Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

6 grudnia 2021

NR 25 (Listopad 2021)

Onboarding zakończony sukcesem. O tym, jak Getinge przeprowadza onboarding w firmie produkcyjnej

0 788

Proces onboardingu w Getinge jest kluczowym obszarem, który cały czas monitorujemy i doskonalimy. Proces ten wpływa na zmniejszenie rotacji w zespole, większą motywację i lepszą atmosferę. Zdajemy sobie sprawę, jak bardzo ważne i potrzebne jest dobre wdrożenie do organizacji, zarówno dla nowego pracownika, jak i dla organizacji.

Firma Getinge jest jedną z największych firm działających w branży technologii medycznej na świecie. Od ponad 100 lat tworzy nowatorskie rozwiązania dla opieki zdrowotnej, dostarczając produkty dla jednostek intensywnej terapii, sal operacyjnych, działów sterylizacji oraz instytucji zajmujących się badaniami w dziedzinach biotechnologii, farmacji oraz rozwoju medycyny. Z produktów Getinge korzysta 25 tys. klientów z ponad 135 krajów. Oddział Getinge w Plewiskach pod Poznaniem (Getinge Poznań) działa od 2014 r. W fabryce produkowane są najwyższej klasy sterylizatory, które trafiają do klientów na całym świecie. Aktualnie firma zatrudnia 200 pracowników. 
 

POLECAMY

Wykres 1. Czas trwania wdrożenia w firmie a czas potrzebny na pełne przygotowanie do pracy
Źródło: W tej kwestii firmy popełniają duży błąd. Może ich on słono kosztować,
https://www.pulshr.pl/rekrutacja/w-tej-kwestii-firmy-popelniaja-duzy-blad-moze-ich-on-slono-kosztowac,85217.html [dostęp: 4.11.2021]


Pierwsze miesiące pracy nowego pracownika wpływają mocno na jego doświadczenia oraz późniejszą motywację i rozwój w firmie. 
 

Czy onboarding ma tak naprawdę duże znaczenie, czy tylko się nam wydaje? Oto statystyki ostatnich badań: 
  • 41% pracowników potrzebuje ponad miesiąca na wdrożenie w obowiązki zawodowe i kulturę nowego pracodawcy (Gamfi).
  • 62% pracowników zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesięcy zrealizowało swoje pierwsze cele w założonym czasie, w porównaniu do 17% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono (Aberdeen).
  • 91% pracowników chce zostać dłużej w firmie dzięki wsparciu podczas onboardingu (Aberdeen).
  • 69% pracowników chętniej zostaje w firmie przez trzy lata w przypadku doświadczenia dobrze przeprowadzonego onboardingu (SHRM).


Trochę historii

Proces onboardingu w Getinge Poznań ewaluował w ciągu trzech ostatnich lat. Postanowiliśmy zweryfikować na własnym przykładzie, czy zaangażowanie w przygotowanie procesu onboardingowego wpłynie na efektywność wdrożenia nowego pracownika do organizacji. 
Trzy lata temu rozpoczęliśmy pracę nad onboardingiem wraz z zespołem, który składał się z przedstawicieli różnych działów. Zadania oraz procesy w danym obszarze zostały szczegółowo przeanalizowane i poukładane pod względem stopnia zaawansowania. Stworzyliśmy firmowy plan onboardingowy, który został podzielony na obszary oraz poziomy zaawansowania. Do każdego szkolenia zostali przypisani trenerzy wewnętrzni oraz został założony czas szkolenia, jaki będzie potrzebny w danym obszarze. Nie chcieliśmy, aby nowi pracownicy czuli natłok informacji, które pojawiają się w pierwszych tygodniach pracy z każdej strony. Zaplanowaliśmy plan onboardingowy w czasie od trzech do sześciu miesięcy w zależności od specyfiki stanowiska. 
Aktualnie w szkolenia wdrożeniowe w całej firmie jest zaangażowanych 45 trenerów wewnętrznych, którzy przeprowadzają szkolenia w swoich specjalizacjach, tj. produkcja, magazyn, inżynieria, HR, IT, jakość, reklamacje, zakupy czy finanse. Trenerzy otrzymują regularną informację zwrotną po badaniu satysfakcji nowych pracowników z procesu onboardingu. Wiedzą, co podobało się w szkoleniu, a co mogą rozwinąć lub zmienić.

Kto jest odpowiedzialny za proces onboardingu? 

W Getinge Poznań każdy pracownik ma poczucie, że jest odpowiedzialny za wdrożenie nowego pracownika do firmy, aby mógł zaaklimatyzować się jak najszybciej w nowym miejscu. Pierwsze dni są bardzo stresujące i każdy z nas pamięta, jak to było, kiedy rozpoczynał przygodę w Getinge Poznań.
W formalnym procesie wdrożenia mamy przypisane role i zadania:   
Zadania działu HR: 

  • koordynacja całego procesu onboardingu,
  • wprowadzenie nowego pracownika w strukturę firmy, wartości, kulturę organizacji, 
  • zapoznanie nowego pracownika z firmowymi procedurami dotyczącymi obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin, regulaminu pracy i wynagradzania,
  • przeprowadzenie badania satysfakcji pracownika w procesie onboardingu.

Zadania przełożonego: 

  • wprowadzenie do zespołu,  
  • zapoznanie z zakresem obowiązków na stanowisku pracy i możliwościami rozwoju w firmie,
  • omówienie oczekiwań i celów na okres wdrożenia,
  • dbanie o regularny kontakt,
  • regularne monitorowanie postępu pracy,
  • przekazywanie konstruktywnej informacji zwrotnej po wykonaniu zleconych zadań i na koniec każdego z etapów wdrożenia,
  • bieżący kontakt z opiekunem wdrożenia,
  • reagowanie na pojawiające się trudności lub pytania.

Zadania opiekuna: 

  • wskazanie pomocnej dłoni w pierwszych tygodniach pracy,
  • zapoznanie pracownika ze stanowiskiem pracy, 
  • wdrożenie w operacje na danej stacji, 
  • zapoznanie z regułami panującymi w zespole i firmie,
  • ocena pracy nowego pracownika.

Proces wdrożenia różni się ze względu na obszary: produkcja i administracja. W pierwszym etapie mamy części wspólne, a później programy wdrożeniowe różnią się pod względem specyfiki stanowiska, zakresu odpowiedzialności oraz wymaganego poziomu umiejętności.
Cały proces onboardingu w Getinge Poznań rozpoczynamy w momencie przyjęcia oferty pracy przez kandydata. Ten okres nazywamy pre-onboardingiem.  

Preorboarding dla każdego 

PRZED ZATRUDNIENIEM

DZIAŁ HR

  • Przekazuje pakiet dokumentów niezbędnych do zatrudnienia (skierowania do lekarza medycyny pracy, kwestionariusze i formularze), materiały informacyjne o funkcjonowaniu firmy, odnośniki do social mediów i szczegółowe informacje dotyczące wszystkich benefitów.
  • Przesyła wiadomość powitalną z informacją, jak będzie wyglądał pierwszy dzień pracy, harmonogram szkoleń oraz najważniejsze kontakty – do przełożonego, działu HR i recepcji.  
  • Wprowadza nowego pracownika do systemów kadrowych.
  • Przygotowuje kartę dostępu do firmy.

PRZEŁOŻONY

  • Zgłasza się do działu IT, aby przygotować sprzęt, konto i dostępy dla nowego pracownika. 
  • Przygotowuje harmonogram wdrożenia na stanowisku pracy i omawia go z zespołem.
  • Wyznacza opiekuna wdrożenia i przekazuje mu oczekiwania dotyczące wdrożenia. 

PIERWSZY DZIEŃ PRACY

DZIAŁ HR

  • Przeprowadza szkolenie HR, które dostarcza nowemu pracownikowi wachlarz informacji na temat historii firmy, misji i wizji, kultury organizacyjnej, obiegu dokumentów, przepisów i regulaminów w firmie, ewidencji czasu pracy, godzin pracy i przerw, komunikacji wewnętrznej, najważniejszych wydarzeń firmowych oraz świadczeń pozapłacowych i benefitów.
  • Oprowadza nowego pracownika po firmie.
  • Przekazuje welcome pack Getinge, czyli zestaw upominków od firmy.
  • Przesyła wiadomość o nowym pracowniku do całej firmy.

PRZEŁOŻONY

  • Spotyka się z nowym pracownikiem.
  • Przedstawia nowego pracownika w zespole.
  • Przekazuje wstępne informacje dotyczące działu i zakresu obowiązków.
  • Przeprowadza instruktaż stanowiskowy.
  • Przedstawia nowemu pracownikowi opiekuna wdrożenia.

DZIAŁ BHP

  • Przeprowadza obowiązkowe szkolenie BHP w pierwszym dniu pracy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapoznaje nowego pracownika z zasadami dotyczącymi BHP. 

Onboarding na produkcji

Praca na produkcji podzielona jest na linie produkcyjne, tzw. stacje. Pracownicy mogą rozwijać się między stacjami, osiągając poziomy zaawansowania od 1 do 3. 

Poziom 1 – pracownik, który wdraża się w zadania i uczy się nowych umiejętności na pierwszej stacji, zapoznaje się z dokumentacją na stanowisku pracy, nie jest jeszcze do końca samodzielny i wymaga wsparcia bardziej doświadczonych kolegów. 

Poziom 2 – pracownik, który ma wiedzę i umiejętności w obszarze jednej stacji, jest samodzielny i efektywny, wykonuje wszystkie operacje w obrębie danej stacji, przekazuje swoją wiedzę innym, poszerza swoje kompetencje i umiejętności na innych stacjach.
 

Wykres 2. Wartości Getinge
Źródło: www.getinge.com/int


Poziom 3 – pracownik, który osiągnął poziom 2. w stopniu dobrym oraz posiada wiedzę i umiejętności na minimum trzech stacjach, sprawnie i efektywnie wykonuje nawet bardziej...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy