Trial Day, czyli w jaki sposób dzień próbny może stać się skutecznym narzędziem rekrutacyjnym. Case study Boldare

Trial Day w Boldare – jak wygląda dzień próbny w holakracji?

Boldare działa w branży IT i specjalizuje się w budowaniu produktów cyfrowych dla swoich klientów. Zatrudniamy obecnie ponad 200 osób, z czego większość stanowią role produktowe, tj. programiści, designerzy, specjaliści QA i scrum masterzy. Naszym wyróżnikiem jest sposób, w jaki organizacja jest zarządzana. Działamy w tzw. holakracji, czyli systemie, który charakteryzuje się tym, że nie ma w nim ról zarządzających (team liderów, menedżerów, dyrektorów), a każdy ma faktyczny wpływ na swoją pracę i całą firmę. Mamy role, a nie stanowiska – role są bardziej pojemne i elastyczne, pozwalają pracować w więcej niż jednej roli jednocześnie, co pozwala na realizowanie się w wielu obszarach w tym samym czasie. Zespoły, które funkcjonują w ramach Boldare (produktowe i nieproduktowe) są samozarządzające i samoorganizujące się oraz interdyscyplinarne, co oznacza, że mają wszystkie potrzebne kompetencje, by spełniać swoją funkcję w organizacji. Właśnie ta złożoność jest głównym powodem, dla którego nasze procesy rekrutacyjne są tak mocno skupione na kulturowym dopasowaniu kandydatów do zespołów i całej firmy. 

Jednym ze sposobów na dobre poznanie kandydata od strony nie tylko wiedzy merytorycznej, doświadczenia, lecz także miękkich i biznesowych kompetencji oraz dopasowania do firmy, jest Trial Day, czyli dzień próbny. Trwa on zazwyczaj od 3 do 6 godzin. To czas, jaki zarówno kandydat, jak i zespół, do którego ma on trafić, poświęcają na jak najlepsze wzajemne poznanie się. Dla wszystkich zaangażowanych stron to niemałe wydarzenie!
 

Projektowanie procesu rekrutacyjnego

Proces rekrutacji jest unikalny i zawsze wygląda trochę inaczej. Oczywiście niektóre jego elementy są stałe, bo wynikają ze specyfiki organizacji czy roli, na którą prowadzona jest rekrutacja. Dla przykładu – procesy rekrutacyjne dla programistów i testerów są skrócone i zoptymalizowane pod kątem czasu trwania i zaangażowania osób po stronie Boldare. To dlatego, że chcemy jak najszybciej poznać kandydata i ocenić jego poziom techniczny oraz kompetencje miękkie przy jednoczesnym minimalnym zaangażowaniu czasowym rekruterów technicznych, czyli doświadczonych developerów.

Tam, gdzie skład zespołów jest niezmienny, a codzienna dobra współpraca jest kluczowa dla efektywnego funkcjonowania i odpowiadania na strategię organizacji, dopasowanie kandydata na poziomie zachowań, postaw i wartości jest bardzo ważne. Stąd pomysł na Trial Day – etap, który służy obu stronom do jak najlepszego poznania się na różnych poziomach. Rekruterzy pracujący w zespole Talent Selection na co dzień są blisko zespołów, znają ich specyfikę, pożądane postawy i oczekiwane zachowania ich członków. Dzięki temu łatwo im się i projektuje procesy rekrutacyjne, i ocenia kandydatów na poziomie miękkich kompetencji i dopasowania.
 

Czym jest, a czym nie jest Trial Day?

Trial Day jest w Boldare ostatnim etapem procesu selekcji. Zapraszamy do niego kandydatów, którzy przeszli już wstępną rozmowę z rekruterem, rozmowę z osobą w roli, do której kandydat aplikuje (lub podobnej), często również etap zadania realizowanego w domu. To czas, podczas którego kandydat ma przestrzeń na poznanie zespołu, do którego być może dołączy, innych zespołów i ról współpracujących z rolą, na którą aplikuje, oraz sposobu funkcjonowania całej organizacji. To czas na różne zadania, które są próbką tego, jakie zadania realizuje zespół, oraz czas na luźne rozmowy, pozwalające poznać się od tej zwykłej, ludzkiej strony. Czasem w ramach Trial Day kandydaci zapraszani są do udziału w różnych spotkaniach zespołu, np. fokusach, tacticalach (rodzaj spotkań holakratycznych) czy różnych spotkaniach międzyzespołowych służących synchronizacji działań. Ma to na celu lepsze zapoznanie ich ze specyfiką pracy zespołu czy działania holakracji.
 

Wychodzimy z założenia, że proces rekrutacyjny jest inwestycją czasową obu stron i obie strony, jeśli zależy im na finalnym spotkaniu się, muszą wykazać się podczas niego odpowiednią motywacją i zaangażowaniem. Kandydatom, którzy decydują się przyjechać do jednego z naszych biur (najczęściej Gliwic), opłacamy podróż w obie strony oraz lunch na miejscu.

Jesteśmy bardzo elastyczni (w końcu pracujemy w agile!) co do terminu, formy i czasu trwania Trial Day. Dostosowujemy go do możliwości zarówno rekrutera i zespołu rekrutującego, jak i samego kandydata – jego możliwości lub otwartości na przyjazd do któregoś z naszych biur (Gliwice, Wrocław, Warszawa lub Kraków) i zobaczenia się z zespołem – czy terminu. By każda ze stron miała odpowiednio dużo czasu, żeby się przygotować do Trial Day, wydarzenie planujemy z kilku- lub kilkunastodniowym wyprzedzeniem. Jeśli kandydat z osobistych powodów może poświęcić nie 5, a 4 godziny na Trial Day, dostosowujemy działania tak, aby było to możliwe.
 

Co dzieje się podczas Trial Day z perspektywy kandydata i Boldare?

Trial Day zaczyna się już w momencie zbierania przez rekrutera potrzeby rekrutacyjnej. Słuchając tego, jakiej osoby zespół szuka i potrzebuje, buduje on już w swojej głowie pierwsze założenia tego dnia – jakie kompetencje, wiedzę merytoryczną i konkretne umiejętności będzie miał sprawdzać. Kolejnym krokiem jest opracowanie zadań, które tego dnia będą czekać na kandydata, i to jest zadanie osoby w takiej samej lub podobnej roli, która dobrze rozumie specyfikę pozycji, na którą odbywa się rekrutacja. 
 

Zespół nie zna kandydata, dostaje tylko informację, że jedna z osób biorących udział w rekrutacji została zaproszona na Trial Day. Nie dostaje informacji o tym, jak kandydat wypadł na poprzednich etapach, dzięki czemu jest im łatwiej ocenić jego kompetencje i dopasowanie do zespołu, bez budowania oczekiwań na samym początku znajomości. Kilka dni przed zaplanowanym spotkaniem zespół otrzymuje od rekrutera agendę dnia – każdy sam ustala priorytety i decyduje, czy będzie na wszystkich zadaniach i spotkaniach, czy tylko na części z nich. Razem z agendą wysyłane są linki do spotkań online (szczególnie, jeśli cały dzień odbywa się zdalnie lub część zespołu jest w biurze z kandydatem, a część łączy się przez Google Meet) oraz dokument, w którym podczas całego wydarzenia zbierane są notatki całego zespołu – uwagi, spostrzeżenia, obawy. Na bazie tych notatek oraz spotkania na koniec (bez kandydata) rekruter buduje całościowy feedback.

Kandydat, który przeszedł pierwsze etapy procesu, otrzymuje zaproszenie do udziału w Trial Day, które może przyjąć lub odrzucić (choć informacja o tym, jak będzie wyglądać proces, jest od początku jawna, a informacja o zaangażowaniu czasowym, formie i celu Trial Day jest przekazywana przez rekrutera już podczas pierwszej rozmowy telefonicznej). Jeśli jest otwarty na uczestnictwo w nim, w ciągu 1–2 dni roboczych otrzymuje propozycję terminu i przedział czasowy, w którym Trial Day będzie się odbywał. W międzyczasie rekruter przesyła do niego e-mail z dokładną agendą i niezbędnymi linkami, jeśli Trial Day będzie odbywał się zdalnie lub będzie konieczność połączenia się podczas niego z kimś z zespołu. Dzień przed lub tego samego dnia rano kandydat otrzymuje od rekrutera zaproszenie na dedykowany kanał na Slacku – jest na nim obecny cały zespół rekrutujący oraz wszystkie osoby zaangażowane po stronie Boldare i służy on do komunikacji podczas całego dnia próbnego. Dzięki temu kandydat ma możliwość zadawania pytań i wyjaśniania wątpliwości związanych z zadanym ćwiczeniem. Chwilę przed rozpoczęciem Trial Day na tym kanale rekruter jeszcze raz zamieszcza agendę wydarzeń i robi oficjalne powitanie wszystkich zaangażowanych osób. Jeśli kandydat zdecyduje się przyjechać do któregoś z biur Boldare, dzień rozpoczyna się od kawy, oprowadzenia po biurze oraz luźnych rozmów – to czas, kiedy pierwszy raz może poczuć naszą kulturę i atmosferę pracy. Między spotkaniami i zadaniami przewidziane są przerwy, w tym dłuższa na wspólny lunch, oraz czas na luźne rozmowy z zespołem. To bardzo istotny element procesu – chcemy dać poznać siebie i poznać kandydata od strony nie tylko zawodowej, lecz także tej bardziej „ludzkiej”. W sytuacji, gdy kandydat może uczestniczyć w Trial Day jedynie zdalnie, także planowany jest czas na niezobowiązujące rozmowy i „zdalną kawę”.
 

Każdy Trial Day jest inny, zarówno w obrębie jednego procesu rekrutacyjnego, jak i wszystkich, które ten etap zawierają. Stałymi elementami są:

• check-in i podsumowanie z check-out,
• czas na lunch,
• wspólna kawa,
• luźne rozmowy, czas na zadania.

Ćwiczenia też mają bardzo różną formę – kandydaci przygotowują prezentacje, biorą udział w scenkach, symulacjach itp. Są to zadania, które oddają charakter roli i odpowiedzialności, jakie potencjalnie będą ich czekać po dołączeniu do danego zespołu i Boldare.

Opiekunem Trial Day jest rekruter, który jest „właścicielem” danego procesu rekrutacyjnego i go projektował. Dba on o jak najlepszy przepływ informacji między kandydatem a zespołem, do którego trwa rekrutacja. W trakcie trwania Trial Day pilnuje czasu przeznaczonego na poszczególne spotkania i zadania. Facylituje też rundy pytań i reakcji po zadaniach, feedbacki i pozostałe spotkania. Jest odpowiedzialny za zebranie od wszystkich feedbacków i przekazanie ich kandydatowi po spotkaniu.

Z czego składa się feedback przekazywany kandydatowi po Trial Day?

Feedback przekazujemy kandydatom po każdym etapie, jeśli więc proces składał się z trzech kroków, to kandydat trzy razy otrzymuje od nas informację zwrotną. Zawsze podkreślamy to, co uważamy za mocne strony kandydata i jaką widzimy w tym wartość dla Boldare. Mówimy o obszarach do rozwoju, czyli takich, w których zabrakło kandydatowi wiedzy i doświadczenia albo nie są one wystarczające (np. są na poziomie juniorskim, a oczekiwany jest seniorski). 

Ocenie podlegają kompetencje zarówno miękkie, jak i twarde kandydata, ale też jego zachowania, postawy i wartości. Dając znać kandydatowi o tym, czego nam zabrakło, sugerujemy od razu sposoby i źródła pozyskania takich doświadczeń czy umiejętności. Jeśli brak doświadczenia czy kompetencji w jakimś obszarze jest jedynym powodem, dla którego nie zapraszamy kandydata do współpracy, zachęcamy go do powrotu do nas i ponownej aplikacji na to bądź inne stanowisko w momencie, gdy zdobędzie niezbędne doświadczenie.

Feedback po Trial Day zawiera również ocenę zadań, które kandydat realizuje podczas tego dnia. Najczęściej informacja zwrotna przekazywana jest w czasie rzeczywistym, tzn. bezpośrednio po zadaniu i przez cały zespół. Obserwujemy w ten sposób, w jaki sposób kandydat przyjmuje feedback: czy jest na to otwarty i czy sam potrafi udzielić informacji zwrotnej do zadania i/lub zespołu. Jeśli danemu kandydatowi po Trial Day chcemy złożyć ofertę, spotykamy się z nim i przekazujemy feedback z całego procesu i Trial Day bezpośrednio. Rozmowa o tym, co wydarzyło się podczas całego procesu, daje przestrzeń do dodatkowych dyskusji i rozwiania wątpliwości obu stron.

Co i jak oceniamy podczas Trial Day?

Trial Day do danej roli to elastyczny proces. Mamy zaplanowane konkretne zadania i przewidziane spotkania, jednak to, co dodatkowo sprawdzamy w kontekście poszczególnych kandydatów, może się różnić i zależy od wcześniejszego etapu rozmowy rekrutacyjnej. Podczas dnia próbnego możemy sprawdzić, jakie kandydat ma umiejętności, ale też zaobserwować, jak zachowuje się względem zespołu, rekrutera czy innych osób z organizacji. Daje nam to ogromne pole do wyciągania wartościowych wniosków. Osoby, które wiedzą, że są poddawane ocenie (podczas realizowania zadań rekrutacyjnych), zachowują się i komunikują inaczej, niż podczas lunchu i rozmów na „luźne” tematy. 

Jeśli np. kandydat ma wiedzę merytoryczną, której potrzebujemy, ale pochodzi ze środowiska korporacyjnego, to na dniu próbnym będziemy chcieli sprawdzić jego samodzielność i decyzyjność, czyli pracę bez obecności przełożonego. Sprawdzamy też umiejętność dawania i przyjmowania stałego feedbacku czy transparentność w komunikacji. Kandydaci z doświadczeniem pracy freelancera będą mocniej oceniani w obszarze współpracy zespołowej i transparentności swoich działań. Są też osoby, które na poziomie miękkich kompetencji wpasowują się w kulturę i wartości Boldare, ale potrzebujemy mocniej sprawdzić ich wiedzę merytoryczną. Wtedy nacisk kładziemy na zadania, tak by jak najlepiej sprawdzały te kompetencje, co do których mamy wątpliwości.

I co najważniejsze – kandydata ocenia rekruter wraz z całym zespołem, do którego rekrutowany jest nowy kolega lub koleżanka. Taka wielość punktów widzenia i perspektyw pozwala nam podjąć finalnie dobrą decyzję. Zdarza się, że zdania są podzielone albo widzimy jakieś ryzyka przy ewentualnym zatrudnieniu danego kandydata – decyzję ostatecznie podejmuje rekruter, bazując na swoim doświadczeniu, znajomości zespołu i potrzeby rekrutacyjnej. Przekazując kandydatowi feedback po całym procesie rekrutacyjnym, otwarcie mówi o wszystkich obawach, jakie ma zespół w związku z dołączeniem kandydata do niech i Boldare. Każda nowo zatrudniona osoba dołącza na trzy miesiące do kręgu onboardingowego i staje się tzw. onboldersem. Przychodząc do nas, zna już swoje mocne strony i aspekty, nad którymi musi pracować lub je rozwinąć w kontekście swojej nowej roli i całej organizacji – to są jej cele wdrożeniowe i rozwojowe na okres próbny. Dzięki temu okres próbny ma swój cel, a kandydat wie, nad jakimi elementami musi jeszcze popracować. 
 

Jaka jest biznesowa wartość Trial Day, biorąc pod uwagę inwestycje czasu po stronie wielu osób zaangażowanych w proces?

W Trial Day zaangażowany jest rekruter i najczęściej cały zespół, do którego trwa rekrutacja. Często uczestniczą w nim też inne role z innych kręgów, które np. na co dzień współpracują z danym/daną zespołem/rolą. Zawsze obecny jest Lead Link (czyli rola lidera w holakracji) oraz tzw. Candidate Feedback Provider, czyli osoba, której zadaniem jest ocena merytoryczna kandydata. Są oni przypisani do tych ról i mają na to przewidzianą odpowiednią ilość czasu.

Jaka jest skuteczność Trial Day?

„Culture fit over skills” – to hasło, które przyświeca nam podczas znacznej większości rekrutacji i wyboru osoby, której ostatecznie składamy ofertę. Uważamy, że łatwiej jest kogoś nauczyć narzędzi i procesów, niż zmienić jego system wartości czy osobowość. Konstrukcja dnia próbnego pozwala nam dobrze poznać kandydata i obok zbadania kompetencji twardych sprawdzić też cały szereg kompetencji miękkich i biznesowych. Trudno byłoby nam zbadać dopasowanie kulturowe (poziom wartości, postaw, przekonań i reakcji) kandydatów podczas kilkunastominutowej rozmowy telefonicznej i 1–1,5-godzinnej rozmowy rekrutacyjnej. Żeby móc je zaobserwować, musimy dać kandydatowi i sobie przestrzeń na wspólną pracę i obserwacje. Musi opaść stres, a rozmowy muszą zahaczyć o wiele różnych tematów, nie tylko tych zawodowych. I przede wszystkim kandydat musi nas poznać, zrozumieć i poczuć, jak jemu samemu jest z nami. Ważne są dla nas jego pierwsze i kolejne wrażenia, spostrzeżenia, obawy i pytania, jakie nam zadaje. 

Eksperymenty polegające na rezygnacji z Trial Day potwierdzają, że to ważny element całego procesu rekrutacyjnego. Stopień dopasowania kandydatów przechodzących przez niego jest najwyższy, szybciej się wdrażają, dłużej zostają w organizacji, mają większą satysfakcję z podjętej decyzji i pracy oraz większą motywację.

Trial Day jest więc najbardziej złożonym, najmocniej angażującym kandydatów i pracowników Boldare, a jednocześnie najbardziej efektywnym i pełnym różnych emocji etapem procesu rekrutacji, z którego jesteśmy dumni i o którym chętnie opowiadamy. Daje nam poczucie, że dawanie przestrzeni obu stronom na jak najlepsze wzajemne poznanie się owocuje dobrą i długotrwałą współpracą, czyli krótko mówiąc – opłaca się.