Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

16 grudnia 2017

NR 1 (Listopad 2017)

Przepis na rotację
W jaki sposób zmiana kultury zmienia zasady gry

0 83

Rotacja pracowników to jedno z największych wyzwań stojących przed działami HR – generuje koszty, zakłóca pracę zespołów, opóźnia realizację projektów. Nie ma jednej przyczyny, dla której pracownik żegna się z organizacją, dlatego też nie ma jednego rozwiązania, które ograniczyłoby rotację. Firma Sente, działająca w wymagającym środowisku IT, postawiła na zmianę kultury i wdrożenie praktyk znanych z turkusowych organizacji. W efekcie firma ograniczyła wskaźnik odejść o połowę. 

Z artykułu dowiesz się

  • Jak ograniczyć rotację pracowników w branży IT poprzez zmianę kultury organizacyjnej?
  • Jak wykorzystać elementy zarządzania inspirowane turkusowymi organizacjami w swojej organizacji?
  • Jaka jest rola działu HR w procesie wdrażania nowej kultury organizacyjnej?

 

Rotacja to jeden z tych czynników, który spędza sen z powiek niejednemu menedżerowi HR. Jak wiadomo, zbyt intensywna fluktuacja pracowników przyczynia się do wielu negatywnych w skutkach zjawisk. Oprócz strat finansowych ponoszonych przez firmę, zarówno w przypadku osób pracujących stosunkowo krótko (nakłady ponoszone na szkolenia i proces adaptacji), jak i tych, którzy odchodzą po kilku latach (ugruntowana wiedza i doświadczenie), rotacja ma także wpływ na nieco mniej oczywiste obszary. Jednym z nich jest atmosfera w zespole, który doświadczany częstymi zmianami nie ma szans na wypracowanie płynnej i satysfakcjonującej dla wszystkich kultury pracy. Innym aspektem jest zaangażowanie pracowników, które ma szansę w pełni rozwinąć się dopiero po opanowaniu codziennych zadań i nabraniu pewności w wykonywanych obowiązkach. Negatywnych skutków nadmiernej rotacji można zapewne wymienić jeszcze wiele. Zdecydowanie mniej wiadomo natomiast o efektywnych sposobach przeciwdziałania pejoratywnym konsekwencjom zbyt licznych odejść. Przed wyzwaniem obniżenia rotacji stanęła firma Sente, która podeszła do tematu w niebanalny sposób i obniżyła liczbę odejść pracowników o połowę.

 

Firma Sente Systemy Informatyczne istnieje od 2000 r. Od początku swojej działalności oferuje małym i średnim przedsiębiorstwom autorski system klasy ERP. Aktualnie firma zatrudnia 123 osoby w czterech oddziałach – Wrocław, Poznań, Rzeszów i Starachowice, z czego doskonałą większość w pierwszej lokalizacji, która stanowi centralę firmy.

Gros pracowników stanowią programiści (ponad 80 osób). To wśród tej grupy obserwowano od zawsze największy wskaźnik rotacji2. W lipcu 2016 r. wyniósł 36,78%. Średni wskaźnik rotacji dla firm IT we Wrocławiu wynosi 15%, a w skali kraju – 17%3.

Nieco ponad pół roku wcześniej w firmie zaczęto wdrażać rozwiązania mające na celu zmiany w zakresie kultury firmy i klimatu organizacyjnego. Jednym z pierwszych była adaptacja kultury współodpowiedzialności i ustalenie Kluczowych Rezultatów. W dalszej kolejności zaczęto praktykować elementy turkusowych organizacji oraz samoorganizacji. Wszystkie te czynniki przełożyły się na stopniowo malejący wskaźnik rotacji.

Stawiamy na współodpowiedzialność

Idea współodpowiedzialności zaczerpnięta została z książki Rogera Connorsa, Toma Smitha i Craiga Hickmana Zasada Oz. Początkowo warsztaty pokazujące, na czym polega zasada współodpowiedzialności, były przez nas przeprowadzane na własną rękę. Następnie zaprosiliśmy do współpracy warszawską firmę AllBridge, która zrealizowała dla nas, trwający kilka miesięcy, proces szkoleniowy i certyfikacyjny. Po jego zakończeniu wszystkie osoby, które zaczynały z nami współpracę, były wdrażane w koncepcję dzięki wewnętrznym szkoleniom i warsztatom, które zostały opracowane i są przeprowadzane przez zespół HR. Wprowadzenie do kultury współodpowiedzialności przebiega trzyetapowo. Rozpoczyna się od szkolenia, którego celem jest przedstawienie zarysu idei i poszczególnych etapów. Drugie spotkanie to warsztaty poświęcone informacjom zwrotnym. Kolejna faza to praca z całym zespołem nad celami biznesowymi, które można osiągać dzięki współodpowiedzialności.

 

 

Myśl wypracowana przez Connorsa, Smitha i Hickmana zakłada istnienie czterech kroków, które są niezbędne, by móc mówić o istnieniu w organizacji kultury współodpowiedzialności: Zobacz To, Przyjmij To, Rozwiąż To i Zrób To. Pierwszy z nich opiera się na wszechstronnej orientacji w tym, jaka jest sytuacja. Można to osiągnąć dzięki regularnemu proszeniu o informacje zwrotne i przyjmowaniu ich. Drugi z elementów zasadza się na przyznaniu i akceptacji tego, iż aktualny stan stanowi naszą odpowiedzialność – podejmując określone działania lub też nie, kształtujemy otaczającą nas rzeczywistość. Trzeci z kroków wiąże się z zadawaniem sobie pytania: „Co jeszcze mogę zrobić, co mogę zrobić lepiej?”. W pewnym sensie polega on na kwestionowaniu dotychczasowych, utartych sposobów działania, wymyślaniu kreatywnych metod radzenia sobie z pojawiającymi się wyzwaniami i problemami, a także podejmowaniu niezbędnego ryzyka. Ostatni krok – Zrób To – to nic innego, jak realizacja tego, do czego się zobowiązaliśmy, oraz monitorowanie swoich postępów za pomocą wiarygodnych danych po to, by nie uprawiać „sztuki dla sztuki”. Implementacja opisanego powyżej rozwiązania nie była łatwym przedsięwzięciem. Początkowo rozwiązania zaproponowane przez trenerów z AllBridge spotykały się z większym lub mniejszym oporem ze strony pracowników:

Obawiałem się, że to będzie modlenie się do jakiegoś sposobu współpracy i wymuszanie tego. Ja się bałem, że właściwie tego typu podejście – i tak to z mojej perspektywy wyglądało – to taka trochę na siłę próba pokazania, jak można w środku współpracować.

Piotr, architekt aplikacji biznesowych, w Sente od 5 lat

 

Kolejna zmiana, kolejny jakiś pomysł, który tak naprawdę nic do końca nie wnosi.

Wojciech, customer success manager, w Sente od 8 lat

 

Z czasem jednak zaczęli oni dostrzegać pozytywne efekty zmian i zmienili zdanie:

 

Spodobało mi się, że naprawdę w bardzo prosty sposób można tyle zrobić. Jak ludzie zobaczyli, że to zaczyna działać, wyzwalała się w nich energia. Angażowanie ludzi spowodowało, że zaczęli się otwierać. Na pewno też zmniejszyła się «szara strefa», czyli postawa to nie moje, to nie twoje. Nawet jak ktoś powie: a to twoja wina, to i tak wie, że OK, nawet jeśli ty zawaliłeś, to pomogę ci, zastanowię się razem z tobą, jak to naprawić. Czyli nie ma takich sytuacji, że po prostu wysłałem maila i cześć, koniec roboty. Dzięki temu, że nie ma szarych stref, można było zrobić więcej rzeczy.

Wojciech, customer success manager, w Sente od 8 lat

Kluczowe Rezultaty

Realizacja poszczególnych kroków ku współodpowiedzialności była ściśle związana z określeniem Kluczowych Rezultatów, które tworzono symultanicznie z całym procesem. Zarząd firmy postanowił zdefiniować trzy obszary, które stanowiłyby wspólny firmowy cel. Pomysł na „firmowe kierunkowskazy” został ponownie zainspirowany dzięki literaturze biznesowej – tym razem autorstwa Kennetha Blancharda. Dostawca z Wyboru i Rentowność – dwa z Kluczowych Rezultatów – zostały dookreślone przez zarząd firmy, który nakreślił zarówno sposób ich mierzenia, jak i docelową wartość. Pracodawca z Wyboru został stworzony w grupie pracowników, którzy wspólnie opracowali ankietę4 pozwalającą na regularne przyglądanie się temu, jak kształtuje się nasilenie tego wskaźnika i jaki poziom w zamierzeniu ma osiągnąć. Rentowność, jako najłatwiejszy do weryfikacji wynik, była podsumowywana co kwartał. Ogłaszanie wyników finansowych było też dla nas każdorazowo okazją do wspólnego świętowania – nagradzaliśmy w ten sposób nasz wspólny wysiłek do zrealizowania jednego z Kluczowych Rezultatów. Badanie Pracodawcy z Wyboru odbywało się w cyklach czteromiesięcznych, a Dostawcy z Wyboru, ze względu na największy poziom złożoności pomiaru – raz na koniec roku. W 2016 r. osiągnęliśmy dwa z trzech Kluczowych Rezultatów – Pracodawca z Wyboru i Rentowność. Wartość pierwszego ze wskaźników została przekroczona o 5,1% w stosunku do zakładanego poziomu, natomiast drugiego aż o 91,2%! Należy w tym miejscu zaznaczyć, że firmowe priorytety nie były „martwymi” miarami, które po jednokrotnym ustanowieniu były oglądane „z dołu” przez resztę pracowników. Każdy z zespołów co dwa lub trzy miesiące, przy współpracy z wybranym przez siebie moderatorem (osobą spoza zespołu), pracował nad nowymi pomysłami, które mogły pomóc w osiągnięciu Kluczowych Rezultatów zarówno w wymiarze mikro (czyli zespołowym), jak i makro (ogólnofirmowym). Spośród koncepcji, które powstały w ramach moderowanych spotkań, warto wymienić np. półkę rozwiązań (gotowe projekty, które można prezentować klientom) czy też prezentacje o zespołach wysyłane do klientów, z którymi na co dzień pracują. Nieco rzadziej (dwa razy do roku) organizowane były także prezentacje, podczas których zespoły mogły opowiedzieć o swoich sukcesach w realizacji kroków wspomagających osiągnięcie Kluczowych Rezultatów.

 

Według Daniela Urbana, prezesa zarządu Sente, praca zespołów nad Kluczowymi Rezultatami była jedną z pierwszych większych zmian w firmie, które były związane z kulturą organizacyjną:

Gdy już mieliśmy zdefiniowane i zakomunikowane Kluczowe Rezultaty, to konsultant powiedział, że należy organizować spotkania koncentrujące się na tym, jak je osiągnąć. Zaproponował, że pomoże nam zorganizować taki warsztat w gronie kierowników, że on go poprowadzi. I tym samym pokaże, jak należy je organizować w zespołach. Nowe podejście – współodpowiedzialność – powoduje, że to zespoły powinny samodzielnie wypracowywać sposób ich osiągania. W następstwie tego wszystkie zespoły w firmie przeprowadziły we własnym gronie takie warsztaty. To był pierwszy krok, kiedy to już nie zarząd, nie zespół menedżerski opracowywał plan działań, ale właśnie zespoły, mając zdefiniowane Kluczowe Rezultaty, nad tym pracowały. To było duże przesunięcie w kulturze firmy, że w takim większym st...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy