Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

23 maja 2018

NR 4 (Maj 2018)

Komunikacja na linii IT – dział marketingu
Jak HR może wspierać realizację projektów wewnętrznych?

529

Z artykułu dowiesz się:

  • Jakie są główne barieryutrudniające współpracę pomiędzy działami IT i marketingu?
  • Jak dział HR może wesprzeć właściwą współpracę oraz usprawnić pracę projektową?
  •  Jak wykorzystując narzędzie szkoleniowe, zintegrować zespoły kreatywne i IT oraz uwrażliwić je na wzajemne potrzeby?

 

Ponieważ wcześniej między pracownikami tych działów dochodziło do nieporozumień, a ostatni wspólny projekt zakończył się porażką, poproszono dział HR, by wspomógł komunikację między nimi. Ponieważ jesteś pracownikiem lubiącym wyzwania, Twój szef delegował do tego zadania właśnie Ciebie. 

Pierwsza rzecz, jaka przyszła Ci na myśl: „Najważniejsze, aby uniknąć starych błędów”. Strona www to wizytówka firmy – stanowi zazwyczaj pierwszy kontakt z nią. Dlatego musi przyciągać uwagę i wzbudzać pozytywne emocje, a zarazem być funkcjonalna. W związku z tym postanowiłeś porozmawiać z menedżerami obu działów i dowiedzieć się, jakie bariery uniemożliwiły zakończenie sukcesem poprzedniego projektu.

Po pierwsze: rozmowa z Marketing Managerem

Najpierw skontaktowałeś sięz Marketing Managerem. Samo wyznaczenie spotkania nie było proste, gdyż kierownik działu marketingu zdawał się być bardzo zajęty. W końcu wykroił dla Ciebie 20 minut w swoim napiętym harmonogramie. Gdy zapytałeś go o przebieg współpracy z działem IT, rozpoczął opowieść o tym, jaka to jest droga przez mękę. Przy wspólnych projektach dział marketingu przygotowuje projekt graficzny i wytyczne dotyczące wyglądu i pożądanych funkcjonalności programu i zaprasza przedstawicieli IT na spotkanie, na które przychodzi tylko jedna, maksymalnie dwie osoby. Zazwyczaj taka osoba siedzi i niewiele mówi, a jak się już odezwie, to nie wiadomo, o co jej chodzi. W trakcie trwania projektu informatycy zazwyczaj nie odpisują na e-maile albo robią to z dużym opóźnieniem. I często trudno zrozumieć, co napisali. Gdy ich zapytać, dlaczego wykonali coś niezgodnie z wytycznymi, odpowiedź jest zawsze taka sama: bo tego się tak nie da zrobić. Ogólnie, są powolni, nie słuchają i nie da się z nimi porozumieć. Wysłuchałeś opowieści i chciałeś jeszcze zadać kilka pytań, ale rozmówca spieszył się już na 
następne spotkanie. 

Po drugie: spotkanie z IT Managerem

Następnie udałeś się do IT Managera. Tu o ustalenie terminu było trochę łatwiej, choć czułeś raczej niechęć do spotkania z Tobą. Zapytałeś swojego rozmówcę o przebieg współpracy z działem marketingu. Otrzymałeś odpowiedź, że „kreatywni” to osoby niekonkretne, wymagające „gruszek na wierzbie”, niemające pojęcia o programowaniu i o tym, co jest możliwe do zrobienia, a co nie. I że wydaje im się, że ich projekty są najważniejsze, nie uwzględniając, że dział IT ma mnóstwo innych zadań do wykonania i nie może wszystkiego robić „na asap”. Na pytanie, czego by potrzebowali, aby współpraca przebiegała lepiej, Manager IT odpowiedział: „Więcej konkretów”. Spotkanie zakończyło się dość szybko. 

Po trzecie:  poznanie zespołów

W kolejnym kroku postanowiłeś porozmawiać z kilkoma osobami z zespołu kreatywnego oraz IT. 

Chciałeś lepiej poznać te osoby, dowiedzieć się, co im pomaga, a co przeszkadza w pracy. Tym razem najpierw umówiłeś się na lunch z programistami. Spodziewałeś się, że będą to osoby raczej skryte, małomówne, przygotowałeś więc sobie zawczasu trochę tematów do rozmowy. Tymczasem od momentu wejścia do kantyny Twoim towarzyszom nie zamykała się buzia. Głównie mówili o projekcie, którym się teraz zajmują, ale także o właśnie oglądanych serialach, nowym modelu iPhona i wspólnym wypadzie na koncert. 

Następnego dnia wybrałeś się na lunch z członkami zespołu marketingowego. Ci również byli dość wygadani, choć – co cię trochę zaskoczyło – nie rozstawali się ze swoimi smartfonami, przełączając uwagę między rozmową między sobą, Facebookiem i Instagramem. Najwięcej emocji wzbudziła w nich dyskusja na temat sposobów na zwiększenie liczby lajków na funpage’u firmy. 

Udało się zidentyfikować obszary problemowe
Po tych wszystkich spotkaniach usiadłeś, aby podsumować zdobyte informacje i uporządkować swoje myśli:

  1. Odmienne potrzeby. Dla marketingowców ważna jest przede wszystkim estetyka produktu oraz szybka wymiana informacji i szybkie tempo pracy. Dla działu IT ważniejsze są kwestie techniczne, optymalizacja rozwiązań oraz możliwość pracy bez presji czasu.
  2. Odmienny język komunikacji. Przedstawiciele różnych profesji używają odmiennego języka, posługują się żargonem, który nie jest zrozumiały dla laików. 
  3. Odmienne priorytety. Dla członków działu marketingu projekt, nad którym na ten moment pracują, jest najważniejszy i powinien być wykonany w pierwszej kolejności. Dział IT najczęściej jest zaangażowany w kilka projektów jednocześnie, które są dla nich tak samo ważne; do tego dochodzi codzienna obsługa techniczna pracowników i klientów firmy.
  4. Odmienny sposób spostrzegania rzeczywistości. Informatycy to zazwyczaj osoby konkretne, żyjące w świecie danych, dla których coś albo jest (1), albo nie ma (0). Według „kreatywnych” rzeczywistość można interpretować na różne sposoby, a wrażeniami, potrzebami czy opiniami można manipulować. 
  5. Wzajemne uprzedzenia. Obie grupy patrzą na siebie przez pryzmat stereotypów: informatyk to mruk siedzący ciągle przed komputerem, który porozumiewa się kodem; marketingowcy, copywriterzy i graficy to „bijący pianę” egocentrycy, których pomysły często są bezużyteczne. Takie postawy już na wstępie generują wzajemną niechęć i utrudniają współpracę. 

Przypomniałeś sobie również wpis z bloga jednego z amerykańskich doradców biznesowych na temat współpracy działu IT z innymi działami w firmie, który napisał: „Zespoły IT stanowią element organizacji, który jest bardziej wartościowa niż wielu osobom się to wydaje – tak naprawdę ma kluczowe znaczenie dla przetrwania firmy. W związku z tym ważne jest, aby dział IT mógł dobrze komunikować się z innymi zespołami, aby zminimalizować zamieszanie i nieufność oraz zmaksymalizować wydajność i produktywność”*. Stwierdziłeś, że w takim razie najlepiej będzie zorganizować szkolenie, podczas którego pracownicy IT popracują nad swoimi kompetencjami komunikacyjnymi. Aby jednak to szkolenie miało bezpośrednie przełożenie na współpracę na linii marketing – IT przy stawianiu nowej strony internetowej, postanowiłeś zaprosić na takie szkolenie pracowników obu działów.

Znajoma poleciła Ci firmę szkoleniową, która ma dobre referencje na rynku oraz doświadczenie w pracy rozwojowej z informatykami. Podczas rozmowy dotyczącej potrzeb szkoleniowych ustaliłeś z trenerami, że najważniejszym efektem szkolenia powinno być, aby pracownicy działu IT potrafili jasno i zrozumiałym językiem formułować swoje oczekiwania, wymagania oraz potrzeby. Dodatkowo, w myśl, że nic nie pozwala bardziej docenić pracy kogoś innego, niż zrobienie jej samemu, przedstawiciele obu działów powinni zostać postawieni w sytuacji drugiej strony, w której będą musieli poszukać optymalnych rozwiązań. 

Byłeś bardzo ciekawy efektów tego szkolenia. Zdawałaś sobie jednak sprawę, że pojedyncze wydarzenie nie wystarczy, aby współpraca między tymi działami poprawiła się raz na zawsze. Pamiętając, że sprawna praca zespołu IT ma bezpośredni wpływ na działalność biznesową, postanowił zaproponować swoim przełożonym, aby w szkolenie informatyków przyjmowanych do firmy na stałe włączyć szkolenia poruszające różne zagadnienia prowadzenia biznesu (podstawy sprzedaży, marketingu, zarządzania). To ułatwiłoby im zrozumienie, jak działa biznes i jak ważna jest wzajemna współpraca wszystkich działów firmy. Dodatkowo, aby wyeliminować stereotypy, zaproponowałeś organizację większej liczby międzywydziałowych eventów, takich jak spotkania integracyjne i międzyzespołowe konkursy związane z pracą, dzięki któ...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy