Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strategia i wdrażanie

22 lipca 2019

NR 11 (Lipiec 2019)

Czy rotacją da się zarządzać? Narzędzia wspierające HR i biznes jako odpowiedź na wyzwania, przed którymi staje firma FIEGE

310

Problem rotacji i fluktuacji pracowników często dotyczy firm zatrudniających w głównej mierze pracowników fizycznych. Skala problemu, jak i praktyczne podejście, jakie zostało zainicjowane i wdrożone w firmie FIEGE, która jest jednym z największych operatorów logistycznych na rynku polskim, pozwoliło jej się ukierunkować na działania, które przynoszą wymierne efekty.

Rotacja, odpływ pracowników, porzucenie pracy – jak by tego nie nazwać, niekontrolowana liczba osób, które opuszczają organizację, powoduje destabilizację jej prawidłowego funkcjonowania. Polski rynek pracy na przestrzeni ostatnich lat przeszedł nie tyle ewolucję, co rewolucję. Nie bezpodstawnie popularne stało się określenie, iż panuje „era pracownika”, nie pracodawcy.

POLECAMY

Szczególnie zauważalny wzrost poziomu rotacji nastąpił w sektorze logistycznym, ale również w innych branżach, które w głównej mierze bazują na kadrze blue collars. Firmy logistyczne świadczą usługi dopasowane do potrzeb klientów, wiąże się to często z różnymi poziomami aktywności w naszych magazynach oraz koniecznością wprowadzania rozwiązań, które zapewnią nam odpowiednią liczbę osób do pracy w nierównomiernych proporcjach w ujęciu tygodniowym, miesięcznym czy kwartalnym. Pracownicy niechętnie godzą się na pracę w nadgodzinach bądź w czasie weekendów. Przy dużym wzroście miejsc pracy osoby decydują się zmieniać miejsce zatrudnienia często pod wpływem impulsu, jednocześnie wiedząc, że kolejną pracę znajdą bez większych przeszkód. „W 2017 roku w firmach zatrudniających co najmniej jedną osobę powstało aż ponad 694 tys. nowych miejsc pracy” – informuje „Dziennik Gazeta Prawna”. Brak wolnych zasobów pracowniczych, jako problem narastający na przestrzeni lat, w liczbach idealnie obrazuje poniższa tabela zawierająca obecne oraz historyczne dane na temat rejestrowanej strony bezrobocia przygotowanej przez Główny Urząd Statystyczny na dzień 25 marca 2019 r.
 

Ważne

Przedstawiony stan wynika z wielu przyczyn, m.in.:

  • drastycznego spadku bezrobocia,
  • ograniczonej liczby chętnych osób do pracy,
  • specyfiki młodego pokolenia, które nie boi się częstych zmian zatrudnienia,
  • oczekiwań zachowania równowagi między pracą a życiem prywatnym,
  • ogólnego braku zainteresowania i zaangażowania w pracę zawodową.


CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA ROTACJĘ

Na bazie doświadczeń FIEGE zauważyliśmy ponadto, iż na wzmożoną rotację kadrową wpływ mają też:

  • wielkość oddziału,
  • lokalizacja w Polsce,
  • specyfika procesów zachodzących w centrum logistycznym.

W szczególności warto podkreślić aspekt lokalizacji, mianowicie jednostki znajdujące się blisko granicy niemieckiej narażone są na wzrost rotacji z powodu emigracji stałej bądź sezonowej. Dodatkowo obarczone większym ryzykiem są lokalizacje w tzw. strefach przemysłowo-logistycznych, gdzie liczba firm o bliźniaczych modelach biznesowych jest bardzo duża. Pracownicy w takich przypadkach jeszcze łatwiej zmieniają pracę, ponieważ aspekt związany z potencjalną obawą przed koniecznością wdrażania się w zupełnie nowe procesy nie ma miejsca.
 

Tab. 1. Zestawienie rejestrowanej stopy bezrobocia w Polsce
w latach 2006–2019. Główny Urząd Statystyczny

 Źródło: Główny Urząd Statystyczny – dane na dzień 25 marca 2019 r.

 

KOSZTY ODEJŚCIA PRACOWNIKA

W czasach, gdy o pracownika tak trudno, każde odejście pracownika generuje szereg trudności z tym związanych. W naszej firmie sklasyfikowaliśmy je według kilku głównych grup. Jako firma logistyczna oczywiście zauważyliśmy, iż problem rotacji jest mocno powiązany ze wzrostem kosztów personalnych, które w sektorze logistycznym są jednym z najistotniejszych kosztów podlegających ciągłej kontroli i odpowiedniemu zarządzaniu. Mówiąc o kosztach, wskazujemy te, które pojawiają się już przed odejściem pracownika, tj. spadek zaangażowania w pracę czy często występujące zwolnienia lekarskie.
 

Koszty poszukiwania nowego pracownika to koszty:

  • ogłoszeń,
  • za poświęcony czas na selekcję, rozmowy kwalifikacyjne,wewnętrzne czasowe przeorganizowanie zadań wynikające z braku pracownika,
  • wdrożenia do pracy, począwszy od kosztów administracji pracowniczej, czasu trenera wewnętrznego poświęconego w procesie nauki,
  • odzieży i sprzętu pracowniczego.


Kosztami są również utracone korzyści, co w FIEGE rozumiemy przez koszty spadku produktywności i efektywności – w tym obszarze mówimy nie tylko o konkretnym nowym pracowniku, lecz także całym zespole. Specyfika pracy w FIEGE często związana jest z pracą zespołową; w momencie gdy rotacja członków zespołu jest wysoka, wpływa to niekorzystnie na cały team. Ponadto zachodzi niebezpieczeństwo spadku satysfakcji klienta spowodowanego niższym poziomem usługi wywołanym przez liczne odejścia pracowników.

UTRZYMANIE ZAANGAŻOWANIA

Ważnym do podkreślenia wyzwaniem związanym z wysoką rotacją pracowników jest spadek zaangażowania. W naszej firmie stawiamy bardzo mocno na dobrą atmosferę, pracę zespołową, wzajemny szacunek oraz świadomość poczucia odpowiedzialności za powierzone zadania. Zmieniający się pracownicy, niepewny skład osobowy całego zespołu nie sprzyjają utrzymaniu wartości firmy i zaangażowania, czego brak zawsze determinuje spadek wyników i kolejno jeszcze liczniejsze odejścia z pracy. Na bazie swojego doświadczenia mogę stwierdzić, iż to zjawisko szczególnie zauważalne jest w nowych placówkach, gdzie zespół jeszcze nie zdążył utożsamić się z pracodawcą, a decyzja o jego zmianie nie jest trudna, w szczególności gdy na rynku pracy czeka na niego szereg innych ofert. Niebezpieczeństwo, które warto zauważyć, to również fakt, iż pracownik, który odszedł, może starać się zwerbować swoich byłych współpracowników do swojej nowej firmy. Zwłaszcza jeżeli został objęty systemem premiowania za polecenie kandydata do pracy.
 

Ważne

W FIEGE do problemu rotacji podeszliśmy trzyetapowo:

  • definicja problemu,
  • dogłębna analiza powiązana z ustaleniem wniosków i planów działań,
  • wdrożenie planów działań.


KROKI ZARADCZE

Najistotniejsze w przytoczonym procesie jest to, że kroki te są wykonywane cyklicznie z intensywnością cyklu uzależnioną od pierwszego etapu, czyli definicji problemu i jego skali. Oznacza to, że mimo zarówno skali naszej firmy w Polsce, jak i liczby placówek do wyzwań z rotacją podchodzimy indywidualnie. Nigdy nie czekamy z działaniami ze względu na sztywno ustalony kalendarz przeglądów, raportowania czy spotkań na szczeblu centralnym. Proces oraz narzędzia, które stosujemy w FIEGE, pozwalają nam na standaryzację jakości procesu z zachowaniem elastyczności wymaganej od sytuacji.

Moment, w którym zauważyliśmy wzrastającą skalę rotacji, jednocześnie był tym, w którym zdecydowaliśmy o podjęciu konkretnych kroków zaradczych.

  1. Punktem wyjścia stało się dla nas ustalenie procesu oraz narzędzi, które będą nas wspierały przy zbieraniu i analizowaniu danych. Tak też na bazie wspólnych warsztatów zdefiniowaliśmy kształt procedury zarządzania procesem odejścia pracownika.
  2. Zostały przydzielone jasne role, począwszy od bezpośredniego przełożonego, działu HR, aż po samego pracownika, który planuje opuścić lub już opuścił organizację.
  3. Istotnym narzędziem występującym w procedurze stała się ankieta skierowana do odchodzących pracowników. Konstrukcja ankiety była oparta o praktyczną wiedzę osób w FIEGE na temat powodów odejść naszych pracowników. Ze względu na brak dostępu do komputera znacznej liczby naszych pracowników ankieta została stworzona w wersji papierowej, ale również elektronicznej jako alternatywa dla pracowników fizycznych oraz docelowo dla pracowników biurowych. Jest ona istotnym źródłem danych dotyczących powodów odejść. Organizacja, tworząc taką ankietę, nie może zaimplementować stosowanego dokumentu w innej organizacji. Pytania muszą być powiązane ze specyfiką biznesu, firmy. To pracownicy konkretnej organizacji znają najlepiej swoją firmę i dzięki temu mają szansę na dostrzeżenie znaczenia wskaźników, które wymykają się ekspertom lub zewnętrznym konsultantom. Analiza wskaźników w szerszym kontekście pozwala czynić ciekawe spostrzeżenia. Podstawowa zasada – z niewłaściwych danych zawsze powstaną niewłaściwe analizy.

EXIT INTERVIEW

W samym etapie exit interview istotną rolę odgrywa bezpośredni przełożony, który uczestniczy w rozmowie. Często zda...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy