Trudna sztuka tworzenia budżetu personalnego. Jak zrobić to dobrze?

Czym jest budżet personalny?

Najprostszą odpowiedzią na to pytanie jest definicja, która mówi o tym, że jest to zestawienie planowanych kosztów oraz ich bieżące wydatkowanie. Jednakże w rzeczywistości budżet personalny jest o wiele bardziej skomplikowany. Stworzenie koncepcji oraz zabezpieczenie wszystkich niezbędnych możliwych wydatków jest działaniem, w którym niezbędne są duże doświadczenie, dane historyczne oraz umiejętność elastycznego działania i myślenia. Należy w tym miejscu nadmienić, że często budżet personalny to nie tylko zestawienie kosztów, jakie pracodawca ponosi w związku z wynagrodzeniami swoich pracowników. W budżetach tych często również znajdują się takie pozycje, jak np. szkolenia, koszty bezosobowe, koszty opieki medycznej czy też zabezpieczenia floty samochodowej. W szeroko rozumianym budżecie personalnym może znaleźć się wszystko, co tylko dotyczy pracownika w każdym możliwym aspekcie. Z mojego doświadczenia wynika, że w takim budżecie może znaleźć się chociażby pozycja dotycząca opłaty za czynsz z tytułu wynajmowania mieszkań pracowniczych czy też koszty związane z rozliczaniem środków unijnych.

W tym miejscu należy zaznaczyć najważniejszą rzecz, która dotyczy budżetu personalnego. Z racji tego, że budżet ten jest jedną w ważniejszych pozycji w budżecie ogólnym firmy, należy pamiętać, że u jego podstaw leżą również zabezpieczenie płynności finansowej firmy oraz racjonalne gospodarowanie środkami pieniężnymi. 

W jakim celu tworzy się budżet personalny oraz jakie składniki wchodzą w jego skład?

Cel tworzenia budżetu personalnego wydaje się oczywisty. Jednakże nie każdy w firmie ma pełną świadomość, po co się go tworzy oraz jakie główne cele powinien spełniać. Świadomość ta jest niestety najmniejsza wśród pracowników szeregowych, którzy jako jedyny cel funkcjonowania budżetu widzą wypłatę wynagrodzenia oraz zabezpieczenie środków na podwyżki. To bardzo ograniczające pole postrzegania funkcji i celów budżetu personalnego. 

Cele budżetu personalnego

Główne cele budżetu personalnego można określić w formie czterech założeń:

• Gromadzenie informacji.
• Efektywne zarządzanie organizacją.
• Zapewnienie ciągłości działania.
• Dostarczanie informacji o firmie.
   

Źródło: opracowanie własne, na podstawie danych GUS.

Cele te mają przede wszystkim zabezpieczyć zadania obligatoryjne, tj. wypłatę wynagrodzeń czy też świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, podatków. W celach tych zawiera się również planowanie działań operacyjnych firmy, co daje możliwość planowania strategicznych działań mających wpływ na rozwój firmy. Oczywiście jeżeli budżet wykazuje nadwyżkę, można również zrealizować z tego tytułu działania dodatkowe mieszczące się w obszarze HR.

Rola budżetu personalnego

Rola budżetu personalnego to również, albo przede wszystkim, kontrola poprawności realizowania założeń finansowych dotyczących pracowników firmy, ich rozwoju czy też monitoring pośrednich danych, np. dotyczących rotacji czy absencji. Jednakże rolą budżetu jest nie tylko kontrola wydatków, to także dostarczanie informacji i wskazywanie możliwych działań w najbliższym czasie, czyli rola predykcyjna. 

Projektowanie budżetu personalnego

Żeby budżet personalny dobrze spełniał swoje cele i określone w nim role, powinien być jak najbardziej szczegółowo zaprojektowany. Uszczegółowienie to powinno odpowiadać potrzebom firmy oraz możliwościom systemowo-kadrowym. Poniższa tabela obrazuje najprostszy model budżetu personalnego, uszczegółowiony w poszczególnych składowych wynagrodzenia, jednakże ograniczony w kwestii pętli czasowej oraz wskaźników monitorowania. 

Najważniejszą informacją, jaka musi się znaleźć w takim zestawieniu, jest informacja o podstawowych składnikach wynagrodzenia, etatach oraz poziomie wykonania budżetu na dany dzień. Informacja o wynagrodzeniach z umowy o pracę czy też inne składniki wypłaty określone w Kodeksie pracy są istotne z punktu widzenia utrzymania płynności finansowej firmy, ale również w przypadku wyższej, niż zakładaliśmy, realizacji budżetu na tych składnikach. Brak zabezpieczenia odpowiedniej wysokości środków na wynagrodzenia może skutkować brakiem wypłaty pensji dla pracowników, co jest jednoznaczne ze złamaniem prawa i wiąże się z konsekwencjami sądowymi, a w efekcie jeszcze większymi nakładami finansowymi dla firmy.  
 

Źródło: opracowanie własne.

Po co firmie budżet personalny i czy jego tworzenie jest konieczne?

Jest oczywiste, że koszty osobowe powinny być planowane. Jednakże życie pokazuje, że część firm nie planuje swojego budżetu w tym obszarze. Nasuwa się więc pytanie, czy budżet personalny jest w firmie potrzebny. W mojej opinii jak najbardziej. W związku z tym, że koszty osobowe to jedne z większych kosztów w budżecie firmy, a monitorowanie ich ma wpływ na dochód firmy, ale również na jej rozwój, nie widzę możliwości, żeby nie czuwać nad tym obszarem. Szczególnie w obecnych czasach, a w ostatnich latach w szczególności, okazało się, że skrupulatne liczenie i sprawdzanie przepływów finansowych w firmie może oznaczać dalsze jej funkcjonowanie bądź konieczność likwidacji. Pandemia COVID-19 czy wojna w Ukrainie pokazały, jak ważne jest strategiczne planowanie środków w firmie, ale również ich bieżące i częste monitorowanie, w szczególności w momencie wydarzeń, które pojawiają się niespodziewanie i których nie jesteśmy w stanie szybko przewidzieć. III Badanie Analityki

HR pokazuje, że najczęściej firmy monitorują budżet co najmniej raz w miesiącu bądź kwartale.

Tworzenie budżetu personalnego jest również niezwykle istotne ze względu na możliwość chociażby nadążania za trendami i potrzebami rynkowymi w kwestii średnich wynagrodzeń w firmach czy też w poszczególnych branżach. Jak pokazują dane Głównego Urzędu Statystycznego, chociażby odnoszenie wynagrodzeń w firmie do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia daje nam wiedzę, czy jesteśmy konkurencyjni na rynku, czy też nie. 

Dzięki takiej wiedzy mamy możliwość przeprowadzenia skutecznych rekrutacji, zatrudnienia specjalistów w swoich dziedzinach czy też mamy argumenty do rozmowy o podwyżkach wynagrodzeń, nie tylko z zarządem, lecz także z pracownikami.  

Dodatkowymi atutami tworzenia budżetu personalnego są:

• budowanie wiedzy historycznej dającej nam bazę, dzięki której możliwe jest zaprojektowanie budżetu w latach kolejnych,
• możliwość wprowadzenia monitorowania wskaźników HR-owych oraz całej analityki HR, nie tylko stricte controllingu finansowego. 
   

W jakim momencie warto zacząć tworzenie budżetu personalnego, jeśli do tej pory tego nie robiliśmy?

Odpowiedź na tak postawione pytanie jest prosta. Jeżeli go nie mamy, należy go zacząć tworzyć natychmiast. Nie ma żadnego określonego momentu, od którego powinno rozpocząć się tworzenie budżetu personalnego. Jeżeli z jakichś przyczyn to działanie nie wydarzyło się na samym początku rozpoczęcia działalności firmy, należy to naprawić jak najszybciej. Zarówno budżet personalny, jak i cały budżet posiadają swój cykl funkcjonowania i obowiązywania, jednakże atutem istnienia budżetu personalnego jest to, że w każdej chwili można rozpocząć z nim pracę. Oczywiście pierwszy plan i bieżące monitorowanie będą obarczone wieloma niewiadomymi i lukami, jednakże dadzą również wiedzę i o wiele lepszą perspektywę do zabezpieczenia środków w kolejnych latach. 

Perspektywa planowania budżetu personalnego

Okres, na jaki powinno się planować budżet, zależy od specyfiki i potrzeb firmy. Istnieją perspektywy miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne i wieloletnie. Jedynymi ograniczeniami mogą być nasza wyobraźnia, zasoby czasowe i kadrowe. Rozsądne planowanie budżetu powinno obejmować perspektywę minimum roczną. Jednakże specyfika niektórych firm, jak chociażby z branży IT, wymaga bieżącego planowania ze względu na dużą fluktuację kadr z wysokimi zarobkami. Organizacje rządowe czy samorządowe planują budżet, w tym budżet personalny, w perspektywie 3-letniej. Wynika to z przepisów prawa, ale również z kwestii posiadania m.in. wieloletnich kontraktów inwestycyjnych czy też mniejszej zwinności finansowej w tej branży. 

Aktualizacja budżetu personalnego

Plan budżetu personalnego można aktualizować i urealniać do bieżących potrzeb w trakcie roku budżetowego (kalendarzowego). Oczywiście ideałem jest zaplanowanie środków tak, aby nie było takiej konieczności, jednakże planując coś rok wcześniej, ciężko jest przewidzieć wszystkie sytuacje. Nie chodzi tylko o ewentualne niedobory środków. Zaplanowanie zbyt wysokiego budżetu, który wykazuje znaczną nadwyżkę, również nie jest zgodne ze sztuką. Nikt nie określił jasno, jaki poziom wykonania budżetu mieści się w granicach poprawnej wysokości. Praktycy określają ten poziom między 90% a 95%.
 

Kogo zaangażować w proces tworzenia budżetu personalnego?

Planowanie budżetu personalnego może odbywać się oddolnie oraz odgórnie, w zależności od tego, jaką metodę przyjęła firma. 

1. Planowanie odgórne opracowują menedżerowie wyższego szczebla zarządzania. Charakteryzuje się nakazowym stylem funkcjonowania, gdzie poszczególne komórki w firmie otrzymują już gotowe budżety do wykonania. W tym procesie nie uczestniczą pracownicy. Zaletą takiego rozwiązania jest dostosowanie działań do strategii firmy oraz większa sprawiedliwość podziału środków (przynajmniej w założeniu). 
2. Planowanie oddolne, zwane również partycypacyjnym, to proces, który zaczyna się od kierownictwa, opracowującego strategię firmy. Dodatkowo wskazana grupa podwładnych pracuje nad budżetem cząstkowym. Pomniejsze budżety tworzone są przez kierowników niższego stopnia w konsultacji albo przy czynnym udziale pracowników danej komórki. W ten sposób powstaje pierwsza wersja budżetu, która w toku dalszych prac jest urealniana i doprecyzowywana. Zaletą tego rozwiązania jest stworzenie bardziej realistycznego budżetu ze względu na uwzględnianie faktycznych uwarunkowań codziennego funkcjonowania poszczególnych komórek, o których zarząd może nie mieć aż tak szczegółowych informacji. 

W tym momencie ważne jest zwrócenie uwagi na to, kto powinien być odpowiedzialny za tworzenie i wykonanie budżetu personalnego. Według III Badania Analityki HR odpowiedzialność najczęściej leży po stronie szefa HR (48% respondentów). Jest to najpopularniejsze rozwiązanie w firmach, aczkolwiek nie jedyne. Odpowiedzialność za budżet personalny często leży również po stronie zarządu bądź prezesa firmy. Umiejscowienie tej odpowiedzialności nie jest przypadkowe. Wiąże się często z koniecznością podejmowania trudnych decyzji, jak chociażby podwyżki wynagrodzeń czy też redukcji zatrudnienia. Osoby zajmujące te stanowiska mają większą wiedzę i rozeznanie w firmie, a także odpowiednią pozycję i przygotowanie, aby podjąć takie działania, jak również posiadają umiejętność rozmowy o nich. 
 

Jak monitorować budżet personalny?

Kiedy powstanie już plan budżetu wraz z ustalonymi składnikami oraz pozycjami, jakie mają się w nim znaleźć, następuje faza monitorowania tego, co zostało ustalone, oraz rzeczywistego wykonania. Monitoring stanowi integralną część procesu budżetowania. Polega on na porównaniu wielkości planowanych kwot w porównaniu z rzeczywistym wydatkowaniem środków. Dzięki temu firma zyskuje informację o tym, czy cele, które miał spełniać budżet, oraz ustalone w nim elementy są właściwie realizowane. III Badanie Analityki HR wskazuje obszary, które są najczęściej kontrolowane w budżecie personalnym. Przede wszystkim są to wynagrodzenia i podwyżki pracownicze (82%).

Zalety monitorowania budżetu

Dzięki monitoringowi można zidentyfikować wszelkie odchylenia budżetu – zarówno nadwyżki, jak i braki. Wiedza ta pozwala na ewentualne przesunięcia środków tak, aby zabezpieczyć obligatoryjne wydatki w budżecie personalnym, jak np. podatek, składki na ubezpieczenia społeczne czy przede wszystkim wynagrodzenia pracowników. 

Najważniejsze cele monitoringu budżetu personalnego:

• bieżąca kontrola działalności firmy,
• dostarczenie informacji do bieżącego zarządzania firmą,
• zidentyfikowanie odchyleń mających wpływ na utrzymanie płynności finansowej,
• ocena efektywności działań.
   

Dzięki monitorowaniu odchyleń można zidentyfikować okresy powstawania nadwyżek, ale również obszary, w których one powstają. Przykładem na to może być okres grypowy (wiosenny i jesienny), kiedy to większa liczba pracowników korzysta ze zwolnień lekarskich, a budżet w zakresie wydatkowanych środków na wynagrodzenia z umowy o pracę spada w związku z pomniejszeniem pensji za czas absencji. Najtrudniejszym obszarem monitorowania jest obszar składników, które nie są odgórnie planowane; przykładem na to są godziny nadliczbowe. Zgodnie z Kodeksem pracy godzin nadliczbowych nie można planować, jednakże, jeżeli składnik ten pojawia się od czasu do czasu w wydatkach, należy go zawsze uwzględniać w czasie planowania budżetu. 

Świadomość posiadania nadwyżek w budżecie personalnym pozwala na lepsze decyzje w ich rozdysponowaniu oraz przesuwaniu tam, gdzie akurat jest to najbardziej konieczne.

Budżet personalny – podsumowanie

Praca z budżetem personalnym wymaga znajomości działania firmy, jej strategii, możliwości czy też sposobu funkcjonowania oraz planów rozwoju zarówno samej firmy, jak i jej pracowników. W związku z szerokim wachlarzem działań, jakie mieszczą się w zakresie funkcjonowania budżetu personalnego, jest to zadanie związane z wieloma wyzwaniami. Dzięki temu jest to również bardzo rozwijająca praca i dająca dużo satysfakcji.