Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp , Strategia

6 października 2020

5 pomysłów, jak zaoszczędzić na benefitach, nie tracąc na ich skuteczności?

21

Ostatnie miesiące mocno zweryfikowały politykę benefitową i podejście pracodawców do wydatków. Podczas rozmów z klientami i partnerami biznesowymi, spotykam się ze stanowiskiem, że rozwiązaniem jest zamrożenie całkowite benefitów, na czas niestabilnych czasów. Sytuacja nie jest łatwa, jednak w długofalowej ocenie wierzymy, że przyjęcie innych, nietypowych rozwiązań jest znacznie lepszym rozwiązaniem niż zero-jedynkowa rezygnacja z polityki benefitowej w organizacji, zwłaszcza tam, gdzie była ona już od lat wprowadzana a często była również karta przetargową podczas rekrutacji.

POLECAMY

Jak zatem nie rezygnować z benefitów w firmie, a zarazem wprowadzić ekonomiczne rozwiązania? Poniżej kilka inspiracji:

1. Aplikacja o budżet szkoleniowy

Podczas rozmów kwalifikacyjnych często słyszymy o tym, że rozwój to – zaraz po dobrej atmosferze – drugi istotny czynnik, który ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wyborze miejsca pracy. Zgadzam się, że należy szkolić zespół. Proponuję jednak nieco inne niż standardowe podejście – zamiast przydzielonego budżetu na szkolenia per osoba, można wprowadzić zasadę aplikowania o budżet.
Co to zmienia? 
Po pierwsze osoba, która aplikuje, sama wskazuje, dlaczego dane szkolenie ma wartość dla niej oraz przedstawia argumenty na to, jak pozyskana wiedza przyczyni się do rozwoju jej samej jak też organizacji. Często zaś wiedza pozyskana przez jedną osobę, może być przekazana przez nią w zespole kolejnym osobom. Dzięki temu utrwalone są wiadomości i więcej osób poszerza kompetencje. 
Ponadto, jeśli o coś musimy się postarać, to bardziej to doceniamy. Tym samym, jest wysoce prawdopodobne, że o budżet będą aplikować tylko zaangażowani i przekonani o tym, że faktycznie chcą się szkolić. Można to sprawdzić na przykładzie: jeśli na budżet szkoleniowy dla 50 osób mieliśmy przeznaczone np. 75 tys., czyli 1.5 tys. na osobę, to bardzo prawdopodobne, że w przypadku aplikacji o budżet, otrzymamy zgłoszenia np. od 30 osób, co zmniejsza pulę o ok. 30 tys. i pozwala założyć budżet od początku mniejszy, np. w wysokości 50 tys. zł. Co więcej podejście, zakładające aplikowanie, nie niesie negatywnych konsekwencji. Można zapowiedzieć, ze do rozdysponowania jest pula 50 tys. zł – wówczas najbardziej zmotywowani zgłoszą się szybciej, pewnie też jakaś część pracowników zgłosi szkolenia online, które są z zasady tańsze. Co dodatkowo zyskuje pracodawca? Widzi, kto naprawdę ma potrzebę rozwojową, a wydatkowanie będzie bardziej racjonalne. 

2. Aplikacja o inne benefity

W podobny sposób, jak o szkolenia, można wnioskować również o inne benefity. Warto przeprowadzić analizę, czy faktycznie pracownicy korzystają z przydzielonych z automatu kart na siłownię, piłek do siedzenia, etc. Wielokrotnie o tym pisaliśmy, że potrzeby pracowników są zróżnicowane i może dobrym rozwiązaniem będzie każdorazowe aplikowanie o budżet na benefit – jedna osoba skorzysta z karty na siłownię, inna na wyposażenie miejsca pracy w dodatkowe sprzęty typu lampka na biurko, trzecia na masaż relaksacyjny, kolejna ma książkę rozwojową, etc. W Katalogu Marzeń taki budżet jest w dyspozycji managerów działów i wnioski są indywidualnie rozpatrywane. Dzięki temu do zera zminimalizowaliśmy niepotrzebne, niedopasowane wydatki, zaś pracownicy otrzymują to, co faktycznie jest im potrzebne i czują się wysłuchani. Przyznane środki do dyspozycji dla danego pracownika to również mechanizm działających w wielu organizacjach kafeterii. Pozwala on na kontrolowanie budżetu, ale również elastyczny wybór benefitów przez konkretne osoby. 
 


3. Benefity w dobie Home Office – cięcia i zamiany

Obecny czas to również okazja do weryfikacji takich wydatków jak owoce, wyposażenie biur, materiały biurowe. Jeśli większość osób w firmie wciąż pracuje w trybie zdalnym, może się okazać, że stałe dostawy owoców, które często widnieją w ofertach pracy, są tak naprawdę niewykorzystanym benefitem. Tu warto zachować jednak umiar i nie wycinać do zera dostępu do dobrej kawy czy herbaty. Jeśli budżet na to pozwala, to w miejsce benefitów biurowych można wprowadzić benefity, z których pracownik może skorzystać w domu jak abonament do serwisu filmowego czy z audiobookami.

4. Czas wolny jako benefit

Dobrym pomysłem na rozwiązanie kwestii kosztów benefitów, zwłaszcza, jeśli firma może mieć obecnie kłopot z płynnością, jest zamiana kosztownego dodatku na dodatkowy dzień urlopu lub krótszy dzień pracy w piątki, na przykład do godz. 15:00 w miejsce 17. Z perspektywy pracownika to znacząca różnica, a przy dobrej organizacji pracy nie powinna stanowić zagrożenia dla realizacji zaplanowanych zadań. Przykładowo, jeśli firma przeznacza np. 50 zł na kartę do siłowni miesięcznie, dla 200 pracowników, przez 12 miesięcy, to mówimy tu o budżecie 120 tys. w skali roku. Jeśli w to miejsce zaproponujemy zmianę benefitu na krótszy czas pracy w piątek, to wskazany budżet zachowamy. Oczywiście można założyć, że jest to utracony czas pracy 200 osób x 8 godzin w miesiącu x12 miesięcy, jednak szczególnie – w pracy umysłowej, te 2 godziny w piątek mogą być skompensowane większą efektywnością w pozostałych godzinach. Jest wiele ciekawych badań, które dowodzą, że skrócenie czasu pracy nie musi wpływać negatywnie na założony plan pracy, takie rozwiązania wprowadzono miedzy innymi we Włoszech, Francji i Szwecji. Ten niewielki % czasu pracy nie wpłynie na efekty pracy, a co jest do zrobienia jest zrobione. 

5. Alternatywa do drogich incenitve’ów i integracji

W przypadku wyjazdów, wyjść integracyjnych, gdzie tak ważne jest przeżycie dobrego czasu razem, i integracja – również można znaleźć alternatywę. Można skumulować dobre emocje, bezpieczne spędzenie czasu, ale skrócone do 1 dnia, np. bez noclegu, wyżywienia, dając możliwość przeżycia ciekawej, niecodziennej przygody i zżycia się zespołu. Takie atrakcje, jak jazda quadem, Off Road 4x4, lot motolotnią, lot szybowcem, kurs kulinarny, czy degustacje – to możliwość ciekawego spędzenia czasu w mniejszych grupach, przy mniejszym koszcie. Co więcej, vouchery na przeżycia mają 12 miesięcy ważności, zarazem można zrealizować je w bezpiecznym, dobrym czasie. Dodatkowo często wartość takich atrakcji jest postrzegana jako wyższa, niż wynosi ich faktyczny koszt. Prezent pozwoli zrealizować cele, przy niższych cenach i jeśli będzie to niezbędne to w odroczonym, bezpiecznym terminie. 

Powyższe pomysły pozwalają pracownikom zachować poczucie, że poza standardowym wynagrodzeniem otrzymują także dodatkowe bonusy, a z perspektywy firmy uzyskać oszczędności, nie tracąc na zaangażowaniu zespołu.

Poniżej znajduje się bonus specjalny – wzór wniosku „Aplikacja o benefit lub szkolenie”

Pobierz nieodpłatny bonus specjalny

Przypisy