Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

29 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Onboarding to podstawa - Czyli jak wdrożyć nową osobę
Na przykładzie dobrych praktyk Ringier Axel Springer Tech

23

Formalnym zadaniem onboardingu jest takie wdrożenie pracownika do nowych zadań i procesów firmowych, żeby był w stanie skutecznie działać w obszarze, do którego go zatrudniliśmy. Dla mnie równie istotnym zadaniem jest sprawić, by nowy pracownik czuł się oczekiwany i zaopiekowany. Żeby wiedział, co go czeka, i czuł nasze wsparcie. I ostatnie – choć nie najmniej ważne – żeby miał szansę zweryfikować, czy obietnica, którą złożyła mu firma podczas rekrutacji (obietnica tego, jacy jesteśmy i jaką mamy kulturę), została spełniona. Onboarding jest – moim zdaniem – jednym z najistotniejszych procesów w firmie.

Gdy wpiszemy w wyszukiwarkę hasła dotyczące pierwszych dni w nowej pracy, spora część wyników wyszukiwania dotyczy tego, jak pokonać stres związany ze zmianą, na co uważać, jak się ubrać i co zrobić, żeby odnaleźć się w nowym miejscu. W obecnych czasach – zdalnej pracy i zdalnych relacji – pytanie, jak się odnaleźć w nowym miejscu, staje się 
jeszcze aktualniejsze. 

POLECAMY

Kiedy zaczyna się onboarding? W tej kwestii zdania są zazwyczaj podzielone. Czy to tylko zestaw działań od pierwszego dnia pobytu osoby w firmie? A może onboarding zaczyna się dużo, dużo wcześniej, już przy pierwszym kontakcie potencjalnego kandydata z firmą – przeplatając się płynnie z działaniami rekrutacyjnymi? Dla mnie onboarding pojawia się już na etapie rozmów rekrutacyjnych. To, co wtedy opowiadamy pracownikowi o firmie i jej kulturze, o tym, jakie mamy wartości, co jest dla nas ważne, a także to, w jaki sposób przekazujemy pracownikowi feedback po rozmowie – dużo mówi o tym, w jakiej firmie nowa osoba będzie pracowała. To gwarancja tego, że nowy pracownik nie będzie czuł się zaskoczony panującymi w firmie zasadami i wartościami.

Warto również pamiętać, że między podpisaniem oferty a pierwszym dniem „na pokładzie” mija zazwyczaj trochę czasu. To czas, w którym nowy pracownik pozostaje w pewnym zawieszeniu – może czuć niepewność co do tego, jak będzie i czego może się spodziewać. Nie powinien być dla nas wtedy niewidzialny. W Ringier Axel Springer Tech pamiętamy o osobach, których nie ma jeszcze „na pokładzie”. Stawiamy na stały kontakt między nowym pracownikiem i kierownikiem/zespołem jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Kierownik rozmawia z pracownikiem, jak będą wyglądały pierwsze dni: przekazanie sprzętu potrzebnego do pracy czy współpraca z zespołem.

Rozmawiają o tym, jakie są zasady pracy zdalnej. To również czas na dowiedzenie się, czego pracownik się obawia, jakie ma wątpliwości – być może jesteśmy w stanie na nie odpowiedzieć już na tym etapie. W niektórych zespołach nowa osoba dostaje również materiały i informacje, co może sobie doczytać jeszcze przed startem pracy, a co pomoże jej już wejść troszeczkę w temat.

Czasem najbardziej prozaiczne rzeczy mogą stresować najbardziej

Co znajdę w firmowej kuchni? Jak wygląda kwestia posiłków? Czy w biurze jest prysznic i miejsce na rower? Na takie m.in. pytania odpowiadaliśmy w e-mailu, który wysyłaliśmy do nowego pracownika jeszcze przed jego pierwszym dniem. W e-mailu zawieraliśmy też krótkie informacje o firmie, które uznaliśmy za istotne. Część z nich na pewno pojawiła się na etapie rozmowy rekrutacyjnej – warto jednak o nich przypomnieć:

Przykład

„W naszej firmie nie ma dress codu – każdy nosi, co chce i kiedy chce. Staramy się jednak, aby nasz ubiór nie był dla kogoś krępujący lub przykry. 
Mówimy do siebie na „ty” – obojętne, czy rozmawiasz z koleżanką lub kolegą z działu, z dyrektorem czy CEO – nie chcemy tworzyć podziałów. Wierzymy w feedback 360* i w kulturę opartą o zaangażowanie. Chcemy mieć wpływ na wszystko, co dzieje się w naszym najbliższym otoczeniu – dlatego jesteśmy otwarci na sugestie i konstruktywną krytykę, jak również na nowe pomysły. Lubimy doceniać się nawzajem i zmieniać rzeczywistość wokół nas na lepsze. Wiemy, że nasze środowisko, a wraz z nim produkty, które tworzymy, od tego zależą”.

W e-mailu można też było znaleźć wskazówki dotyczące dojazdu dla różnych środków transportu, informacje   tym, jakie mamy opcje zjedzenia posiłków, oraz wyposażeniu kuchni. Powyższe kwestie mogą wydawać się bardzo prozaiczne, ale bywają istotne. Nowy pracownik, który wie, jakie będzie miał opcje przygotowania sobie posiłku, czy musi przynieść własny kubek oraz czy będzie miał gdzie zostawić rower – nie musi się stresować zwykłymi, przyziemnymi rzeczami i może się skupić na cieszeniu się pierwszym dniem.

Obecnie nikt nie przejmuje się dojazdem lub posiłkami, bo większość z nas pracuje z domu i korzysta z kubeczka firmowego we własnej kuchni, a obiad gotuje lub zamawia. Są jednak kwestie, które stały się teraz ważne. Przede wszystkim zasady pracy zdalnej oraz te dotyczące możliwości pracy z biura. Drugą kwestią jest potencjalna obawa nowej osoby, że nie będzie wiedziała, co się dzieje w zespole i w firmie. Warto tę obawę zaadresować, pisząc krótko o tym, jak wygląda komunikacja w firmie – jakie mamy okazje do wspólnego „przebywania”. Na naszym blogu – https://tech.ringieraxelspringer.com/tag/office – w sekcji Work with us również poruszamy te kwestie.

Chcemy, żeby potencjalni pracownicy mieli szansę dowiedzieć się o nas jak najwięcej.

Onboarding to gra zespołowa

W naszej firmie pracuje naprawdę wiele osób, na wielu różnych stanowiskach – zarówno dziennikarze, specjaliści od reklamy i marketingu, jak i specjaliści IT. Każda z grup – poza onboardingiem wspólnym, zawierającym procesy i informacje ważne dla całej firmy, wypracowane i koordynowane przez dział HR – ma też własne, indywidualne procesy i elementy składające się na codzienną pracę. W tej części sztafetę przejmują kierownicy i zespoły – przy stałym wsparciu zespołu HR. 

Wspólna część onboardingu odbywa się na początku każdego miesiąca i trwa przez pierwsze trzy dni. Kolejność szkoleń jest ułożona w celowy sposób, aby pozwalała opowiedzieć pewną historię o firmie oraz umożliwiała stopniowe wdrożenie. Szkolenia dostarczają zarówno informacji o tym, kim jesteśmy, o naszej misji i wizji, strategii firmy, ale także informacje na temat kultury, wartości i tego, jak pracujemy. Na części organizacyjnej omawiamy m.in. wybrane zagadnienia z Kodeksu pracy, BHP, prezentujemy podstawowe procesy i systemy back office. Na koniec omawiamy nasz model biznesowy i łańcuch wartości, aby każdy rozumiał funkcjonowanie i strategię firmy.

Szkolenia prowadzą specjaliści z różnych obszarów firmy, którzy zawsze służą pomocą także po szkoleniach. 

To, co zmieniło się w stosunku do czasów przedpandemicznych, to sposób organizacji spotkań. Wcześniej prowadzone były na żywo, dając szanse poznania się osobiście. Obecnie dzieje się to przez używany w firmie komunikator – MS Teams. Trenerzy jednak robią wszystko, żeby zrekompensować brak możliwości spotkania f2f, a swój materiał szkoleniowy na bieżąco dostosowują do potrzeb nowych kolegów i koleżanek.

Gdy pracownik przeszedł już szkolenia wstępne, ma sprzęt potrzebny do pracy i dostał podstawową wiedzę, następuje druga część onboardingu wynikająca ze wspominanej przeze mnie wcześniej różnicy w profilach poszczególnych działów. Ta część skupia się na informacjach przydatnych dla danej grupy pracowników. W Ringier Axel Springer Tech podczas drugiej części skupiamy się na technologii i pokazaniu inżynierskiej kultury pracy.
Ważnymi tematami, które pojawiają się podczas obu etapów wprowadzenia, są informacje dotyczące tego, w co wierzymy – jakie są nasze wartości. Jesteśmy z nich szczególnie dumni, bo sami podczas warsztatów zdecydowaliśmy, co jest dla nas naprawdę ważne. Chcemy, żeby już na tym etapie było widać, że #gramy zespołowo, #dbając o jak najlepsze wdrożenie pracownika, pozwalając mu #odkrywać naszą firmę, a nam jego – jako nie tylko współpracownika, lecz także człowieka.

Welcome on board

Pandemia wywróciła do góry nogami nasz świat – wszyscy musieliśmy odnaleźć się szybko w nowej rzeczywistości. Co prawda w firmach technologicznych praca zdalna, z osobami z innej niż nasza własna lokalizacji nie jest aż takim trzęsieniem ziemi, jak dla wielu innych branż... Jednak przedłużający się home office, przy jednoczesnym wykluczeniu cyklicznych spotkań na żywo, powoduje, że praca zespołowa jest zwyczajnie trudniejsza.

Gdy pomyślimy o nowych pracownikach, widzimy, że ten czas jest dla nich szczególnie trudny. Przyjście do nowej firmy, uczenie się nowych rzeczy, budowanie relacji z zespołem, co jest trudniejsze, gdy nie przebywa się razem. Spontaniczne interakcje, rzucone w pokoju żarty, wspólna kawa czy obiad to elementy, które pomagają tę relację budować. To wszystko może wpływać na poczucie bezpieczeństwa i przynależności naszego nowego pracownika.

Co możemy zrobić, żeby niepewność zminimalizować i pomóc mu odnaleźć się w naszej firmie?

O skuteczności wdrożenia nowego pracownika do pracy decyduje nie tylko to, czy dostał wiedzę, lecz także to, czy odnalazł się w kulturze i czy była ona taka, jaką mu obiecywano na etapie rekrutacji.

Szkolenia wstępne i odpowiedni sprzęt – choć są bardzo ważnym elementem i dobrym początkiem – to dopiero pierwsze z szeregu akcji, które możemy podjąć, żeby onboarding zakończył się sukcesem. Lista aktywności, nad którymi warto się pochylić, nie jest długa, ale każdy z tych elementów ma znaczący wpływ na to, czy onboarding się powiedzie.

Pozwól firmie go poznać

Nowy pracownik jeszcze przed pierwszym dniem dostaje od kierownika prośbę o krótkie przedstawienie się i zdjęcie. Na podstawie tych informacji kierownik przygotowuje e-mail powitalny, który jest wysyłany na ogólnego e-maila. Taki e-mail zawiera informacje, jak nazywa się pracownik, w jakim zespole będzie pracował oraz te kilka słów, które pracownik sam o sobie przygotował. Najczęściej są to informacje dotyczące wcześniejszych doświadczeń oraz zainteresowań. 

Bardzo lubię tę tradycję z dwóch powodów. Po pierwsze, od razu widzę, że ktoś interesuje się tym samym, co ja – osoby, które wspominają, że grają w planszówki, można od razu zaprosić do planszówkowej grupy, osoby grające w siatkówkę lub piłkę nożną w czasach sprzed pandemii, od razu dostawały informacje o tym, kiedy i na jakich zasadach zbierają się drużyny na wspólne granie. 

Drugim powodem jest forma e-maili – bywa, że kierownicy wysyłają e-maile powitalne ubrane w ciekawe formy – w końcu jeden obraz przekazuje więcej niż tysiąc słów. Mamy więc pracownika przedstawionego jako bohatera komiksu, udzielającego krótkiego wywiadu lub przedstawionego w formie karty postaci do gry w RPG. Takie e-maile łatwiej zapamiętujemy, tworząc przestrzeń do interakcji.

Udostępnij mu materiały

Po pierwszych trzech dniach szkolenia pracownik przechodzi w tryb współpracy z zespołem. To również czas poświęcony na onboarding, ale już bardziej w ujęciu zespołowym. W ramach tych działań ma do dyspozycji szereg materiałów tekstowych (informacje o procesach dotyczących wyłącznie nas, takich jak np. suport produktów) oraz nagrań o naszych najważniejszych produktach, monitoringu i procedurach.

Zakończenie etapu onboardingu oznacza, że nowa osoba jest samodzielnym pracownikiem i członkiem zespołu. 
Umie pracować samodzielnie i w relacji z innymi. Wie, jak zdobywać wiedzę, której potrzebuje. Ponadto wie, czy firma kulturowo daje jej to, czego oczekiwała.

Jedną z pierwszych rzeczy, którą zrobiliśmy po przejściu na tryb pracy zdalnej, jest zadbanie o to, żeby wszystkie materiały, które mogły być umieszczone w ten sposób, były łatwo dostępne w firmowym intranecie. Specjalnie przygotowana Strefa nowego pracownika zawiera linki do wszystkich ważnych materiałów – zarówno tekstowych, jak i multimedialnych. W tej chwili nie korzystamy z jednego harmonogramu zapoznawania się z przygotowywanymi materiałami – wierzymy, że kierownik i zespół – jako osoby będące najbliżej nowego pracownika i najlepiej znające specyfikę swojego obszaru – pokierują nim najlepiej.

Zapewnij mu wsparcie

Rola zespołu w procesie wdrażania nowej osoby jest bardzo istotna. To członkowie zespołu najlepiej wiedzą, co robią na co dzień, jaki jest poziom trudności poszczególnych zadań i na jakie trudności może się natknąć nowa osoba. To zespół najlepiej wie, jaki sposób wprowadzenia w prace zespołu będzie najlepszy. Warto więc zadbać o fajne wprowadzenie nowego członka do zespołu. Video call – wymagający większego zaangażowania zespołu niż e-mail – jest u nas preferowaną formą komunikacji. Osoba, z którą się zobaczymy, chwilę porozmawiamy, nie jest już tylko nazwiskiem w e-mailu. Warto zadbać o to, żeby na takim spotkaniu opowiedzieć nie tylko o zespole jako całości, lecz także o każdym z członków zespołu – stajemy się wtedy mniej anonimowi. Jeśli zespół na co dzień współpracuje blisko z innymi osobami, np. Product lub Business Ownerem, specjalistą UX lub grafikiem, również warto dokonać takiej prezentacji. 

Nowa osoba otrzymuje wsparcie buddiego, czyli dedykowanego członka zespołu, którego zawsze może o coś zapytać i traktować jak pierwszą linię wsparcia. Podczas pracy zdalnej można zastanowić się nad rotacyjną rolą buddiego. Nie wystarczy powiedzieć: hej, możesz pytać kogokolwiek chcesz, wszyscy ci pomożemy. Nowe osoby mogą nie chcieć komuś przerywać i zawracać głowy lub z jakiegokolwiek innego powodu mogą nie chcieć odzywać się do „kogokolwiek”. Warto więc ustalić, że rola buddiego jest przechodnia: z tygodnia na tydzień lub z zadania na zadanie na kolejną osobę. Dzięki temu nowa osoba ma szansę poznać odrobinę bardziej każdego z członków zespołu, popracować z nim, poznać różne podejścia do realizacji zadań. Sama praca nad zadaniami z osobami o różnym poziomie wiedzy i doświadczeniu będzie dla nowej osoby rozwijająca. Na takim podejściu zyskuje również zespół – każdy z jego członków może dowiedzieć się czegoś o nowej osobie, a także o swoich umiejętnościach w przekazywaniu myśli.

Poświęć mu swoją uwagę

Żeby wdrożenie nowej osoby się udało, ważny jest dialog. Dialog – czyli dbanie o to, żeby nie tylko mówić, ale też uważnie słuchać. Zwłaszcza teraz, gdy trudniej jest wyłapać sygnały niewerbalne. Warto pytać, warto „sprawdzać”, czy onboarding idzie tak, jak go zaplanowaliśmy. Warto pokazać, że feedback, o którym często mówimy w kulturze naszej firmy,  nie jest dla nas tylko pustym słowem. To bardzo cenne narzędzie. Nie czekajmy do końca okresu próbnego, żeby zapytać pracownika o jego odczucia i powiedzieć mu o własnych. Przy pracy online feedback jest tak samo ważny, a może nawet ważniejszy – bo online dużo trudniej zaobserwować, 
że coś jest nie tak.

Nie chodzi o to, żeby zasypywać nowego pracownika pytaniami i informacjami. Ale trzeba zadbać o to, żeby wiedzieć, co się u niego dzieje – przez jakiś czas będzie potrzebował więcej uwagi niż reszta zespołu. Na jakim etapie wdrażania jest? Czy potrzebuje jakichś dodatkowych materiałów? A może coś wygląda inaczej, niż się spodziewał? Może mierzy się z jakimiś problemami sprzętowymi lub organizacyjnymi? Może nie zawsze chcieć o tym mówić, będąc nowym – warto być czujnym i upewnić się, że ma świadomość tego, że w naszej firmie jest przestrzeń na rozmowę o trudnościach i wsparcie w ich rozwiązaniu. 

Z drugiej strony – czy zespół posiada czas na to, żeby zacząć pr...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy