Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strategia i wdrażanie

30 września 2021

NR 24 (Wrzesień 2021)

EduAkcja, czyli jak stworzyć platformę rozwojową dla ponad 70 tysięcy pracowników
Na przykładzie Jeronimo Martins Polska

0 13

Biedronka to gatunek chrząszcza z rodziny biedronkowatych, potocznie zwana bożą krówką. To także znana sieć handlowa w Polsce, w której pracuje ponad 70 tysięcy pracowników. Pszczoła to gatunek owada błonoskrzydłego z rodziny pszczołowatych. Zbiera nektar i pyłek kwiatów, który jest jej pożywieniem. Niebawem oba te owady coś połączy. Jak myślicie, co to będzie? Biedronkę i pszczołę połączył rozwój! Pszczoła zbiera pyłek, żeby stworzyć miód. Tak jak Ty zbierasz wiedzę, żeby się rozwijać. Pszczoła jest dobra dla świata, a rozwój jest dobry dla Ciebie. Poleć na eduAkcja.biedronka.pl – to Twoja nowa platforma rozwojowa. 

W takiej narracji, mówionej głosem znanej dziennikarki Krystyny Czubówny, udostępniliśmy 24 maja 2021 r. wszystkim pracownikom Biedronki nową platformę rozwojową o nazwie eduAkcja. To innowacyjny projekt i milowy krok w kierunku cyfryzacji szkoleń w naszej firmie. Dlaczego akurat pszczoła, co jest głównym celem platformy i jak został on osiągnięty, dowiecie się z artykułu.

POLECAMY

Learning agility, czyli dlaczego warto inwestować w rozwój pracowników

Psycholog Carol Dweck opisała w swojej książce dwie postawy ludzi: sztywną i rozwojową. Ta pierwsza charakteryzuje się nastawieniem na stałość i przekonaniem, że inteligencja i umiejętności są nabyte oraz niezmienne. Druga postawa opiera się na przekonaniu, że talenty można doskonalić, a kompetencje rozwijać.

We współczesnym świecie zdecydowanie wygrywa druga postawa. Nastawienie na rozwój i zdolność uczenia się są jednymi z najważniejszych kryteriów na rynku pracy bez względu na stanowisko czy rolę w organizacji. Co więcej, nie wystarczy tylko ogólna deklaracja samorozwoju czy rozłożone w czasie szkolenia i nabywanie nowych doświadczeń. Liczy się dynamika, a dokładniej podejście do metodologii rozwoju. Obecnie o skali wartości firmy, dużo bardziej niż kiedyś, decyduje podejście organizacji do czerpania z potencjału i doświadczeń pracowników. Z drugiej strony, osoby, które są otwarte na zmiany, uczenie i oduczanie się, dużo lepiej odnajdują się w szaleńczo nieprzewidywalnych czasach. Pojęcie rozwoju w ostatnim czasie przechodzi przeobrażenia w kierunku większej elastyczności, odporności oraz otwartości na to, co niepewne.

Nowe formy rozwoju na nowe czasy

Podążając za wymaganiami i oczekiwaniami rynku pracy, branża szkoleniowo-rozwojowa mocno się zmienia na przestrzeni ostatnich kilku lat. Do historii odchodzą szkolenia utożsamiane z nudnym wykładem lub ograniczające się do nauki obsługi jakiegoś urządzenia. Na pierwszy plan wysuwają się personalizacja i interakcja – szkolenie powinno być uszyte na miarę, ciekawe i angażujące, niezależnie od tematyki, której dotyczy. Z jednej strony nadal ważna pozostaje jakość merytoryki szkoleń stacjonarnych, a z drugiej strony otwierają się drzwi do innych form uczenia w formie cyfrowej, m.in. blended learning, microlearning, szkoleń w goglach VR, platform e-learningowych czy rozwiązań bazujących na social learningu.

 Ryc. 1. Fragment filmu promującego nową platformę – nawiązuje do połączenia dwóch owadów: biedronki i pszczoły
źródło: opracowanie własne

Organizacja, która uczy i rozwija

Jako Biedronka aktywnie śledzimy rynek pracy i zauważamy zmiany w dynamice szkoleń oraz rozwoju pracowników. Dlatego stawiamy na aktywne inspirowanie oraz wspieranie procesu ich rozwoju. Według nas jest to składowa utrzymania pozycji 
lidera na rynku. Realizacja działań mających na celu budowanie organizacji uczącej się jest w naszej firmie komunikowana jako organizacja, która uczy i rozwija. Aktywności w ramach tego podejścia skupiają się na kreowaniu otoczenia sprzyjającego samorozwojowi, poszukiwaniu rozwiązań, eksperymentowaniu, dzieleniu się dobrymi praktykami oraz wyciąganiu wniosków i uczeniu się na błędach. W ramach organizacji, która uczy i rozwija, powołaliśmy Ambasadorów Rozwoju spośród starszych menedżerów sprzedaży, którzy inicjują działania w tym obszarze, a następnie w maju br. udostępniliśmy wszystkim pracownikom dedykowaną im platformę rozwojową: eduAkcja.

 Ryc. 2. Logo Organizacji, która uczy i rozwija

Cyfrowa rewolucja Biedronki

Udostępnienie wszystkim pracownikom Biedronki platformy rozwojowej eduAkcja to rewolucyjny krok w obszarze szkoleń i rozwoju pracownika. 

Historia szkoleń wykorzystujących cyfrowe metody sięga jeszcze kilku lat wstecz, kiedy to dostępne były dla pracowników wybrane szkolenia obowiązkowe za pośrednictwem platformy e-learningowej, z dostępem ograniczonym tylko dla wybranych sklepów lub z wymogiem połączenia z siecią firmową w przypadku pracowników biurowych. W kolejnych krokach zmieniliśmy ten system, m.in. poprzez wdrożenie dla pracowników biurowych platformy rozwojowej online, którą nazwaliśmy 
eduAkcja, z której możliwe było korzystanie również bez konieczności połączenia z siecią służbową. To rozwiązanie bardzo dobrze sprawdziło się podczas niespodziewanych miesięcy obostrzeń i ograniczonych możliwości poruszania się. Wdrożenie nowego rozwiązania firmy HCM Deck dla pracowników biurowych, a przy tym dobra współpraca, elastyczność rozwiązań i otwartość na informację zwrotną spowodowały, że zdecydowaliśmy, aby ta platforma stała się narzędziem do nauki nie tylko ponad 3 tysięcy, ale ponad 70 tysięcy pracowników Biedronki.

 Ryc. 3. Logo eduAkcji i nazwa w czterech wersjach językowych
źródło: opracowanie własne

Ważne

„Za nami rok intensywnej, wspólnej pracy w kierunku budowania organizacji otwartej na rozwój ludzi. Wdrożyliśmy działania, które wprowadzają nową jakość w podejściu do szkoleń oraz wspierają otwartość w dostępie do wiedzy. Jestem przekonany, że Ambasada Rozwoju i stwarzanie naszym pracownikom warunków sprzyjających uczeniu się, udostępnienie im wszechstronnego narzędzia online to właściwy kierunek w obecnych czasach, tak bardzo spójny z budowaniem biznesu, za który jesteśmy odpowiedzialni” – mówi Marcin Mendruń, dyrektor działu szkoleń i rozwoju. 

Dzięki rozszerzeniu funkcjonowania eduAkcji dla wszystkich pracowników zrobiliśmy znaczący krok w kierunku bardziej przyjaznego, równego i satysfakcjonującego dla wszystkich środowiska pracy. Platforma stworzyła przestrzeń do lepszej współpracy, lepszego wzajemnego zrozumienia, lepszego poznania się nawzajem, a tym samym pozwoliła na zbudowanie relacji, która jest pomostem do wspólnego sukcesu.

Co więcej, platforma rozwojowa eduAkcja, jako polski pomysł, zrobiła również karierę międzynarodową. Koledzy i koleżanki z Grupy Jeronimo Martins w Portugalii i Kolumbii docenili polską inicjatywę i zdecydowali się na wdrożenie podobnego rozwiązania w swoich krajach. Tym samym eduAkcja bardzo szybko awansowała do platformy dla łącznie ponad 120 tysięcy użytkowników w trzech krajach i w czterech wersjach językowych.

Pszczoła w logo eduAkcji

Od początku funkcjonowania eduAkcji w logo znajdowała się pszczoła. Wywoływało to lekkie zdziwienie na twarzach pracowników, przyzwyczajonych do wizerunku biedronki. Pojawiały się pytania: dlaczego nie biedronka? 

Otóż chcieliśmy wyróżnić sam projekt i podkreślić specyfikę oraz wartość nowej platformy. 

EduAkcja to platforma rozwojowa, z której chcemy, aby pracownik korzystał w czasie, miejscu i w warunkach, które sam sobie wybierze, a nie wyznaczonych przez pracodawcę. Chcemy, by wybierał stamtąd treści, które dla niego są interesujące. Stąd za logotypem pszczoły kryje się narracja, która mówi o tym, że pszczoła zbiera pyłek, żeby stworzyć miód, tak jak człowiek zbiera wiedzę, żeby się rozwijać. Pszczoła jest dobra dla świata, a rozwój jest dobry dla człowieka. Sama nazwa i brand eduAkcji 
zostały przyjęte również przez pozostałe spółki w Portugalii oraz w Kolumbii. 

Wszystkie ręce na pokład!

Wdrożenie platformy eduAkcja to projekt wymagający dużego zaangażowania i uważności. Zależało nam, aby naszym pracownikom dostarczyć najlepszą jakość treści w najatrakcyjniejszej formie. Dlatego przez kilka miesięcy nad eduAkcją pracowało wiele osób. Ścisły zespół projektowy był kilkuosobowy, ale tak naprawdę do budowy eduAkcji swoją cegiełkę dołożyło kilkadziesiąt osób. Wszystko w trosce o rozwój naszych pracowników. Ogromne zaangażowanie i wsparcie wielu działów, szczególnie: szkoleń i rozwoju, HR-u operacyjnego, operacyjnego, logistyki, komunikacji, IT, doskonalenia pracy sklepu, pokazało, że współpraca to dla nas przyjemność, a równocześnie szansa na wspólną wymianę poglądów, wzajemne uczenie się. To ubogaca o nowe doświadczenia i bardzo buduje więź oraz coraz większą identyfikację z firmą. Te różne spojrzenia zaowocowały platformą dobrze realizującą założone cele.

Jedna instancja, kilka spółek 

Niekwestionowanym atutem, a z drugiej strony wyzwaniem była możliwość posiadania jednej wspólnej instancji, czyli jednego adresu strony dla całej Grupy Jeronimo Martins. Takie rozwiązanie pozwalało na wymianę materiałów szkoleniowych z dostosowanymi tłumaczeniami. Dostawca platformy miał szereg wyzwań z dostosowaniem automatycznych tłumaczeń, dopasowaniem rozwiązania do różnych oczekiwań i przeznaczeniem danych modułów na platformie. Dla lokalnych zespołów projektowych oraz działu IT dużym sprawdzianem była również automatyczna synchronizacja danych osobowych z bazy SAP. Każdy program SAP w każdym z krajów ma trochę inną strukturę, a każdy kraj dysponuje innymi danymi. Wszystkie te działania zakończyły się sukcesem.

Nie jedna persona, ale różne grupy odbiorców

Biedronka w Polsce to ponad 70 tysięcy pracowników i duża różnorodność. To ludzie na różnorodnych stanowiskach, o różnych zainteresowaniach czy różnym miejscu zamieszkania. Równocześnie to ludzie o zróżnicowanych oczekiwaniach co do platformy. Na etapie planowania przeprowadziliśmy badanie potrzeb szkoleniowych wśród pracowników reprezentujących różne stanowiska. Analiza i identyfikacja tych potrzeb to kluczowy etap, gdyż staranność jego przeprowadzenia wpływała na proces planowania i tworzenia materiałów. To, jak są ułożone treści i jaka jest ich tematyka, wynika z wielu działań przygotowawczych. Wszystkie miały na celu lepsze dopasowanie treści dla pracowników Biedronki, aby każdy mógł w przyjazny sposób poznać naszą firmę i tworzących ją ludzi: 

  • wywiady z pracownikami, którzy dotychczas korzystali z eduAkcji, podczas których wypracowaliśmy adekwatny sposób nawigacji po stronie, ułożenie treści, a także oceniliśmy, jakie treści są najbardziej atrakcyjne i użyteczne, 
  • warsztaty, by zdefiniować tematykę i formy materiałów dla sześciu segmentów odbiorców spośród dwóch działów: operacyjnego i logistyki,
  • ankiety anonimowe adresowane do wszystkich pracowników, które pomogły przeanalizować, co nasi pracownicy czytają, słuchają, z jakich platform dotychczas korzystali i które im się podobają. 

Przepis na dobre pierwsze wrażenie bez wizerunkowej wpadki

Testowanie oraz przeprowadzanie pilotaży to fundamentalny etap projektu. Nie może na niego zabraknąć środków ani czasu, ponieważ zaoszczędza te zasoby później, dzięki eliminacji błędów. Na etapie wdrażania platformy, przez kilka miesięcy przeprowadziliśmy pilotaże o różnym charakterze.  

1. Pilotaż techniczny

Nic nie jest tak ważne, jak pierwsze wrażenie. 

Co to oznacza w praktyce? Nawet najlepszej jakości narzędzie, z którego nie potrafimy korzystać, trafia do szuflady. Dlatego mocno skupiliśmy się na rzetelnym sprawdzeniu działania platformy, jego funkcjonalności, raportowania, zebrania danych dotyczących umiejętności logowania i nawigacji po stronie. W pilotażu technicznym trwającym 5 tygodni brało udział 110 testerów – chętnych pracowników sklepów na różnych stanowiskach. Każdy tester dostał jasno określone zadania do wykonania i na tych przykładach analizowaliśmy, czy platforma działa poprawnie. Rezultatem było wyeliminowanie błędów, kilka znaczących udoskonaleń platformy, solidna porcja danych i opinii użytkowników, które przyczyniły się do wdrożenia narzędzia z takim sukcesem. 

2. Pilotaż kompleksowy 

Kolejnym etapem naszych prac był pilotaż, którego celem było próbne wdrożenie platformy w trzech wybranych regionach. W każdym z nich znajdował się zespół wspierający i udzielający regularnej informacji zwrotnej. Wspólnie szukaliśmy najbardziej efektywnych sposobów dotarcia do użytkowników, poprzez ankiety i wywiady badaliśmy ich user experience oraz pytaliśmy o tematy, które są dla nich najbardziej atrakcyjne. Wszystko po to, aby wyznaczyć dalszy kierunek działań. Jednym z kluczowych wniosków była konieczność przygotowania bardzo dokładnej i jasnej instrukcji rejestracji i logowania, stanowiącej kompendium wiedzy o platformie. Zebraliśmy zespół pracowników chętnych do tworzenia treści oraz przekonaliśmy się, jak ważna jest komunikacja od przełożonego.   

Jak się skomunikować z ponad 70 tysiącami użytkowników? 

Komunikacja i marketing tego przedsięwzięcia stanowiły również wyzwanie. Spora część pracowników Biedronki to przedstawiciele sklepów i centrów dystrybucyjnych, z którymi nie mieliśmy bezpośredniego kontaktu mailowego lub telefonicznego, gdyż nie dysponują sprzętem służbowym i nie posiadają imiennego adresu mailowego. W tym celu wraz ze wsparciem działu komunikacji, opracowaliśmy strategię komunikacji, która opierała się na kilku kanałach, tak aby dotrzeć do naszych ludzi.

1. Platforma Dla Nas w JM

To portal wewnętrzny dla wszystkich pracowników Biedronki, zawierający informacje o programach wsparcia oraz najważniejszych wydarzeniach w firmie. Jest bardzo popularną stroną i była kluczowym kanałem komunikacji. Za jej pośrednictwem zorganizowaliśmy kampanię teaserową o nazwie „Twoja droga do rozwoju”, gdzie umieszczaliśmy co tydzień przez pięć tygodni artykuł dotyczący rozwoju napisany przez naszych trenerów oraz krótkie wideo zapowiadające niespodziankę dla naszych pracowników. Bohaterami wideo byli pracownicy Biedronki z wielu różnych stanowisk, którzy byli zaangażowani w projekt wdrożenia. 

 Ryc. 4. Widok chat bota, którego można zapytać o eduAkcję
źródło: opracowanie własne

Na tydzień przed uruchomieniem eduAkcji odbyła się też zabawa dla pracowników „Co połączy biedronkę i pszczołę?”, gdzie za pośrednictwem czatbota pracownicy udzielali swoich odpowiedzi. Oczywiście 24 maja 2021 r., w dniu udostępniania platformy, pojawiła się odpowiedź na zadane pytanie oraz wideo, w którym dyrektor generalny Luis Araujo zachęcał do korzystania z eduAkcji.

2. Materiały drukowane

Bazując na wnioskach z pilotaży, każdy pracownik sklepu i centrum dystrybucji otrzymał ulotkę ze wszystkimi informacjami o platformie i szczegółową instrukcją logowania, a w każdym sklepie i w każdym centrum dystrybucyjnym w pomieszczeniu socjalnym pojawił się żółto-czarny, eduAkcyjny plakat. Innym kreatywnym pomysłem na promocję eduAkcji były naklejki z hasłem przypominającym o eduAkcji. Na lustrach można było odczytać „Ale jesteś przystojny!” lub „Pięknie dziś wyglądasz. Zadbaj też o swój rozwój”, a na stołach w stołówce: „Nakarmiłeś swoje ciało, a pomyślałeś o umyśle?”. 

 Ryc. 5. Naklejki promujące eduAkcję na stoły i lustra
źródło: opracowanie własne

3. Materiały cyfrowe

Dzięki pomysłowości i wsparciu pracowników regionów pilotujących eduAkcję wypracowaliśmy następujące kanały komunikacji cyfrowej:

  • przez dwa tygodnie od wdrożenia platformy pulpit komputera w sklepie stanowiło tło EduAkcji, a sound system w sklepach przypominał o eduAkcji spokojnym głosem Krystyny Czubówny (po zamknięciu sklepu dla klientów),
  • na ekranie w strefie odpoczynku w centrach dystrybucyjnych emitowane były rotacyjnie nagrania o eduAkcji. 
 Ryc. 6. Kilka kafelków z platformy 
źródło: opracowanie własne

4. Komunikacja kaskadowa 

Niewątpliwie w tak dużej organizacji, jak Biedronka, komunikacja kaskadowa odgrywa zasadniczą rolę w przekazaniu informacji o nowych projektach, dając wymierne korzyści, jak: możliwość zadawania pytań, uzyskania wyjaśnienia oraz weryfikacji opinii pracowników, poznania ich obaw. Ten rodzaj komunikacji został aktywnie wsparty przez dyrektora generalnego Luisa Araujo oraz dyrektora perso...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy