Automatyzacja w procesie rekrutacji
Netguru już wie, że warto

Kolejne osoby w zespole, mimo wysokich kompetencji i wielkiego zaangażowania, nie są w stanie zaspokoić swoją manualną pracą rosnących potrzeb rekrutacyjnych firmy. Mnogość powstających stanowisk do zapełnienia z obszaru zarówno technologii, jak i tych związanych ze sprzedażą czy zarządzaniem projektami (mimo wysokich wolumenów zatrudniania), nie pozwala rekruterom spocząć na laurach. Już jakiś czas temu pracownicy Netguru, zgodnie z zasadą work smart, not hard, uznali, że automatyzacja pracy to krok w kierunku nie tylko większej efektywności, lecz także wyższego własnego zadowolenia z pracy, która staje się bardziej kreatywna, przyjemna i mniej odtwórcza. Rozwiązania automatyzujące działania promocyjno-rekrutacyjne powstały dzięki staraniom zespołu zarówno rekrutacji, jak i marketingu – za techniczną stronę odpowiedzialny jest Demand Generation Team Leader, wsparcie w działaniach zapewnia mu Recruitment Marketing Specialist, a klientem opisującym swoje zapotrzebowania i kreującym strategiczną wizję jest w tym wypadku zespół rekrutacji. Wspólne działania tylu osób i użycie skutecznych internetowych narzędzi pozwoliło spojrzeć z szerszej perspektywy na zbierane dane. Określono punkty styku między kandydatem a firmą, w których warto zainwestować w rozwiązania przyspieszające i ułatwiające kontakt i przebieg procesu.

Kandydaci oczekują dobrych doświadczeń

Usprawnianie procesów rekrutacyjnych w 2018 r. oznacza nie tylko przyspieszanie czasu odpowiedzi na zgłoszenia, ale przede wszystkim budowanie najlepszych możliwych doświadczeń dla kandydata. Rynek IT (i każdy inny, na którym rekruter musi o kandydata zabiegać) jest szczególnie wymagający, ponieważ oczekiwania są wysokie po obu stronach. Personalizacja procesu rekrutacji staje się koniecznością. Jedno złe doświadczenie, jak np. długi czas oczekiwania na odpowiedź e-mailową, może spowodować, że kandydat straci zaangażowanie lub dostanie w międzyczasie lepszą ofertę od konkurencji.

W przypadku Netguru powodów do wprowadzenia automatyzacji w procesie rekrutacji było wiele:

1. Najważniejszy z nich to ambicja naszego zespołu, aby utrzymać wysokie standardy obsługi kandydatów i zapewnić jak najlepsze candidate experience. Spersonalizowany kontakt pomaga w przeprowadzaniu kandydatów przez lejek rekrutacyjny bez utraty zaangażowania wartościowych, kluczowych talentów. Fundamentalnym czynnikiem jest tu responsywność. Przy napływie tak dużej liczby zgłoszeń, z jakim rekruterzy spotykają się na co dzień, ich cele mogą zostać spełnione tylko przy wykorzystaniu automatyzacji.
2. Kolejnym ważnym powodem do inwestowania w tego typu działania jest tworzenie dobrego doświadczenia dla kandydatów na całej ich drodze w procesie rekrutacji. Dla Netguru holistyczne podejście do wszystkich etapów „życia pracownika” (od jego wyłapania poprzez działania marketingowe, poprzez rekrutację, onboarding, a finalnie pożegnanie) oznacza, że na każdym z nich chcemy pozostawiać po sobie jak najlepsze wrażenie. Do naszej firmy wraca około 10% kandydatów, którzy zostali odrzuceni ze względu na początkowo zbyt niskie kompetencje w określonych obszarach. Dzięki otrzymanemu feedbackowi i odpowiedniemu utrzymywaniu relacji wracają do nas i często skutecznie finalizują swój proces rekrutacyjny. Nasz zespół rekrutacyjny jest też nieformalnie zobowiązany kulturą optymalizacji i innowacji w wewnętrznych procesach firmy. Takie podejście to nie tylko przyzwolenie na nowe idee i ich wdrożenie w każdym aspekcie działania, ale przede wszystkim zachęta do zmniejszania liczby monotonnych, mechanicznych działań, które często zapełniają rekruterom ich codzienne listy zadań. W efekcie zwalniamy sobie czas na bardziej kreatywne, strategiczne aktywności. 
3. Wydawałoby się, że automatyzacja w rekrutacji to depersonalizacja kontaktu, wykluczająca relację człowieka z człowiekiem. W Netguru udało się jednak stworzyć takie automatyzacje, które nie tylko potrafią lepiej i skuteczniej niż rekruter zidentyfikować potencjalnego kandydata przeglądającego nasze treści, lecz także wspierają zindywidualizowany kontakt między kandydatem a rekruterem. Najważniejszą częścią rekrutacji wciąż zajmują się ludzie, którzy mogą poświęcić więcej czasu na personalny kontakt z kandydatem. 

1 Krok – Automatyzacja rekrutacji w Netguru – początek drogi

Aby wprowadzić automatyzację w rekrutacji, nasz zespół zaczął od opisania własnych procesów i ustalenia, gdzie automatyzacja jest w stanie rozwiązać największe problemy oraz przyniesie maksymalne korzyści. Braliśmy pod uwagę takie metryki, jak responsywność, tempo przeprowadzania kandydata przez cały proces czy ogólny pozytywny wydźwięk jego doświadczeń w interakcjach z zespołem.

Netguru korzysta z zaawansowanej kategoryzacji i wsparcia narzędzi Facebooka w kwalifikacji kandydatów i dzieleniu ich na grupy, do których później dopasowuje relewantne komunikaty (np. treści, jakie widzą w mediach społecznościowych, czy krótkie kampanie e-mailowe z przydatnymi dla nich informacjami, tworzone przez zespół marketingowy). Treści dopasowywane są z dużą dokładnością: programiści dostają inne komunikaty niż designerzy, ale też programiści zainteresowani różnymi technologiami otrzymują komunikaty oparte na ich specjalizacji. 

Nasze kampanie rekrutacyjne na Facebooku docierają do 900 tys. osób miesięcznie. Korzystamy z remarketingu, co znaczy, że wyświetlamy dopasowane reklamy w zależności od tego, czy i ile razy użytkownik odwiedzał podstronę kariery, czy oglądał konkretne oferty pracy, czy aplikował na daną ofertę i jeśli tak, to czy dokończył proces aplikacji.

Kolejnym, w pewnym sensie pośrednim etapem jest czas, kiedy kandydat wchodzi w interakcje z treściami na stronie firmy, czyli zdobywa informacje niezbędne do podjęcia decyzji o tym, czy chce kandydować na dane stanowisko. Tu ważnymi elementami procesu są smart content (czyli wysoko spersonalizowane treści) i chatbot (czyli bot z zaprogramowanym algorytmem dialogu z kandydatem). Smart content na stronie pozwala na targetowanie treści do użytkowników na podstawie regionu geograficznego, w którym się znajdują. Większość klientów Netguru to firmy zagraniczne, podczas gdy rekrutację prowadzimy głównie w Polsce.

Użytkownicy wchodzący na stronę Netguru np. ze Stanów Zjednoczonych widzą więc wersję strony przeznaczoną dla klientów, podczas gdy użytkownicy z Polski otrzymują treści relewantne dla nich, czyli dotyczące zatrudnienia. Implementacja tego rozwiązania nie była trudna: smart content to jedna z funkcjonalności oferowanych przez HubSpot, który jest głównym narzędziem wykorzystywanym do zarządzania treściami na stronie Netguru.

Oferujemy też infopack rekrutacyjny (w pliku PDF) dla zainteresowanych, co pozwala nam zebrać ich adresy e-mailowe.

Do tej pory mieliśmy okazję korzystać z dwóch narzędzi do prowadzenia rozmów z użytkownikami na naszej stronie. Najpierw był to Intercom, z którego ostatecznie zrezygnowaliśmy i, opierając swoją decyzję na testach, zaimplementowaliśmy narzędzie Drift, które jest bardziej dopasowane do naszych wymagań i daje większe możliwości właśnie w kontekście automatyzacji rozmów przez chatboty. 

Chatbot Netguru otrzymał imię Elmo i funkcjonuje jako doradca dla niezdecydowanych kandydatów: odzywa się do nich wtedy, kiedy zarejestruje zawahanie w momencie przeglądania oferty pracy. Kandydat otrzymuje przyjazną, niezobowiązującą wiadomość, mającą na celu ocieplenie i spersonalizowanie relacji firmy z kandydatem, oraz udzielenie wszelkich potrzebnych informacji w jak najbardziej przystępnej formie. W tej chwili zespoły rekrutacji i marketingu rozwijają kolejne funkcjonalności Elmo, tak żeby był w stanie dostarczyć precyzyjne informacje kandydatowi na takie tematy, jak czas trwania rekrutacji, dostępne stanowiska, kultura firmy, czy pomógł w dotarciu do rekrutera odpowiedzialnego za konkretny departament w firmie. W przypadku gdy żaden rekruter nie jest online, Elmo prosi kandydata o adres e-mail i wysyła na skrzynkę pocztową pracownika Netguru powiadomienie o konwersacji. Na tak wczesnym etapie rekrutacji sukces mierzony jest na podstawie liczby interakcji użytkownika w Drifcie oraz ogólnej jakości konwersacji.

2 Krok – przyjmowanie aplikacji

Przyjmowanie aplikacji może wydawać się najprostszym etapem rekrutacji, ale jest niezwykle ważny z perspektywy kandydata. Poprawa jego doświadczenia może zapewnić efektywniejszą relację w dalszej komunikacji podczas rekrutacji, a także po podjęciu decyzji o zatrudnieniu.

Dodatkowo automatyzacja pozwala oszczędzić czas, rekrutera i kandydatów, w sytuacjach, kiedy osoba aplikująca na dane stanowisko nie spełnia jego podstawowych, formalnych wymagań, takich jak miejsce zamieszkania poza granicami Polski. Takie osoby nie trafiają nawet do systemu, w którym Netguru komunikuje się z kandydatami. Otrzymują one bezpośrednio podczas wypełniania formularza komunikat o obecnym niedopasowaniu swojego formalnego statusu do oczekiwań firmy i podziękowanie za zainteresowanie stanowiskiem. Takie przedwstępne rozpoznanie formalności oznacza, że zespół rekruterów może skupić się na wartościowych aplikacjach, a system, z którego korzystają, pozostaje czysty i przejrzysty.

Netguru przede wszystkim współpracuje z zagranicznym klientem. Ponadto, w firmie zatrudnia się coraz większą liczbę międzynarodowych pracowników, którzy często nie mówią po polsku. W związku z tym podstawowym językiem komunikacji jest język angielski. Weryfikacja znajomości tej umiejętności to skomplikowany proces, obarczony wysokim ryzykiem subiektywnej oceny. Dlatego wspólnie z audytorem języka angielskiego (który weryfikuje na zlecenie Netguru kandydatów w tym zakresie) stworzono matrycę kompetencji jako fundament do dalszych działań. Zawiera ona cztery wektory znajomości języka angielskiego, każdy z nich oceniany jest na 10-stopniowej skali. Ta matryca pozwala na obiektywną i sprawiedliwą ocenę kandydatów. 

Dobrze sformułowana podstawa merytoryczna umożliwia automatyzowanie procesu. Audytor otrzymuje tylko najważniejsze informacje o kandydacie, potrzebne mu do przeprowadzenia audytu. Korzysta z gotowych formularzy, automatycznie dodających komentarze i ostateczną ocenę do ATS-a, z którego korzysta zespół rekrutacyjny, przy czym sam takiego dostępu do oprogramowania mieć nie musi – dane eksportują się do specjalnie przygotowanych baz danych.

Wcześniej w Netguru ten proces polegał na przeklejaniu informacji z kilku miejsc przez rekruterów do ATS-a, co oczywiście zagrożone było zapomnieniem, niepoprawnym przekopiowaniem bądź po prostu – spowalniało proces. „Automatyzacja i standaryzacja oceny kompetencji językowych była dla nas bardzo ważna – nie tylko skrócił się czas procesowania kandydata w tym etapie, ale także zmniejszyliśmy w znaczący sposób ryzyko błędu czy przeoczenia” – mówi Mateusz Karpiński, Recruitment Specialist w Netguru. 

3 Krok – automatyzacja umawiania rozmów

Umawianie rozmów z kandydatami to niezwykle istotny i zarazem delikatny proces. Utrata kandydata na tym etapie jest kosztowna – z jednej strony kandydat przygotował już dla firmy jakieś informacje (zadanie rekrutacyjne bądź samą aplikację), został wstępnie przeskanowany przez co najmniej dwie lub trzy osoby, a sama firma zainwestowała w przeprowadzenie z nim audytu. Obie strony mają zatem rosnące oczekiwania.

Zespół Netguru poświęcił dużo czasu i energii na przetestowanie i porównanie różnych rozwiązań. Wyniki pokazują, że najlepiej jest uczynić kandydata osobą decyzyjną na tym etapie procesu rekrutacji. „Nasze wstępne analizy wskazują na prawie 94-proc. skuteczność w umówieniu rozmowy, kiedy kandydat samodzielnie wybierze termin” – mówi Mateusz Karpiński. Testy prowadzone były ogólnodostępnymi narzędziami – ankietami Doodle, które pozwalają utrzymać w tajemnicy uczestników procesu, jednocześnie dając możliwość zablokowania terminów przez tylko jedną osobę. Kandydat dostaje zatem dostęp do miejsca, w którym może wybrać jeden pasujący mu termin i godzinę na spotkanie spośród kilku zaproponowanych. W przypadku podjęcia decyzji otrzymuje od rekrutera zaproszenie via Google Calendar, w którym to e-mailu ma także link z zaproszeniem do rozmowy wideo – to w ten bowiem sposób rekruterzy Netguru spotykają się z kandydatami.

Procesy, podczas których korzystano z Doodle, przyniosły nie tylko szybsze tempo umawiania rozmów, lecz także 100-proc. frekwencję kandydatów na spotkaniach. To zdecydowanie umocniło chęć wdrożenia tego typu rozwiązań w zespole. 

W tej chwili Netguru jest na etapie wyszukiwania najlepszego rozwiązania do spotkań typu round-robin scheduling – czyli automatycznej weryfikacji wielu kalendarzy po kolei poprzez odpowiednio napisane algorytmy. 

4 Krok – ewaluacja kandydatów

Ten etap rekrutacji to najważniejszy element całego procesu z punktu widzenia zarówno organizacji, jak i samego kandydata. Dobra komunikacja w czasie trwania ewaluacji, jej jasne warunki, a także konkretny, zwięźle sformułowany feedback po niej to podstawa efektywnej rekrutacji. W przypadku Netguru jedną z kluczowych kompetencji kandydatów na większość stanowisk jest umiejętność programowania w jednej z wiodących prym technologii. Zastosowane automatyzacje na tym etapie pozwalają nie tylko na zwiększenie szybkości i jakości podejmowanych decyzji rekrutacyjnych, ale także zachowanie najwyższych standardów obiektywnej oceny w całej organizacji. 

Weryfikacja kompetencji programistycznych jest dwuetapowa – pierwszą częścią jest zadanie rekrutacyjne, drugim etapem (jeżeli zadanie zostało wykonane poprawnie) jest spotkanie online z doświadczonym deweloperem z Netguru na tzw. pair programming, czyli wspólną sesję programowania, na której na żywo oceniana jest zdolność implementowania najskuteczniejszych rozwiązań programistycznych czy rozwiązywania bardziej kłopotliwych błędów w kodzie.

Netguru, rękoma Senior Team Leadera zespołu Frontend, oraz kilku bardziej aktywnych programistów, przygotowało zaawansowany arkusz oceny kandydata, który jednym kliknięciem tworzy środowisko w Google Spreadsheets, w którym rekruterzy techniczni mogą oceniać postępy kandydata na każdym z wymienionych wyżej etapów. Punktacja wagowa jest automatycznie przeliczana i proponuje poziom stanowiska dopasowany do kompetencji kandydata. Dzięki takiej standaryzacji i automatyzacji Netguru może nie tylko szybciej i skuteczniej oceniać gotowość potencjalnych kandydatów do pracy, ale także jest gotowe oferować lepiej skonstruowany feedback i efektywniej nadzorować poziom kandydatów w procesach rekrutacji do swoich szeregów. 

Podsumowanie

Mimo szybkiego postępu technologicznego funkcja rekrutera według Netguru nie jest zagrożona. Zmiany dotykające środowisko rekrutacji są w rzeczywistości ulepszeniami procesów, które w sposób niezwykle pozytywny wpływają na każdą z zaangażowanych stron. Korzyści dotyczą więc wszystkich:

• pracodawcy, który cieszy się lepszymi wynikami zespołu,
• pracownika działu rekrutacji, który nie musi poświęcać cennego czasu na mechaniczne zadania,
• kandydata, który otrzymuje pozytywne i wartościowe doświadczenie, niezależnie od ostatecznej decyzji o zatrudnieniu.

Automatyzacja nie oznacza też zastąpienia rekrutera przez boty. Wręcz przeciwnie: pozwala rekruterom na większą specjalizację, rozwój zawodowy i spędzanie czasu pracy na wykonywaniu prawdziwie wartościowych, kreatywnych zadań. Te natomiast mogą skutecznie przełożyć się na zwiększenie szans na wyłapanie najlepszych kandydatów na rynku.

Warto zawsze pamiętać, że ludzie, jako gatunek społeczny, zawsze dążą i będą dążyć do kontaktu z empatyzującym drugim człowiekiem – a tego w najbliższym horyzoncie czasowym boty ani sztuczna inteligencja nie zastąpią.