Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierunek rozwój

30 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Efektywne zarządzanie polityką szkoleniową
Jak naprawdę uzyskać, ocenić i udowodnić korzyści biznesowe ze szkoleń?

29

Procesy szkoleniowo-rozwojowe są podejmowane z różnych powodów, ale nad wyraz często w wielu firmach nie stoi za nimi realizacja konkretnie nakreślonych celów organizacji i pracownika. Bywają one co prawda omówione, ale gdzieś w trakcie ulegają rozmyciu, a sama efektywność projektu szkoleniowego nie jest weryfikowana. W tym artykule sprawimy, że hasło „zarządzanie szkoleniami” nabierze nowego znaczenia jako część kompleksowego ujęcia procesów rozwojowych w organizacji. 

Ocena efektywności szkolenia według Donalda Kirkpatricka to czteropoziomowy model, który pozwala zmierzyć konkretne rezultaty szkolenia z użyciem różnych metod rozłożonych w czasie. Ewaluacja tego typu powinna być standardem w każdej organizacji, która chce sensownie gospodarować swoim budżetem szkoleniowo-rozwojowym. Każdy poziom modelu pozwala ocenić projekt rozwojowy z zupełnie innej strony, jednocześnie dając pełen obraz efektywności przeprowadzonego procesu.

POLECAMY

Poziom I – to ocena reakcji uczestników na szkolenie i sposób jego realizacji. Mierzymy stopień zadowolenia uczestników szkolenia, badamy ich odczucia i opinie na temat całości. Informacja zwrotna od uczestników pozwala np. określić stopień ich motywacji do wdrożenia nowych rozwiązań czy wyciągnąć różnego typu wnioski na temat przyszłych działań rozwojowych. Zazwyczaj z oceną reakcji uczestników nie ma większego problemu i jest to powszechnie stosowane podejście.

TIP #1 

Najczęściej wykorzystywane narzędzie w tym zakresie to ankieta poszkoleniowa. Największy błąd, jaki popełniamy, posługując się tym narzędziem, to stosowanie skali punktowej, np. od 1 do 10, która jest subiektywna dla każdego uczestnika. O wiele efektywniej jest zastosować skalę opisową, która jest jednoznaczna i zapewnia nam rzetelniejszą informację zwrotną. Oczywiście nie należy zapominać o pytaniach otwartych, będących formą komentarza do skali opisowej.

Poziom II – polega na ocenie przyrostu wiedzy, umiejętności oraz zmian w zakresie postaw pracowniczych. Badamy zmianę, jaka zaszła w uczestnikach, i na ile miało na nią wpływ organizowane szkolenie. Innymi słowy, sprawdzamy, na ile uczestnicy opanowali nowy materiał. Na tym poziomie weryfikujemy cel edukacyjny przedsięwzięcia. Ocena zmiany postawy pracowniczej jest na tym etapie względna, tzn. bardziej jesteśmy w stanie ocenić zmianę nastawienia czy sposobu myślenia uczestnika projektu niż efekt długofalowy, na którym skupimy się przy poziomie III modelu Kirkpatricka.

TIP #2 

Żeby ocenić jakikolwiek przyrost, niezbędny będzie punkt odniesienia w czasie, a więc opracowanie lub wybranie metody, która wskaże nam, jak było przed szkoleniem i po nim. W związku z tym najlepiej przyjąć określony model kompetencyjny i wybrane narzędzie kontrolne, np. pretest i posttest. Innymi słowy, zapraszamy uczestników za ich zgodą do pomiaru kompetencji testem przed spotkaniem i po sesji szkoleniowej. Jeśli nie chcemy jednak, aby nasi uczestnicy czuli się egzaminowani, warto postawić na łagodniejszą formę weryfikacji, jak np. quiz w grupach lub wykonanie dowolnych zadań stanowiących wyzwanie rozwojowe. Osoby biorące udział w szkoleniu nawet nie zorientują się, że ich poziom kompetencji jest porównywany w czasie. Ze względu na to, że każde szkolenie powinno bazować na zaufaniu i bezpieczeństwie, warto, mimo wszystko, jasno określić uczestnikom, z jakiego powodu porównujemy te wyniki, a także czemu one posłużą w przyszłości.

Poziom III – to nic innego, jak obserwacja czy wzrost kompetencji przełożył się na zwiększenie efektywności pracownika na stanowisku pracy. Kluczowe pytanie brzmi, na ile uczestnik projektu wykorzystuje nowe umiejętności w codziennych lub nowych obowiązkach. Co uległo poprawie lub usprawnieniu w ustalonym czasie po zakończeniu szkolenia? Poziom III to obserwacja w dłuższym okresie, np. od 3, 6 czy nawet 12 miesięcy po zakończeniu szkolenia.

TIP #3 

W zależności od specyfiki projektu szkoleniowego należy podjąć decyzję, w jakim czasie będziemy w stanie zauważyć oczekiwaną zmianę w jakości pracy czy wydajności. Zmiana powinna być obserwowalna przy wykorzystaniu narzędzi czy metod, które wskazały na zapotrzebowanie szkoleniowe jeszcze przed całym procesem. Przykładowo, można dokonać tego na podstawie oceny 360 lub, w przypadku kadry menedżerskiej, przy wykorzystaniu arkusza oceny dysfunkcji zespołowych Patricka Lencioniego w odniesieniu do osób, którymi dana osoba zarządza. Badamy w ten sposób wpływ osoby zarządzającej na podopiecznych, co jest niezwykle cenną informacją pokazującą jednocześnie kaskadę wpływu szkoleniowego.

Poziom IV – najwyższy poziom oceny efektywności szkolenia, który odnosi się do poprawy wskaźników lub określonych kryteriów biznesowych. Określamy, jakie zyski i koszty poniosła organizacja w związku z procesem szkoleniowym, a najlepiej do tego posłuży nam wskaźnik zwrotu z inwestycji, czyli ROI (return on investment) Philipsa. Pozwala określić, na ile na każdą zainwestowaną złotówkę wygenerowaliśmy zysku. Innym sposobem na rzetelną ocenę kryteriów biznesowych jest ich opisanie i weryfikacja, czy kryteria te zostały spełnione.

TIP #4 

Poziom czwarty wydaje się najbardziej abstrakcyjny i trudny do uchwycenia, w szczególności np. w szkoleniach miękkich. Jakim sposobem obliczyć, czy rozwój danej kompetencji przyczynił się do wzrostu np. przychodów? W tym celu należy przygotować lub wybrać wskaźnik, który naszym zdaniem koreluje z treścią szkolenia, i zaobserwować jego wzrost w czasie. Dobrym przykładem może być obliczenie średniego czasu obsługi na jednego klienta. Nie otrzymujemy, co prawda, wyniku finansowego wprost, ale na podstawie korelacji jesteśmy w stanie ocenić, na ile przyczyni się ona do podawanego w przykładzie wzrostu przychodów. Z naukowego punktu widzenia nie możemy na podstawie korelacji oceniać wyniku jednoznacznie, ale pamiętajmy, że zazwyczaj program szkoleniowy obejmuje obszerny zakres kompetencji, które wielopłaszczyznowo wpływają na rozwój pracownika.

Dygresja autora

Warto zwrócić uwagę, że każdy poziom oceny efektywności szkoleniowej Kirkpatricka odnosi się do oczekiwanego rezultatu, który z kolei wiąże się z obraną strategią zarządzania zasobami ludzkimi. Całość tworzy przemyślany system i nadaje kierunek wszelkim podejmowanym działaniom rozwojowym, na które składają się nie tylko szkolenia, lecz także wszystkie procesy ZZL. Szkolenia efektywne biznesowo powinny być częścią tego systemu, aby wzajemnie się uzupełniać. 

PROJEKT SZKOLENIOWY CZY SZKOLENIE?

Opisując poszczególne poziomy modelu Kirkpatricka, odnosiliśmy się w nomenklaturze do „szkolenia”, co mogłoby mylnie wskazywać na pojedyncze wydarzenie. Pamiętajmy, że w większości przypadków rozwój szerokiego zakresu kompetencji czy diametralna zmiana postaw pracownika wymaga czasu i zaangażowania każdej ze stron – uczestników, trenera i grupy interesariuszy, m.in. przełożonych czy działu HR. W związku z tym mówimy o projekcie szkoleniowym, który przeprowadzamy w ramach procesu rozwojowego. Poprzez działania rozwojowe rozumiemy nie tylko szkolenia czy warsztaty, ale również towarzyszący temu np. e-learning, indywidualny plan działań wdrożeniowych czy sesje coachingowe. Sztuką jest dobrać i połączyć ze sobą właściwie wybrane elementy, które mają składać się na projekt szkoleniowy. Nie da się tego profesjonalnie zrobić bez przemyślanego przygotowania – identyfikacji i analizy potrzeb szkoleniowych, na podstawie których określamy cele czy zamierzenia planowanego projektu.

Ocena efektywności szkolenia według Donalda Kirkpatricka to czteropoziomowy model, który pozwala zmierzyć konkretne rezultaty szkolenia z użyciem różnych metod rozłożonych w czasie. 

Projekt szkoleniowy to ciąg zaplanowanych działań służących osiągnięciu celów organizacji. Każde następujące po sobie działanie jest naturalnym follow-upem, czyli pewnego rodzaju kontinuum, które pozwala uczestnikom projektu:

  • odświeżyć wiedzę,
  • podsumować wyciągnięte w czasie wnioski,
  • omówić zrealizowane wdrożenia,
  • pomóc lepiej zaangażować się w zmianę.

W trakcie tej zmiany osoby uczestniczące w projekcie nie powinny być pozostawione samym sobie. Bardzo często zapomina się, że za osiągnięcie celów projektu odpowiedzialny jest również HR i przełożeni, bo to oni stanowią bieżące wsparcie w codziennych sprawach. To trochę tak jak z dziećmi, które idą do szkoły się uczyć, ale wychowują się przede wszystkim w domu, biorąc przykład z rodziców. Szkoła i dom są w wychowaniu nierozłączne, prawda?

Wystarczy sobie wyobrazić sytuację, w której zapraszamy grupę pracowników do rozwoju swoich kompetencji komunikacyjnych, podczas gdy ich przełożony nie okazuje żadnej wyrozumiałości w procesie uczenia się i natychmiast wymaga abstrakcyjnych efektów, zamiast wesprzeć swoich podopiecznych na etapie przejściowym. Najczęściej dochodzi do tego w sytuacji, kiedy przełożony nie jest zaangażowany w projekt szkoleniowy albo kompletnie oddelegowuje sprawy rozwojowe swoich ludzi do HR lub trenerowi z zewnątrz. To nie ma prawa się udać. O tego typu błędach pomówimy jeszcze w tym tekście.

KONCEPCJA DIAGNOZY DWUFAZOWEJ

Jak w takim razie dobrać właściwe szkolenia? Im większa organizacja, tym określenie potrzeb szkoleniowych jest bardziej kompleksowe. W związku z tym potrzebne jest spojrzenie w skali makro i mikro, czyli z dużej oraz małej perspektywy. Paweł Kopijer (Warszawa, 2016) wyróżnił dwa zasadnicze wymiary działań diagnostycznych, jakie przeprowadzamy w ramach potrzeb szkoleniowych – wymiar systemowy i projektowy.

W większości przypadków rozwój szerokiego zakresu kompetencji czy diametralna zmiana postaw pracownika wymaga czasu i zaangażowania każdej ze stron – uczestników, trenera i grupy interesariuszy, m.in. przełożonych czy działu HR. W związku z tym mówimy o projekcie szkoleniowym, który przeprowadzamy w ramach procesu rozwojowego.

Wymiar projektowy to perspektywa szczegółowa, a więc analiza potrzeby szkoleniowej (APS), która jest przeprowadzana w ramach danego projektu rozwojowego. Jej głównym celem jest przygotowanie się do realizacji szkolenia w wybranym obszarze w sposób rzetelny i drobiazgowy. Zajmuje się tym trener lub dostawca usługi szkoleniowej z osobna lub we współpracy z HR. Analiza całkowicie odnosi się do danego zbioru potrzeb, pod które przygotowywany jest program szkoleń i poszczególne elementy projektu rozwojowego.

Zupełnie czym innym będzie wymiar systemowy, który jest swego rodzaju spojrzeniem z lotu ptaka. Nie będzie on szczegółowy, jego zadaniem jest bardziej nakreślić kto, co i ile potrzebuje w organizacji. Wymiar systemowy skupia się na identyfikacji potrzeb szkoleniowych (IPS), czyli na tym, w co organizacja powinna zainwestować w ramach ogólnego rozwoju pracowników. W tym wymiarze decyzja o tym, jakie będą odbywać się szkolenia, zapada na poziomie strategii przedsiębiorstwa w danym roku. System IPS ma identyfikować potrzeby szkoleniowe trafne z punktu widzenia biznesu, a tym samym takie, które mają najwyższy priorytet dla realizacji strategii biznesowej czy polityki personalnej. Obecnie coraz powszechniejsze jest rozwiązanie hybrydowe identyfikacji potrzeb szkoleniowych, na który składa się:

  • komunikacja bezpośrednia (sygnalizowane są na bieżąco potrzeby z różnych pionów, działów czy zespołów poprzez rozmowy przełożonych z pracownikami),
  • wyniki okresowego systemu ocen pracowników, czyli inaczej ocena pracownicza i związane z tym plany rozwojowe dla danej grupy odbiorców,
  • obserwacja i identyfikowanie luk kompetencyjnych, a także ich podnoszenie do oczekiwanego poziomu poprzez matrycę kompetencji na danym stanowisku,
  • analiza strategii i kierunku rozwoju organizacji oraz jej pracowników, a także tego, na ile pracownicy utożsamiają się z przyjętymi wartościami firmy.

W zależności od wielkości organizacji powyższe elementy systemu hybrydowego są mniej lub bardziej skomplikowane. Niemniej jednak uzyskiwane w ten sposób...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy