6 kluczowych wskaźników w HR – strategiczne mierniki dla profesjonalistów

KPI – co to znaczy?

KPI to skrót od Key Performance Indicator, czyli kluczowy wskaźnik efektywności. Jest to mierzalny parametr, który pomaga ocenić, jak skutecznie firma, dział, zespół lub konkretna osoba realizuje wyznaczone cele. KPI są nieodłącznym elementem zarządzania wynikami i podejmowania decyzji opartych na danych. 

KPI w HR

W dziedzinie HR wskaźniki KPI pozwalają na obiektywną ocenę skuteczności działań związanych z zarządzaniem personelem oraz ich wpływu na wyniki całej organizacji. To najważniejsze wskaźniki efektywności wykorzystywane w zarządzaniu kadrami. Obejmują m.in. rekrutację, utrzymanie pracowników, poziom zaangażowania, rozwój kompetencji czy wydajność zespołów.

Kluczowe wskaźniki HR

Wskaźnik rotacji pracowników (Employee Turnover Rate)

Wskaźnik rotacji pracowników należy do fundamentalnych mierników stabilności kadrowej organizacji. Odzwierciedla on, ilu pracowników odchodzi z firmy w określonym czasie, zarówno dobrowolnie (po złożeniu wypowiedzenia), jak i przymusowo (po otrzymaniu wypowiedzenia). Wysoki poziom rotacji może świadczyć o problemach organizacyjnych, takich jak niezadowalające warunki pracy, nieadekwatne wynagrodzenie czy nieefektywne zarządzanie.

Badania przeprowadzone przez Society for Human Resource Management (SHRM) wskazują, że koszt zastąpienia pracownika może wynosić od 50% do nawet 200% jego rocznego wynagrodzenia, w zależności od poziomu stanowiska. 

Podstawowy wskaźnik rotacji pracowników oblicza się według następującego wzoru:

Wskaźnik rotacji = (Liczba pracowników, którzy odeszli w danym okresie / Średnia liczba pracowników w tym okresie) × 100%

Dla uzyskania pełniejszego obrazu, warto analizować rotację w różnych przekrojach:

• Rotacja dobrowolna vs. przymusowa – pozwala zrozumieć, czy pracownicy odchodzą z własnej inicjatywy, czy są zwalniani.
• Rotacja w poszczególnych działach/zespołach – pomaga zidentyfikować problemy specyficzne dla konkretnych obszarów organizacji.
• Rotacja wśród nowych pracowników – wskazuje na potencjalne problemy w procesie rekrutacji lub onboardingu.
• Rotacja kluczowych talentów – szczególnie istotna z punktu widzenia zachowania ciągłości biznesowej.

Warto podkreślić, że zarówno zbyt wysoka, jak i zbyt niska rotacja może być problematyczna. Zbyt niska rotacja może prowadzić do stagnacji i braku świeżych pomysłów w organizacji.

Wskaźnik absencji pracowniczej

Wskaźnik absencji pracowniczej mierzy częstotliwość i czas nieobecności pracowników w pracy. Obejmuje zarówno nieobecności planowane (urlopy, szkolenia), jak i nieplanowane (zwolnienia chorobowe, nieusprawiedliwione nieobecności). Wysoki poziom absencji, szczególnie tej nieplanowanej, może świadczyć o problemach zdrowotnych pracowników, niskim poziomie zaangażowania czy niezadowoleniu z pracy.

Według danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, średni poziom absencji chorobowej w Polsce wynosi około 4-5% rocznie. Wartość ta różni się w zależności od branży, wieku pracowników czy pory roku. Warto podkreślić, że nawet niewielkie zmniejszenie wskaźnika absencji może przynieść znaczące oszczędności dla organizacji.

Podstawowy wskaźnik absencji oblicza się według następującego wzoru:

Wskaźnik absencji = (Liczba dni/godzin nieobecności w danym okresie / Całkowita liczba planowanych dni/godzin pracy w tym okresie) × 100%

Podobnie jak w przypadku rotacji, warto analizować absencję w różnych przekrojach, np. absencja planowana vs. nieplanowana, krótkotrwała vs. długotrwała.

Interpretując wskaźnik absencji, należy zwrócić uwagę nie tylko na jego wartość, ale również na trendy i wzorce. Przykładowo, regularne nieobecności w określone dni tygodnia (np. poniedziałki lub piątki) mogą wskazywać na problemy z zaangażowaniem, podczas gdy sezonowe wzrosty absencji mogą być związane z okresami wzmożonej zachorowalności.

Wskaźnik produktywności pracowników (Employee Productivity)

Wskaźnik produktywności pracowników mierzy efektywność pracy personelu w kontekście generowania wartości dla organizacji. Jest to jeden z najważniejszych mierników dla kadry zarządzającej, ponieważ bezpośrednio wpływa na rentowność i konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Sposoby kalkulacji wskaźnika produktywności mogą się znacząco różnić w zależności od branży i charakteru pracy. Najpopularniejsze metody to:

• Produktywność przychodowa = Przychody / Liczba pracowników (FTE)
• Produktywność wartościowa = Wartość dodana / Liczba pracowników (FTE)
• Produktywność ilościowa = Liczba wyprodukowanych jednostek / Liczba roboczogodzin

Gdzie FTE (Full–Time Equivalent) oznacza ekwiwalent pełnego etatu.

Warto zauważyć, że w przypadku stanowisk, których efekty pracy są trudno mierzalne (np. pracownicy kreatywni, badawczy), tradycyjne miary produktywności mogą być niewystarczające. W takich przypadkach stosuje się często miary pośrednie, takie jak realizacja celów czy wskaźniki jakościowe.

W sektorze produkcyjnym mogą to być wskaźniki takie jak liczba wyprodukowanych jednostek na roboczogodzinę, w handlu przychód na pracownika, a w usługach liczba obsłużonych klientów czy czas realizacji zlecenia.

Interpretując wskaźniki produktywności, należy zwrócić uwagę nie tylko na ich bezwzględną wartość, ale również na trendy. Długotrwały spadek produktywności może wskazywać na problemy organizacyjne, technologiczne lub motywacyjne. Z kolei gwałtowny wzrost produktywności powinien być analizowany pod kątem potencjalnego wpływu na jakość i zrównoważony rozwój.

Wskaźnik czasu i kosztu rekrutacji – KPI w rekrutacji

Wskaźnik czasu rekrutacji (Time-to-Fill) mierzy czas, jaki upływa od momentu otwarcia wakatu do momentu jego obsadzenia. 

Wskaźnik kosztu rekrutacji (Cost-per-Hire) określa całkowity koszt związany z pozyskaniem nowego pracownika.

Oba te wskaźniki są kluczowe dla oceny efektywności procesów rekrutacyjnych. Długi czas rekrutacji generuje koszty związane z wakatem (obciążenie innych pracowników, utracone możliwości biznesowe), zaś wysokie koszty rekrutacji bezpośrednio wpływają na rentowność organizacji.

• Time-to-Fill = Liczba dni od otwarcia wakatu do akceptacji oferty przez kandydata
• Cost-per-Hire = (Koszty zewnętrzne + Koszty wewnętrzne) / Liczba zatrudnionych osób

Gdzie:

• Koszty zewnętrzne obejmują wydatki na ogłoszenia, agencje rekrutacyjne, programy poleceń, itp.
• Koszty wewnętrzne to czas pracy rekruterów, managerów, koszty narzędzi rekrutacyjnych, itp.

Warto zauważyć, że zbyt krótki czas rekrutacji może wskazywać na pośpiech i potencjalnie prowadzić do błędnych decyzji rekrutacyjnych. Z kolei zbyt długi czas może skutkować utratą najlepszych kandydatów na rzecz konkurencji. Podobnie, zbyt niskie koszty rekrutacji mogą świadczyć o ograniczonym dostępie do najlepszych kandydatów, podczas gdy zbyt wysokie mogą negatywnie wpływać na rentowność.

Wskaźnik zaangażowania pracowników 

Wskaźnik zaangażowania pracowników mierzy poziom emocjonalnego i intelektualnego przywiązania pracowników do organizacji i jej celów. Wysokie zaangażowanie pracowników koreluje z lepszymi wynikami biznesowymi, niższą rotacją, mniejszą absencją i wyższą jakością obsługi klientów.

Zaangażowanie pracowników jest mierzone najczęściej za pomocą badań ankietowych. Standardowe podejście obejmuje ocenę kilku kluczowych obszarów:

• identyfikacja z misją i wartościami organizacji,
• poczucie sensu i znaczenia wykonywanej pracy,
• relacje z przełożonymi i współpracownikami,
• możliwości rozwoju i awansu,
• równowaga między życiem zawodowym i prywatnym.

Wyniki badań są zazwyczaj prezentowane w formie indeksu zaangażowania, który może być porównywany w czasie i względem benchmarków zewnętrznych.

Interpretując wyniki badań zaangażowania, warto zwrócić uwagę nie tylko na ogólny indeks, ale również na wyniki w poszczególnych obszarach. Pozwala to na identyfikację konkretnych czynników wpływających na zaangażowanie i ukierunkowanie działań naprawczych.

Wskaźnik ROI z inwestycji w kapitał ludzki

Wskaźnik ROI z inwestycji w kapitał ludzki mierzy zwrot z inwestycji w pracowników, obejmujących wynagrodzenia, świadczenia, szkolenia, rozwój i inne działania HR. Pozwala on na ocenę efektywności ekonomicznej funkcji HR i jej wkładu w tworzenie wartości dla organizacji.

Podstawowy wskaźnik ROI z inwestycji w kapitał ludzki oblicza się według następującego wzoru:

HR ROI = (Przychody - (Koszty operacyjne - Koszty HR)) / Koszty HR

Można również obliczać ROI dla konkretnych inicjatyw HR, takich jak programy szkoleniowe czy wdrożenie nowych systemów HR:

ROI inicjatywy HR = (Korzyści z inicjatywy - Koszty inicjatywy) / Koszty inicjatywy × 100%

Interpretując wskaźnik HR ROI, należy pamiętać, że niektóre korzyści z inwestycji w kapitał ludzki mogą być trudne do kwantyfikacji lub mogą ujawniać się dopiero w długim terminie. Dlatego wskaźnik ten powinien być analizowany w połączeniu z innymi miernikami, takimi jak zaangażowanie pracowników czy rotacja.

Wskaźniki HR – porównanie

Poniższa tabela przedstawia porównanie omówionych wskaźników pod kątem ich kluczowych charakterystyk:

KPI HR – z jakimi trudnościami mogą spotkać się HRowcy?

Mierzenie i interpretacja wskaźników HR wiąże się z kilkoma wyzwaniami:

1. Dostępność i jakość danych – wiele organizacji zmaga się z problemem rozproszonych i niespójnych danych HR.
2. Trudność w kwantyfikacji – niektóre aspekty zarządzania kapitałem ludzkim są z natury jakościowe i trudne do zmierzenia.
3. Przyczynowość vs. korelacja – trudność w ustaleniu bezpośrednich związków przyczynowo-skutkowych między działaniami HR a wynikami biznesowymi.
4. Opóźniony efekt – wiele inicjatyw HR przynosi rezultaty dopiero w dłuższej perspektywie czasowej.
5. Kontekst organizacyjny – wskaźniki powinny być interpretowane w kontekście specyfiki organizacji, jej strategii i otoczenia biznesowego.
    

Wskaźniki HR. Przykłady najlepszych praktyk

Aby skutecznie wykorzystywać wskaźniki HR w zarządzaniu organizacją, warto stosować następujące praktyki:

1. Powiązanie ze strategią – wskaźniki HR powinny być bezpośrednio powiązane ze strategicznymi celami organizacji.
2. Selektywność – lepiej skupić się na kilku kluczowych wskaźnikach niż próbować mierzyć wszystko.
3. Benchmarking – porównywanie wyników z danymi branżowymi i najlepszymi praktykami.
4. Analiza trendów – monitorowanie zmian wskaźników w czasie jest często bardziej wartościowe niż analiza pojedynczych pomiarów.
5. Segmentacja – analizowanie wskaźników w różnych przekrojach (np. działy, lokalizacje, poziomy stanowisk).
6. Transparentność – udostępnianie wyników i metodologii wszystkim interesariuszom.
7. Działanie – wykorzystywanie wniosków z analizy wskaźników do podejmowania konkretnych działań.

Podsumowanie

W erze danych i analityki, pomiar i analiza wskaźników HR stają się niezbędnym elementem strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi. Sześć omówionych w artykule wskaźników – rotacja, absencja, produktywność, czas i koszt rekrutacji, zaangażowanie oraz ROI z inwestycji w kapitał ludzki – tworzy kompleksowy obraz efektywności funkcji HR i jej wpływu na wyniki organizacji.

Warto podkreślić, że same wskaźniki nie są celem, ale środkiem do lepszego zrozumienia procesów HR i ich optymalizacji. Kluczem do sukcesu jest nie tylko poprawne mierzenie wskaźników, ale przede wszystkim wyciąganie z nich wniosków i podejmowanie na ich podstawie konkretnych działań.

Organizacje, które skutecznie integrują analitykę HR ze swoimi procesami decyzyjnymi, zyskują istotną przewagę konkurencyjną poprzez lepsze zarządzanie swoim najcenniejszym zasobem – ludźmi.

Bibliografia:

1. Morawiec-Bartosik, A. (2021). Liczby w HR. Matematyczne ramy najbardziej ludzkiej części biznesu. Warszawa: Wolters Kluwer.
2. Society for Human Resource Management. (2023). Human Capital Benchmarking Report. [Online] https://www.shrm.org/hr-today/trends-and-forecasting/research-and-surveys/Pages/Human-Capital-Benchmarking.aspx
3. Gallup. (2022). State of the Global Workplace Report. [Online] https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx
4. McKinsey Global Institute. (2021). The Future of Work after COVID-19. [Online] https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19
5. Boston Consulting Group. (2023). Creating People Advantage: How to Address HR Challenges in the New Normal. [Online] https://www.bcg.com/publications/collections/creating-people-advantage
6. Eurofound. (2022). Absence from work. [Online] https://www.eurofound.europa.eu/topic/absence-from-work
7. Aon Hewitt. (2023). Global Employee Engagement Trends. [Online] https://www.aon.com/human-capital-consulting/employee-engagement/employee-engagement-index/
8. Zakład Ubezpieczeń Społecznych. (2024). Absencja chorobowa w 2023 roku. [Online] https://www.zus.pl/baza-wiedzy/statystyka/opracowania-tematyczne/absencja-chorobowa
9. Bersin, J. (2023). HR Technology Market 2023: The Definitive Report. [Online] https://joshbersin.com/hr-technology-market-2023/
10. Deloitte. (2023). Global Human Capital Trends. [Online] https://www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/human-capital-trends.html