Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierunek rozwój

2 lutego 2021

NR 20 (Styczeń 2021)

Mailowy savoir-vivre
Jak pisać, by nie popełniać kolejnych faux pas ?

0 247

Choć w pracy większość z nas wymieniała się dużą liczbą wiadomości mailowych, to w epoce pracy zdalnej ich liczba urosła z kilku czy kilkudziesięciu do nawet kilkuset każdego dnia. Sprawy, które dotychczas załatwialiśmy w bezpośrednim kontakcie, teraz uzgadniane są za pośrednictwem poczty elektronicznej, a wiadomość mailowa stała się podstawowym środkiem biznesowej komunikacji. Pandemia obnażyła posiadane przez nas braki w etykiecie mailowej, od lat skutecznie utrwalane przez stosowanie kalek językowych i próbę sztucznego skracania dystansu.

Z artykułu dowiesz się:

POLECAMY

  • Dlaczego nie zaczynamy maili słowem „Witam”?
  • Kiedy pierwsze zdanie w mailu powinno być rozpoczęte małą literą?
  • Czy wypada wysyłać w nocy maile do współpracowników?

Temat wiadomości wpisujemy albo na samym początku redagowania maila, albo tuż przed wysłaniem go, gdy program do wysyłki wiadomości przypomina, że zupełnie się o nim zapomniało. Program ma rację – temat wiadomości to jedna z jej najważniejszych części. To on pozwala poznać cel kontaktu i – co ważniejsze – szybko odnaleźć wiadomość sprzed kilku dni.

Temat wiadomości powinien być zwięzły, konkretny, a nawet zbudowany w oparciu o słowa kluczowe, które umożliwią późniejsze szybkie odnalezienie potrzebnej wiadomości, zagubionej w tysiącach innych, poświęconych podobnym tematom. Lepiej więc enigmatyczną „Notatkę ze spotkania” zastąpić słowami „Notatka ze spotkania z firmą XYZ – leasing – 25 listopada 2020 r.”.

Warto zwrócić uwagę na aktualizowanie tematu wiadomości i unikanie powstawania długiego łańcucha odpowiedzi, opisanego w temacie jako szereg „RE: RE: RE: RE:”. Jeśli więc rozmowa początkowo dotyczyła zakupu nowych komputerów, ale w trakcie tematem stał się jednak planowany zakup biurek, komputery w temacie powinny ustąpić miejsca wspomnianym biurkom. Tak uporządkowane tematy pozwolą, po pierwsze, sprawnie przeszukiwać pocztę, a po drugie, identyfikować problem zawarty w wiadomości jeszcze nawet przed jej otworzeniem. Sprawna komunikacja to dobra komunikacja.

Nie zaczynamy maili od „Witam”

Problem z poprawnym pisaniem wiadomości elektronicznych pojawia się już na początku. 70% wiadomości biznesowych wpadających do mojej skrzynki mailowej zaczyna się od nieśmiertelnego „witam”. A „witam”, choć tak dobrze utrwalone, jest poważnym językowym błędem.

Dlaczego nie zaczynamy maili od „witam”? Słowo „witam” sygnalizuje nierównorzędność uczestników korespondencji. Osoba witająca jest osobą ważniejszą, a osoba witana zajmuje niższe miejsce w hierarchii. Witać może pan lub pani domu przychodzących gości. Witać może prezes pracowników podczas firmowej wigilii. Witać może też uczestników moderator konferencji naukowej. Witać nie powinno się jednak osób znajdujących się wyżej w hierarchii czy też reprezentujących zewnętrzne podmioty.

W Polsce głośniej o tym językowym problemie zrobiło się za sprawą sekretarza Wisławy Szymborskiej, Michała Rusinka, który na swoim facebookowym profilu napisał „Przestaję odpowiadać na listy, które rozpoczynają się od «witam»”. Reakcje na ten post były różne – jedni gratulowali, że ktoś wreszcie zwrócił uwagę na ten problem, inni zarzucali, że autor nie idzie z duchem czasu, bo język się zmienia. Kto miał rację?

Czy to się wielu podoba, czy nie, rację miał Michał Rusinek, z którym bezdyskusyjnie zgadzają się językoznawcy. Podkreślają oni niestosowność „witania” w mailach, będącą dowodem na brak elegancji, ale też niekompetencję językową.

Jak prawidłowo rozpocząć mail?

Język polski jest bardzo bogaty, więc bez problemu znajdziemy odpowiednie formy dopasowane do stopnia znajomości oraz relacji.

Przykłady

  • Do osób, których nie znamy lub które zajmują wyższe miejsce w firmowej hierarchii, maile najlepiej jest rozpocząć słowami „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” lub „Szanowni Państwo”. Zwroty te uzupełnić można zajmowanym stanowiskiem (jeśli jest ono istotne) lub tytułem naukowym, tworząc „Szanowny Panie Prezesie” lub „Szanowna Pani Doktor”.
  • W mniej formalnych wiadomościach odpowiedni będzie zwrot „Dzień dobry”, a samo imię sprawdzi się w korespondencji z osobami, z którymi na co dzień jesteśmy na „ty”.
  • Warto pamiętać, by nie rozpoczynać wiadomości jednym słowem „Szanowni” czy też „Drodzy”. Zwroty te występują wyłącznie z wyrazami określającymi (np. Państwo, Koledzy), a samodzielnie brzmią niezwykle sztucznie – widać i słychać w nich tendencję do skrótowości, w tym wypadku nieudaną. Szczególnie niestosowne jest używanie zwrotu „Szanowni!” do osób, z którymi jest się w relacji pan/pani, gdyż jej formalność nie pozwala na tego typu językowe eksperymenty.

Często tocząc elektroniczną rozmowę, wiadomości wysyłamy jedna po drugiej. Nie ma wówczas potrzeby ciągłego używania powitalnej formy – nie robilibyśmy tego podczas spotkania twarzą w twarz, więc niepotrzebne będzie także w korespondencji.

Po przecinku zawsze małą literą

Gdy już uda się prawidłowym zwrotem rozpocząć mail, przychodzi pora na pierwsze zdanie. I tutaj wielu popełnia – można powiedzieć – jeszcze szkolny błąd. Już na samym początku edukacji uczeni bowiem jesteśmy, że po znaku interpunkcyjnym, jakim jest przecinek, piszemy małą literą. Z jakiegoś powodu zapominamy o tym, pisząc maile. 

Gdy po (już poprawnym) zwrocie rozpoczynającym wiadomość stawiamy przecinek, pierwsze zdanie zapisujemy małą literą! Inaczej jest w języku angielskim i stąd prawdopodobnie wielu z nas, stosując kalkę, rozpoczyna po przecinku pierwsze zdanie, znajdujące się w nowym wierszu, wielką literą, co niestety jest dużym błędem.

Pierwsze zdanie wiadomości mailowej zapisywane byłoby wielką literą, gdyby po zwrocie rozpoczynającym wiadomość umieszczony został wykrzyknik. Niestety, z jakiegoś powodu tego wykrzyknika boimy się, bo dla wielu on „krzyczy”. Niesłusznie – tak naprawdę jest on nawet lepszym rozwiązaniem niż przecinek.

Wskazówka: niektóre programy mailowe automatycznie poprawiają właściwy zapis, zmieniając literę na dużą. Da się to zmienić. Wystarczy zerknąć w ustawienia, znaleźć autokorektę i odznaczyć opcję „początek zdania wielką literą”. Problem zniknie.

„Pozdrawiam” i znów problem z przecinkiem

Kończąc wiadomość mailową, używamy najczęściej zwrotów „z poważaniem”, „z wyrazami szacunku” i „pozdrawiam”. Nie każdy jednak będzie odpowiedni w każdej sytuacji.

Na wiadomości mailowe odpowiadać powinno się jak najszybciej, nie później niż w ciągu 24 godzin od ich otrzymania (lub kolejnego dnia roboczego). 
Jeśli udzielenie odpowiedzi zajmie więcej czasu, dobrym pomysłem będzie przekazanie wiadomości z informacją, że mail dotarł, ale konkretna odpowiedź udzielona zostanie we wskazanym terminie.

Wiadomości oficjalne najlepiej kończyć zwrotem „z wyrazami szacunku”. Dopuszczalne jest także „z poważaniem”, jednak pamiętać należy, że jest ono mniej eleganckie od wskazanej, dłuższej formy. Wiadomości mniej formalne, kierowane do osób, z którymi jest się w bliższych relacjach, z powodzeniem mogą być kończone przez „pozdrawiam”.

Na tym jednak problem z zakończeniem się nie kończy. Mamy bowiem tendencję do stawiania po każdym z tych zwrotów przecinka, a nie ma tam dla niego miejsca. Po przecinku gdzieś powinna być kropka, więc w tym wypadku powinna pojawić się po podpisie, a to też nie byłoby dobrym rozwiązaniem. Właśnie dlatego zwroty te pozostawione powinny być bez żadnego znaku interpunkcyjnego.

Wielu osobom trudno jest się z tym pogodzić. Jak to tak, bez niczego? Tym łaknącym w tym miejscu interpunkcji językoznawcy proponują umieszczenie przed samym podpisem myślnika, który, choć nie do końca potrzebny, zawsze będzie lepszym rozwiązaniem niż błędny przecinek. 

Pokaż mi swój mail, a powiem Ci, kim jesteś

Szczególnie w pandemii, gdy nawet nie widzieliśmy nowych współpracowników, zdan...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy