Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

28 listopada 2019

NR 13 (Listopad 2019)

„Witamy w BorgWarner” czyli o onboardingu nowego pracownika

0 17

Znalezienie właściwego kandydata na stanowisko, na które poszukujemy pracownika, to dopiero połowa sukcesu. To, czy pracownik zostanie w naszej organizacji dłużej, zaaklimatyzuje się w niej i płynnie wejdzie w nową rolę, w dużym stopniu zależy od umiejętnie przeprowadzonego procesu onboardingu. 

BorgWarner Rzeszów sp. z o.o. zajmuje się produkcją podzespołów do automatycznych skrzyń biegów, elektrozaworów, modułów sterujących wraz ze sprzęgłami jednokierunkowymi i tarczami ciernymi. Ze względu na specyfikę naszej firmy dużym wyzwaniem jest to, aby proces onboardingowy był dopasowany do każdej grupy pracowników, tj. pracowników produkcyjnych oraz pracowników administracyjnych. Odpowiedzią na to są narzędzia wspierające ten proces, m.in. przewodnik dla nowych pracowników oraz platforma onboardingowa, o których wspomnę w dalszej części artykułu.


Onboarding dobrze dopasowany


Proces onboardingowy w firmie BorgWarner został wdrożony praktycznie na początku działalności, jednak oczywiście z biegiem lat jest on przekształcany i dopasowywany do aktualnych potrzeb pracowników, ale też potrzeb biznesowych. W pierwszym etapie jego tworzenia dział HR po konsultacjach z kadrą menedżerską utworzył program, który zawierał szkolenia wstępne obejmujące przede wszystkim obowiązkowe szkolenie BHP, proces zarządzania jakością oraz informacje z zakresu funkcjonowania firmy. Z czasem we współpracy z pracownikami został wypracowany kształt, który został dopasowany zarówno do osób zatrudnianych w obszarze produkcji, jak i administracji. Rozbudowany i ustrukturyzowany program onboardingowy został wprowadzony z kilku względów. Przede wszystkim dlatego, że chcieliśmy podejść do tego tematu profesjonalnie i zaopiekować się pracownikiem już od pierwszych dni w naszej organizacji. Natomiast dla firmy przyniosło to również dodatkowe korzyści, m.in.:

  • szybsze wdrożenie pracowników,
  • zapoznanie ich ze standardami firmy już w pierwszych dniach zatrudnienia,
  • efektywny feedback, którym jest informacja na temat mocnych i słabych stron organizacji.

Zatrudnienie i adaptacja nowego pracownika

 

  1. Wbrew pozorom proces adaptacji nie zaczyna się w pierwszym dniu pracy nowo zatrudnionej osoby. Działania powinny obejmować także czas przed faktycznym rozpoczęciem pracy. Pozwala to przede wszystkim zminimalizować stres towarzyszący zmianie pracy, ale też zapoznać kandydata z kwestiami formalnymi. Już podczas przedstawiania oferty kandydatowi przekazywane są informacje dotyczące kolejnych kroków związanych z zatrudnieniem, takie jak konieczność zrobienia badań lekarskich czy uzupełnienie dokumentacji niezbędnej do zatrudnienia. Dbamy o to, aby począwszy od rekrutacji do momentu podpisania umowy, główną osobą kontaktową był HR Business Partner, który odpowiada za dany proces rekrutacyjny. 
  2. Dokumentacja personalna, którą pracownik powinien dostarczyć w dniu zatrudnienia, jest przekazywana przez dział HR ok. 3 tygodnie przed datą rozpoczęcia pracy. Z reguły wysyłamy takie dokumenty pocztą bądź stwarzamy możliwość odbioru osobistego. Do niektórych dokumentów załączone są instrukcje, które mówią, jak poprawnie uzupełnić dokument. W dokumentacji znajdują się również informacje na temat naszych benefitów czy też harmonogram, według którego będzie odbywał się onboarding. 
  3. Ze strony działu HR oraz przełożonego jest to czas na przygotowanie miejsca pracy, niezbędnych dostępów czy też ogłoszenia organizacyjnego. Ogłoszenie to polega na przygotowaniu informacji przez przełożonego oraz dział HR. Informacja wysyłana jest za pośrednictwem poczty elektronicznej wraz ze zdjęciem pracownika, opisem jego doświadczenia oraz obowiązków, które będzie sprawował w firmie BorgWarner. Wszystkie ogłoszenia umieszczane są również w intranecie. Jest to bardzo przydatny element onboardingu, stosowany w całej korporacji. Pozwala w znacznym stopniu ułatwić komunikację, ponieważ już od pierwszego dnia inni pracownicy mają jasną informację, jaką rolę pełni nowy członek zespołu. Dodatkowo dołączenie nowych osób do zespołu komunikowane jest na spotkaniach kwartalnych wszystkim pracownikom. 
  4. Kolejnym etapem kluczowym dla nowego pracownika jest dzień rozpoczęcia pracy. Tutaj dużą uwagę przykładamy do szkoleń wstępnych, które obejmują różne obszary, w zależności od specyfiki danego stanowiska, na które jest zatrudniony. Szkolenia są zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem, co pozwala w pełni zorganizować czas pracownika. 

Harmonogram onboardingu zawsze dzielimy ze względu na grupy pracownicze:

  • pracownicy produkcyjni,
  • pracownicy biurowi,
  • stażyści.

Pierwszy dzień szkoleniowy


Dla każdej z tych grup pierwszy dzień jest przygotowany w identyczny sposób, ponieważ prezentowane są treści, które dotyczą każdej nowej osoby w naszej organizacji, tj. szkolenie BHP, systemy zarządzania jakością, szkolenie produktowe czy też wprowadzenie ze strony działu HR. Dodatkowo zapewniamy wycieczkę po produkcji dla wszystkich nowo zatrudnionych pracowników. 

Podczas godzinnego szkolenia ze strony działu HR skupiamy się na zapoznaniu pracowników z naszą kulturą organizacyjną, strukturą oraz procesami, takimi jak ocena roczna czy szkolenia. Dodatkowo tłumaczymy, jak poprawnie ewidencjonować czas pracy czy jak zamówić posiłek. Zgodnie z harmonogramem jest to ostatnie szkolenie podczas pierwszego dnia szkoleniowego, dlatego staramy się wygospodarować również czas na zadawanie pytań i rozwianie wątpliwości z poprzednich szkoleń. 

Ważne jest dla nas to, aby podczas pierwszego dnia nowi pracownicy mieli szansę zapoznać się z innymi pracownikami, co pozwoli im przełamać bariery. Szkolenia staramy się prowadzić w taki sposób, aby pracownik, mimo nowej sytuacji, nie czuł stresu i jak najszybciej zaadaptował się w naszych strukturach. Bardzo pomocna w tym jest nasza kultura organizacyjna, która zakłada, że wszyscy, niezależnie od zależności służbowych, mówimy sobie per „ty”. Dodatkowo, wspólnie z pracownikami, został opracowany film poświęcony właśnie procesowi onboardingu, który jest prezentowany podczas wprowadzenia ze strony działu HR. W filmie przedstawiliśmy krótkie przejście po zakładzie wraz z prezentacją naszych wartości. Na koniec została nagrana wypowiedź dyrektora, w której zaznacza on, dlaczego warto być częścią naszego zespołu. 

Podczas pierwszego dnia pracy odbywa się również spotkanie wdrożeniowe z przełożonym, podczas którego poruszane są wszystkie istotne informacje, takie jak: wartości i misja firmy, cele działowe oraz te, jakie są stawiane przed pracownikiem, a także role w zespole. 


Sposoby wsparcia nowych pracowników


Czynnik ludzki w procesie onboardingu ma istotne znaczenie, dlatego zdecydowaliśmy się na utworzenie Programu Buddy. Program dedykowany jest dla pracowników biurowych. Buddy to pracownicy naszej organizacji, którzy w pierwszych dniach zatrudnienia mają być dla nowo zatrudnionych przede wszystkim wsparciem. Są to pracownicy, którzy do programu zgłaszają się sami. Zależy nam na tym, aby były to osoby chętne do dzielenia się wiedzą i budzące zaufanie.

Rola opiekuna polega głównie na udzielaniu rad i wskazówek dotyczących codziennych aspektów pracy w BorgWarner. Podczas spotkania, które odbywa się na koniec dwóch dni szkoleniowych, Buddy oprowadza swojego podopiecznego po zakładzie, przedstawiając go innym pracownikom. Tradycyjnie idą na wspólny lunch lub kawę, co pozwala na stworzenie bardziej przyjaznej, nieformalnej atmosfery. Myślę, że Program Buddy to jeden z elementów onboardingu, który w naszej firmie jest bardzo pozytywnie odbierany i na pewno rekomendowalibyśmy go innym firmom, które myślą o wdrażaniu pracowników w bardziej przystępny i mniej oficjalny sposób.
 

 Rys. 1. Rola Buddy w organizacji
Źródło: materiały wewnętrzne BorgWarner, oprac. zespół HR BorgWarner

 

 Rys. 2. Program Buddy, kluczowe cechy opiekuna
Źródło:  materiały wewnętrzne BorgWarner, op...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy