Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

30 września 2021

NR 24 (Wrzesień 2021)

Exit interview, który ma znaczenie. Jak prowadzić końcową rozmowę z odchodzącym pracownikiem?
Na podstawie doświadczeń ze środowiska start upowego - showroom.pl, Your KAYA oraz większych organizacji

0 10

Powiedzenie „nieważne, jak się zaczyna, lecz ważne, jak się kończy”, zyskuje na wartości, gdy mówimy o zakończeniu współpracy. Nie jest istotne, która ze stron zapoczątkowała ten ruch – pracownik odchodzi z naszej firmy, i co dalej? Pozostawi swoje biurko (a czasem nie, bo może pracował tylko zdalnie), ciasto w kuchni, pożegnanie na komunikatorze oraz całą paletę emocji. Pozostawi także wspomnienie o sobie, a jego głowa przepełniona będzie pozytywnym bądź mniej  pozytywnym obrazem spotkania „na do widzenia”. W tym artykule dowiecie się jak zmieniło się podejście do spotkań exit interview.

Niektórzy twierdzą, że czas  pandemii na zawsze odcisnął piętno na gospodarce wielu państw. Nie jestem ekonomistką – nie mnie to oceniać. Jestem jednak przekonana, że ostatnie lata zapadną w pamięć wielu osobom, które straciły pracę, a także tym, którzy tej pracy innych pozbawili. Jako HR-owiec z kilkunastoletnim już doświadczeniem byłam świadkiem wielu, wielu zwolnień pracowników. Nie każde z tych zwolnień było uzasadnione. Nie każde było przeprowadzone w sposób ładny. Każde jednak zapadło głęboko w mojej pamięci, ponieważ nie jest to spotkanie łatwe, a wręcz budzące uczucia, o których trudno zapomnieć. 

POLECAMY

Exit interview – czym jest oraz czy nadal warto GO przeprowadzać?

Organizacje (niezależnie od skali czy tempa wzrostu) coraz częściej skupiają się na tzw. employee lifecyrcle (cykl życia pracownika) jako na spójnym projekcie, na który składa się nie tylko świetny proces rekrutacyjny poparty superakcjami employerbrandingowymi, godny polecenia plan onboardingu czy rozwoju, lecz także tzw. offboarding, czyli kroki, które podejmowane są w momencie, gdy pracownik dobrowolnie (bądź nie) żegna się 
z organizacją. 

Dziś skupimy się właśnie na tej ostatniej części, a konkretnie na exit interview, czyli tzw. rozmowie na pożegnanie. Skąd wzięło się zapotrzebowanie na takie rozmowy oraz czy jest sens je przeprowadzać? Tu zdania są podzielone. 

Czy jest sens? Hm... Ostatnio znów wróciłam do filmu W chmurach, w którym to uroczy George Clooney, który pracuje jako „czarny anioł” zwalniający pracowników wielu organizacji w USA podczas trwającego tam kryzysu, uświadamia widzom, jak trudnym zadaniem jest przekazanie informacji łamiącej serce. Film pokazuje sytuacje, które dla przeciętnej osoby mogą być nie do pomyślenia, a jednak wciąż istnieją firmy, w których osoba zwalniana nagle nie może zalogować się do poczty czy otworzyć biurka ze swoimi rzeczami. Dlaczego? Głównie jest to tłumaczone względami bezpieczeństwa, a z szacunkiem nie ma nic a nic wspólnego. 

Całe szczęście w pewnym momencie firmy jednak zorientowały się, że odpowiednie pożegnanie się z pracownikiem nie tylko się opłaca – no cóż, nie ma to jak plotka niosąca się w świat, lecz przede wszystkim powinno być częścią kultury wspierającej rozwój jednostek, a co za tym idzie – także i firmy.

Kiedy dokładnie powstała nazwa „exit interview”, tego nie wiem, materiały źródłowe podają bowiem różne dane na temat. Trudno jednoznacznie stwierdzić, kiedy ten proces został nazwany i gdzie jako pierwszy zaimplementowany, dlatego też pisząc ten tekst, będę kierowała się doświadczeniem własnym z firm, w których pracuję, pracowałam bądź z którymi współpracowałam.

Więc czym jest exit interview?

Exit interview to spotkanie z pracownikiem, który odchodzi z firmy. Spotkanie ma na celu przeprowadzenie krótkiego wywiadu, a służą temu np. pytania o zadowolenie ze współpracy z przełożonym, zadowolenie z wynagrodzenia, zadowolenie z kierunku rozwoju firmy bądź możliwości rozwoju własnego. Spotkanie może mieć charakter nieco bardziej formalny bądź może odbyć się poza biurem, np. wspólna kawa i spacer po parku.

Czy są jakieś „antyprzykłady” spotkań exit interview? 

Cóż, często padają tu komentarze o spotkaniach bardzo formalnych, gdzie spotkanie jest przeprowadzane przez przełożonego, często w towarzystwie osoby z działu HR. W niektórych organizacjach wciąż jest do tego rezerwowana specjalna salka konferencyjna najlepiej gdzieś z boku, w końcu korytarza, a spotkanie przeprowadzane jest przed godzinami pracy lub po nich. Pracownik odchodzący zapraszany jest na spotkanie często bez wcześniejszego uprzedzenia i sam dokładnie nie wie, czego może się na nim spodziewać. Słyszałam także o spotkaniach, które są nagrywane bądź notowane jest każde słowo... 

Ciśnie mi się na usta stwierdzenie – szczęśliwy ten, który nie pracuje w takiej organizacji. Czy taka forma służy otwartości i dobremu samopoczuciu osoby odchodzącej? Oczywiście nie! Byłabym wręcz zdziwiona, gdyby pracownik odchodzący chciał w takiej atmosferze spędzić więcej niż pięć minut. Co więcej, śmiem twierdzić, że także dla osób prowadzących to spotkanie jest to niemiła formalność, która następnie zostanie „odhaczona” w zeszycie z napisem TO DO bądź pliczku z „obowiązkami menedżera” bądź (co wciąż się podobno zdarza) – stażysty działu HR.

Przykładów takich spotkań widziałam niewiele, o paru bardzo niechlubnych formach pożegnania słyszałam podczas spotkań ze studentami studiów podyplomowych, z którymi współpracuję. Najtrudniejsze przykłady, opowiedziane często drżącym głosem, słyszę jednak, wspierając projekty doradztwa kariery, gdzie jako mentor mam okazję dzielić się doświadczeniem i wsparciem w poszukiwaniu pracy. Wnioski (może zbyt ogólne, ale jednak), które płyną z tych doświadczeń i opowieści, są następujące: „niepoprawny” exit interview przeprowadzają często duże firmy, zatrudniające tysiące pracowników, nieraz na różnych szczeblach hierarchii. W firmach tych rotacja jest jedynie jedną z wartości w tabeli Excel, a wartość płynąca ze spotkania exit interview nie jest zauważana. Na takie spotkania po prostu nie ma czasu. Struktura w takich firmach jest bardzo rozbudowana, przez co często zaciera się granica odpowiedzialności menedżerskiej. Większą uwagę przykłada się do procesu onboardingu (wdrożenia pracownika) niż offboardingu, który traktowany jest raczej jako smutna formalność – zdanie sprzętu, podpisanie dokumentów, wypisanie z ZUS-u. Daleka jestem od stwierdzenia, że każda duża firma nie opanowała tego procesu – absolutnie nie. Firmy zmieniają się, jedne rosną, inne kurczą się bądź łączą z innymi firmami. Procesy także ewoluują, a każde pokolenie wchodzące na rynek pracy przynosi nieco inne spojrzenie, a także oczekiwania, którym pracodawcy coraz częściej są w stanie się podporządkować.

Jakie podejście do exit interview mają firmy?

Mimo że badania przeprowadzone przez Aberdeen1 nie są zbyt optymistyczne i mówią, że jedynie 29% firm potrafi przeprowadzić poprawny offboarding, a co za tym idzie, także exit interview, moje doświadczenie pokazuje, że zostały poczynione w tym punkcie znaczne zmiany.

Firmy coraz mocniejszy nacisk kładą na działania EB i nie chodzi mi tu bynajmniej o piękne grafiki pojawiające się w mediach społecznościowych, ale akcje oddolne organizowane przez pracowników na pożegnanie osoby odchodzącej z firmy. Ze względu na siłę komunikacji firma – kandydat brak dbałości o „spotkanie na pożegnanie” zwyczajnie się nie opłaca. Wspierając projekty rekrutacyjne zarówno w poprzednich firmach, jak i obecnej, zauważyłam, że offboarding coraz częściej jest wpisywany w zakres odpowiedzialności menedżera, a dział HR jest tutaj traktowany jako dział wspierający. Uważam to za dobry kierunek. Co więcej, dzisiejszy pandemiczny świat, mocno nastawiony na wsparcie i rozwój w obszarze 
tzw. wellbeingu, bardzo szybko reaguje na wszelkie przejawy nieposzanowania praw pracowników, oszustwa bądź wymuszenia. Obserwuję ten trend z niemałą ciekawością.

Kto powinien przeprowadzać spotkanie?

W wielu firmach spotkania exit interview przeprowadzane są przez osoby z działu HR, lecz coraz częściej odpowiedzialność tę przejmują menedżerowie. Jestem zwo...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy