Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

30 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Design thinking w czasach zarazy
Jak działy HR mogą zwinnie reagować na zmiany z wykorzystaniem myślenia projektowego?

176

Pandemia z dnia na dzień wywróciła świat wielu firm do góry nogami. Działy HR, liderzy musieli szybko opracować i wdrożyć nowe procesy i procedury w zakresie realizacji pracy zdalnej, planowania, raportowania, komunikacji, zaangażowania, motywowania i wsparcia pracowników w tych całkowicie wyjątkowych okolicznościach świadczenia pracy i funkcjonowania w życiu prywatnym. 

A gdyby Twoja usługa lub produkt mogły być oferowane wyłącznie w internecie?

POLECAMY

Gdyby praca była możliwa wyłącznie za pośrednictwem smartfonu? A gdybyś nie miał żadnego pracownika?

To przykładowe pytania z naszej ulubionej burzy mózgów WHAT IF…? (CO, JEŚLI…?), której zadaniem jest zachęcenie zespołów projektowych do wyjścia poza schemat w celu stworzenia innowacji na poziomie firmy lub branży. Okazało się, że to nasze WHAT IF...? nie było już potrzebne w trakcie pandemii…

Liderzy nie są już w stanie w pełni kontrolować rzeczywistości, co nasila frustrację i zagraża ich planom. Dezaktualizują się jeszcze niedawno przygotowane na kilka lat do przodu strategie, ponieważ nikt nie wie, co może się zdarzyć jutro, za tydzień, za miesiąc. Od liderów wymaga się oswojenia z niepewnością, ale również zapewnienia odpowiednich warunków do pracy i rozwoju ludziom, za których są odpowiedzialni.

W zasadzie z dnia na dzień zaczęliśmy realizować spotkania biznesowe i prywatne, edukację, rozrywkę, korzystając z łączy internetowych i komputerów, i udało się to zrobić. Co więcej, w większości przypadków w dobrej jakości i bezawaryjnie.

Z naszej perspektywy jako przedsiębiorców, ale również projektantów wspierających w rozwoju dziesiątki firm, odnalezienie się w nowej sytuacji nie było takie proste, a ciężar był położony na trzy główne obszary działania:

  • digitalizację,
  • zapewnienie efektywności biznesowej i ciągłości działania,
  • redefinicję ról, funkcji i kompetencji. 

Digitalizacja – każdy biznes, który dotychczas nie był dostępny w pełni w świecie e-commerce, stanął przed wyzwaniem: Czy nasze produkty lub usługi można oferować online? Z uwagi na przedłużający się lockdown wiele firm, nie mając innego wyjścia, podjęło wyzwanie wzmocnienia lub przebudowy kanałów elektronicznych, tak aby wspierały kluczowe funkcje działalności biznesowej z kontrahentami i klientami, minimalizując negatywne skutki finansowe dla firm. Według szacunków, rynek handlu internetowego w Polsce w 2019 r. wart był ponad 61 mld zł. Stanowił prawie 11% całego rynku handlu detalicznego, a w 2025 r. udział ten sięgnie prawie 20%. Tak szybki wzrost udziału będzie spowodowany epidemią COVID-19.

Reorganizacja biznesowa wymagała również dużych działań po stronie zdalnej organizacji pracy, która w nowy sposób musiała wspierać działalność biznesową organizacji oraz realizację projektów. Okazało się, że ta forma pracy może być efektywna zarówno dla pracownika, jak i firmy. 

Według badań Gartnera, 48% pracowników korzysta dalej z pracy zdalnej mimo zniesienia ograniczeń związanych z pandemią w stosunku do 30% pracowników, którzy korzystali z takiej możliwości przed pandemią. 

Zapewnienie ciągłości działania i efektywności biznesowej – jednym z pierwszych działań większości menedżerów i właścicieli firm była chłodna kalkulacja, jak bardzo epidemia wpłynie na ich wyniki finansowe, na ile firma jest w stanie udźwignąć ponoszone koszty i ile przetrwać. Część z tych kalkulacji skłaniała osoby zarządzające do podejmowania decyzji dotyczących redukcji zatrudnienia. W Polsce w wyniku pandemii bezrobocie wzrosło do 8–9%, a pracę straciło wielu pracowników. Alternatywą wobec zwolnień była reorganizacja lub zmiana formy zatrudnienia. Według badań Gartnera, około 32% organizacji zastąpiło pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin na pracowników tymczasowych w celu obniżenia kosztów.

Z międzynarodowego badania Saleforce Research Consumer i Deloitte przeprowadzonego w czasie pandemii 
wynika, że:

  • aż 69% pracowników uważa, że pandemia trwale zmieniła rynek pracy,
  • 48% boi się utraty pracy i automatyzacji procesów,
  • 43% pracowników poszukuje pracy bardziej stabilnej i bezpiecznej. 

To pokazuje, jak bardzo zmienione warunki wykonywania pracy wpłynęły na postawy i plany pracowników. Okazuje się, że z jednej strony technologia umożliwia chociażby pracę zdalną, z drugiej zaś wywołuje niepokój i obawy związane z postępującym procesem zastępowania czynności wykonywanych przez człowieka, pracą maszyn i robotów. 

Redefinicja ról, funkcji i kompetencji – pandemia potwierdziła, że większość ról i funkcji w organizacji musi zostać przedefiniowana. Część z obecnych funkcji zupełnie nie pasuje do nowych okoliczności. Trzeba zbudować organizację bardziej elastyczną, odporną na zmiany oraz lepiej odpowiadającą na potrzeby swoich klientów i kontrahentów. Role i struktury powinny być elastyczne, a kompetencje pracowników bardziej zróżnicowane i multidyscyplinarne. 

Odporność organizacji na nieznane w dużej mierze może zależeć od ich możliwości technologicznych, lecz nie tylko technologia będzie odpowiedzialna za utrzymanie i rozwój firm. To, co może wesprzeć obecnie funkcjonujące organizacje, to unikatowe kompetencje, właściwe dla człowieka, których nie są w stanie naśladować maszyny. W katalogu tych kompetencji znajdą się na pewno:

  • zdolność szybkiego oduczania się znanych, utartych schematów,
  • zdolność umiejętnego i zwinnego podejmowania dobrych decyzji biznesowych,
  • empatia,
  • uważność,
  • zrozumienie i dostrzeganie możliwości w kryzysie,
  • umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów.

Tego nie dostarczą roboty – tu potrzebny jest człowiek z całym swoim arsenałem umiejętności i kompetencji. 

Wnikliwa obserwacja trendów HR pozwala dostrzec zacieranie się różnic międzypokoleniowych, a dotychczasowe stanowiska pracy z jasno określonymi zadaniami przechodzą transformację w kierunku wymogów kompetencyjnych. Coraz mniejsze znaczenie mają wiek czy zajmowane przez pracownika stanowisko. W cenie są umiejętności i unikatowe kompetencje pozwalające mu się odnaleźć w nowych warunkach i realizować nowe wymogi pracodawców. 

Wykształcenie kompetencji, tak jak nabywanie nowych nawyków, nie jest proste. Zdobycie wiedzy technicznej związanej z obsługą programów, aplikacji, wykonywanie zadań zgodnie ze ściśle określoną procedurą mogą być często łatwiejsze niż wykształcenie umiejętności związanych np. z myśleniem poza schematami, empatią czy współpracą.  

Już w 2017 r. Dell Technologies & Institute for the Future stwierdził, że bardziej wartościowe od wiedzy powinny być umiejętność szybkiego uczenia, empatia, zrozumienie zmian, zwinne dostosowanie do nowych potrzeb. Raport Deloitte The 9 Big Shifts z 2019 r. wskazał jako najbardziej pożądane miękkie umiejętności, które pozwolą na połącznie tradycyjnego biznesu z systemowym myśleniem i procesami IT, takie jak:

  • kreatywność,
  • gotowość poznawcza,
  • myślenie krytyczne,
  • inteligencja emocjonalna,
  • leadership,
  • myślenie systemowe,
  • rozwiązywanie złożonych problemów (design thinking).

Obecnie te kompetencje nabierają jeszcze większego znaczenia. Takie podejście otwiera zupełnie nowe możliwości rozwoju firm. 

Jak design thinking wspiera działy HR?

Wiele firm nie jest w stanie przewidzieć, jaki wpływ na rozwój biznesu będą miały dziś podejmowane decyzje, ale pamiętając o tym, co powiedział R. Buckminster Fuller: „Najlepszym sposobem na przewidzenie przyszłości jest jej zaprojektowanie” – możemy poszukać narzędzi i metod, które im w tym pomogą. 

Odpowiedzią na obawy i konieczność odnalezienia się w świecie ciągłej zmiany może być wykorzystanie metodyki design thinking (myślenie projektowe) – sposobu na rozwiązywanie złożonych problemów oraz projektowanie użytecznych rozwiązań skoncentrowanych na potrzebach i oczekiwaniach użytkowników. 

Design thinking kojarzy się zwykle z pięcioma etapami pracy projektowej (odkrywanie, definiowanie wyzwania, tworzenie rozwiązania, prototypowanie i testowanie, planowanie wdrożenia), które aplikuje się w twórczym procesie projektowym tworzenia produktów, usług lub doświadczeń. Te etapy to pewne ramy procesu, struktura, która wspiera organizacje w poszukiwaniu nowych możliwości 
(Patrz Ryc. 1). 

Ryc. 1. Pięcioetapowy proces design thinking
Źródło: Opracowanie własne. Zob. "Poradnik design thinking – czyli jak wykorzystać myślenie projektowe w biznesie" 
Wydawnictwo Helion 2019

Jednak myślenie projektowe oferuje dużo więcej niż tylko plan działania rozpisany na kroki – pozwala zdobyć kompetencje, które uczą zwinnego podejścia do wyzwań, zrozumienia i uważności na potrzeby ludzi. Myślenie projektowe sprawdza się wszędzie tam, gdzie jest człowiek, dlatego może być szczególnie pomocne w procesach i działaniach HR.

Na potrzeby niniejszego artykułu wyłoniliśmy cztery obszary, które wspiera design thinking na gruncie transformacji wewnętrznej firm. Naszym zdaniem obszary te powinny zostać objęte szczególną uwagą działów HR w okresie, kiedy potrzebne jest realizowanie i skoordynowanie wielu działań służących dostosowaniu struktur i procesów do nowych uwarunkowań oraz utrzymanie wysokiego zaangażowania ludzi. 

Empatyzacja – pracownik w centrum uwagi

Empatia, zrozumienie, umiejętność zadawania pytań i wyciągania wniosków z odpowiedzi, transparentna komunikacja, udzielanie i przyjmowanie informacji zwrotnej to umiejętności, które są niezbędne we współpracy z ludźmi.

Jest to szczególnie istotne, kiedy pracujemy zdalnie i sam fakt, że nie mamy człowieka na wyciągnięcie ręki, może powodować, że zapominamy o tym, że nasze działania i decyzje wpływają na innych. Dodatkowo mają niebagatelne znaczenie w utrzymaniu motywacji i zaangażowania w wykonywaną pracę. 

Zgodnie z raportem Businessolver Workplace Empathy z 2019 r. empatia radykalnie wpływa na zaangażowanie, motywację i lojalność pracowników. Ponad 80% z nich deklaruje chęć zmiany pracodawcy na takiego, dla którego empatia jest nadrzędną wartością w relacjach z pracownikami. 

Należy uruchomić empatię i zrozumienie, aby na nowo zbadać, zweryfikować i zdefiniować potrzeby i oczekiwania pracowników w różnych obszarach ich aktywności, aby zaproponować rozwiązania i wsparcie w tych punktach, które są najbardziej dla nich krytyczne. 

Firmy podejmują wiele działań, które wspierają pracowników w tym trudnym czasie. Cykliczne rozmowy telefoniczne, za pomocą komunikatorów internetowych, wirtualna kawa z szefem czy kolegami z zespołu, możliwość konsultacji online – to dopiero początek. Część firm na bieżąco monitoruje nastroje pracowników, wykorzystując w tym celu anonimowe ankiety czy też badania ENPS (Employee Net Promoter Score). 

 Ryc. 2. Mapa empatii
Źródło: Opracowanie własne, „Poradnik design thinking – czyli jak wykorzystać myślenie 
projektowe w biznesie”, Wydawnictwo Helion 2019

Firma Orange w bardzo krótkim czasie stanęła przed koniecznością zapewnienia optymalnych warunków pracy zdalnej dla ponad 15 tys. pracowników. To karkołomne zadanie zostało wsparte m.in. kampanią #orange zdalnie, w której udostępniono porady, narzędzia i materiały wspierające pracowników w odnalezieniu się w nowej rzeczywistości. „Zawierały one zarówno szkolenia techniczne, jak korzystać z narzędzi wspierających pracę zdalną, jak i liczne wskazówki dotyczące zasad higieny pracy zdalnej, przygotowania stanowiska pracy, ustalania priorytetów czy prowadzenia efektywnych spotkań online. Powstała społeczność, która dawała pracownikom możliwość dyskusji, wsparcia. Zostały także przygotowane procedury działania dla liderów, które miały ich wspierać w codziennej pracy z zespołem i zapewnić efektywność pomimo zmiany modelu pracy” (HR Personel&Zarządzanie Case Study, Orange na Czas pandemii). 

Poradnik zawierający użyteczne dla pracowników informacje, jak radzić sobie z obowiązkami w czasie pandemii, przygotowała także firma Nationale Nederlanden. Co więcej, stworzyła webcasty i webinary z poradami dotyczącymi zagadnień well-being i komfortu psychicznego, a także zajęcia online dla dzieci pracowników – animacje i gimnastykę, które miały je zachęcić do aktywności fizycznej podczas pozostawania w domu. 

Kreatywne podejście do rozwiązania problemów

Nowe sposoby pracy wymuszone przez pandemię wymagają od firm szybkiego reagowania na pojawiające się nowe potrzeby pracowników i klientów. Dlatego warto wykorzystać design thinking do przeprowadzenia szybkich, ustrukturyzowanych warsztatów projektowych w formule sprintu w celu pobudzenia kreatywności i zespołowego wypracowania nowych, użytecznych rozwiązań.
Spotkania w ramach sprintu powinny być podzielone na maksymalnie pięć dni i zaplanowane w taki sposób, aby efektem pracy każdego z nich były wyniki zgodne z etapami procesu design thinking:

  • Dzień 1 – Zdobądź informacje o użytkownikach, zadaj im pytania i wysłuchaj odpowiedzi, w których będziesz mógł odnaleźć inspiracje dotyczące przyszłych rozwiązań.
  • Dzień 2 – Zdefiniuj najważniejsze potrzeby i problemy użytkowników oraz wyzwania projektowe będące drogowskazem do zespołowego tworzenia rozwiązań.
  • Dzień 3 – Uruchom pokłady pomysłowości i kreatywności i twórz jak najwięcej rozwiązań na to, w jaki sposób możesz pomóc swoim użytkownikom.
  • Dzień 4 – Stwórz proste prototypy wybranych rozwiązań, które w największym stopniu odpowiadają na potrzeby użytkowników, i przetestuj je z nimi.
  • Dzień 5 – Wykorzystaj zebrany od użytkowników feedback i popraw prototypy. Zaplanuj wdrożenie rozwiązań.

 Planując przeprowadzenie sprintu, warto skorzystać z umiejętności zewnętrznego moderatora, który niezwiązany emocjonalnie z projektem poprzez wykorzystanie zewnętrznej perspektywy, 
będzie w stanie facylitować zespół projektowy w taki sposób, aby wspólnie osiągnął zamierzone cele.

Narzędziem pomocnym w przeprowadzeniu warsztatów może być matryca design thinking, która nada im strukturę i pozwoli na zarejestrowanie efektów pracy zespołu (patrz ryc. 3).

Koncept sprintu można wykorzystać do większości wyzwań, przed którymi stoi organizacja, szczególnie jeśli dotyczy wewnętrznych procesów czy procedur mających bezpośredni wpływ na pracowników czy liderów.

Wyzwaniem, które może być motywem przewodnim takich warsztatów, mogą być np. nowe sposoby rekrutacji pracowników, angażowania i motywowania do podejmowania nowych wyzwań czy też kształtowania nowych umiejętności koniecznych w obecnych warunkach.

Ryc. 3. Matryca design thinking sprint
Źródło: Opracowanie własne.
Zob. https://klientocentryczni.pl/matryca-do-prowadzenia-procesu-w-metodyce-design-thinking/

Myślenie projektowe pozwala na dużą odwagę w tworzeniu rozwiązań. Dlatego stojąc przed wyzwaniem, należy wykorzystać metody generowania pomysłów i tworzenia rozwiązań, które potencjalnie mogą być wdrożone w organizacji w relacjach z pracownikami lub klientami. W tym celu wystarczy zaplanować krótkie warsztaty projektowe online (2–3 godziny) dla kilkuosobowego zespołu, korzystając z jednej z dostępnych aplikacji warsztatowych, zaprezentować wyzwanie i wykorzystać kilka metod bazujących na burzy mózgów. Nie jest łatwo motywować zespół do pomysłowości bez możliwości bezpośredniego kontaktu, ale zachęcamy do skorzystania z dostępnych materiałów graficznych, zdjęć, przykładów już wdrożonych ciekawych konceptów, które zainspirują członków zespołu do tworzenia ciekawych rozwiązań i tworzenia pomysłów. Warto czerpać z analogii, zastosować krótkie sesje bazujące na ciekawych wyzwaniach (np. co by było, gdyby…?).

Warto na pewno rozważyć też formułę popularnych hackathonów, które – jak się okazuje – są możliwe do zorganizowania online. Hackathon to nic innego, jak wydarzenie skierowane głównie do specjalistów IT, podczas którego uczestnicy rozwiązują konkretny problemu związany z projektowaniem. Są to dość krótkie (mogą trwać od 24 do 72 godzin), ale bardzo intensywne wydarzenia konkursowe i zwykle kończą się wyłonieniem zwycięzców. Idea hackathonów wykorzystywana jest przez największe firmy, w tym m.in. Google,Coca-Cola, McDonald’s czy Ford.

W marcu tuż po ogłoszeniu pandemii po formułę hackathonu sięgnął GovTech Polska, który zainicjował HackCrisis – największy w Polsce wirtualny hackathon. Partnerami wydarzenia byli m.in. Amazon, Google i Microsoft.

Celem projektu było wykorzystanie kreatywnego potencjału przedsiębiorców, specjalistów IT, naukowców i innych osób związanych z nowoczesnymi technologiami do tworzenia rozwiązań, które mogłyby być wsparciem dla nas wszystkich w czasie pandemii.

Pomysł na hackathon sprawdzi się w każdej firmie technologicznej, szczególnie pracującej z rozproszonymi zespołami. Ustalony ważki cel z całą pewnością zmotywuje pracowników, a elementy presji czasu i grywalizacji zaangażują ich do działania. Dodatkowo, w czasie tego typu wydarzeń mogą zostać wypracowane rozwiązania, które potencjalnie zostaną wdrożone w firmie jako usprawnienia procesów wewnątrz firmy lub też produkty czy usługi dla klientów zewnętrznych.

Zwinność i Elastyczność

Firmie zbudowanej z jednostek biznesowych – departamentów, wydziałów, zespołów trudno jest szybko reagować na zmiany zewnętrzne. Ekspertyza, specjalizacja, technologia tworzą wewnętrzne podziały, gdzie wiedza agregowana jest w określonych komórkach, a dostęp do niej jest czasochłonny i ograniczony. To powoduje, że złożona struktura staje się poważną przeszkodą, gdy firma potrzebuje reagować zwinnie. 

Kluczowe wyzwania:

  • brak spójności – każda jednostka biznesowa ma inne zasady, wymagania, zgodność, ramy czasowe i umiejętności komunikacyjne;
  • różna wiedza o kliencie: każda jednostka biznesowa „widzi” część klienta i nikt „nie zna” persony, która korzysta z usług lub produktów; 
  • silosowość – współpraca jest trudna i kosztowna, ponieważ wiele stron ma sprzeczne wymagania, nie potrafi współpracować i uzgadniać wymagań;
  • wymiana wiedzy – szkolenia i know-how wymagane do zrozumienia i działania w różnych obszarach firmy są znaczące i kosztowne, co utrudnia wymianę wiedzy, outsourcing lub pozyskanie nowych talentów.

Kluczem do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe, zmiany otoczenia i zmieniające się zachowania klientów jest tworzenie zwinnej kultury organizacyjnej nastawionej na współpracę, eksperymentowanie i naukę przez doświadczenie. 

Ryc. 4. Matryca designed teams 
Źródło: Opracowanie własne. Zo...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy