Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierunek rozwój

30 listopada 2020

NR 19 (Listopad 2020)

Producent szkoleń online – mistrz drugiego planu. Kiedy warto zdecydować się na wprowadzenie tej funkcji w organizacji?

111

Przenosisz się ze szkoleniami do przestrzeni online i mimo iż wydaje się, że powinno być łatwiej, bo przecież nie ruszasz się z domowego zacisza, masz pięć razy więcej pracy niż w tradycyjnej sali szkoleniowej? Liczba otwartych zakładek, rozmaite okienka w aplikacji, niedziałający mikrofon, uczestnicy wpadający i wypadający z sesji – zapanować nad tym wirtualnym chaosem pomoże Ci producent szkoleń online.

Może Was to zaskoczy, ale nie jest to rola, która powstała wraz ze światowym lockdownem. Działam w niej aktywnie od roku, w tej chwili mam na koncie już kilkaset zrealizowanych sesji online, w których występowałam jako producent. Wspieram szkolenia, które prowadzimy w ETTA Leadership & Culture – firmie, w której pracuję, oraz świadcząc usługi freelancerskie dla innych firm szkoleniowych w Polsce i za granicą. Jako producent szkoleń on-line wspieram wirtualne sesje od strony technicznej, jestem prawą ręką trenera/facylitatora, który ma za zadanie dbać o merytoryczny przebieg szkolenia. Jestem jak scenarzysta na planie filmowym, dbam o całe zaplecze, gdy reżyser, czyli w tym przypadku trener, oraz aktorzy, czyli uczestnicy sesji, odgrywają swoje role. Gdyby nie przygotowania i wsparcie scenarzysty, premiera całego wydarzenia na pewno nie zakończyłaby się nominacją do Oskara.
Rola producenta jest kolejnym sposobem na budowanie moich kompetencji w świecie pracy wirtualnej. Działam zdalnie od 7 lat, czyli od rozpoczęcia swojej przygody w ETTA Leadership & Culture, kiedy to poznałam różne oblicza pracy w wirtualnym zespole. Obecnie plusy takiego rozwiązania zdecydowanie przewyższają nieliczne minusy. Dużą zaletą było to, że gdy większość panikowała i przeżywała konieczność przeniesienia się na zdalną pracę na początku pandemii, dla mnie było to coś całkowicie naturalnego i zamiast na kwestiach organizacyjnych, mogłam się wtedy skupić na ważniejszych rzeczach. Jest mi bardzo bliska koncepcja życia jako cyfrowy nomada i mieszkania w dowolnym zakątku na Ziemi, a posiadania pracy w… laptopie. Jest to kierunek życiowy, który chciałabym realizować. Im więcej miałam wprawy w prowadzeniu wirtualnych spotkań, tym więcej okazji pojawiało się na mojej drodze i zdarzyła się także propozycja z brytyjskiej firmy szkoleniowej na sprawdzenie się w roli producenta szkoleń online. Praca online to świetna okazja do spotkania ludzi z całego świata i możliwość uczenia się od najlepszych, w moim przypadku od innych producentów i trenerów, że wirtualne sesje mogą wyglądać coraz lepiej, jakie mamy aplikacje, żeby je realizować, i na jakie funkcjonalności one pozwalają, tak aby te sesje nie były tylko „gadającą głową”, lecz żeby to były naprawdę interaktywne i angażujące doświadczenia dla uczestników.

POLECAMY

Co należy do zadań producenta szkoleń online?

Udział w wirtualnych szkoleniach często wiąże się dla uczestników z koniecznością pobrania nowej aplikacji i zalogowania się do niej czy zainstalowania dodatkowej wtyczki, zapoznania się z funkcjonalnościami danej platformy, podłączenia kamery i mikrofonu – i wtedy pojawiam się ja – producent, który sprawia, że ten proces idzie gładko i przyjemnie. W trakcie sesji odpowiadam na pytania uczestników dotyczące spraw technicznych, dbam o aktualny układ treści w wirtualnym pokoju w zależności od narzędzia, z którego akurat korzystamy (np. whiteboard), zarządzam czasem i przenoszę uczestników do i z mniejszych pokoi na dyskusje/zadania w parach lub podgrupach. I’ve got the power! Gdy dzieje się coś mniej fajnego, czyli gdy wysypują się kwestie techniczne na platformie, to jestem tą osobą, która bierze trzy głębokie wdechy, naprawia usterki i pomaga grupie wrócić do pracy. Ale po kolei…
Lubię czuć się dobrze przygotowana do szkolenia, które produkuję, dlatego zawsze staram się umówić z osobą prowadzącą na rozmowę o przebiegu sesji i wzajemnych oczekiwaniach. Pracuję z wieloma trenerami i każdy ma inny styl prowadzenia, inne preferencje, różny stopień zaawansowania w prowadzeniu szkoleń online i znajomości narzędzi. Lepiej dogadać obowiązki i formę wsparcia, zanim znajdziemy się wspólnie z uczestnikami na szkoleniu. To, co mi pomaga, to ustalenie na początku zasad współpracy – często są to małe rzeczy, np. kwestia tego, czy mam pozostać całkowicie w tle sesji, czy przedstawić się uczestnikom z pokazaniem się na wideo. Wszystkie te kwestie dogadujemy przed sesją i to jest dla mnie bardzo fajne, bo mogę obserwować styl pracy osób z różnych części świata. Dając przykład: niektórzy trenerzy lubią sami witać uczestników, gdy ci wchodzą kolejno do wirtualnej sali, a inni wolą tę część zostawić mnie i przejąć prowadzenie, gdy wszyscy są już podłączeni na mikrofonach i kamerach. Dla producenta to rzeczy techniczne są na pierwszym planie, a te merytoryczne wydarzają się w tle. Dlatego uważam, że współpraca między trenerem a producentem jest doskonałym sposobem na to, żeby uczestnicy wyciągali z sesji jak najwięcej. Niektóre platformy, np. Adobe Connect, dają możliwość przygotowania wirtualnego pokoju przed szkoleniem. Gdy jest taka opcja, wtedy często zajmuję się utworzeniem takiego dedykowanego pokoju na szkolenie, tworząc różne layouty, które później wyświetlają się uczestnikom. Wgrywam prezentację główną oraz prezentacje, które będą widzieć uczestnicy w breakout roomach. Tworzę ankiety, wgrywam filmiki itd. Zdarza się, że te działania są poza obszarem moich obowiązków, wtedy zawsze jestem informowana przez osobę, która taki pokój przygotowywała (lub przez trenera), co się powinno wydarzyć w trakcie sesji.
Przed samą sesją kluczowe jest przygotowanie techniczne. Przed każdym wirtualnym spotkaniem jestem w pokoju na około 30 minut przed czasem, żeby finalnie sprawdzić, czy działa prezentacja, odtwarzają się filmy i nagrania, mam pliki, które będę musiała przekazać uczestnikom w trakcie. To wszystko są elementy, które urozmaicają sesję i pozwalają uczestnikom się jeszcze bardziej w nią zaangażować. Trener również wchodzi do pokoju przed sesją (około 15 minut wcześniej), żebym mogła sprawdzić, czy go słyszę i widzę, czy ma włączone wszystkie funkcjonalności – tak aby maksymalnie wykorzystać czas przewidziany na sesję, a nie w trakcie pracy z uczestnikami zajmować się rzeczami technicznymi. Często też uczestnicy proszeni są o zalogowanie się chwilę przed startem, żebym mogła sprawdzić, czy mogą podłączyć audio i wideo do narzędzia, na którym pracujemy. Sprawianie, żeby wszystko działało, to duża praca przed sesją – potrzebny jest backup plików – możliwość dostępu do materiałów, które prezentujemy uczestnikom z poziomu swojego komputera, na wypadek gdyby te wgrane do aplikacji nie działały prawidłowo, albo przygotowanie wydrukowanych notatek, żeby wiedzieć, o czym się mówi, gdyby plik z prezentacją nie chciał się otworzyć. Ściągnięcie aplikacji na smartfona umożliwi prowadzenie sesji z poziomu telefonu, gdyby komputer trenera odmówił posłuszeństwa. Są to te wszystkie rzeczy wokół sesji, których nie widać, ale z punktu widzenia producenta i osoby prowadzącej warsztaty są bardzo ważne. Gramy z trenerem do jednej bramki i chcemy, żeby uczestnicy mieli jak najlepsze doświadczenie rozwojowe, dlatego zadbanie o technikalia jest kluczowe w późniejszej sprawnej pracy w trakcie szkolenia.

W trakcie sesji:

  1. Moją rolą jest m.in. wsparcie mentalne prowadzącego. Ci z Was, którzy pracują wirtualnie, wiedzą o tym, że zarządzanie czasem jest dużym wyzwaniem, więc gdy mamy z trenerem możliwość przegadania w przerwach tego, co idzie dobrze, a co można zrobić inaczej, to jest to fajna wymiana z kimś „z drużyny”. Mam feedback od trenerów, że jest to dla nich bardzo użyteczne i ważne.
  2. Dbam również o to, żeby uczestnicy mieli ze sobą jak najwięcej interakcji, i osiągam to, wykorzystując m.in. breakout sessions. Są to krótkie zadania dla uczestników, które realizują w mniejszych grupach. Jest to element służący nie tylko dyskusjom, lecz także nawiązaniu relacji między uczestnikami. W tych mniejszych pokojach uczestnicy mają do dyspozycji prezentację, czat czy whiteboard, czyli to, co oferuje wirtualne narzędzie. Uczestnicy rozpracowują temat w mniejszych grupach, a na forum trener może ich poprosić o odsłuch i podsumowanie tego, co zadziało się w pokojach. Moją rolą jest, żeby wszystko w tym procesie zadziałało. Zazwyczaj uczestnicy wskazują to jako najcenniejszą, najfajniejszą część wirtualnych warsztatów. Jeżeli trener chce uczestnikom przekazać dodatkowe materiały, mogę je przesłać za pośrednictwem platformy (nie potrzebujemy generować dodatkowej komunikacji e-mailowej), wrzucić na czat potrzebne linki, wyświetlić ankietę, współdzielić ekran, żebyśmy mogli popracować na zewnętrznym narzędziu, np. Mentimeter, Jamboard.
  3. Biorę na siebie techniczne aspekty szkolenia, żeby trener mógł się skupić na treściach i prowadzeniu grupy. Sesje online to już nie gadająca przez godzinę (a czasami przez kilka godzin!) głowa, ale interaktywne doświadczenie dla uczestników. Grupa, zazwyczaj kilkunastoosobowa, spotyka się na wspólnej sesji, gdzie poza klasyczną prezentacją widoczną w wirtualnym pokoju mamy do dyspozycji również rozmaite narzędzia zwiększające zaangażowanie osób przed ekranami laptopów. 
     

Na produkowanych przeze mnie sesjach online najczęściej wykorzystywane narzędzia to:

  • Kamera wideo – do zapoznania się uczestników i pracy w parach lub podgrupach. Nie rekomenduję ciągłej pracy przy włączonych przez uczestników kamerach – to rozprasza i przeciąża łącze, ale lubię, gdy trener jest widoczny w trakcie sesji, szkolenie staje się wtedy „żywsze”.
  • Mikrofon – do dyskusji z uczestnikami, dzielenia się doświadczeniami i przemyśleniami w trakcie sesji online.
  • Czat – miejsce na publikowanie pytań, przemyśleń, odpowiedzi na zadawane pytania bez ciągłego przerywania sesji. Treści tam wpisane są widoczne przez całe szkolenie online, można do nich wrócić, odnieść się później. Na niektórych narzędziach (Adobe Connect) jest możliwość posiadania kilku tematycznych okienek z czatem.
  • Breakout rooms – wymienione wyżej pokoje do pracy w mniejszych grupach/parach, pomagają aktywizować uczestników podczas wirtualnej sesji. Każdy ma możliwość się odezwać, zabrać głos, przedyskutować swoje case’y. To też świetny sposób na budowanie relacji między uczestnikami.
  • Whiteboard – gdy oczekujemy krótkich, anonimowych odpowiedzi lub pracujemy na metaforach – uczestnicy mają możliwość nawet wykonać rysunek w wirtualnym Paint’cie.
  • Filmiki i nagrania dźwiękowe – do wirtualnego pokoju możemy wgrać nagrania do odsłuchu czy filmy do obejrzenia w trakcie sesji, co zwiększa atrakcyjność szkolenia.
  • Ankiety – tego narzędzia używamy do głosowań lub gdy chcemy uzyskać szybki feedback. Sprawdzają się też jako pre/post testy.
  • Narzędzia zewnętrzne (np. Mentimeter, Jamboard, Miro, Funretro) – mamy do nich dostęp poprzez share’owanie ekranu lub przekazanie uczestnikom linka. Oferują rozmaite formy pracy z grupą, od pracy z karteczkami post it, poprzez tworzenie chmury skojarzeń, po quizy, wykresy i skale. 


Rola producenta nie kończy się wraz z końcem szkolenia. Gdy korzystamy z narzędzia, które zachowuje wypracowane treści po zamknięciu wirtualnego pokoju (jak wspomniany już Adobe Connect), to muszę je wyczyścić, żeby pokój był gotowy do użytku przez następną grupę szkoleniową. Nie chcemy, żeby następni uczestnicy mieli wgląd w historię czatu poprzedników czy zapis whiteboardów. Gdy korzystamy z narzędzia, które samo resetuje się po zakończeniu spotkania, jak Zoom czy WebEx, mamy tę kwestię z głowy. Zostaje jeszcze spisanie listy obecności lub wygenerowanie raportu obecności z poziomu aplikacji, zrobienie screen shotów z wypracowanych przez uczestników treści i przekazanie ich trenerowi do umieszczenia w prezentacji poszkoleniowej.

Ważne

Szkolenia wirtualne to tylko jeden z dostępnych sposobów na rozwój online. Webinary, konferencje, konsultacje online, e-learning, kursy online, podcasty – wystarczy wybrać, co najlepiej pasuje w waszym projekcie i w waszej organizacji. A jeszcze lepiej skorzystać z różnych form, żeby urozmaicić projekt jego odbiorcom.


Czasami dodatkową dla mnie rolą, oprócz bycia producentem, jest rola menedżera społeczności (ang. community manager). Polega ona na łączeniu ludzi, którzy są zapisani na większy wirtualny projekt rozwojowy, gdzie spotykamy się na warsztatach online co jakiś czas, a między tymi spotkaniami uczestnicy mają do wykonania różne zadania (formuła blended learning). Poza zadaniami wchodzącymi w skład roli producenta zarządzam wtedy komunikacją z uczestnikami między sesjami poprzez m.in. postowanie na przeznaczonych do tego platformach (zewnętrznych lub wewnętrznej platformie klienta), pomagam w budowaniu społeczności, która wzajemnie się wspiera w procesie rozwojowym. Dbam o to, żeby już od startu projektu uczestnicy mieli dobre doświadczenia, przeprowadzam przez cały proces, żeby wiedzieli, gdzie mają wejść na sesję, którego linka kliknąć, gdzie znajdą dodatkowe materiały – począwszy do przygotowań, przez towarzyszenie w trakcie sesji, na której jestem dostępna w tle jako pomoc w kwestiach technicznych. Po sesji, oprócz przekazania rzeczy formalnych organizatorowi szkolenia, dzielę się z uczestnikami prezentacją, omawiamy zadania follow up, które mają wykonać. Jeżeli mają jakiekolwiek pytania, mogą się ze mną skontaktować i wiedzą, że im pomogę. 
 

Jakie kompetencje powinien posiadać producent szkoleń online?

  • Pierwsze kompetencje, jakie przychodz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy