Automatyzacja w procesie rekrutacji
Netguru już wie, że warto

Kolejne osoby w zespole, mimo wysokich kompetencji i wielkiego zaangażowania, nie są w stanie zaspokoić swoją manualną pracą rosnących potrzeb rekrutacyjnych firmy. Mnogość powstających stanowisk do zapełnienia z obszaru zarówno technologii, jak i tych związanych ze sprzedażą czy zarządzaniem projektami (mimo wysokich wolumenów zatrudniania), nie pozwala rekruterom spocząć na laurach. Już jakiś czas temu pracownicy Netguru, zgodnie z zasadą work smart, not hard, uznali, że automatyzacja pracy to krok w kierunku nie tylko większej efektywności, lecz także wyższego własnego zadowolenia z pracy, która staje się bardziej kreatywna, przyjemna i mniej odtwórcza. Rozwiązania automatyzujące działania promocyjno-rekrutacyjne powstały dzięki staraniom zespołu zarówno rekrutacji, jak i marketingu – za techniczną stronę odpowiedzialny jest Demand Generation Team Leader, wsparcie w działaniach zapewnia mu Recruitment Marketing Specialist, a klientem opisującym swoje zapotrzebowania i kreującym strategiczną wizję jest w tym wypadku zespół rekrutacji. Wspólne działania tylu osób i użycie skutecznych internetowych narzędzi pozwoliło spojrzeć z szerszej perspektywy na zbierane dane. Określono punkty styku między kandydatem a firmą, w których warto zainwestować w rozwiązania przyspieszające i ułatwiające kontakt i przebieg procesu.

Kandydaci oczekują dobrych doświadczeń

Usprawnianie procesów rekrutacyjnych w 2018 r. oznacza nie tylko przyspieszanie czasu odpowiedzi na zgłoszenia, ale przede wszystkim budowanie najlepszych możliwych doświadczeń dla kandydata. Rynek IT (i każdy inny, na którym rekruter musi o kandydata zabiegać) jest szczególnie wymagający, ponieważ oczekiwania są wysokie po obu stronach. Personalizacja procesu rekrutacji staje się koniecznością. Jedno złe doświadczenie, jak np. długi czas oczekiwania na odpowiedź e-mailową, może spowodować, że kandydat straci zaangażowanie lub dostanie w międzyczasie lepszą ofertę od konkurencji.

W przypadku Netguru powodów do wprowadzenia automatyzacji w procesie rekrutacji było wiele:

1. Najważniejszy z nich to ambicja naszego zespołu, aby utrzymać wysokie standardy obsługi kandydatów i zapewnić jak najlepsze candidate experience. Spersonalizowany kontakt pomaga w przeprowadzaniu kandydatów przez lejek rekrutacyjny bez utraty zaangażowania wartościowych, kluczowych talentów. Fundamentalnym czynnikiem jest tu responsywność. Przy napływie tak dużej liczby zgłoszeń, z jakim rekruterzy spotykają się na co dzień, ich cele mogą zostać spełnione tylko przy wykorzystaniu automatyzacji.
2. Kolejnym ważnym powodem do inwestowania w tego typu działania jest tworzenie dobrego doświadczenia dla kandydatów na całej ich drodze w procesie rekrutacji. Dla Netguru holistyczne podejście do wszystkich etapów „życia pracownika” (od jego wyłapania poprzez działania marketingowe, poprzez rekrutację, onboarding, a finalnie pożegnanie) oznacza, że na każdym z nich chcemy pozostawiać po sobie jak najlepsze wrażenie. Do naszej firmy wraca około 10% kandydatów, którzy zostali odrzuceni ze względu na początkowo zbyt niskie kompetencje w określonych obszarach. Dzięki otrzymanemu feedbackowi i odpowiedniemu utrzymywaniu relacji wracają do nas i często skutecznie finalizują swój proces rekrutacyjny. Nasz zespół rekrutacyjny jest też nieformalnie zobowiązany kulturą optymalizacji i innowacji w wewnętrznych procesach firmy. Takie podejście to nie tylko przyzwolenie na nowe idee i ich wdrożenie w każdym aspekcie działania, ale przede wszystkim zachęta do zmniejszania liczby monotonnych, mechanicznych działań, które często zapełniają rekruterom ich codzienne listy zadań. W efekcie zwalniamy sobie czas na bardziej kreatywne, strategiczne aktywności. 
3. Wydawałoby się, że automatyzacja w rekrutacji to depersonalizacja kontaktu, wykluczająca relację człowieka z człowiekiem. W Netguru udało się jednak stworzyć takie automatyzacje, które nie tylko potrafią lepiej i skuteczniej niż rekruter zidentyfikować potencjalnego kandydata przeglądającego nasze treści, lecz także wspierają zindywidualizowany kontakt między kandydatem a rekruterem. Najważniejszą częścią rekrutacji wciąż zajmują się ludzie, którzy mogą poświęcić więcej czasu na personalny kontakt z kandydatem. 

1 Krok – Automatyzacja rekrutacji w Netguru – początek drogi

Aby wprowadzić automatyzację w rekrutacji, nasz zespół zaczął od opisania własnych procesów i ustalenia, gdzie automatyzacja jest w stanie rozwiązać największe problemy oraz przyniesie maksymalne korzyści. Braliśmy pod uwagę takie metryki, jak responsywność, tempo przeprowadzania kandydata przez cały proces czy ogólny pozytywny wydźwięk jego doświadczeń w interakcjach z zespołem.

Netguru korzysta z zaawansowanej kategoryzacji i wsparcia narzędzi Facebooka w kwalifikacji kandydatów i dzieleniu ich na grupy, do których później dopasowuje relewantne komunikaty (np. treści, jakie widzą w mediach społecznościowych, czy krótkie kampanie e-mailowe z przydatnymi dla nich informacjami, tworzone przez zespół marketingowy). Treści dopasowywane są z dużą dokładnością: programiści dostają inne komunikaty niż designerzy, ale też programiści zainteresowani różnymi technologiami otrzymują komunikaty oparte na ich specjalizacji. 

Nasze kampanie rekrutacyjne na Facebooku docierają do 900 tys. osób miesięcznie. Korzystamy z remarketingu, co znaczy, że wyświetlamy dopasowane reklamy w zależności od tego, czy i ile razy użytkownik odwiedzał podstronę kariery, czy oglądał konkretne oferty pracy, czy aplikował na daną ofertę i jeśli tak, to czy dokończył proces aplikacji.

Kolejnym, w pewnym sensie pośrednim etapem jest czas, kiedy kandydat wchodzi w interakcje z treściami na stronie firmy, czyli zdobywa informacje niezbędne do podjęcia decyzji o tym, czy chce kandydować na dane stanowisko. Tu ważnymi elementami procesu są smart content (czyli wysoko spersonalizowane treści) i chatbot (czyli bot z zaprogramowanym algorytmem dialogu z kandydatem). Smart content na stronie pozwala na targetowanie treści do użytkowników na podstawie regionu geograficznego, w którym się znajdują. Większość klientów Netguru to firmy zagraniczne, podczas gdy rekrutację prowadzimy głównie w Polsce.

Użytkownicy wchodzący na stronę Netguru np. ze Stanów Zjednoczonych widzą więc wersję strony przeznaczoną dla klientów, podczas gdy użytkownicy z Polski otrzymują treści relewantne dla nich, czyli dotyczące zatrudnienia. Implementacja tego rozwiązania nie była trudna: smart content to jedna z funkcjonalności oferowanych przez HubSpot, który jest głównym narzędziem wykorzystywanym do zarządzania treściami na stronie Netguru.

Oferujemy też infopack rekrutacyjny (w pliku PDF) dla zainteresowanych, co pozwala nam zebrać ich adresy e-mailowe.

Do tej pory mieliśmy okazję korzystać z dwóch narzędzi do prowadzenia rozmów z użytkownikami na naszej stronie. Najpierw był to Intercom, z którego ostatecznie zrezygnowaliśmy i, opierając swoją decyzję na testach, zaimplementowaliśmy narzędzie Drift, które jest bardziej dopasowane do naszych wymagań i daje większe możliwości właśnie w kontekście automatyzacji rozmów przez chatboty. 

Chatbot Netguru otrzymał imię Elmo i funkcjonuje jako doradca dla niezdecydowanych kandydatów: odzywa się do nich wtedy, kiedy zarejestruje zawahanie w momencie przeglądania oferty pracy. Kandydat otrzymuje przyjazną, niezobowiązującą wiadomość, mającą na celu ocieplenie i spersonalizowanie relacji firmy z kandydatem, oraz udzielenie wszelkich potrzebnych informacji w jak najbardziej przystępnej formie. W tej chwili zespoły rekrutacji i marketingu rozwijają kolejne funkcjonalności Elmo, tak żeby był w stanie dostarczyć precyzyjne informacje kandydatowi na takie tematy, jak czas trwania rekrutacji, dostępne stanowiska, kultura firmy, czy pomógł w dotarciu do rekrutera odpowiedzialnego za konkretny departament w firmie. W przypadku gdy żaden rekruter nie jest online, Elmo prosi kandydata o adres e-mail i wysyła na skrzynkę pocztową pracownika Netguru powiadomienie o konwersacji. Na tak wczesnym etapie rekrutacji sukces mierzony jest na podstawie liczby interakcji użytkownika w Drifcie oraz ogólnej jakości konwersacji.

2 Krok – przyjmowanie aplikacji

Przyjmowanie aplikacji może wydawać się najprostszym etapem rekrutacji, ale jest niezwykle ważny z perspektywy kandydata. Poprawa jego doświadczenia może zapewnić efektywniejszą relację w dalszej komunikacji podczas rekrutacji, a także po podjęciu decyzji o zatrudnieniu.

Dodatkowo automatyzacja pozwala oszczędzić czas, rekrutera i kandydatów, w sytuacjach, kiedy osoba aplikująca na dane stanowisko nie spełnia jego podstawowych, formalnych wymagań, takich jak miejsce zamieszkania poza granicami Polski. Takie osoby nie trafiają nawet do systemu, w którym Netguru komunikuje się z kandydatami. Otrzymują one bezpośrednio podczas wypełniania formularza komunikat o obecnym niedopasowaniu swojego formalnego statusu do oczekiwań firmy i podziękowanie za zainteresowanie stanowiskiem. Takie przedwstępne rozpoznanie formalności oznacza, że zespół rekruterów może skupić się na wartościowych aplikacjach, a system, z którego korzystają, pozostaje czysty i przejrzysty.

Netguru przede wszystkim współpracuje z zagranicznym klientem. Ponadto, w fi...