W NEUCA zatrudniamy już blisko 9,8 tys. pracowników. Działamy w różnych obszarach biznesowych, w związku z tym nasze rekrutacje są bardzo różnorodne, a przez to ciekawe. Najczęściej poszukujemy nowych osób do działu sprzedaży, marketingu, księgowości, IT oraz analiz danych, a także łańcucha dostaw, naszych przychodni lekarskich i ośrodków badań klinicznych. W ubiegłym roku zamknęliśmy 1118 rekrutacji, spotkaliśmy się z 3156 kandydatami, a zespół dziewięciu rekruterów przeanalizował aż 56 665 aplikacji.
Jakimi wartościami kierujemy się w swojej pracy?
Uczciwość, szacunek i satysfakcja klientów to wartości, na których opiera się nasza codzienna praca i współpraca w różnych obszarach biznesu. W NEUCA rozwijamy atmosferę otwartości i akceptacji różnic między ludźmi. Różnorodność to nasza fundamentalna wartość! Chcemy, aby każda osoba była traktowana indywidualnie i z szacunkiem. Chcemy pozostawiać wszystkim przestrzeń i swobodę działania. Chcemy uwolnić potencjał wynikający z naszej różnorodności. I tego też potencjału poszukujemy w naszych procesach rekrutacyjnych.
Proces rekrutacyjny to nie tylko spotkanie z kandydatem
Z moich obserwacji z rynku wynika, że proces rekrutacyjny bywa często postrzegany jedynie przez pryzmat rozmowy z kandydatem. Spotkanie rekrutacyjne to kluczowy moment, ale aby do niego doszło, konieczne są wcześniejsze, pozytywne interakcje między potencjalnym kandydatem a pracodawcą. Wiele osób zapomina, że doświadczenia kandydata zaczynają się kształtować już od pierwszego kontaktu z marką pracodawcy. To właśnie wtedy kandydat zaczyna budować swoją opinię, na podstawie której decyduje o dalszych działaniach.
Proces budowania pozytywnych doświadczeń kandydatów w naszym podejściu dzielimy na dwa główne etapy: fazę przedaplikacyjną i aplikacyjną. Pierwszy z nich koncentruje się na budowaniu świadomości oraz atrakcyjności marki jako pracodawcy na rynku pracy. W dobie nieustającej konkurencji o talenty, (pozytywne) wyróżnienie się na rynku pracy jest kluczowe nie tylko dla organizacji, lecz także z punktu widzenia potencjalnych kandydatów. Badania takie jak Employer Brand Research jasno pokazują, że dobra reputacja firmy zyskuje coraz większe znaczenie przy wyborze przyszłego pracodawcy. Drugi etap jest związany już z konkretną potrzebą rekrutacyjną i całym procesem, w jakim bierze udział nasz kandydat.
Jak budować relacje z potencjalnym kandydatem w fazie przedaplikacyjnej?
Pierwszym krokiem jest dotarcie do naszej grupy docelowej – zarówno tych aktywnie szukających pracy, jak i pasywnych kandydatów, którzy mogą jeszcze nie wiedzieć o istnieniu naszej organizacji. Kluczowym celem tej fazy jest wzbudzenie zainteresowania i budowanie rozpoznawalności marki. Naszym zadaniem jest pokazanie NEUCA „od środka” poprzez różnorodne kanały komunikacji. Dzielimy się podejściem do pracy, pokazujemy kulturę organizacyjną, ale przede wszystkim chcemy mówić o perspektywie naszych pracowników. W końcu najlepszym i najbardziej autentycznym potwierdzeniem, a zarazem ambasadorem tego, jak wygląda codzienność w NEUCA, jest właśnie nasz pracownik. Jeśli uda nam się wzbudzić ciekawość wśród potencjalnych kandydatów, będą oni bardziej skłonni do dalszego zapoznania się z naszymi ofertami pracy czy naszą stroną internetową. Kluczowe jest, aby to wstępne zainteresowanie przekształciło się w chęć uczestniczenia w rekrutacji. Dlatego też obecność na targach pracy, współpraca ze studentami czy organizowane drzwi otwartych w Centrali Grupy NEUCA lub poszczególnych lokalizacjach, to wiele przygotowań po naszej stronie, które mają być spójne z naszymi wartościami. To projekt, w który zaangażowany jest kilka lub kilkanaście osób.
Faza przedaplikacyjna to moment, w którym kandydat, na podstawie swoich pierwszych wrażeń, decyduje, czy chce do nas dołączyć. Nasza rola jako rekruterów i menedżerów jest tutaj kluczowa – to my jesteśmy wizytówką firmy i naprawdę wiele od nas zależy, jak kandydaci będą postrzegać naszą organizację. To od nas zaczyna się ich pierwsze doświadczenie z NEUCA.
Wprowadzenie kandydata do naszego procesu rekrutacyjnego
W kolejnym kroku kandydat wchodzi w nasze standardy procesu rekrutacyjnego, co wiąże się z całą ścieżką od analizy treści ogłoszenia, aż po informację zwrotną, a może, idąc dalej – onboarding. Nie działamy na zasadzie „róbmy tak, jak ostatnio” albo „przecież się sprawdziło, po co zmieniać?”. Wiemy najlepiej, jakie są trendy, i wciąż szukamy inspiracji, aby optymalizować i ulepszać nasze działania.
Ogłoszenie powinno być interesujące, ale przede wszystkim zrozumiałe dla osoby spoza naszej organizacji. Zwracamy uwagę na takie elementy, jak chociażby model pracy czy oczekiwana ilość dni pracy z biura. To są istotne kwestie, które powinny być komunikowane już od początku. W następnym kroku, jeśli kandydat zdecyduje się na udział w rekrutacji, wypełnia formularz aplikacyjny. Nie wymagamy na tym etapie odpowiedzi na pytania poza standardowymi, związanymi z dostępnością kandydata czy oczekiwaniami finansowymi. Naszym celem jest uproszczenie tej ścieżki, aby kandydat nie czuł się przytłoczony już na starcie.
W ostatnim czasie wdrożyliśmy także automatyzację wiadomości, która jest przede wszystkim potwierdzeniem dla kandydata, że jego CV pojawiło się w naszym systemie rekrutacyjnym, a także informacją o kolejnych krokach. Chcemy dawać feedback na bieżąco, a system rekrutacyjny, z którego korzystamy, bardzo nam w tym pomaga. W trakcie selekcji CV mamy możliwość wysłania automatycznej wiadomości do kandydata, któremu na tym etapie chcemy podziękować.
Bieżąca analiza oczekiwań kandydatów oraz dostępnych raportów pozwala nam zrozumieć proces rekrutacyjny z ich perspektywy, a następnie wdrażać rozwiązania, które spowodują, że kandydat nie będzie w ciągłym procesie oczekiwania.
W jaki sposób kontaktujemy się z kandydatem w celu zaproszenia na spotkanie? Telefonicznie. Dbamy o to, aby dokładnie wybrzmiało skąd i w jakim celu się kontaktujemy. Weryfikujemy oczywiście to, czy to jest dobry moment na krótką rozmowę. Pamiętajmy, że kandydat właśnie może być w pracy, w drodze do sklepu czy w trakcie ważnego spotkania. Nie zawsze będzie to idealny czas na to, aby mówić o szczegółach rekrutacji.
To, czym się kierujemy w procesie, to przede wszystkim partnerstwo. Omawiamy proces, proponujemy kilka dostępnych terminów i tłumaczymy, jak będzie przebiegało spotkanie i kto będzie brał w nim udział po naszej stronie. Dbamy także o to, aby poza rekruterem i Hiring Managerem nie pojawiały się dodatkowe osoby. Wyjątkiem może być dodatkowa weryfikacja, np. techniczna, kandydata, gdzie konieczna jest wówczas obecność eksperta, ale tylko w danym fragmencie spotkania. Zdajemy sobie sprawę, że dla większości osób rozmowa rekrutacyjna naturalnie powoduje stres, a obecność kilku osób z firmy może być wręcz przytłaczająca. Każdy kandydat otrzymuje od nas informację zwrotną z decyzją po spotkaniu rekrutacyjnym. W pierwszej kolejności jest to próba kontaktu telefonicznego. Od niedawna praktykujemy także wiadomość e-mail do wszystkich kandydatów, którzy aplikowali na dane stanowisko, a niestety nie spotkaliśmy się z nimi. To cenna informacja, dzięki której wiadomo, że proces został zakończony.
Design thinking w tworzeniu standardów rekrutacji
Wszystko mamy opisane w standardzie rekrutacji, który wypracowaliśmy metodą design thinking. Do wypracowania tych zasad zaprosiliśmy nie tylko cały zespół rekruterów czy HR business partnerów, ale także Hiring Managerów i kandydatów. Zależało nam, aby spojrzeć na proces rekrutacyjny z każdej możliwej perspektywy i znaleźć rozwiązania adekwatne dla każdej z tych grup. Ponadto zdecydowaliśmy się na wypracowanie zasad rekrutacji wewnętrznej, aby każdy kandydat wewnętrzny czuł się w tym procesie komfortowo.
W NEUCA bardzo dbamy o to, aby w okresie wdrożenia nowego pracownika, każdy zainteresowany wiedział, jakie zadania związane są z jego rolą. Tworząc przewodnik onboardingowy, chcieliśmy, aby każdy Hiring Manager czuł się dobrze przygotowany do przyjęcia nowego pracownika. Co więcej, nasz system wewnętrzny wysyła także różnego rodzaju przypomnienia, które jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika, informują Hiring Managera o kolejnych krokach. Materiały są wciąż analizowane i aktualizowane. To ma być przewodnik, który spełnia swoją funkcję i daje pełny obraz informacji.
Skąd czerpiemy dane o ocenie naszych procesów rekrutacyjnych?
Już od ponad 5 lat na bieżąco analizujemy doświadczenia naszych kandydatów w procesach rekrutacyjnych, aby zderzyć nasze wyobrażenie i działania z ich oczekiwaniami oraz informacją zwrotną. Początkowo korzystaliśmy z wewnętrznego narzędzia, dzięki któremu dołączaliśmy link do wiadomości z podziękowaniem za udział w rekrutacji. W linku zaszyty był dostęp do anonimowej ankiety. Analizując wciąż informację zwrotną od kandydatów, a także pojawiające się potrzeby głębszej analizy po naszej stronie, zdecydowaliśmy się na rozszerzenie pytań w ankiecie, ale i zmianę narzędzia. Dzisiaj, dzięki integracji Webankiety z eRecruiterem, korzystamy z automatyzacji wysyłki wiadomości od razu po zmianie etatu dla wybranego kandydata. Stworzyliśmy inną treść dla osób, którym na tym etapie dziękujemy, i inną dla zatrudnionych w procesie. Wysyłka tej wiadomości jest poparta wcześniejszą informacją zwrotną w formie telefonicznej.
Wypełnienie ankiety nie powinno zająć więcej niż 2–3 minuty. Wychodzimy z założenia, że powinna być krótka, ale konkretna. Poza obowiązkowym pytaniem o skłonność polecenia do udziału w rekrutacji, czyli inaczej NPS (Net Promoter Score), dodaliśmy pytania otwarte pogłębiające. Jesteśmy bardzo ciekawi tego, co szczególnie spodobało się kandydatowi w naszym procesie rekrutacyjnym, ale też co powinniśmy w jego opinii poprawić. To dla nas materiał do analizy i wspólnych warsztatów zespołu. Z uwagi na to, że na proces rekrutacyjny składa się wiele elementów, o czym pisałam powyżej, zdecydowaliśmy się także na zaproszenie kandydatów do pytania macierzowego, gdzie w skali 1–5 mogą ocenić treść naszego ogłoszenia, kontakt telefoniczny z rekruterem, przebieg spotkania rekrutacyjnego, jakość odpowiedzi na pytania z jego strony, a także informację zwrotną. Uwzględniamy również różnice w doświadczeniach kandydatów wewnętrznych i zewnętrznych poprzez ostatnie pytanie, jakim typem kandydata jesteś.
Prace nad wdrożeniem badania candidate experience pojawiły się przy okazji aktualizacji naszego podejścia do exit interview. Pracując nad optymalizacją tego etapu na ścieżce pracownika, stwierdziliśmy, że warto zrobić krok wstecz i wyjść z badaniem, które pozwoli nam zrozumieć naszych kandydatów, ich oczekiwania i perspektywę.
W naszej ankiecie bierze udział co czwarty kandydat, po otrzymaniu informacji zwrotnej. Narzędzie, z którego korzystamy, pozwala nam także na wysyłanie przypomnienia dla kandydatów, którzy przez trzy dni od otrzymania ankiety nie rozpoczęli oceny procesu rekrutacyjnego. Analizując NPS od początku tego roku, osiągnęliśmy NPS powyżej 50. To dobry wynik, patrząc też na skalę naszego działania (rocznie zatrudniamy średnio powyżej 1 tys. osób), gdzie w każdym roku spotykamy się z kilkoma tysiącami kandydatów. My natomiast analizujemy nasze wyniki kwartalnie, a także z perspektywy tygodni. Jeśli zauważamy, że wynik jest niższy, rozmawiamy o tym, co mogło wpłynąć na taką ocenę. Najtrudniejszym okresem są wakacje oraz okresy świąteczne, gdzie często procesy rekrutacyjne rozciągają się w czasie, z uwagi na urlop czy dłuższe wolne od pracy. To niestety negatywnie wpływa na doświadczenia kandydatów, którzy są w procesie dłużej, niż by tego oczekiwali.
Jak badanie doświadczeń kandydatów wpływa na nasze procesy rekrutacyjne?
Dla naszego zespołu rekrutacyjnego badanie doświadczeń kandydatów to nie tylko funkcjonująca ankieta, w której udział biorą kandydaci. Dla nas to przede wszystkim baza informacji do ciągłej analizy i wyciągania wniosków. Przyznam, że każdego dnia loguję się do systemu i weryfikuję nowe odpowiedzi. W naszym zespole praktykujemy podsumowania kwartalne dotyczące tego, jak zmieniła się skłonność polecenia do udziału w rekrutacji do naszej organizacji, ale także oceny poszczególnych elementów procesu rekrutacyjnego. Z początkiem roku spotykamy się w szerszym gronie, gdzie wraz z HR Business Partnerami oraz dyrektorem HR przyglądamy się naszym wynikom za rok poprzedni. Nie chcemy się zamykać wyłącznie na naszych kandydatów i procesy rekrutacyjne, a w związku z tym, jest to też idealny moment, aby wspólnie przeanalizować, jak rekrutacja jest postrzegana w ogólnopolskim badaniu doświadczeń kandydatów, realizowanych od lat przez eRecruitera. Stale poszukujemy sposobów na ulepszenie naszych procesów, bo wierzymy, że jakość doświadczeń kandydatów bezpośrednio wpływa na nasz wizerunek jako pracodawcy, i na sukces firmy.
Fundament sukcesu to ciągła edukacja
Edukacja Hiring Managerów to jedno z kluczowych zadań naszego zespołu rekrutacyjnego. Wspólnie głosimy, że w procesie rekrutacyjnym wszyscy jesteśmy równi. I taką zasadą kierujemy się w swojej codziennej pracy. Jako rekruterzy, będąc blisko rynku, posiadamy wiedzę odnośnie do zmieniających się trendów. Poza bieżącą współpracą w odpowiedzi na potrzeby rekrutacyjne, organizujemy także warsztaty dla menedżerów, w których dzielimy się wiedzą oraz najlepszą praktyką. Mówimy o tym, w jaki sposób budować relacje z kandydatami, i co na te doświadczenia wpływa. „Wchodzimy w buty” kandydata, projektując wymarzony proces rekrutacyjny. Tworzymy persony idealnego kandydata, a także pytania rekrutacyjne. W ostatnim czasie wyszliśmy z propozycją warsztatów budowania marki osobistej Hiring Managera. Dane z ogólnodostępnych raportów są dla nas tylko potwierdzeniem, że zdecydowana większość poszukujących pracy sprawdza aktywność potencjalnych pracodawców w mediach społecznościowych i jest ciekawa aktywności potencjalnego przełożonego. LinkedIn stał się kluczowym kanałem komunikacji marki pracodawcy i dla wielu firm jest on numerem jeden, wyprzedzając nawet stronę kariery. Te wszystkie działania mają na celu dzielenie się najlepszą wiedzą, praktycznymi wskazówkami, a także trendami, które pozwolą budować pozytywne doświadczenia kandydatów, a w ostateczności wpływać także na przyciąganie talentów do organizacji.
Regularnie organizujemy również warsztaty dla naszego zespołu rekrutacyjnego, aby dostosować nasze praktyki do dynamicznych zmian na rynku pracy. Jesteśmy świadomi, że potrzeby i oczekiwania kandydatów, w tym nowych pokoleń, stale się rozwijają. Zgłębiamy wiedzę, poznajemy doświadczenia innych, spotykamy się z ekspertami, aby wspólnie pracować nad poszczególnymi elementami procesu rekrutacyjnego. Obszarem, nad jakim w ostatnim czasie pracowaliśmy, był feedback. W trakcie warsztatów, pracowaliśmy na przykładzie naszych case study. Każdy z nas wyszedł z wieloma wypracowanymi rozwiązaniami, ale też wskazówkami do zastosowania od zaraz. Taki czas jest dla nas wyjątkowy, bo wspólnie możemy spojrzeć na daną sytuację, omówić ją, ale też chłonąć wiedzę od doświadczonego trenera.
Otwartość na ciągłe doskonalenie i rozwój to kierunek naszego zespołu
Podsumowując, w NEUCA przywiązujemy ogromną wagę do budowania pozytywnych doświadczeń kandydatów na każdym etapie procesu rekrutacyjnego. Świadomie inwestujemy w działania, które wzmacniają naszą markę pracodawcy i przyciągają talenty. Nasze podejście oparte na otwartości, różnorodności i partnerstwie, w połączeniu z nowoczesnymi narzędziami i praktykami rekrutacyjnymi, pozwala nam tworzyć przyjazne i profesjonalne środowisko dla kandydatów. Nieustannie analizujemy i doskonalimy nasze procesy, aby jak najlepiej odpowiadały na potrzeby i oczekiwania przyszłych pracowników. Już od kilku lat pracujemy na comiesięcznych raportach, aby analizować kilka kluczowych dla nas mierników. To przede wszystkim trafność rekrutacji, która jest przez nas definiowana jako skuteczna, kiedy osoba, którą zatrudnimy do Grupy NEUCA, przepracuje co najmniej 6 miesięcy. Tutaj możemy się pochwalić wynikiem na poziomie blisko 90%, co oznacza, że aż 9 na 10 osób zatrudnionych w 2023 r. wciąż z nami pracuje. Kolejnym ważnym dla nas wskaźnikiem jest czas trwania rekrutacji, który analizujemy z kilku perspektyw, biorąc pod uwagę różnorodność obszarów biznesowych czy poziom stanowiska.
Wiemy, że jakość doświadczeń kandydatów bezpośrednio wpływa na nasz sukces jako organizacji, dlatego stale się uczymy i rozwijamy, aby być liderem na rynku pracy.
