mógł takiej pracy świadczyć w sposób zdalny. Kolejnym warunkiem niezbędnym do zlecenia pracy zdalnej są możliwości techniczne i lokalowe. Pracodawca musi być pewien, że pracownik w swoim domu będzie w stanie wykonać pracę, a jej rezultat będzie dokładnie taki, jak pracy wykonanej w firmie. W przypadku pracy, w której niezbędna jest bieżąca komunikacja między pracownikami lub na linii pracownik – klient, oznaczać to będzie konieczność zapewnienia sprzętu, takiego jak telefon, laptop czy dostęp do internetu. Dziś już wiemy, że sprzęt ten, zgodnie z Tarczą 4.0, ma zapewnić pracodawca. W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę wszystko jest jasne. Kiedy jednak zatrudnienie odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. na podstawie umowy zlecenie, o dzieło czy umowy B2B), sprawa już nie jest taka jednoznaczna. Wszystko zależy od tego, czy takie regulacje znalazły się wcześniej we wspomnianych umowach. Jeśli nie, to zdecydowanie należy te kwestie podjąć, aby zapewnić pracownikowi możliwość wykonywania swoich zawodowych obowiązków. Ustawodawca przewidział sytuacje, kiedy jednak sprzęt nie jest zapewniony przez pracodawcę. W takim wypadku pracownik może używać własnych narzędzi, a więc np. komputera i telefonu, a także korzystać z własnego internetu, jednak pod warunkiem że informacje poufne, tajemnice przedsiębiorstwa oraz dane osobowe zarówno kontrahentów, klientów, jak i pracowników będą w pełni chronione. Ustawodawca, wprowadzając przepis mówiący o ww., nie wskazał, kto, a więc czy pracodawca, czy jednak pracownik jest odpowiedzialny za te kwestie. Należy wziąć pod uwagę, że pracownik pracujący w domu, szczególnie jeśli to praca na własnym sprzęcie, jest narażony na różnego rodzaju ataki hakerskie. Niezabezpieczone laptopy, bez programów antywirusowych, hasła do internetu w postaci „1234” czy przesyłanie zdjęć dokumentów poprzez ogólnodostępne komunikatory w social mediach to tylko wierzchołek góry lodowej. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawca wprowadził zasady korzystania ze sprzętu i oprogramowania i to zarówno tego dostarczonego przez siebie, jak i prywatnego sprzętu pracownika. Pracownik powinien otrzymać od pracodawcy jasne wytyczne, jakie oprogramowanie może instalować na komputerze, w jaki sposób może przesyłać dokumenty wewnętrzne, jak obchodzić się z danymi, jak komunikować się z przełożonym i współpracownikami, a czego robić mu nie wolno. Należy pamiętać bowiem, że w wyniku pandemii nie przestały obowiązywać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Wręcz przeciwnie: może przyjść czas, kiedy Urząd Ochrony Danych Osobowych będzie te kwestie dokładnie weryfikował. Tym bardziej że UODO wyraźnie rekomenduje, aby pracodawca stosował w pracy zdalnej takie mechanizmy, które wyeliminują ryzyko wycieku czy utraty danych. Rola działów HR w pracy zdalnej –  Regulaminy i procedury Wytyczne pracodawcy powinny mieć swoje odzwierciedlenie w przepisach i procedurach wewnętrznych, np. regulaminie pracy zdalnej. Można je oczywiście wprowadzić również do regulaminu pracy. W większych organizacjach, gdzie dodatkowo funkcjonują organizacje związkowe i zmiana regulaminu pracy może nie być prosta i szybka, rekomenduję wydawanie wewnętrznych wytycznych, które będą obowiązywać wszystkich pracowników pracujących zdalnie. Przy tej okazji nie można oczywiście zapomnieć o przeszkoleniu online pracowników, a nie tylko „suchym” wysłaniu e-maila z wytycznymi i odebraniu zwrotnych e-maili od pracowników. Ci ostatni powinni również wiedzieć dokładnie, jak reagować na zagrożenia i gdzie je zgłaszać. W przypadku korzystania pracownika ze sprzętu prywatnego, należy mieć na uwadze jeszcze jeden ważny aspekt: często ten komputer jest jedynym sprzętem w domu, którego pracownik używa również poza godzinami pracy, być może korzystają z niego również dzieci czy współmałżonek. Biorąc to pod uwagę, zdecydowanie rekomenduję, aby to jednak pracodawca zapewnił pracownikowi sprzęt. W obecnych czasach, kiedy laptopy w sklepach są ogólnodostępne i są one podstawowym narzędziem pracy większości pracowników, nie powinno być problemu, aby pracodawca taki sprzęt zapewnił.  Dzięki temu organizacja zdecydowanie bardziej zabezpieczy tajemnicę swojego przedsiębiorstwa oraz dane osobowe klientów i pracowników. Zaniedbanie w tym zakresie może być dla organizacji katastrofalne w skutkach. Rozliczanie czasu pracy w pracy zdalnej Kolejnym ważnym aspektem przy wdrożeniu pracy zdalnej jest kwestia rozliczania czasu pracy osób pracujących zdalnie. Należy pamiętać o obowiązujących przepisach w tym zakresie, a więc o rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Na mocy § 6 tego rozporządzenia pracodawca zobligowany jest do prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. I to niezależnie, czy praca odbywa się w zakładzie pracy, czy poza nim, a więc np. w miejscu zamieszkania pracownika.  Poza liczbą przepracowanych godzin pracy w danym dniu w ewidencji czasu pracy należy podać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. W przypadku osób pracujących zdalnie wskazanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy może nie być łatwe do oszacowania. Mamy bowiem do czynienia z taką sytuacją, gdzie poza pracownikiem w miejscu jego zamieszkania przebywają też pozostali domownicy. Niejednokrotnie pracownik musi pogodzić pracę z opieką nad dzieckiem lub dziećmi. W praktyce oznacza to, że nie jest on w stanie pracować całych 8 godzin od... do..., ponieważ robi przerwy na: opiekę nad dzieckiem, naukę z dzieckiem, gotowanie posiłków itp. czynności domowe, których nie jest w stanie przełożyć na później, właśnie z powodu przebywania z pozostałymi domownikami. Co możemy w takiej sytuacji zrobić? Obecne uregulowania kodeksowe nie dają nam w tym zakresie dużego pola manewru. Zarówno zmiana czasu pracy, np. z podstawowego na równoważny, czy ruchoma doba pracownicza, a więc możliwość rozpoczęcia pracy nie o ściśle określonej godzinie, a w danym przedziale czasowym, czy może jeszcze zmiana czasu pracy na system czasu pracy przerywany, nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem i nie da zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi oczekiwanych efektów. W mojej ocenie w takim przypadku zdecydowanie warto rozważyć przejście pracownika na zadaniowy system czasu pracy. Dlaczego? Ponieważ w takim systemie pracodawca nie jest zobowiązany do ewidencjonowania czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jest to wyjątek od zasady, uregulowany w art. 129 § 4 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy). Czas pracy zadaniowy określony jest zadaniami i czasem niezbędnym na ich wykonanie. Ważne jest, aby liczba powierzonych zadań była możliwa do wykonania w czasie wynikającym z ogólnie przyjętych norm czasu pracy, a więc 8 godzin dziennie, 40 godzin w tygodniu, w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Dzięki temu, że pracodawca nie jest zobligowany do prowadzenia ewidencji rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy w danym dniu, pracownik może samodzielnie decydować, kiedy rozpocznie pracę, kiedy na jakiś czas ją przerwie, kiedy do niej powróci i kiedy ją zakończy. Jeden ważny wymóg ustawowy w takim systemie czasu pracy to konieczność zachowania 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku i 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego (art. 132 § 1 oraz 133 § 1 Kodeksu pracy). Warto jednocześnie zaznaczyć, iż obecnie, ze względu na pandemię, przepisy Tarczy antykryzysowej przyznały pracodawcom możliwość ograniczenia nieprzerwanego dobowego i tygodniowego odpoczynku pracownika do nie mniej niż odpowiednio 8 godzin i 32 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Zadaniowy system czasu pracy jest więc bardzo wygodnym sposobem na przystosowanie pracy do warunków pracy świadczonej zdalnie.  Jeśli pracodawca zdecyduje się wprowadzić dla swoich pracowników zadaniowy czas pracy, musi pamiętać, że informacja o tym musi się znaleźć w regulaminie pracy i układzie zbiorowym pracy. Jeśli zaś przejście na zadaniowy czas pracy będzie dotyczyło tylko wybranych pracowników, wówczas informacja o przejściu na system zadaniowy może znaleźć się w ich umowach o pracę. Nie ma w takim przypadku wymogu wprowadzania zmian do regulaminu pracy. Do pracodawcy należy decyzja, czy rodzaj pracy, którą świadczy dany pracownik, spełnia przesłanki warunkujące wprowadzenie zadaniowego czasu pracy. Takimi przesłankami są bez wątpienia m.in.: brak możliwości precyzyjnego ustalenia godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, brak możliwości kontrolowania czasu pracy pracownika, ze względu na fakt, że praca wykonywana jest poza zakładem pracy, wykonywanie pracy poza normalnymi godzinami funkcjonowania zakładu pracy. Monitorowanie pracy pracowników podczas pracy zdalnej Brak bezpośredniego nadzoru nad pracownikami pracującymi zdalnie jest dla części menedżerów sporym problemem. Wielu z nich zastanawia się, „czy mój podwładny na pewno pracuje?”. Przypomnijmy zatem, jakie uprawnienia ma pracodawca w kwestii monitorowania. Monitoring w miejscu pracy został uregulowany przez ustawodawcę w Kodeksie pracy w 2018 r. Stało się to po wejściu w życie przepisów RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych). W art. 22(2) Kodeksu pracy zostały uregulowane kwestie dotyczące monitoringu wizyjnego, a w art. 22(3) monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu (które nie zostały przez ustawodawcę wymienione wprost, ale możemy tu na pewno wymienić np. monitoring rozmów telefonicznych czy monitoring GPS aut służbowych). Pracownik powinien otrzymać od pracodawcy jasne wytyczne, jakie oprogramowanie może instalować na komputerze, w jaki sposób może przesyłać dokumenty wewnętrzne,  jak obchodzić się z danymi, jak komunikować się z przełożonym i współpracownikami, a czego robić mu nie wolno. W pracy zdalnej pracodawca może zastosować tylko niektóre rodzaje monitoringu, jak np. monitoring poczty elektronicznej czy monitoring komputera (a więc np. monitoring przeglądanych stron www czy monitorowanie czasu przebywania na danej stronie). Obecna technika pozwala na zainstalowanie odpowiednich programów do śledzenia pracy pracownika. Monitorowanie jest przez pracodawcę możliwe tylko w ściśle określonych sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy i pod ściśle określonymi warunkami. Ważne jest to, że pracodawca, wprowadzając monitoring w miejscu pracy, jest zobowiązany do poinformowania o tym swoich pracowników na minimum 2 tygodnie przed uruchomieniem. Cele monitoringu oraz sposób jego zastosowania pracodawca ma obowiązek ustalić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ustala regulaminu pracy (art. 22(2) § 6 k.p.). Jeśli więc pracodawca przed wybuchem pandemii nie uregulował w swojej organizacji kwestii monitorowania, będzie mógł zastosować monitoring tylko po spełnieniu warunków wskazanych wyżej. Decydując się na zastosowanie monitoringu, należy oczywiście mieć na uwadze, że monitorowanie nie może w żaden sposób naruszać dóbr osobistych pracownika, jego prawa do prywatności oraz tajemnicy korespondencji. Decydując się na zastosowanie monitoringu w pracy zdalnej, warto na pewno mieć również na względzie, jak to zostanie przyjęte przez pracowników, jak wpłynie na ich morale. Należy wskazać, że ustawodawca w Tarczy 4.0 przewidział możliwość zlecenia pracownikom przez ich przełożonych prowadzenia ewidencji wykonanych czynności z dokładnym ich opisem, datą i czasem wykonania. I jest to właśnie pewna forma monitorowania tego, co robi pracownik. Nie jest to jednak dla pracodawców żadna nowość i takie polecenie pracodawca mógł wydać pracownikowi przed pandemią. Warto więc rozważyć, w jakim stopniu zdecydować się na monitorowanie pracy podwładnych i czy samo prowadzenie ewidencji czynności, a także codzienny kontakt e-mailowy czy telefoniczny nie są wystarczające, aby przełożony mógł skutecznie czuwać nad wykonywanymi przez pracowników zadaniami.   Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) w pracy zdalnej Przed uchwaleniem Tarczy 4.0 spodziewano się, iż ustawa ureguluje kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy w pracy zdalnej. Nie doczekaliśmy się takich rozwiązań. Przepisy nadal nie rozstrzygają odpowiedzialności w tym zakresie. Może rodzić to uzasadnione problemy w przypadku roszczeń pracowników w razie wypadków przy pracy zdalnej. Skoro nie ma uregulowań w specustawie, pracodawcę obowiązują przepisy Kodeksu pracy. W art. 207 k.p. określone zostały bardzo szczegółowo obowiązki pracodawcy w zakresie BHP.   W opinii części ekspertów, z braku uregulowań ustawowych dotyczących pracy zdalnej, pracodawcy mogą posiłkować się przepisami Kodeksu pracy dotyczącymi telepracy. Według art. 67(17) k.p., pracodawca nie odpowiada za bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy oraz nie zapewnia urządzeń higienicznosanitarnych. Żaden jednak przepis Tarczy 4.0 nie odsyła wprost do ww. uregulowań. Specustawa ogranicza odpowiedzialność pracodawcy w zakresie BHP jedynie do odpowiedzialności za materiały i środki, których dostarczył pracodawca. Trwają prace nad nowymi regulacjami Jak pokazały nam doświadczenia ostatnich miesięcy, praca zdalna ma szansę stać się nowym modelem pracy biurowej. Bardzo pozytywnie ocenili ją zarówno pracodawcy, jak i sami pracownicy. Część z nich deklaruje nawet chęć całkowitego przejścia na ten tryb pracy. Aby tak się stało, potrzebne są bardziej szczegółowe uregulowania ustawowe.   Organizacje zrzeszające pracodawców postulują, aby kwestia pracy zdalnej była na stałe uregulowana w Kodeksie pracy. Uważają, że w przepisach należy doprecyzować niejasne i niewyjaśnione dotąd kwestie, jak chociażby bezpieczeństwo i higienę pracy czy kwestię ponoszenia przez pracodawcę kosztów pracy, które obecnie ponoszą pracownicy korzystający ze swojego prywatnego sprzętu i materiałów. Jak zapewnia Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, obecnie trwają prace mające na celu wprowadzenie uregulowań dotyczących pracy zdalnej właśnie do Kodeksu pracy. Szczegóły mamy poznać wkrótce. 

Komunikacja w firmie od zawsze stanowi wyzwanie, szczególnie w sektorze produkcyjnym. Duża liczba osób w różnym wieku i rozproszony zespół pracowników biurowych oraz hal produkcyjnych, nie ułatwiają zadania kadrze kierowniczej. W jaki sposób można ułatwić pracę menedżerowi?  Jak dzięki przystępnej formie materiałów i prostemu przekazowi skutecznie dotrzeć do odbiorców?

Poznaj bohatera niniejszego artykułu. Oto Digital Stortelling.  Krótki film stworzony ze zdjęć, rysunków i wciągającej narracji. Nowoczesne narzędzie wspierające komunikację w biznesie.  Pomoże Ci przedstawić wyniki projektu, podsumować rok pracy, zachęcić pracowników do działania albo poinformować o wdrażanych zmianach. Jest niebywale skuteczny. Łączy w sobie moc storytellingu i myślenia wizualnego. Jest szybki jak e-mail. Prosty w stworzeniu jak prezentacja w Power Poincie. Łatwo dostępny dla odbiorcy jak film na Netflixie.

Pandemia z dnia na dzień wywróciła świat wielu firm do góry nogami. Działy HR, liderzy musieli szybko opracować i wdrożyć nowe procesy i procedury w zakresie realizacji pracy zdalnej, planowania, raportowania, komunikacji, zaangażowania, motywowania i wsparcia pracowników w tych całkowicie wyjątkowych okolicznościach świadczenia pracy i funkcjonowania w życiu prywatnym. 

Program The Lidl Way to Career prowadzimy w Lidlu już od dziewięciu lat. Co roku w jego ramach pod skrzydła naszej firmy trafia średnio 40 osób. Część z nich pozostaje z nami na dłużej, kontynuując i rozwijając swoje projekty oraz przejmując zupełnie nowe obowiązki. Nasze założenia na realizację programu stażowego od lat są takie same – nieważne, na którym roku jesteś. Dla nas liczą się pracowitość, ambicja i gotowość do podejmowania zawodowych wyzwań. I właśnie takie osoby trafiają na lidlowy staż, a dzięki doświadczeniom w naszej firmie mają one niewątpliwie łatwiejszy start w życiu zawodowym.

Początek 2020 r. zapowiadał się jak każdy wcześniejszy, bardzo ambitnie.  Mieliśmy jasno określone plany związane z rozwojem biznesu, wolumenów sprzedażowych, ekspansją, produkcją maszyn, nowymi obiektami, stałym doskonaleniem sieci logistycznej, systemów IT, a co za tym idzie, pozyskaniem do organizacji idealnie dopasowanych pracowników. Skupialiśmy się także na tym, aby utrzymać naszą kadrę na wysokim poziomie motywacji i pozytywnej percepcji względem marki pracodawcy.

Ostatnie miesiące mocno zweryfikowały politykę benefitową i podejście pracodawców do wydatków. Podczas rozmów z klientami i partnerami biznesowymi, spotykam się ze stanowiskiem, że rozwiązaniem jest zamrożenie całkowite benefitów, na czas niestabilnych czasów. Sytuacja nie jest łatwa, jednak w długofalowej ocenie wierzymy, że przyjęcie innych, nietypowych rozwiązań jest znacznie lepszym rozwiązaniem niż zero-jedynkowa rezygnacja z polityki benefitowej w organizacji, zwłaszcza tam, gdzie była ona już od lat wprowadzana a często była również karta przetargową podczas rekrutacji. Jak zatem nie rezygnować z benefitów w firmie, a zarazem wprowadzić ekonomiczne rozwiązania? Poniżej kilka inspiracji: 1. Aplikacja o budżet szkoleniowy Podczas rozmów kwalifikacyjnych często słyszymy o tym, że rozwój to – zaraz po dobrej atmosferze – drugi istotny czynnik, który ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wyborze miejsca pracy. Zgadzam się, że należy szkolić zespół. Proponuję jednak nieco inne niż standardowe podejście – zamiast przydzielonego budżetu na szkolenia per osoba, można wprowadzić zasadę aplikowania o budżet. Co to zmienia?  Po pierwsze osoba, która aplikuje, sama wskazuje, dlaczego dane szkolenie ma wartość dla niej oraz przedstawia argumenty na to, jak pozyskana wiedza przyczyni się do rozwoju jej samej jak też organizacji. Często zaś wiedza pozyskana przez jedną osobę, może być przekazana przez nią w zespole kolejnym osobom. Dzięki temu utrwalone są wiadomości i więcej osób poszerza kompetencje.  Ponadto, jeśli o coś musimy się postarać, to bardziej to doceniamy. Tym samym, jest wysoce prawdopodobne, że o budżet będą aplikować tylko zaangażowani i przekonani o tym, że faktycznie chcą się szkolić. Można to sprawdzić na przykładzie: jeśli na budżet szkoleniowy dla 50 osób mieliśmy przeznaczone np. 75 tys., czyli 1.5 tys. na osobę, to bardzo prawdopodobne, że w przypadku aplikacji o budżet, otrzymamy zgłoszenia np. od  30 osób, co zmniejsza pulę o ok. 30 tys. i pozwala założyć budżet od początku mniejszy, np. w wysokości 50 tys. zł. Co więcej podejście, zakładające aplikowanie, nie niesie negatywnych konsekwencji. Można  zapowiedzieć, ze do rozdysponowania jest pula 50 tys. zł – wówczas najbardziej zmotywowani zgłoszą się szybciej, pewnie też jakaś część pracowników zgłosi szkolenia online, które są z zasady tańsze. Co dodatkowo zyskuje pracodawca? Widzi, kto naprawdę ma potrzebę rozwojową, a wydatkowanie będzie bardziej racjonalne.  2. Aplikacja o inne benefity W podobny sposób, jak o szkolenia, można wnioskować również o inne benefity. Warto przeprowadzić analizę, czy faktycznie pracownicy korzystają z przydzielonych z automatu kart na siłownię, piłek do siedzenia, etc. Wielokrotnie o tym pisaliśmy, że potrzeby pracowników są zróżnicowane i może dobrym rozwiązaniem będzie każdorazowe aplikowanie o budżet na benefit – jedna osoba skorzysta z karty na siłownię, inna na wyposażenie miejsca pracy w dodatkowe sprzęty typu lampka na biurko, trzecia na masaż relaksacyjny, kolejna ma książkę rozwojową, etc. W Katalogu Marzeń taki budżet jest w dyspozycji managerów działów i wnioski są indywidualnie rozpatrywane. Dzięki temu do zera zminimalizowaliśmy niepotrzebne, niedopasowane wydatki, zaś pracownicy otrzymują to, co faktycznie jest im potrzebne i czują się wysłuchani. Przyznane środki do dyspozycji dla danego pracownika to również mechanizm działających w wielu organizacjach kafeterii. Pozwala on na kontrolowanie budżetu, ale również elastyczny wybór benefitów przez konkretne osoby.  3. Benefity w dobie Home Office – cięcia i zamiany Obecny czas to również okazja do weryfikacji takich wydatków jak owoce, wyposażenie biur, materiały biurowe. Jeśli większość osób w firmie wciąż pracuje w trybie zdalnym, może się okazać, że stałe dostawy owoców, które często widnieją w ofertach pracy, są tak naprawdę niewykorzystanym benefitem. Tu warto zachować jednak umiar i nie wycinać do zera dostępu do dobrej kawy czy herbaty. Jeśli budżet na to pozwala, to w miejsce benefitów biurowych można wprowadzić benefity, z których pracownik może skorzystać w domu jak abonament do serwisu filmowego czy z audiobookami. 4. Czas wolny jako benefit Dobrym pomysłem na rozwiązanie kwestii kosztów benefitów, zwłaszcza, jeśli firma może mieć obecnie kłopot z płynnością, jest zamiana kosztownego dodatku na dodatkowy dzień urlopu lub krótszy dzień pracy w piątki, na przykład do godz. 15:00 w miejsce 17. Z perspektywy pracownika to znacząca różnica, a przy dobrej organizacji pracy nie powinna stanowić zagrożenia dla realizacji zaplanowanych zadań. Przykładowo, jeśli firma przeznacza np. 50 zł na kartę do siłowni miesięcznie, dla 200 pracowników, przez 12 miesięcy, to mówimy tu o budżecie 120 tys. w skali roku. Jeśli w to miejsce zaproponujemy zmianę benefitu na krótszy czas pracy w piątek, to wskazany budżet zachowamy. Oczywiście można założyć, że jest to utracony czas pracy 200 osób x 8 godzin w miesiącu x12 miesięcy, jednak szczególnie – w pracy umysłowej, te 2 godziny w piątek mogą być skompensowane większą efektywnością w pozostałych godzinach. Jest wiele ciekawych badań, które dowodzą, że skrócenie czasu pracy nie musi wpływać negatywnie na założony plan pracy, takie rozwiązania wprowadzono miedzy innymi we Włoszech, Francji i Szwecji. Ten niewielki % czasu pracy nie wpłynie na efekty pracy, a co jest do zrobienia jest zrobione.  5. Alternatywa do drogich incenitve’ów i integracji W przypadku wyjazdów, wyjść integracyjnych, gdzie tak ważne jest przeżycie dobrego czasu razem, i integracja – również można znaleźć alternatywę. Można skumulować dobre emocje, bezpieczne spędzenie czasu, ale skrócone do 1 dnia, np. bez noclegu, wyżywienia, dając możliwość przeżycia ciekawej, niecodziennej przygody i zżycia się zespołu. Takie atrakcje, jak jazda quadem, Off Road 4x4, lot motolotnią, lot szybowcem, kurs kulinarny, czy degustacje – to możliwość ciekawego spędzenia czasu w mniejszych grupach, przy mniejszym koszcie. Co więcej, vouchery na przeżycia mają 12 miesięcy ważności, zarazem można zrealizować je w bezpiecznym, dobrym czasie. Dodatkowo często wartość takich atrakcji jest postrzegana jako wyższa, niż wynosi ich faktyczny koszt. Prezent pozwoli zrealizować cele, przy niższych cenach i jeśli będzie to niezbędne to w odroczonym, bezpiecznym terminie.  Powyższe pomysły pozwalają pracownikom zachować poczucie, że poza standardowym wynagrodzeniem otrzymują także dodatkowe bonusy, a z perspektywy firmy uzyskać oszczędności, nie tracąc na zaangażowaniu zespołu. 

Procesy szkoleniowo-rozwojowe są podejmowane z różnych powodów, ale nad wyraz często w wielu firmach nie stoi za nimi realizacja konkretnie nakreślonych celów organizacji i pracownika. Bywają one co prawda omówione, ale gdzieś w trakcie ulegają rozmyciu, a sama efektywność projektu szkoleniowego nie jest weryfikowana. W tym artykule sprawimy, że hasło „zarządzanie szkoleniami” nabierze nowego znaczenia jako część kompleksowego ujęcia procesów rozwojowych w organizacji. 

Skutki ostatnich miesięcy, zatrzymanie gospodarki światowej, obostrzenia dotyczące kontaktów międzyludzkich oraz zmiany u pracodawców to wielki kryzys, z którym zetknął się każdy z nas. Nie ulega wątpliwości, że chyba po raz pierwszy mamy do czynienia tak dużą zmianą i nikt na takie okoliczności nie był przygotowany.

Każdy proces rekrutacji poprzedzony jest wstępną analizą CV. To dane zawarte w tym właśnie dokumencie, który zostaje przesłany do potencjalnego pracodawcy jako pierwszy, determinują dalsze zainteresowanie się pracodawcy aplikującym kandydatem. Dlatego też kandydaci prześcigają się w umieszczaniu najatrakcyjniejszych informacji o sobie, które zwiększą szanse kandydata u potencjalnego pracodawcy. Ubiegający się o zatrudnienie coraz częściej również umieszczają w CV swoje zdjęcia.