Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

7 czerwca 2021

NR 22 (Maj 2021)

Definiowanie firmowych wartości. Case study Divante

0 83

Definiowanie firmowych wartości to nie lada wyzwanie. Jak przekonali się w Divante, praca nad ich wyłonieniem to nie projekt, ale początek procesu, który pomaga kształtować kulturę organizacyjną firmy. Inicjatywa ta wyszła od ówczesnego CEO i założyciela firmy, Tomka Karwatki. Zależało mu, aby unikalne wartości, które uda nam się wychwycić, a następnie zawrzeć w Culture Booku, nie były tylko hasłami, czy sloganami powtarzanymi przez inne software house’y. Chcieli, żeby było to coś, w co wierzą i z czym identyfikują się ich pracownicy.

Na początku maja 2019 r. podjęliśmy decyzję o rozpoczęciu projektu, którego celem było zdefiniowanie wartości charakteryzujących Divante. Do tamtego czasu opieraliśmy się na 10 ogólnych wartościach podkreślających jakość wykonywanych przez Divante usług. Weryfikując dokument, doszliśmy jednak do wniosku, że wspomniane w nich wartości nie są niczym wyjątkowym i nie wyróżniają się od tych wyznawanych przez podobne firmy na rynku. 
Rozpoczynając pracę nad wyłonieniem nowych wartości, postanowiliśmy zaangażować zewnętrzną agencję, która miała pomóc nam określić plan działania. Agencja, z którą zawarliśmy współpracę, miała już podobne projekty za sobą. Wychodziła jednak z założenia, że wartości firmowe powinny być ustalone odgórnie. To nastawienie nie do końca przypadło nam do gustu. Zależało nam jednak na czasie, więc postanowiliśmy rozszerzyć grupę decydujących. Do pracy nad wartościami zaangażowaliśmy przekrojową grupę 20 uczestników. Byli to specjaliści na różnym szczeblu, których wyróżniało ponadprzeciętne zaangażowanie, a także chęć do wkładu w rozwój firmy. Warsztat kick-offowy zaplanowany został na 6 godzin. Podczas spotkania porozmawialiśmy o tym, co jest dla nas ważne, czym, naszym zdaniem, wyróżnia się Divante i co sprawia, że praca w firmie sprawia nam przyjemność. Poruszyliśmy również temat zachowań i postaw, które sprawiają, że zespół jest bardziej zgrany, realizuje projekt, integruje się i „gra do jednej bramki”. Efektem spotkania było wyłonienie czterech firmowych wartości, które łączyły zarówno wewnętrzne relacje i ich znaczenie, jak i nastawienie na partnerską współpracę z klientem i stawianie na wysoką jakość oferowanych przez Divante rozwiązań. Mogłoby się wydawać, że całodzienna praca skończyła się sukcesem, którym wystarczy pochwalić się reszcie firmy. Nie minęło jednak kilka dni, kiedy spotkaliśmy się z zarządem i wspólnie doszliśmy do wniosku, że samo ogłoszenie nowych wartości wewnątrzfirmowo nie wystarczy. 

POLECAMY

Zapytajmy pracowników o zdanie

Jako dział HR zaczęliśmy się zastanawiać nad sposobem skonsultowania ich z pracownikami. Stworzyliśmy ankietę, którą podzieliliśmy na dwie części. Pierwsza dotyczyła zachowań i motywacji typowych dla naszych pracowników i składała się z pięciu otwartych pytań. W drugiej części przedstawiliśmy cztery wartości zdefiniowane podczas warsztatów, pytając ludzi, czy się z nimi zgadzają. Na wypełnienie ankiety przeznaczyliśmy pracownikom dwa tygodnie, ogłaszając ją w wewnętrznym newsletterze, a także na firmowych komunikatorach. 
Ankieta okazała się nie najlepszym rozwiązaniem. Mimo że około 80–90% ankietowanych zgodziło się z przedstawionymi wartościami, udział w niej wzięło zaledwie 30% pracowników. 
Po kolejnych zespołowych sesjach brainstormingowych doszliśmy do wniosku, że jedynym sposobem na to, aby dowiedzieć się, co poszczególne zespoły myślą o wartościach, jest zapytanie ich o to wprost. Przeprowadzeniem warsztatów z wszystkimi pracownikami postanowiły zająć się dwie osoby z działu HR. 

Praca nad wartościami nie musi być nudna

Zgłębienie tematu kultury organizacyjnej i ostateczne zdefiniowanie wartości Divante wymagało od nas zbadania opinii pracowników skuteczniejszego niż ankieta. W tym celu, w składzie: Alicja Wójtowicz i Renata Hara, opracowałyśmy autorskie warsztaty, w których wzięły udział wszystkie zespoły w firmie. Wstępny plan warsztatów skonsultowałyśmy z ówczesnym prezesem. Następnie opracowałyśmy szczegółową agendę warsztatów, czas trwania, cel i harmonogram. Plan ten przedstawiłyśmy dyrektorom poszczególnych działów i zachęciłyśmy do angażowania pracowników w pracę nad kulturą. Formuła warsztatów zakłada maksymalne zaangażowanie uczestników. Wbrew temu, czego spodziewali się nasi pracownicy, nie była to rozległa prezentacja, ale praktyczne ćwiczenia w mniejszych grupach. To rozwiązanie pozwoliło zminimalizować rolę prowadzących do moderowania warsztatów, a cała praca była do wykonania po stronie uczestników.

Interaktywne warsztaty: cel, przebieg i efekty

Warsztaty dla ponad 200 pracowników Divante trwały od sierpnia do grudnia 2019 r. Uczestnicy pracowali w kilkunastoosobowych grupach, odpowiadających ich zespołom. Zaplanowaliśmy trzy jednogodzinne warsztaty:

  • Zadania obejmowały pracę indywidualną i grupową. Uczestnicy zastanawiali się, jakimi wartościami kierują się indywidualnie w pracy, jako zespół, jako firma.
  • Kolejną część poświęciłyśmy na zbadanie tego, czym, według pracowników, na rynku wyróżnia się Divante, do czego aspirujemy, a co chcielibyśmy polepszyć. Pozwoliło nam to poznać ich perspektywę na to, jaką firmą byliśmy w tamtym czasie, a jaką chcieliśmy być. Był to dla nas bardzo ważny wniosek, bo zależało nam, aby wartości były spójne z aktualną sytuacją firmy, a nie nawiązywały do jej wizji w przyszłości.
  • Poza zadaniami moderowałyśmy dyskusje toczące się wokół istotnych dla uczestników kwestii związanych z pracą w Divante.
  • Ostatnim punktem warsztatów były konsultacje czterech wypracowanych w maju wartości. Podczas tej części pozwalałyśmy pracownikom odnieść się do wartości, które zostały zdefiniowane bez ich udziału, i porównać z tymi, które sami wypracowali na swoim warsztacie. Była to też idealna okazja do otwartej rozmowy, w której dałyśmy im pełną swobodę do wyrażania swojego zdania, bez względu na to, czy chwalili, czy też krytykowali pewne aspekty nowych wartości.

Na przestrzeni pięciu miesięcy udało nam się przeprowadzić 15 spotkań warsztatowych w grupach maksymalnie 20-osobowych.

Realizacja projektu

Warsztaty angażowały osoby pracujące zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie, w języku polskim i angielskim. Jeżeli pracownik nie mógł pojawić się w biurze, łączyłyśmy się z nim za pomocą Google Meet i umożliwiałyśmy uczestnictwo w warsztacie na równi z koleżankami i kolegami na miejscu (jeszcze wtedy taki warsztat, w którym osoby brały udział zdalnie, był dla nas prawdziwym wyzwaniem...). 
Po każdym warsztacie uczestnicy otrzymywali prezentację z wynikami ich pracy nad wartościami, a także krótką ankietę ewaluacyjną. Anonimowe badanie potwierdziło pozytywny odbiór spotkań. 
Po ostatnim warsztacie, w połowie grudnia, zorganizowałyśmy spotkanie zarządu i dyrektorów, na którym przedstawiłyśmy wyniki warsztatów. Były to wartości określone jako kluczowe i charakterystyczne dla każdego z zespołów, a także zgłaszane w trakcie spotkań problemy i inicjatywy. Okazało się, że zdecydowana większość wartości wyłonionych podczas warsztatów z działami pokrywa się. Pogrupowaliśmy zbliżone wartości, aby określić obszary, które obejmują, i udało nam się wyróżnić cztery najczęściej wskazywane. Były to: 

  • ambicja i can do attitude, 
  • atmosfera i poczucie humoru, 
  • chęć testowania i wprowadzania nowych rozwiązań z naciskiem na wysoką jakość, 
  • współpraca i wzajemne wsparcie. 

Efektem naszego brainstormingu były nowe wartości Divante: Drive, Vibe, Next, Teamwork. Ponieważ  praca nad wartościami zbiegła się z rebrandingiem, ujęliśmy je również w naszym sygnecie, który stał się niejako symbolem przypominającym o tym, w co wierzymy i czym się kierujemy. 

DVNT – ustalone wartości

Po ostatecznym ustaleniu nowych wartości firmowych przyszedł czas na zakomunikowanie ich naszym pracownikom. Idealną okazją wydał się coroczny Divante Winter Summit zrzeszający wszystkich pracowników. Podczas swojej prezentacji zarząd przedstawił całej firmie efekty naszej wspólnej pracy, które zostały przyjęte gromkimi brawami. 
Co przyniosło nam największą satysfakcję? 
Feedback pracowników, którzy dostrzegli wartości omawiane na wewnętrznych warsztatach w tych ogólnofirmowych. 

Następne kroki w pracy nad kulturą

Na początku 2020 r. stworzyliśmy grupę Culture Team, która zrzeszała osoby z różnych zespołów. W jej skład wchodzili Product Designerzy, testerzy, programiści, przedstawiciele działu administracji i Project Managerów. Dzięki takiemu zróżnicowaniu udało nam się stworzyć grupę projektową, która chętna była planować, realizować i wdrażać pomysły. Głównym celem Culture Teamu było wdrażanie inicjatyw, które wspierają nasze wartości i umacniają naszą kulturę organizacyjną. Podczas comiesięcznych spotkań skupiliśmy się na konkretnej wartości i wspólnie zastanawialiśmy się, jak możemy ją promować wśród pracowników. Było to niezwykle ważne nie tylko dla osób, które pracują w Divante od dłuższego czasu, uczestniczyły w warsztatach i teraz mogą przyłączyć się do inicjatyw. Nasze działania miały pozwalać również nowym pracownikom zrozumieć, czym są i jak objawiają się wartości Divante. Ta wiedza miała ułatwić im zrozumienie podstaw naszej kultury i zintegrować się wewnątrzfirmowo. W planach mieliśmy również stworzenie gadżetów i widget dla każdej wartości, konkursy międzydziałowe, a także wydanie divantyjskiego Culture Booka.

Wartości firmowe w dobie pandemii

Marzec 2020 r. był dla naszej organizacji przełomowy. Jak większość firm, z dnia na dzień staliśmy się firmą w pełni zdalną. Początki były dość chaotyczne.
Nikt nie spodziewał się, że dwutygodniowa pandemia potrwa tak długi czas. Był to ogromny test naszych wartości i tego, co do tej pory miało dla naszych pracowników największe znaczenie. Pomysły i ich plan realizacji stanęły pod znakiem zapytania. Inicjatywy zaproponowane przez członków Culture Teamu czy publikacja firmowego Culture Booka musiały zostać wstrzymane. Większość zaplanowanych bowiem działań miała mieć namacalne efekty w biurze, np. znakowanie na piętrach czy drzwiach zespołów, projekty wartości w odniesieniu do logotypów każdego działu, które miały zawisnąć przy wejściach. Dodatkowo planowaliśmy, aby każdy dział wybierał daną wartość i w odstępie miesiąca do kwartału podejmował inicjatywy z nią związane i mógł pochwalić się efektami widocznymi dla każdego pracownika, który przechodził przez biurowy korytarz. Niestety, pandemia uniemożliwiła nam realizację tych projektów. Od zawsze zresztą wiedzieliśmy, że poza innowacyjnymi projektami i nowoczesnymi technologiami ludzi łączyła niepowtarzalna atmosfera, która panowała w biurze. Nasz dział HR stanął przed sporym wyzwaniem, jakim była integracja pracown...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy