Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

28 maja 2020

NR 16 (Maj 2020)

Zaprojektuj onboarding tak, jakby był Twoim własnym. Zbiór narzędzi dla małych i dużych firm

262

„Nie rób drugiemu, co tobie niemiłe, a raczej rób to, co miłym na pewno jest”. To sparafrazowane przysłowie często kieruje naszymi decyzjami przy budowie strategii, projektów i kampanii employer brandingowych. Przy procesie onboardingu jest ono nader adekwatne, ponieważ każdy z nas chciałby dołączyć do organizacji, w której dobrze go przywitają. Jak to zrobić? Jak to robią inni? W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na te pytania.

Temat, który jest jednym z najważniejszych w employer brandingu jest jednocześnie bardzo często, niestety, marginalizowany. Nadal spotykamy się z przeświadczeniem, że pracownik, który został zrekrutowany, zostanie z firmą na lata. Gdy jednak ten po nieudanym onboardingu decyduje się na odejście, oprócz szoku u przełożonego sprawia, że firma ma do czynienia z realną utratą pieniędzy. Bo ile trudu włożyliśmy, żeby znaleźć tę idealną osobę? Ile wydaliśmy na jej proces rekrutacyjny? Czasami to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, których musimy ponownie szukać w odmętach budżetu projektowego, by otworzyć nową rekrutację. Pytanie nasuwa się jedno: co zrobić, żeby uniknąć takiej sytuacji? 
Oczywiście najpierw musimy być pewni, że zrekrutowaliśmy odpowiednią osobę na odpowiednie stanowisko. Jeśli jesteśmy przekonani, że tutaj nie popełniliśmy błędu, „jedyne”, co pozostaje, to odpowiednie wdrożenie nowego pracownika do naszej organizacji. Trzeba pamiętać o tym, że każda firma jest inna i w każdej firmie innego typu narzędzia czy procesy będą lepiej spełniały swoją funkcję. W poniższym materiale przedstawimy, w jaki sposób wdrażamy nowych pracowników w MBE group, w której pracuje kilkadziesiąt osób (co ważne, nasi pracownicy pracują zarówno zdalnie, jak i w biurach w różnych miastach, tworząc przy tym pełnoprawne zespoły cross-miastowe), oraz opiszemy kilka przykładów znacznie większych firm funkcjonujących na rynku. Dzięki temu, mamy nadzieję, przedstawimy pełen wachlarz opcji, które pracodawcy mają w zasięgu swoich budżetów kadrowych. 
 

POLECAMY

Onboarding, tak jak wszystkie z procesów, składa się z kliku etapów:

  • Pierwszym z nich jest okres przed oficjalnym dniem zatrudnienia.
  • Kolejny to pierwszy dzień zrekrutowanego kandydata w nowej pracy.
  • Etap nr 3 to pierwszy tydzień, zazwyczaj przepełniony szkoleniami i poznawaniem kolegów z pracy.
  • Na końcu mamy już sprawę umowną: niektóre firmy w proces onboardingu włączają również pierwszy miesiąc, pierwsze pół roku, a nawet pierwszy rok. Wszystko zależy od złożoności obowiązków danego stanowiska i jego poziomu, organizacji, branży.


Pracownik kasy w supermarkecie prawdopodobnie będzie potrzebował o wiele krótszego wdrożenia niż starszy konsultant w firmie z branży doradztwa podatkowego. Przed wypracowaniem procesu, tak jak przy kreacji każdego innego projektu employerbrandingowego, powinno się przeprowadzić badania wśród pracowników, np.:

  • Jak pamiętają swój pierwszy dzień, tydzień i miesiąc w organizacji?
  • Czego w nim zabrakło, a co okazało się strzałem w dziesiątkę?
     
Zdj. 1. Przewodnik dla nowych pracowników firmy InsERT.
Źródło: MBE group.


To oni tak naprawdę, zupełnie nie zdając sobie z tego sprawy, są w posiadaniu przepisu na efektywny proces onboardingowy. Zadaniem EB-owca jest tylko umiejętne wyciągniecie z nich tych informacji i uporządkowanie ich. Jak to zrobić? Możemy użyć ankiety, która będzie wysyłana do nowych pracowników. Najlepiej, jeśli będzie ona cykliczna i pojawi się po każdym wyznaczonym przez nas etapie wdrożenia. Zbieranie danych w kilku miejscach procesu jest ważne, ponieważ w miarę upływu czasu postrzeganie firmy będzie inne u tego samego pracownika. W miarę możliwości ankieta powinna być anonimowa, by pracownik mógł swobodnie wyrazić swoją opinię. Jeśli nie wchodzi to w grę, badanie powinna przeprowadzić jedna wyznaczona osoba z działu HR, która będzie odpowiedzialna za dobrobyt wypowiadającego się pracownika. Ważne jest, aby pytania dotyczyły tych samych aspektów i aby cała ankieta nie miała więcej niż 5–10 pytań. Jeśli nie możemy sobie pozwolić na przeprowadzenie ankiety, możemy zadowolić się spotkaniem z „nowym” pracownikiem i zadaniem mu kilku kluczowych pytań w czasie rozmowy. Tutaj warto pamiętać, że nawet jeśli rozmowa będzie mniej oficjalna, warto poruszyć te same aspekty u każdego z „nowych” pracowników, tak aby otrzymane wyniki były miarodajne. 

Jeszcze przed, ale tak naprawdę już w trakcie

Tak, to ten dzień, w którym po setkach przejrzanych CV, kilkudziesięciu spotkaniach, kilku etapach rekrutacji firma zatrudniła najlepszego z kandydatów. I co teraz się dzieje? W teorii employer brandingu candidate experience (doświadczenia kandydata w trakcie procesu rekrutacji) powoli zamieniają się w employee experience (doświadczenia pracownika w trakcie pracy dla danego pracodawcy). Wiele firm nadal zaniedbuje ten jakże wrażliwy, newralgiczny moment, którym jest okres zmiany pracy. Jednocześnie jest to moment, w którym możemy zyskać bardzo dużo bardzo niskim kosztem. Wyobraźcie sobie, że zmieniacie pracę. Każdy z nas już to kiedyś robił i każdy prawdopodobnie zrobi ponownie. Podpisujecie list intencyjny, odsyłacie go, składacie wypowiedzenie w swojej poprzedniej firmie, która się żegna z Wami. Dobrze albo, niestety, w wielu przypadkach, niewystarczająco profesjonalnie. Po ostatnim dniu, z ekscytacją, ciekawością albo nawet dużym stresem czekacie na informacje od nowego pracodawcy. To jest właśnie ten idealny moment, w którym małym sumptem możemy zbudować u nowego kolegi świetne pierwsze wrażenie. Pytanie: co możemy w tym okresie zrobić?
Koniecznie bądźcie w kontakcie z nowym pracownikiem. Czasami musicie na niego czekać nawet trzy miesiące, więc zadbajcie o dobry kontakt w trakcie tego okresu. W zależności od firmy może to być newsletter o dokonaniach Waszej firmy zarówno w jej wnętrzu, jak i od strony biznesowej; może to być zwykły mail lub telefon, najlepiej od bezpośredniego przełożonego. Jeśli macie do dyspozycji większy budżet, pomyślcie o wysłaniu „pre-welcome packa” – małej paczki z firmowym gadżetem. Po jej otwarciu gwarantujemy pojawienie się uśmiechu na twarzy przyszłego pracownika.

Co robimy w MBE group?

Nie jesteśmy dużą firmą, dlatego rekrutacje przeprowadzane są przez szefów zespołów. Dzięki temu nowa osoba już w trakcie procesu rekrutacji dość dobrze poznaje swojego nowego przełożonego. Standardem też jest dłuższa rozmowa z dyrektorem zarządzającym w trakcie jednego ze spotkań, co znacznie skraca dystans. Do obu osób nowi pracownicy mają adresy e-mail i telefony, gdyby mieli dodatkowe pytania. Gdy między złożeniem kandydatowi oferty a pierwszym dniem pracy kalendarz da nam znać, że zaplanowana jest impreza lub wyjazd integracyjny, zawsze zapraszamy na nie nową osobę.
Co ważne, jeśli okres wypowiedzenia jest długi, dopytujemy, czy wszystko jest OK, a być może pojawiły się dodatkowe pytania – i często się pojawiają. Od jakiegoś czasu wprowadzamy też wysyłanie wiadomości na LinkedIn od członków zespołu, do którego dołącza nowa osoba. Dzięki temu pokazujemy, jak bardzo jest wyczekiwana.

Jak to robią inni?

Niezależnie od wielkości organizacji jesteśmy w stanie zadbać o przyszłego kolegę jeszcze przed pierwszym dniem zatrudnienia. 
 

Zdj. 2. Spersonalizowany zestaw powitalny w MBE group.
Źródło: MBE group.


Przykład I 
Nawet w tak dużym dziale, jakim jest Roche Global IT Solution Center, w którym na co dzień pracuje ok. 560 osób. Na kilka dni przed dołączeniem nowego pracownika otrzymuje on kurierem paczkę złożoną z dokumentacji kadrowej, listu od przyszłego przełożonego, kartki podpisanej przez członków zespołu oraz małego gadżetu. Ciekawym przykładem pomocy przed pierwszym dniem jest też to, co robi Roche w przypadku obcokrajowców dołączających do organizacji. W dziale HR jest dedykowany pracownik, odpowiedzialny za całościowe „sprowadzenie” osoby do Polski. Oznacza to pomoc przy sprawach formalnych, ale również koordynację procesu relokacyjnego i pomoc w pierwszych tygodniach po przeprowadzce. Każda z osób zawsze może odezwać się z pytaniem, zarówno przed dołączeniem, jak i po dołączeniu do Roche, co daje im dużą dawkę spokoju w tym stresującym dla nich okresie.

Dzień pierwszy, który dla nas powinien być „dniem 0”

To prawdopodobnie najbardziej stresogenny moment dla nowego pracownika, więc powinniśmy zrobić wszystko, co w naszej mocy, żeby zamienić ten dzień w coś, co nowa osoba będzie dobrze wspominać. Oprócz standardowych szkoleń wdrażających, takich jak BHP i prezentacja „O nas”, dodajmy niestandardowe narzędzia pomagające w szybkim przyswojeniu informacji. Świetnie sprawdzą się tu gry czy symulacje onboardingowe. Jeśli to nie pasuje do naszej organizacji albo rekrutujemy pojedyncze osoby w danych miesiącach, dobrym pomysłem będzie wspólne wyjście na lunch oraz zaprojektowanie programu „Buddy”. Jest to wyznaczenie doświadczonych, chętnych do pomocy pracowników, którzy pomogą, w nieformalnej atmosferze, w zapoznaniu się z firmą. Relacja, która zacznie się w pierwszym dniu, może przerodzić się w przyjaźń, co na pewno świetnie wpłynie na efektywność pracy zarówno „new-joinersa”, jak i starszego doświadczeniem kolegi. Wspaniałym dodatkiem do całego dnia będzie stworzenie „welcome packa”, czyli powitalnego pakietu prezentowego. Nowemu pracownikowi będzie na pewno miło, gdy zobaczy (posprzątane wcześniej!) biurko z przygotowanym sprzętem (nic tak nie denerwuje, jak oczekiwanie na komputer, bo ktoś wcześniej zapomniał o jego organizacji) oraz pięknie zapakowaną paczką z gadżetami firmy. Dodatkowo możemy dodać odręcznie napisaną kartkę powitalną.

Co robimy w MBE group?

W MBE group plan pierwszego dnia składa się z oficjalnego powitania nowej osoby i przedstawienia jej wszystkim kolegom. Żeby ułatwić zapamiętanie imion, nowa osoba otrzymuje mapkę biurek z przypisanymi danymi kolegów. Dzięki temu dyskretnie może uczyć się samodzielnie imion wszystkich osób w firmie (bo kto zapamiętał imiona 20 osób naraz?). Po otwarciu komputera zamiast standardowej tapety czeka na nią w pełni spersonalizowany odpowiednik z imiennym powitaniem i krótką wiadomością nawiązującą do funkcji w firmie lub zainteresowań nowej osoby. Częścią grupy jest agencja employerbrandingowa, dlatego nie dziwi fakt, że w prezencie nowy pracownik otrzymuje również pakiet złożony z kilku gadżetów. Tak jak w wielu innych organizacjach, w MBE, w części zespołów, mamy nieformalny program Buddy’ego. Jest nim osoba z zespołu, do której dołącza nowy kolega. 
Jeśli jest to stanowisko samodzielne, szukamy chętnego Buddy’ego w innym dziale. Dzięki temu, że nasza organizacja składa się z zaangażowanych pracowników, mamy pewność, że zawsze taka osoba się znajdzie. Jest ona odpowiedzialna za stworzenie przyjemnej atmosfery i bezstresowe zapoznanie kolegi z całą organizacją. 

Przeżył „dzień 0”? Czas na resztę dni

Nierzadko spotykamy się z sytuacją, gdzie po pierwszym dniu organizacja uznaje, że pracownik otrzymał potrzebną dawkę wiedzy i powinien zacząć już samodzielnie działać. Nic bardziej mylnego, dopiero kolejne dni pokazują obszar niewiedzy nowej osoby. Pojawiają się pytania i to, naszym zadaniem, jest okazanie cierpliwości i zrozumienia oraz przede wszystkim ciągła pomoc w udzielaniu odpowiedzi i dalsza pomoc we wdrażaniu. Jeśli coś nie działa w systemie, pójdźmy z nowym kolegą do service desku i zapoznajmy go z osobami tam pracującymi (na pewno nieraz się jeszcze spotkają). Kiedy przyjdzie pora lunchowa, zaprośmy nowego pracownika do kuchni. To, że pokazano mu ją pierwszego dnia, nie oznacza, że nadal pamięta, gdzie dokładnie jest. Jeśli jesteście przełożonymi, przejdźcie ponownie przez wszystkie zadania i sprawdźcie, czy druga strona na pewno wszystko rozumie. Koniec...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy