Mailowy savoir-vivre

Sprawdź nasz inny artykuł: Działalność związkowa w godzinach pracy

Jak tworzyć skuteczne tematy wiadomości e-mail?

Temat wiadomości wpisujemy albo na samym początku redagowania maila, albo tuż przed wysłaniem go, gdy program do wysyłki wiadomości przypomina, że zupełnie się o nim zapomniało. Program ma rację – temat wiadomości to jedna z jej najważniejszych części. To on pozwala poznać cel kontaktu i – co ważniejsze – szybko odnaleźć wiadomość sprzed kilku dni.

Temat wiadomości powinien być zwięzły, konkretny, a nawet zbudowany w oparciu o słowa kluczowe, które umożliwią późniejsze szybkie odnalezienie potrzebnej wiadomości, zagubionej w tysiącach innych, poświęconych podobnym tematom. Lepiej więc enigmatyczną „Notatkę ze spotkania” zastąpić słowami „Notatka ze spotkania z firmą XYZ – leasing – 25 listopada 2020 r.”.

Warto zwrócić uwagę na aktualizowanie tematu wiadomości i unikanie powstawania długiego łańcucha odpowiedzi, opisanego w temacie jako szereg „RE: RE: RE: RE:”. Jeśli więc rozmowa początkowo dotyczyła zakupu nowych komputerów, ale w trakcie tematem stał się jednak planowany zakup biurek, komputery w temacie powinny ustąpić miejsca wspomnianym biurkom. Tak uporządkowane tematy pozwolą, po pierwsze, sprawnie przeszukiwać pocztę, a po drugie, identyfikować problem zawarty w wiadomości jeszcze nawet przed jej otworzeniem. Sprawna komunikacja to dobra komunikacja.

Nie zaczynamy maili od „Witam”

Problem z poprawnym pisaniem wiadomości elektronicznych pojawia się już na początku. 70% wiadomości biznesowych wpadających do mojej skrzynki mailowej zaczyna się od nieśmiertelnego „witam”. A „witam”, choć tak dobrze utrwalone, jest poważnym językowym błędem.

Dlaczego nie zaczynamy maili od „witam”? Słowo „witam” sygnalizuje nierównorzędność uczestników korespondencji. Osoba witająca jest osobą ważniejszą, a osoba witana zajmuje niższe miejsce w hierarchii. Witać może pan lub pani domu przychodzących gości. Witać może prezes pracowników podczas firmowej wigilii. Witać może też uczestników moderator konferencji naukowej. Witać nie powinno się jednak osób znajdujących się wyżej w hierarchii czy też reprezentujących zewnętrzne podmioty.

W Polsce głośniej o tym językowym problemie zrobiło się za sprawą sekretarza Wisławy Szymborskiej, Michała Rusinka, który na swoim facebookowym profilu napisał „Przestaję odpowiadać na listy, które rozpoczynają się od «witam»”. Reakcje na ten post były różne – jedni gratulowali, że ktoś wreszcie zwrócił uwagę na ten problem, inni zarzucali, że autor nie idzie z duchem czasu, bo język się zmienia. Kto miał rację?

Czy to się wielu podoba, czy nie, rację miał Michał Rusinek, z którym bezdyskusyjnie zgadzają się językoznawcy. Podkreślają oni niestosowność „witania” w mailach, będącą dowodem na brak elegancji, ale też niekompetencję językową.

Jak prawidłowo rozpocząć mail?

Język polski jest bardzo bogaty, więc bez problemu znajdziemy odpowiednie formy dopasowane do stopnia znajomości oraz relacji.

Często tocząc elektroniczną rozmowę, wiadomości wysyłamy jedna po drugiej. Nie ma wówczas potrzeby ciągłego używania powitalnej formy – nie robilibyśmy tego podczas spotkania twarzą w twarz, więc niepotrzebne będzie także w korespondencji.

Po przecinku zawsze małą literą

Gdy już uda się prawidłowym zwrotem rozpocząć mail, przychodzi pora na pierwsze zdanie. I tutaj wielu popełnia – można powiedzieć – jeszcze szkolny błąd. Już na samym początku edukacji uczeni bowiem jesteśmy, że po znaku interpunkcyjnym, jakim jest przecinek, piszemy małą literą. Z jakiegoś powodu zapominamy o tym, pisząc maile. 

Gdy po (już poprawnym) zwrocie rozpoczynającym wiadomość stawiamy przecinek, pierwsze zdanie zapisujemy małą literą! Inaczej jest w języku angielskim i stąd prawdopodobnie wielu z nas, stosując kalkę, rozpoczyna po przecinku pierwsze zdanie, znajdujące się w nowym wierszu, wielką literą, co niestety jest dużym błędem.

Pierwsze zdanie wiadomości mailowej zapisywane byłoby wielką literą, gdyby po zwrocie rozpoczynającym wiadomość umieszczony został wykrzyknik. Niestety, z jakiegoś powodu tego wykrzyknika boimy się, bo dla wielu on „krzyczy”. Niesłusznie – tak naprawdę jest on nawet lepszym rozwiązaniem niż przecinek.

Wskazówka: niektóre programy mailowe automatycznie poprawiają właściwy zapis, zmieniając literę na dużą. Da się to zmienić. Wystarczy zerknąć w ustawienia, znaleźć autokorektę i odznaczyć opcję „początek zdania wielką literą”. Problem zniknie.

„Pozdrawiam” i znów problem z przecinkiem

Kończąc wiadomość mailową, używamy najczęściej zwrotów „z poważaniem”, „z wyrazami szacunku” i „pozdrawiam”. Nie każdy jednak będzie odpowiedni w każdej sytuacji.

Na wiadomości mailowe odpowiadać powinno się jak najszybciej, nie później niż w ciągu 24 godzin od ich otrzymania (lub kolejnego dnia roboczego). 
Jeśli udzielenie odpowiedzi zajmie więcej czasu, dobrym pomysłem będzie przekazanie wiadomości z informacją, że mail dotarł, ale konkretna odpowiedź udzielona zostanie we wskazanym terminie.

Wiadomości oficjalne najlepiej kończyć zwrotem „z wyrazami szacunku”. Dopuszczalne jest także „z poważaniem”, jednak pamiętać należy, że jest ono mniej eleganckie od wskazanej, dłuższej formy. Wiadomości mniej formalne, kierowane do osób, z którymi jest się w bliższych relacjach, z powodzeniem mogą być kończone przez „pozdrawiam”.

Na tym jednak problem z zakończeniem się nie kończy. Mamy bowiem tendencję do stawiania po każdym z tych zwrotów przecinka, a nie ma tam dla niego miejsca. Po przecinku gdzieś powinna być kropka, więc w tym wypadku powinna pojawić się po podpisie, a to też nie byłoby dobrym rozwiązaniem. Właśnie dlatego zwroty te pozostawione powinny być bez żadnego znaku interpunkcyjnego.

Wielu osobom trudno jest się z tym pogodzić. Jak to tak, bez niczego? Tym łaknącym w tym miejscu interpunkcji językoznawcy proponują umieszczenie przed samym podpisem myślnika, który, choć nie do końca potrzebny, zawsze będzie lepszym rozwiązaniem niż błędny przecinek. 

Pokaż mi swój mail, a powiem Ci, kim jesteś

Szczególnie w pandemii, gdy nawet nie widzieliśmy nowych współpracowników, zdanie na ich temat wyrabiamy sobie nie tylko na podstawie efektów ich pracy, ale też tego, w jaki sposób jest ona prezentowana. Niechlujnie napisane wiadomości, zawierające błędy ortograficzne i interpunkcyjne, nie świadczą o nas dobrze. Osoba, która wysyła takie wiadomości, kreuje w ten sposób niekorzystny wizerunek nie tylko samego siebie, lecz także reprezentowanej firmy. 

Właśnie dlatego, szczególnie w przypadku oficjalnej korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, warto przed wciśnięciem przycisku „wyślij” jeszcze raz ją przeczytać, a nawet pozwolić programowi automatycznie zaznaczyć możliwe błędy. Odradzam korzystanie z automatycznej autokorekty, gdyż jej poprawki bywają nielogiczne, jednak przejrzenie sugestii potrafi być na wagę złota. 

Mail może być naszą wizytówką, a na wizytówce powinno znaleźć się przecież imię i nazwisko. To właśnie używając imienia i nazwiska, powinno się podpisywać formalne wiadomości mailowe. Rosnąca moda na używanie wyłącznie inicjałów lub inicjałów, pod którymi umieszczona jest służbowa stopka, niewiele ma wspólnego z elegancją i raczej nie pomaga w procesie budowania rozpoznawalnego nazwiska. 

Mailowy savoir-vivre

Poprawne napisanie maila to tylko połowa sukcesu.

Trzeba go jeszcze wysłać, a na kolejne odpowiedzieć.

Teoretycznie wiadomości mailowe wysyłać można 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. W praktyce niektórzy uznają jednak wysyłanie maili w godzinach wieczornych i w weekendy za nadużycie. Ja sugerowałabym odnaleźć w tym wypadku złoty środek. Ci, którzy chcą pracować w dowolnych dniach i godzinach, nie powinni oczekiwać tego samego od innych, przyjmując za naturalne, że na wiadomości odpowiedź otrzymuje się w dni robocze w ogólnie przyjętych godzinach pracy. Tym za to, którzy nie chcą w weekendy o pracy myśleć, sugerowałabym logowanie się w niej tylko w czasie pracy.

Na wiadomości mailowe odpowiadać powinno się jak najszybciej, nie później niż w ciągu 24 godzin od ich otrzymania (lub kolejnego dnia roboczego). Jeśli udzielenie odpowiedzi zajmie więcej czasu, dobrym pomysłem będzie przekazanie także wiadomości z informacją, że mail dotarł, ale konkretna odpowiedź udzielona zostanie we wskazanym terminie.

Ostatnie, choć właściwie z punktu widzenia grzeczności (lub niegrzeczności) najważniejsze, czyli nieśmiertelne „UDW = ukryte do wiadomości”. Korzystanie z tej funkcji jest bardzo ryzykowne. Wiele razy obserwowałam, gdy osoba, będąca odbiorcą UDW, odpisywała, demaskując np. nieudolną próbę donosu. Odradzam więc jego używanie, sugerując otwarte wskazywanie wszystkich tych, którzy wiadomość otrzymają. W innym przypadku sytuacja może stać się naprawdę krępująca.

Maile towarzyszą nam każdego dnia. Błędy, choć tak skutecznie zakorzenione w naszych codziennych przyzwyczajeniach, nie są trudne do wyeliminowania. Szczególnie teraz, gdy mamy tak niewiele okazji do toczenia rozmów, warto dbać o sposób, w jaki każdego dnia komunikujemy się. Nie „witać”, po przecinku pisać małą literą, a po „pozdrawiam” przecinka nie stawiać – wystarczy zapamiętać choć te trzy zasady, by natychmiast uczynić swoją korespondencję bardziej elegancką i – co najważniejsze – bardziej poprawną. Tak niewiele, a jednak tak wiele!