Lightning Talks, czyli krótko, zwięźle i na temat jako sposób na rozwijanie pracowników

Jak motywować pracowników IT do wystąpień publicznych?

Standardowa prezentacja w branży IT trwa około 45 minut. Przygotowanie takiej prezentacji, według naszych szacunków, trwa około 20 godzin. Pół tygodnia spędzonego na przygotowaniu treści, wartości, warstwy wizualnej. A na koniec jeszcze stres, że coś nie wyjdzie tak, jak planowaliśmy. Co prelegent dostaje w zamian? Jeżeli mu się uda, to oklaski od publiki, chociaż obecnie tego nie usłyszy przez słuchawki, gdy publika obserwuje go zdalnie. Czasami dostaje też feedback, co mógł zrobić lepiej, a często już po zakończeniu prelekcji wpada na pomysły, jak mógł przedstawić to inaczej. Jeżeli chcemy, żeby prelegent dalej występował, musimy zadbać o jego doświadczenia przed wydarzeniem, w trakcie wydarzenia oraz po nim. 

Wystąpienia naszych pracowników są cennym doświadczeniem dla nich samych oraz dla potencjalnych kandydatów do pracy. Dzięki zaprezentowaniu próbki wiedzy kandydaci dowiadują się o atmosferze, o stylu pracy oraz o zagadnieniach, jakie są poruszane w danym przedsiębiorstwie. Pracownicy natomiast mają szansę budować swoją wartość na rynku pracy oraz w zespołach i dzielić się wiedzą poza organizacją. 

Tab. 1. Odpowiedzi na pytanie zadane w ankiecie do prelegentów  „Co sądzisz o wystąpieniach podczas poniższych wydarzeń?”

Jak zachęcić prelegentów do wystąpień?

Przychodząc do Merixstudio w styczniu 2021 r., spotkałam się z chwilową stagnacją w kwestiach wystąpień publicznych. Był to okres pandemiczny, kiedy prelegenci nie mieli gdzie występować, ponieważ miejsca, w których wcześniej występowali, były pozamykane. Utrudniona była organizacja wystąpień oraz nastąpił przesyt rynkowy spotkaniami online. Uczestnicy byli zmęczeni kolejnymi konferencjami lub meet-upami, ponieważ wiązało się to z kolejnymi godzinami spędzonymi przed ekranem monitorów oraz biernym obserwowaniem prelegenta. Te przeszkody spowodowały, że przez kilka pierwszych miesięcy swojej pracy nie mogłam zachęcić pracowników do wystąpień na meet-upach i konferencjach. Dodatkowo w tym czasie Merixstudio było organizatorem dwóch wydarzeń dla branży IT: „Py_tej” dla osób zainteresowanych językiem Python oraz „Front Radar”, który był dedykowany dla inżynierów zajmujących się front-endem. Ograniczona grupa docelowa uczestników, spotkania online oraz brak jasnego przekazu, kto jest organizatorem, skłoniły mnie do stworzenia dedykowanego, cyklicznego spotkania pod logotypem Merixstudio. Miało to na celu zwrócenie uwagi uczestników na markę pracodawcy. Późniejsze badania przekonały mnie, że może to być dobry kierunek.

To był pierwszy etap przystąpienia do pracy nad nowym eventem. Z powodu problemów z pozyskaniem aktywności prelegentów postanowiłam zapytać o zdanie osoby, które wcześniej reprezentowały Merixstudio lub brały udział w wewnętrznych wystąpieniach. Anonimowa ankieta miała zbadać nie tylko obawy, lecz także potrzeby pracowników. Dała mi odpowiedzi na takie pytania, jak:

• Jak prelegenci oceniają pomoc działu HR w przygotowaniu do prezentacji?
• Czego od nich oczekują?
• Co sprawiło, że występują, reprezentując Merixstudio?
• Które formy wystąpień preferują? itp.

W artykule przedstawię wybrane wyniki tej ankiety.

Moją uwagę przykuło przekonanie prelegentów do wydarzeń organizowanych przez Merixstudio, dlatego zostało to uwzględnione w pracach nad koncepcją wystąpień publicznych naszych pracowników. Dodatkowo spora część badanych niestety nie miała doświadczeń w występowaniu na konferencjach. Oznacza to, że moja grupa osób, które potencjalnie mogłyby reprezentować Merixstudio, nie jest doświadczona, ale przynajmniej ma już pierwsze wystąpienie za sobą i prawdopodobnie było to dobre doświadczenie

Dlaczego pracownicy nie chcą występować?

Po rozmowach oraz ankiecie dowiedziałam się, że występują dwa problemy:

• kwestie organizacyjne nie są jasne dla prelegentów,
• brakuje im pomysłu na temat prezentacji.

Rozwiązaniem pierwszego problemu było stworzenie procesu i zasad. Wprowadziliśmy możliwość rozliczania czasu przeznaczonego na przygotowanie prezentacji oraz na samo wystąpienie, ustaliliśmy zasady przepływu informacji oraz akceptacji czasu pracy, wprowadziliśmy możliwość konsultacji tematów. O wprowadzonych zmianach poinformowaliśmy całą organizację. Dodatkowo stworzyłam dedykowany kanał informacyjny dla osób zainteresowanych wystąpieniami, w którym na bieżąco wysyłam zmiany wprowadzane w firmie dotyczące wystąpień, benefitów, szkoleń dla prelegentów oraz aktualnych CFP (ang. Call For Papers), czyli możliwości zgłoszenia się na konferencję jako prelegent, bez ponoszenia żadnych opłat. 

Natomiast tematy do prezentacji pozostały w pewnym stopniu ograniczone. Konferencje podają zakres, w jakim poszukują prelegentów, natomiast są to często bardzo ogólne określenia, które nie inspirują prelegentów do wymyślenia własnego tematu.

Ten problem został rozwiązany za pomocą Lightning Talksów. 

Czym są Lightning Talksy?

Lightning Talks (LT) to krótkie wystąpienie. W zależności od regionu świata trwa od 4 do 20 minut. W tym czasie poznajemy esencję tematu, prelegent stara się przekazać główny problem, nie skupiając się na szczegółach. Takie prezentacje często są też bardzo inspirujące, ponieważ zostawiają temat otwarty. 

„Jeśli mam przygotować dziesięciominutowe wystąpienie, potrzeba mi na to co najmniej dwóch tygodni – powiedział prezydent Woodrow Wilson – jeśli zaś mogę mówić tak długo, jak mi się podoba, w ogóle nie muszę się przygotowywać” – i tutaj ukazuje się przewaga LT nad tradycyjnymi prelekcjami. Prelegenci są lepiej przygotowani, każdy slajd zostaje oceniony – czy na pewno jest niezbędny i kluczowy w opowiadanej historii, czy cała prezentacja ma taką wartość, o jakiej myślał prelegent. W porównaniu do dłuższych wystąpień lepiej dbają o te aspekty, a to często przekłada się na ich zadowolenie z efektu końcowego. Natomiast publika również zyskuje na takim wystąpieniu: nie musi poświęcać dużo czasu na obejrzenie prezentacji, o której nie wie, czy na pewno będzie dobra. Nie wie, ponieważ nie zna autora. Pracownicy-prelegenci niekoniecznie muszą być znanymi i uznanymi mówcami, a takie ograniczenie czasowe powiększa ich widownię i daje szansę zaprezentowania się na zewnątrz oraz budowania swojej marki. 

Zaczęło się od wewnętrznych Lightning Talksów 

„Piorunujące” – tak nazywają się wewnętrzne, krótkie spotkania, w których może wziąć udział każdy pracownik. Za te spotkania w całości odpowiada knowledge & development manager, Mateusz Celer, i to od niego wyciągam prelegentów na zewnętrzne meet-upy i konferencje. 

Tematy na „Piorunujące” często pojawiają się spontanicznie – ktoś odkrył coś ciekawego w trakcie pracy przy projekcie albo ktoś przeczytał książkę i uznał poruszane w niej zagadnienia na tyle ciekawe, żeby się nimi podzielić. Nie ograniczamy zakresu tematów, ponieważ jeżeli pracownik uważa, że jest to warte podzielenia się z innymi, to chcemy mu dać tę szansę. Gdzie ma zrobić pierwszy krok, jak nie u nas? Czasem takie małe odkrycia, o których ktoś opowiada, przeradzają się w coś większego, co może stać się po jakimś czasie standardem i pomóc realizować cele biznesowe. Dzięki prezentacji pracownicy dostają trochę inspiracji i jeśli są tym tematem dalej zainteresowani, mogą zacząć go zgłębiać i potem stosować w swojej pracy. Jest to też forma sprzyjająca rozwojowi – na krótkich (około 20-minutowych) prezentacjach łatwo skupić uwagę, dzięki czemu można z nich wynieść bardzo wiele.

Trzeba być otwartym na ich propozycje tematów, współpracować z nimi, a także pomagać, gdy tego potrzebują –w kwestiach zarówno technicznych, jak i związanych z samą prezentacją. 

Prelegenci posiadają w tym przypadku wewnętrzną motywację do poprowadzenia prezentacji, a ta jest o wiele silniejsza od motywacji zewnętrznej, którą byłaby np. namowa przełożonego do wystąpienia. Czasami wydaje im się też, że przygotowanie 20-minutowej prezentacji nie jest tak angażujące, jak przygotowanie 45-minutowej prelekcji.

Dzięki wewnętrznym prezentacjom wiemy, jakie są zainteresowania prelegentów i z jakimi tematami możemy się do nich zwrócić. Jest też oczywiście cel integracyjny, bardzo ważny zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej, kiedy często nie ma okazji spotykać się na co dzień. Takie spotkania stanowią okazję do lepszego poznania niektórych osób, a także do integrowania wokół określonych tematów.

„Piorunujące” organizujemy w formie zdalnej, dlatego szczególnie zwracamy uwagę na to, aby była interakcja między prelegentami a słuchaczami, ponieważ jest to o wiele trudniejsze w takiej formie. Dzięki formie wideospotkania uczestnicy mają możliwość zadawania pytań na dwa sposoby: w formie zarówno pisemnej, jak i ustnej. Dynamika spotkania jest przez to większa i wychodzą z tego czasem ogniste dyskusje, które nie ustają w momencie zakończenia spotkania.

Warto w miarę możliwości utrzymywać regularność spotkań i zaplanować dla nich określony dzień tygodnia i określoną godzinę. Dzięki temu wszyscy wiedzą, kiedy mogą się spodziewać spotkań, i mogą łatwiej zaplanować sobie na nie czas.

Podsumowując, mamy trzy cele LT wewnętrznych:

• rozwój prelegenta,
• wymiana wiedzy,
• identyfikacja ekspertów. 

„Merix in 20 minutes”

Znając cele, ograniczenia, obawy i możliwości, mogłam wystartować z zewnętrznym wydarzeniem, podobnym do wewnętrznych „Piorunujących”. Tak powstało comiesięczne spotkanie „Merix in 20 minutes”, które odbywa się o 16:00, w okolicach 20. dnia każdego miesiąca i trwa około 20 minut. Poruszamy tam kwestie techniczne, ale na tyle luźno, żeby dla wielu odbiorców z grupy IT były to ciekawe tematy. Głównymi celami „Merix in 20 minutes” są rozwój prelegenta oraz przedstawienie kultury i atmosfery Merixstudio.

Dzięki temu, że prelegenci znali zasady „Piorunujących”, łatwiej było mi namówić kolejne osoby do udziału w wystąpieniach. „Piorunujące” pomagają mi też w znalezieniu talentów w organizacji. Są to osoby, które nie występowały wcześniej przed publiką spoza firmy, ale świetnie sobie z tym radzą i mają odwagę to robić. O każdym wystąpieniu informuję na kanałach ogólnofirmowych, gratulując prelegentom oraz zachęcając pracowników do wzięcia udziału w wydarzeniu, zapisania się na Facebooku itd.

Pracownicy wspierają prelegenta, jeszcze przed wystąpieniem obdarowują go wirtualnymi oklaskami i trzymają za niego kciuki. Taka atmosfera na pewno pozytywnie wpływa na nastawienie prelegenta. Dzięki temu kolejne osoby, które zapraszam do udziału w „Merix in 20 minutes”, czują się docenione i traktują to jako wyróżnienie. 

Całe wydarzenie odbywa się online i jest streamowane na platformie YouTube oraz LinkedIn. Ze względu na panujące obostrzenia pozostajemy w formacie online, chociaż wiemy, że istnieje przesyt tą formą. W zamian obiecujemy krótką i trochę rozrywkową treść, w której prelegent nie mówi wyłącznie do widzów za komputerami, ale także do osoby, która przebywa razem z nim w pomieszczeniu. Host, w tym przypadku ja, ma podstawową wiedzę o omawianym temacie i stara się dopytywać w trakcie prezentacji o szczegóły lub rzucać luźne uwagi i spostrzeżenia. Ta lekka forma spodobała się zarówno naszym pracownikom, jak i potencjalnym kandydatom do pracy. 

Po wydarzeniu nagranie pozostaje na YouTube, dzięki czemu jako organizacja mamy szansę dotrzeć do osób, które w trakcie streamingu były zajęte innymi czynnościami. Jest to też przewaga całkowicie zdalnych prezentacji nad stacjonarnymi lub hybrydowymi – nastawiamy się na słuchacza przed komputerem lub telefonem, dzięki czemu treści są dla niego lepiej dopasowane oraz ma możliwość obejrzenia filmu w dowolnym momencie. Jest też możliwość interakcji z oglądającym: pisania na czacie, w który angażują się także nasi pracownicy, oraz pisania komentarzy pod filmami na YouTube, na które odpowiadamy tak szybko, jak to tylko możliwe. 

Warto pamiętać, że praca nad tym produktem nie dobiega końca z chwilą zakończenia nagrania. Po pożegnaniu się z widzami przystępuję do kolejnych etapów: udostępnianie wideo, targetowanie reklam z filmem, przesyłanie kandydatom linku do filmu, jeżeli interesują się daną tematyką. Ta ostatnia czynność leży w gestii rekruterów, którzy mogą wykorzystać udostępnienie nagrania jako powód do rozmowy z kandydatem, np. na LinkedInie. Kandydaci częściej wchodzą w interakcję, gdy coś dostaną (w tym przypadku link), niż gdy od razu mają podejmować decyzję o wzięciu udziału w rozmowie rekrutacyjnej. Potrzebujemy dawać kandydatom próbki naszej pracy, atmosfery i wiedzy naszych pracowników, żeby byli świadomi wyboru i zaangażowani już od początku procesu rekrutacyjnego. 

Jak utrzymywać motywację pracowników do udziału w eventach?

Z jednej strony mamy motywację prelegentów, a z drugiej motywację słuchaczy. Jeśli chodzi o tych pierwszych, to przede wszystkim trzeba być otwartym na ich propozycje tematów, współpracować z nimi, a także pomagać, gdy tego potrzebują – w kwestiach zarówno technicznych, jak i związanych z samą prezentacją. Jesteśmy otwarci na to, co chcą przekazać, i jesteśmy ciekawi ich tematów nie tylko wewnętrznych, lecz także zewnętrznych wystąpień. Po prezentacji przekazujemy również feedback, skupiając się zwłaszcza na tym, co było wartościowe i mogło wpłynąć na pozytywny odbiór. Staramy się, żeby cały ten proces był dla prelegentów klarowny i bezproblemowy, co wpływa na ich chęć polecenia tego doświadczenia innym pracownikom. Dodatkowo przy wydarzeniu zewnętrznym dbam o to, żeby nagrania na YouTube niosły się w sieci i zdobywały popularność także po wydarzeniu. To dbanie o nagłośnienie wynikało z przeprowadzonej ankiety, a następnie było potwierdzane przez komentarze pracowników. 

Zależało im, żeby wyświetlenia filmu były w okolicach jednego tysiąca.

Gdy w lutym 2021 r. zapytałam prelegentów o to, co sprawiło, że występują na scenie, reprezentując Merixstudio, odpowiedzi skupiały się głównie wokół wpływu przełożonego oraz posiadania ciekawego tematu do podzielenia się z innymi. Co ciekawe, osoby, które wspominały o przełożonym, częściej wskazywały, że ich poczucie dumy i satysfakcji z występowania było umiarkowane lub nie było go wcale. W porównaniu do innych grup rzadziej czuły się doceniane. 

Ponownie przeprowadziłam ankietę po pół roku wprowadzania zmian, które opisałam we wcześniejszych fragmentach artykułu, a także całkowitym odejściu od angażowania team leaderów jako pośredników w umawianiu prelegentów i tym razem odpowiedzi krążyły wokół „wyzwania” i chęci sprawdzenia się. 

Poprawiły się także wyniki przy pytaniu: „Czy jako prelegent czujesz się doceniany w Merixstudio?” – teraz częściej padała odpowiedź: „Bardzo!”. 

W przypadku słuchaczy, którzy na wydarzeniach zewnętrznych często również są naszymi pracownikami, ważne jest, aby tematy były dla nich ciekawe, dlatego zagadnienia, które są poruszane, mogą być bardzo różne – od tematów stricte technicznych, przez kwestie związane z komunikacją, aż po prezentowanie nowych rozwiązań stosowanych w organizacji. Ta różnorodność sprawia, że każdy znajdzie tam coś dla siebie. Tak jest w przypadku „Piorunujących”, na których wzoruję „Merix in 20 minutes”. 

„Testuj na innym środowisku”

W branży IT mawia się, że testowanie na produkcji jest złe, chociaż są od tego wyjątki. Pracownicy żartują sobie, mówiąc „przetestujemy to na produkcji”, gdy szkoda im na coś czasu albo nie boją się konsekwencji. Owa produkcja to ostateczne miejsce, które dociera do prawdziwego użytkownika. Standardowo jednak przed wdrożeniem na produkcję sprawdzają, jak to rozwiązanie zachowuje się w innym środowisku, tzw. testowym, dzięki czemu ryzyko błędów na produkcji może zmaleć. 

Branża IT świetnie inspiruje do tworzenia projektów EB w inny niż zwykle sposób. Najpierw stwórz rozwiązanie wewnątrz, napisz testy (ankiety, wywiady), a potem wdrażaj to rozwiązanie na produkcję. Pamiętaj, że na produkcji spotkasz się z większą skalą i mogą pojawić się problemy, o których wcześniej nie zdawałeś sobie sprawy. Potrzeba nowych usprawnień może Ci jednak pomóc w rozwoju środowiska testowego. Takie połączenie dwóch środowisk powinno przynieść dobre rezultaty. Korzystaj z tego!