Praca hybrydowa dobrze zorganizowana – jak pracować razem, będąc osobno. Na przykładzie Bee Talents

Opowiem o tym, w jaki sposób w Bee Talents przeszliśmy na model „full remote”, jednocześnie osiągając ponad stuprocentowy wzrost zespołu i przychodów.

Od czego to wszystko się zaczęło...

Jeszcze w styczniu 2020 r., czyli niecałe dwa lata temu, nikt z naszej organizacji nie powiedziałby, że będziemy organizacją pracującą w zasadzie w pełni zdalnie. Przed pandemią działaliśmy hybrydowo z naszymi partnerami oraz kandydatami, stawiając głównie na kontakt telefoniczny lub wideokonferencje, które prowadziliśmy z biura w Poznaniu. Od czasu do czasu odwiedzaliśmy klientów w ich lokalizacjach. W styczniu 2020 r. usługa RPO (recruitment process outsourcing) zaczęła stawać się jednym z naszych głównych obszarów działalności. Wymagała ona od nas w dużej mierze pracy z biur naszych partnerów w całej Polsce. Wtedy też zaczęliśmy rozważać otwarcie drugiego biura w Warszawie. Jak się później okazało, było to świetne przygotowanie do nadchodzącego lockdownu. 
Kiedy dołączyły do nas dwie pierwsze osoby z Warszawy, zaczęliśmy zauważać, które procesy nie działają i się nie skalują. Postanowiliśmy powołać do życia grupę projektową, która skupi się na tym, aby usprawnić nasze działania w zakresie integracji zespołu i poprawy jakości pracy między biurami. Jednocześnie coraz częściej wiele osób z biura w Poznaniu zaczęło korzystać z pracy zdalnej. Dostosowanie procesów spowodowało, że stopniowo przestawały czuć, że „tracą”, nie pracując w jednej przestrzeni. 
Do zadania podeszliśmy procesowo. Grupa projektowa poświęcona pracy zdalnej w pierwszej kolejności skupiła się na zidentyfikowaniu kluczowych dla organizacji procesów. Jako firma HR-owa prowadziliśmy wiele rozmów, które pozwalały nam się rozwijać, docierać do nowych kandydatów i kontaktować z partnerami, więc postawiliśmy w pierwszej kolejności na komunikację. 
 

Komunikacja to podstawa

Kluczem do sukcesu przy pracy zdalnej jest sprawna komunikacja. Usuwając blokery oraz ustalając jasne i transparentne zasady wykorzystania kanałów komunikacji, unikniemy chaosu i niezrozumienia.
Pierwszym krokiem przemian, jakie zachodziły w naszej organizacji, było podejście do spotkań. Postanowiliśmy ustanowić na nowo zasady prowadzenia i uczestnictwa w spotkaniach, tak by nie wykluczały one osób zdalnych. Poniżej znajdziecie listę kilku kluczowych usprawnień.

• Forma zdalna jest domyślną formą każdego spotkania, nawet jeśli większość osób jest fizycznie w biurze. 
• Każdy podłącza się na spotkanie na swoim komputerze wraz z kamerą, tak byśmy mogli się zobaczyć. 
• Mikrofon uczestników spotkania jest domyślnie wyciszony. Prowadzący spotkanie udziela głosu po kolei osobom, które wykazały taką chęć poprzez wirtualne podniesienie ręki bądź wpisanie +1 na komunikatorze. 
• Po każdym spotkaniu powstają notatki, które pozwalają nieobecnym osobom być na bieżąco. 
• Jeśli to możliwe i uczestnicy wyrażą zgodę, spotkanie jest nagrywane, aby osobom nieobecnym łatwiej było odtworzyć treść. 

Mimo tego, że początki nie były łatwe, po czasie uznaliśmy, że spotkania zdalne są dla nas bardziej efektywne. Wraz z przejściem na „remote first” nabraliśmy dobrych nawyków, takich jak np. tworzenie notatek, dzięki czemu łatwiej nam wrócić do ustaleń. Dodatkowo cały czas testujemy nowe narzędzia, które usprawniają naszą pracę, takie jak chociażby:

• Jamboard, który jest wirtualną tablicą z post-itami – zdecydowanie bardziej efektywne, a przy tym i bardziej ekologiczne rozwiązanie. 
• Teamretro, które pozwala na sprawne przeprowadzenie retrospektywy w zespole pracującym z różnych lokalizacji.
   

Jak mierzyć nastrój zespołu, skoro nie widzę go na co dzień?

W Bee Talents staramy się być lean i wykorzystywać narzędzia, które już mamy. Dlatego postawiliśmy na dwa rozwiązania:

1. Cykliczne 1:1 – mimo przejścia na pracę zdalną, nie zrezygnowaliśmy z 1:1, które prowadzone są co tydzień przez team leadera z każdym członkiem zespołu. Obowiązkowo na takie spotkania łączymy się z kamerą. Jeszcze pracując w biurze, bardzo ceniliśmy sobie „spacerowe” 1:1, podczas których mogliśmy też oczyścić głowę i zmienić otoczenie. Postanowiliśmy przekuć to również przy pracy zdalnej – aktualnie mobilne połączenia komórkowe pozwalają bez problemów zrobić 30-minutowy spacer, a przy tym poprowadzić 1:1. Nie zapominajmy jednak o stworzeniu notatek zaraz po powrocie ze spotkania, by nie uciekły nam poruszane tematy.
    

 

2. Officevibe zintegrowany ze slackiem. Officevibe to złożone narzędzie do zbierania feedbacku od zespołu. Mamy tam możliwość sortowania feedbacków i analizowania ich pod kątem zarówno zespołu, jak i segmentów, biorąc pod uwagę np. długość lat przepracowanych w organizacji. Mikroankiety wysyłane są do zespołu raz w tygodniu, a ich wypełnienie zajmuje 3–4 minuty. 

Work-life balance, czyli jak zadbać o to, byśmy znali granicę 

W pracy zdalnej okoliczności domowe nie pozostają bez znaczenia. Nie w każdym domu warunki do pracy będą idealne, a nierzadko brak łączności z internetem jest wystarczającym powodem do zrobienia sobie dłuższej przerwy. Niemniej jednak okazuje się, że częstsze niż brak zaangażowania jest… robienie nadgodzin. Umiejętność oddzielenia pracy od domu, czyli tzw. wyjścia z pracy, jest dla wielu pracowników czymś nowym. Dlatego tak ważne jest, aby każdy pracodawca zadbał o work-life balance w zespole, a także o odpowiednie przygotowanie domowego biura. W Bee Talents rozwiązaliśmy to w następujący sposób:

• Budżet biurkowy, który każdy pracownik może przeznaczyć na dowolne rzeczy, jakich potrzebuje do stworzenia sobie komfortowej przestrzeni do pracy.
   

  Ważne

  Często firmy, które rozważają przejście na pracę zdalną, obawiają się „utraty kontroli” nad pracą ludzi w zespołach, a paradoksalnie zespoły pracujące zdalnie często mają tendencję do robienia nadgodzin. 

  
   
• Brak nadgodzin jako obowiązek, a nie przywilej. W pandemii zauważyliśmy, że wiele osób robiło nadgodziny. Postanowiliśmy jako team leaderski zakomunikować zespołowi regulamin nadgodzin. Jego głównym założeniem było to, że nie robimy nadgodzin, a jeśli już się zdarzą, odbieramy je maksymalnie w ciągu miesiąca. Pozytywne efekty tych propracowniczych zmian zauważyliśmy niemal od razu.
• Mental Health Helpline – to zdalne narzędzie, które pozwala każdemu na umówienie się na wizytę do coacha, psychologa, psychoterapuety. Jako organizacja zapewniamy każdemu z naszych pracowników pięć darmowych spotkań. Spotkania są w pełni anonimowe dla pracodawcy, a dzięki ilościowym raportom wiemy, że jest to wsparcie, z którego pracownicy realnie korzystają w kwestiach zarówno prywatnych, jak i zawodowych. 
• Mocne przywiązanie do kalendarza oraz komunikatora wewnątrzfirmowego. Rano witamy się na slacku, a także informujemy o dłuższych przerwach czy o zakończeniu dnia. Dodatkowo bardzo dbamy o to, aby informacje zawarte w naszych kalendarzach były cały czas aktualne, co pozwala nam na efektywne planowanie współpracy.  

Zespół, czyli jak zadbaliśmy o to, byśmy cały czas czuli się częścią Bee Talents i identyfikowali się z organizacją

Jesteśmy teamem HR-owców, tak więc komunikacja oraz zgranie od zawsze były dla nas kluczowe. W momencie gdy przyszła pandemia, a my chwilę później zaczęliśmy szybko rosnąć, mieliśmy liczne obawy, czy podołamy. Tak też powstały kolejne pomysły, których celem jest integracja, a mianowicie: 

• Budżety integracyjne dla małych zespołów. Kiedy przeszliśmy na pracę zdalną, zdecydowaliśmy się zrezygnować z biura, a budżet oddaliśmy w ręce zespołów. Na przestrzeni ostatnich miesięcy odbyło się kilka integracji, w tym m.in. integracje zdalne. Mimo sceptycznego podejścia okazały się świetnym rozwiązaniem. 
• Wspólne przerwy. Oczywiście nie dla każdego komfortowe jest jedzenie przed komputerem i nie powinniśmy tego robić też codziennie, jednak raz na jakiś czas spotykamy się z zespołem, by wspólnie zjeść lunch, tak jak to działo się w czasie, kiedy byliśmy w biurze. 
• Wspólne przerwy nieco inaczej. W połowie pandemii część zespołu czuła się już mocno „zasiedziana”, dlatego powstała oddolna inicjatywa wspólnych przerw, podczas których wszyscy chętni biorą udział w zajęciach Joga | body&mind, całość trwa 15 minut, pozwala się zespołowi zrelaksować i zintegrować. 
   

 

• Inicjatywy oddolne. Nasz zespół rósł, a my cały czas pracowaliśmy zdalnie, nie znając się aż tak dobrze. Wtedy z inicjatywą wyszedł zespół, który zaproponował remote work challenge, czyli trwający kilka tygod...