Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

30 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Jak skutecznie mierzyć się z wyzwaniami pandemii, zarządzając organizacją o rozproszonej strukturze w modelu hybrydowym
Case study InPost

23

Początek 2020 r. zapowiadał się jak każdy wcześniejszy, bardzo ambitnie. 
Mieliśmy jasno określone plany związane z rozwojem biznesu, wolumenów sprzedażowych, ekspansją, produkcją maszyn, nowymi obiektami, stałym doskonaleniem sieci logistycznej, systemów IT, a co za tym idzie, pozyskaniem do organizacji idealnie dopasowanych pracowników. Skupialiśmy się także na tym, aby utrzymać naszą kadrę na wysokim poziomie motywacji i pozytywnej percepcji względem marki pracodawcy.

W styczniu zrealizowaliśmy coroczne badanie zaangażowania pracowników, poznaliśmy potrzeby, byliśmy także w trakcie organizacji pierwszych zaplanowanych działań rozwojowych across organizacyjnych, obejmujących całą Polskę. Projekty rekrutacyjne nieprzerwanie wpływały na wzrost head countu, naszą powierzchnię biurową i magazynową, produkcyjną. Bo trzeba pamiętać, że w InPost wszelkie planowanie odbywa się w roku ubiegłym, a wraz z rozpoczęciem nowego roku cała firma rozpoczyna już działania związane z wykonaniem założeń. Pędziliśmy zatem zgodnie z planem w ściśle określonym kierunku strategicznym.

POLECAMY

Sztab kryzysowy w InPost i złożoność struktury

Pierwsze sygnały związane z Covid-19 wpłynęły na natychmiastowe zebranie sztabu kryzysowego z udziałem zarządu, menedżerów i służb BHP. Trzeba podkreślić, że zaplanowanie bezpiecznego funkcjonowania organizacji dotyczyło bardzo złożonej struktury. Oddziały InPost rozlokowane są w całej Polsce, mamy dwie duże sortownie, rozbudowaną sieć kurierów, magazyny, halę produkcyjną i dwa biura w Krakowie oraz Warszawie. To wszystko składa się na zatrudnienie kilku tysięcy ludzi.

Rekrutacja online to dziś już standard, ale w pierwszej fazie wszyscy musieli się jej nauczyć. Kandydaci uwierzyć w wiarygodność, menedżerowie uwierzyć w skuteczność doboru pracownika bez kontaktu bezpośredniego. 

Tempo, odpowiedzialność i myślenie #outofthebox to stałe filary funkcjonowania firmy. Dlatego właściwie z dnia na dzień zostały podjęte działania mogące zabezpieczyć zdrowie pracowników i ich bezpieczne funkcjonowanie w miejscach pracy oraz utrzymanie płynności biznesowej.

Zadania, które nie były konieczne do wykonania, zostały chwilowo zamrożone. Mam tu na myśli cały zrealizowany w styczniu plan szkoleń, konferencji, eventów, targów pracy, w których pracownicy mieli wziąć udział. Wiedzieliśmy, że zrealizujemy je, ale w innej formule, na którą pozwoli sytuacja w Polsce.

Jak przebiegała mobilizacja w sytuacji zmiany?

Cała uwaga firmy była skierowana na utrzymanie jakości, terminowości pracy i odpowiednie warunki do ich realizacji oraz rozwój elementów biznesowych, które są odpowiedzią na potrzeby klientów w tej właśnie chwili.
Fundamentami były:

  • zakup środków ochrony indywidualnej: masek, żeli antybakteryjnych, jednorazowych rękawiczek;
  • wdrożenie dodatkowych procedur związanych z utrzymaniem bezpieczeństwa: zmianowość, rotacja pracowników w miejscach pracy, wyznaczenie bezpiecznych stref w oddziałach, halach magazynowych, produkcyjnych;
  • dodatkowe szkolenia dla kadry zarządzającej, aby zwracać uwagę na egzekwowanie procedur, budowanie świadomości wśród pracowników – na każdym etapie tej nowej rzeczywistości;
  • wdrożenie w pełni finansowanych ubezpieczeń grupowych dla pracowników realizujących swoje obowiązki na pierwszej linii frontu.

Drugim elementem było wyłączenie biur i przejście pracowników w tryb home office, a także  zarządzenie infrastrukturą IT w taki sposób, aby zapewnić komfort pracy każdemu w bezpiecznej domowej strefie. Prowadziliśmy też działania edukacyjne, aby osoby świadczące dotychczas pracę tylko w biurze w szybkim czasie przystosować do nowych sposobów prowadzenia spotkań, komunikacji, utrzymania relacji.

Istota nowoczesnej, dopasowanej komunikacji 

Na każdym etapie dbaliśmy o morale pracowników, motywację, usprawnienie ewentualnych problemów, odpowiadaliśmy na niespotykane wcześniej potrzeby. Dużą wagę stanowiły dla pracowników działania komunikacyjne, w które zaangażowany został nasz prezes:

  • tworzył komunikaty wideo, które były wysyłane do każdego pracownika;
  • wyrażał zrozumienie co do obaw, podkreślał wagę związaną z utrzymaniem bezpieczeństwa;
  • zapewniał o tym, że wdrożone procedury mogą być skuteczne tylko wtedy, gdy będziemy współodpowiedzialni za ich stosowanie;
  • zapewniał też o stabilności firmy, miejsc pracy.

W kolejnych krokach zrealizowaliśmy spotkanie webinarowe, w którym wziął udział cały zarząd. Panowie odpowiadali na każde pytanie zadane przez pracowników. Korzystaliśmy z narzędzia MyOwnConference, które już na stałe pozostało w InPost. Podobne spotkania z zarządem realizowaliśmy w przeszłości cyklicznie, tyle że tym razem odbywały się one w ściśle wirtualnej rzeczywistości. Dodatkowo komunikowaliśmy każdy kolejny punkt wymagający zmiany nawyków czy sposobu pracy poprzez komunikację mailową. W wewnętrznej bazie wiedzy na platformie grywalizacyjnej edukowaliśmy pracowników, rozwijaliśmy ich z nowych sposobów pracy. Kurierzy dostawali stale powiadomienia na swoje urządzenia mobilne, przypominające o zachowaniu bezpieczeństwa swojego i otaczających ich klientów.

InPost ambasadorem bezpieczeństwa

W InPost w tym trudnym czasie lockdownu przez wzgląd na specyfikę działalności nie odczuliśmy spowolnienia w bieżących procesach. Wręcz przeciwnie, popyt na usługi świadczone przez firmę wzrósł ponad poziomy największych szczytów paczkowych. Jesteśmy firmą innowacyjną, dbającą o bezpieczeństwo i zdającą sobie sprawę z odpowiedzialności. Paczkomaty stanowią pierwszy wybór wśród klientów, ponieważ minimalizują ryzyka związane z bezpośrednim kontaktem z drugim człowiekiem czy przestrzenią handlową. Nasi konserwatorzy stale dbają o ich dezynfekcję i czyszczenie. Dodatkowo aplikacja InPost, która oferuje klientom możliwość bezdotykowego odebrania zamówionych paczek, daje ogromny komfort dla każdego użytkownika. Stale też świadczymy pracę z zachowaniem standardowej dostawy do drzwi. Taki wachlarz usług zapewnił InPost jeszcze większe wolumeny paczek w sieci. Miało to bezpośredni wpływ na konieczność pozyskania nowych pracowników.

Employer branding na pierwszy plan

Realizacja wszelkich działań rekrutacyjnych nabrała jeszcze większego tempa. Biuro HR stanęło przed wielkim wyzwaniem, aby sprawnie pozyskać pracowników do każdego obszaru firmy. Należy pamiętać, że wzrost w jednym miejscu powoduje konieczność uzupełnienia załogi w innych częściach firmy. Wcześniej planowane wakaty także musiały być obsadzone, bo wpływały na realizację założonych projektów. Jeśli komuś się wydawało, że lock-
down wpłynie na łatwiejsze pozyskanie wysoko wyspecjalizowanych pracowników, to był w błędzie. Dodatkowym czynnikiem utrudniającym decyzje o zmianie pracy stało się bezpieczeństwo utrzymania zatrudnienia i lęk przed niepewnością na rynku. Musieliśmy także na zewnątrz podjąć szereg działań zachęcających do dołączenia do #TeamInPost, oraz zapewniających o stabilności, bezpieczeństwie i długofalowej perspektywie. Byliśmy bardzo aktywni w social mediach, realizując dedykowane działania tworzone na potrzeby danej chwili.

Ważnym elementem było też podkreślenie ważności pracy tych osób, ich swego rodzaju misji społecznej. 

Nasza kampania o nazwie „We are the #TeamInPost” była szeroko zasięgowa, obejmowała publikację na LinkedIn, Facebooku, Instagramie i zarówno budowała świadomość potencjalnych kandydatów, jak i miała na celu podziękować wszystkim zaangażowanym pracownikom, docenić ich staranie i misję, z którą przyszło im się mierzyć w tej trudnej sytuacji w Polsce. Działania rozpoczęliśmy od zrobienia kilku selfie i ujęć dodatkowych z codziennej pracy naszych ludzi w czasie rzeczywistym. I tak widzieliśmy kurierów w boju, pracowników produkcji składających kolejne maszyny w Zabierzowie, konserwatorów serwisowych na lokalizacjach, którzy dezynfekowali paczkomaty, pracowników magazynowych czy tych odpowiedzialnych za rozstawienie maszyn. Nie zabrakło też działań biurowych z ukazaniem wizerunków z Contact Center czy IT, ale nie tylko w biurze, lecz także w ich domach, bo tam właśnie świadczyli pracę. Dodatkowo też rozbudowaliśmy relację Ekspandera, który opowiada w krótkim filmiku na Insta Stories, jak ważne jest dla niego zachowanie odpowiednich środków ostrożności w kontakcie bezpośrednim z klientem (właścicielem gruntu), na którym niebawem może stanąć paczkomat. Kampania, jak zawsze w InPost, była autentyczna – to nasi ludzie tę pracę świadczą i to oni o niej opowiadają. Jak wspomniałam wyżej, ważnym elementem było też podkreślenie ważności pracy tych osób, ich swego rodzaju misji społecznej. Oni każdego dnia przyczyniali się do tego, aby pomóc milionom Polaków odebrać zamówione paczki. Pamiętajmy, że w dużej mierze w początkowej fazie pandemii ludzie mocno obawiali się wychodzić z domów i korzystać z utrudnionych – ze względu na zamknięcia centrów handlowych – zakupów. Dostawy kurierskie stanowiły duży komfort.

Efekt wizerunkowy i działania w rekrutacji

Wzmocnienie wizerunkowe tych elementów wraz z odpowiednią komunikacją marki pomogło w przebrnięciu przez najtrudniejszy dla rekruterów moment. Sam proces rekrutacyjny uległ też diametralnej zmianie, ponieważ przenieśliśmy go całkowicie do Teams. Rekrutacja online to dziś już standard, ale w pierwszej fazie wszyscy musieli się jej nauczyć. Kandydaci musieli uwierzyć w wiarygodność, a menedżerowie uwierzyć w skuteczność doboru pracownika bez kontaktu bezpośredniego. Dla naszych rekruterów to była pozytywna zmiana, bo znacząco wpłynęła na szybkość procesów. Okazało się, że nie muszą szukać slotów w salkach konferencyjnych, których zawsze było za mało. Kalendarze kandydatów uelastyczniły się, bo nie wymagaliśmy do nich przyjazdu do firmy na bezpośrednie spotkanie. Nie musieli wykonywać całej tej trudnej dla nich procedury zniknięcia na chwilę z bieżącej pracy, bo wystarczyło im dobre połączenie internetowe z dowolnego miejsca. Mieliśmy i wciąż mamy dużą wyrozumiałość na sytuacje rodzinne, które towarzyszą podczas takich rozmów. Szczekający pies, kot wskakujący na klawiaturę laptopa czy zaciekawione spotkaniem dzieci wchodzące z wielkim uśmiechem w okno rozmowy to dla nas normalny stan, który jest bardzo naturalny i sympatyczny. Każdy z nas oprócz tego, że jest pracownikiem, pozostaje także człowiekiem mającym swoje obowiązki, przestrzeń prywatną i my się z tym jak najbardziej utożsamiamy!

Każdy z nas oprócz tego, że jest pracownikiem, pozostaje także człowiekiem mającym swoje obowiązki, przestrzeń prywatną i my się z tym jak najbardziej utożsamiamy!

Onboarding w wersji #OutOfTheBox

Działania rekrutacyjne od początku pandemii to setki zatrudnionych nowych ludzi, którzy dołączają do nowej dla nich organizacji. Wyzwaniem dla wielu firm było i pewnie nadal jest skuteczne wdrożenie nowych osób. U nas w każdym miesiącu pojawia się od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu nowych ludzi. I jak sobie z tym radzimy? W InPost realizujemy onboarding składający się z dwóch uzupełniających się form:

  • Szkolenie wewnętrzne online na Teams lub...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy