Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pracy w praktyce

30 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Wdrożenie pracy zdalnej zgodnie z nowymi regulacjami tarczy antykryzysowej
Wyzwania i obowiązki pracodawców

47

Z powodu nastania pandemii koronawirusa, z dnia na dzień pracodawcy i pracownicy zderzyli się z nową, zupełnie nieznaną rzeczywistością. Zamykane biura i jednocześnie pozostawanie pracowników w swoich domach i świadczenie pracy z domu musiało zostać w jakiś sposób uregulowane prawnie. Naprzeciw tym wyzwaniom wyszedł ustawodawca, uchwalając w dniu 2 marca 2020 r. wspomnianą wyżej Ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zwaną specustawą. Wprowadziła ona do polskiego porządku prawnego pojęcie pracy zdalnej.

POLECAMY

Już wcześniej niektórzy pracodawcy stosowali wobec swoich pracowników pracę zdalną, nazywając ją często „home office”, jednak nie była ona nigdzie uregulowana, a jej stosowanie przez pracodawców było dość okazjonalne.

Zupełnie inaczej wyglądała kwestia tzw. telepracy, która już dawno doczekała się uregulowania w Kodeksie pracy i jako taka funkcjonowała i funkcjonuje w wielu firmach.  

Początkowo ustawodawca wprowadził w art. 3 tej ustawy bardzo oszczędny przepis, który dawał pracodawcy możliwość polecenia pracownikowi wykonywania przez oznaczony czas pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. I jedynie na tym przepisie bazowali pracodawcy, kiedy z dnia na dzień, z uwagi na rozprzestrzenianie się pandemii koronawirusa, zmuszeni byli do zamknięcia swoich firm i wysłania swoich pracowników do pracy w domu.

W tamtym czasie pojawiło się wiele pytań, na które zarówno pracodawcy, jak i pracownicy nie znali odpowiedzi. Zastanawiano się, w jaki sposób zapewnić pracownikom w ich domach dobre miejsca pracy, a więc chociażby ergonomiczne krzesła i stoły czy odpowiednie światło. Zastanawiano się czy pracownik może pracować na swoim sprzęcie, czy może należy przekazać mu sprzęt z biura, a jeśli tak, to w jaki sposób. Kto ma zapewnić dostęp do internetu? Pojawiały się pytania i obawy o zapewnienie ochrony danych zarówno samej firmy, jak i klientów czy w końcu samych pracowników. Pytania się piętrzyły, a odpowiedzi, których udzielali
specjaliści z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych, wcale nie były jednoznaczne i konkretne. Wszyscy zastanawiali się, ile ten czas pracy zdalnej potrwa, optymiści uważali nawet, że zaraz wrócimy do biur.

Ponieważ rzeczywistość koronawirusowa zarówno w Polsce, jak i na świecie okazała się być poważna, pojawiły się naciski, aby ustawodawca w specustawie doprecyzował warunki polecenia pracy własnej.

Nowe regulacje w Tarczy 4.0 – obowiązki pracodawców

Takie zmiany w specustawie pojawiły się w Tarczy 4.0. 

Na mocy art. 77 ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, zmieniona została ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wprowadzone do niej regulacje dotyczące pracy zdalnej przewidują, iż:

Przepisy SpecUstawy 

  • Art. 3.3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
  • Art. 3.4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
  • Art. 3.5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
  • Art. 3.6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
  • Art. 3.7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.
  • Art. 3.8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Przyjrzyjmy się dokładnie tym regulacjom:

  1. Z treści art. 3 specustawy wynika, że praca zdalna może być polecona, jeśli pracownik ma odpowiednie umiejętności do jej wykonywania. Oznacza to, że pracodawca musi być pewien, że dany pracownik będzie w stanie wykonać zleconą pracę samodzielnie w domu. Oczywiste jest, że nie każdy rodzaj pracy nadaje się do wykonywania jej zdalnie. Na przykład pracownik sprzątający biuro nie będzie mógł takiej pracy świadczyć w sposób zdalny.
  2. Kolejnym warunkiem niezbędnym do zlecenia pracy zdalnej są możliwości techniczne i lokalowe. Pracodawca musi być pewien, że pracownik w swoim domu będzie w stanie wykonać pracę, a jej rezultat będzie dokładnie taki, jak pracy wykonanej w firmie. W przypadku pracy, w której niezbędna jest bieżąca komunikacja między pracownikami lub na linii pracownik – klient, oznaczać to będzie konieczność zapewnienia sprzętu, takiego jak telefon, laptop czy dostęp do internetu. Dziś już wiemy, że sprzęt ten, zgodnie z Tarczą 4.0, ma zapewnić pracodawca.
  3. W przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę wszystko jest jasne. Kiedy jednak zatrudnienie odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. na podstawie umowy zlecenie, o dzieło czy umowy B2B), sprawa już nie jest taka jednoznaczna. Wszystko zależy od tego, czy takie regulacje znalazły się wcześniej we wspomnianych umowach. Jeśli nie, to zdecydowanie należy te kwestie podjąć, aby zapewnić pracownikowi możliwość wykonywania swoich zawodowych obowiązków.
  4. Ustawodawca przewidział sytuacje, kiedy jednak sprzęt nie jest zapewniony przez pracodawcę. W takim wypadku pracownik może używać własnych narzędzi, a więc np. komputera i telefonu, a także korzystać z własnego internetu, jednak pod warunkiem że informacje poufne, tajemnice przedsiębiorstwa oraz dane osobowe zarówno kontrahentów, klientów, jak i pracowników będą w pełni chronione. Ustawodawca, wprowadzając przepis mówiący o ww., nie wskazał, kto, a więc czy pracodawca, czy jednak pracownik jest odpowiedzialny za te kwestie.
  5. Należy wziąć pod uwagę, że pracownik pracujący w domu, szczególnie jeśli to praca na własnym sprzęcie, jest narażony na różnego rodzaju ataki hakerskie. Niezabezpieczone laptopy, bez programów antywirusowych, hasła do internetu w postaci „1234” czy przesyłanie zdjęć dokumentów poprzez ogólnodostępne komunikatory w social mediach to tylko wierzchołek góry lodowej. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawca wprowadził zasady korzystania ze sprzętu i oprogramowania i to zarówno tego dostarczonego przez siebie, jak i prywatnego sprzętu pracownika. Pracownik powinien otrzymać od pracodawcy jasne wytyczne, jakie oprogramowanie może instalować na komputerze, w jaki sposób może przesyłać dokumenty wewnętrzne, jak obchodzić się z danymi, jak komunikować się z przełożonym i współpracownikami, a czego robić mu nie wolno.

Należy pamiętać bowiem, że w wyniku pandemii nie przestały obowiązywać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Wręcz przeciwnie: może przyjść czas, kiedy Urząd Ochrony Danych Osobowych będzie te kwestie dokładnie weryfikował. Tym bardziej że UODO wyraźnie rekomenduje, aby pracodawca stosował w pracy zdalnej takie mechanizmy, które wyeliminują ryzyko wycieku czy utraty danych.

Rola działów HR w pracy zdalnej –  Regulaminy i procedury

Wytyczne pracodawcy powinny mieć swoje odzwierciedlenie w przepisach i procedurach wewnętrznych, np. regulaminie pracy zdalnej. Można je oczywiście wprowadzić również do regulaminu pracy. W większych organizacjach, gdzie dodatkowo funkcjonują organizacje związkowe i zmiana regulaminu pracy może nie być prosta i szybka, rekomenduję wydawanie wewnętrznych wytycznych, które będą obowiązywać wszystkich pracowników pracujących zdalnie. Przy tej okazji nie można oczywiście zapomnieć o przeszkoleniu online pracowników, a nie tylko „suchym” wysłaniu e-maila z wytycznymi i odebraniu zwrotnych e-maili od pracowników. Ci ostatni powinni również wiedzieć dokładnie, jak reagować na zagrożenia i gdzie je zgłaszać.

W przypadku korzystania pracownika ze sprzętu prywatnego, należy mieć na uwadze jeszcze jeden ważny aspekt: często ten komputer jest jedynym sprzętem w domu, którego pracownik używa również poza godzinami pracy, być może korzystają z niego również dzieci czy współmałżonek. Biorąc to pod uwagę, zdecydowanie rekomenduję, aby to jednak pracodawca zapewnił pracownikowi sprzęt. W obecnych czasach, kiedy laptopy w sklepach są ogólnodostępne i są one podstawowym narzędziem pracy większości pracowników, nie powinno być problemu, aby pracodawca taki sprzęt zapewnił. 

Dzięki temu organizacja zdecydowanie bardziej zabezpieczy tajemnicę swojego przedsiębiorstwa oraz dane osobowe klientów i pracowników. Zaniedbanie w tym zakresie może być dla organizacji katastrofalne w skutkach.

Rozliczanie czasu pracy w pracy zdalnej

Kolejnym ważnym aspektem przy wdrożeniu pracy zdalnej jest kwestia rozliczania czasu pracy osób pracujących zdalnie. Należy pamiętać o obowiązujących przepisach w tym zakresie, a więc o rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Na mocy § 6 tego rozporządzenia pracodawca zobligowany jest do prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. I to niezależnie, czy praca odbywa się w zakładzie pracy, czy poza nim, a więc np. w miejscu zamieszkania pracownika. 

Poza liczbą przepracowanych godzin pracy w danym dniu w ewidencji czasu pracy należy podać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy.

W przypadku osób pracujących zdalnie wskazanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy może nie być łatwe do oszacowania. Mamy bowiem do czynienia z taką sytuacją, gdzie poza pracownikiem w miejscu jego zamieszkania przebywają też pozostali domownicy. Niejednokrotnie pracownik musi pogodzić pracę z opieką nad dzieckiem lub dziećmi. W praktyce oznacza to, że nie jest on w stanie pracować całych 8 godzin od... do..., ponieważ robi przerwy na: opiekę nad dzieckiem, naukę z dzieckiem, gotowanie posiłków itp. czynności domowe, których nie jest w stanie przełożyć na później, właśnie z powodu przebywania z pozostałymi domownikami.

Co możemy w takiej sytuacji zrobić? Obecne uregulowania kodeksowe nie dają nam w tym zakresie dużego pola manewru. Zarówno zmiana czasu pracy, np. z podstawowego na równoważny, czy ruchoma doba pracownicza, a więc możliwość rozpoczęcia pracy nie o ściśle określonej godzinie, a w danym przedziale czasowym, czy może jeszcze zmiana czasu pracy na system czasu pracy przerywany, nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem i nie da zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi oczekiwanych efektów.

W mojej ocenie w takim przypadku zdecydowanie warto rozważyć przejście pracownika na zadaniowy system czasu pracy. Dlaczego? Ponieważ w takim systemie pracodawca nie jest zobowiązany do ewidencjonowania czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jest to wyjątek od zasady, uregulowany w art. 129 § 4 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).

Czas pracy zadaniowy określony jest zadaniami i czasem niezbędnym na ich wykonanie. Ważne jest, aby liczba powierzonych zadań była możliwa do wykonania w czasie wynikającym z ogólnie przyjętych norm czasu pracy, a więc 8 godzin dziennie, 40 godzin w tygodniu, w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Dzięki temu, że pracodawca nie jest zobligowany do prowadzenia ewidencji rozpoczęcia i zakończ...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy