Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

20 września 2019

NR 12 (Wrzesień 2019)

Idealne dopasowanie – czy to w ogóle możliwe? Jak zaprojektować proces, w którym wyłaniamy idealnego kandydata – case study firmy Marco

0 57

Proces rekrutacyjny w naszej firmie nie zawsze wyglądał tak, jak obecnie. Zmiana i pomysł na autorski proces przyszły z czasem i rozwojem firmy, kiedy zauważyliśmy potrzebę znacznego powiększenia zespołu. Od początku działalności firmy Marco wiedzieliśmy, że chcemy ją współtworzyć z osobami, które będą miały, jak to mówimy, „podobne firmowe DNA”.

Niedługo po rozpoczęciu działalności Marco stworzyliśmy naszą Kulturę Organizacyjną. Dokument ten zawiera 14 punktów, które określają, co jest dla nas najważniejsze przy tworzeniu naszej społeczności w obszarze zarówno biznesowym, jak i społecznym. Dzięki temu określiliśmy wartości, którym chcemy być wierni i które definiują charakter naszej firmy. Mając jasno określone fundamenty organizacji, wiemy, jakie cechy są dla nas istotne przy szukaniu nowego członka zespołu. 
Na tym właśnie oparliśmy nasz autorski proces rekrutacji, który de facto ulepszamy za każdym razem, kiedy go przeprowadzamy. Musimy również pamiętać, że każda rekrutacja jest inna i ważne jest każdorazowe wyciąganie wniosków, usprawnianie procesu oraz przewidywanie ewentualnych zagrożeń. 
 Zgodnie z filozofią naszej firmy najważniejszy jest człowiek. W procesie rekrutacji nie jest inaczej. Naszym celem jest jak najlepsze poznanie kandydata – jego wartości, sposobu komunikacji, osobowości oraz oczywiście umiejętności merytorycznych. Pierwsze dwa punkty są dla nas najważniejsze, ponieważ wiemy, że nie można się ich zbyt łatwo nauczyć i wynikają z czyjejś natury. Jeżeli natomiast chodzi o merytorykę, to dopuszczamy sytuację, że ktoś będzie musiał się podszkolić, aby docelowo spełnić nasze oczekiwania. 
 

Rys. 1. Struktura Marco
Źródło: materiały wewnętrzne Marco.


Nasuwa się pytanie, czy możliwe jest poznanie człowieka wystarczająco dobrze podczas kilku spotkań. Oczywiście, podczas tworzenia naszego procesu rekrutacji staraliśmy się odpowiednio dobrać narzędzia, aby było to możliwe. Nigdy jednak nie możemy mieć gwarancji, że osoba, którą docelowo wybraliśmy, będzie idealnie dopasowana. Mimo że nasz proces jest wieloetapowy i trwa dosyć długo, kandydata poznajemy tylko w jakimś wycinku rzeczywistości, w sytuacjach dla niego stresujących i przede wszystkim w momencie, kiedy chce się pokazać z jak najlepszej strony. Dopiero później, kiedy dana osoba zaczyna pracować w naszej firmowej rzeczywistości, jesteśmy w stanie sprawdzić, czy nasza decyzja była dobra.
Budując proces rekrutacji, staraliśmy się również stworzyć narzędzia, które pozwolą nam na badanie spójności komunikatów kandydata i eliminowanie ewentualnych niezgodności. Brzmi to bardzo skomplikowanie, w rzeczywistości jednak takimi narzędziami są odpowiednie pytania, spotkania oraz prezentacje, o których przygotowanie prosimy wszystkich kandydatów na dalszych etapach procesu. 
Technicznie nasz autorski proces rekrutacji składa się z kilku rozbudowanych etapów. Pierwszym z nich jest zbadanie potrzeby rekrutacyjnej i zabezpieczenie pracowników działu, dla którego taki proces będzie rozpoczynany. Jesteśmy jeszcze na tyle małą organizacją, że rozmowy o potrzebach rekrutacyjnych zahaczają również o zarząd, szczególnie że niektóre działy mają cykliczne raportowania dotyczące swojej pracy. Zazwyczaj odbywa się to poprzez rozmowę z liderem działu i zadanie mu kluczowych pytań, m.in.: „Jaki cel chcesz osiągnąć poprzez zatrudnienie nowej osoby?”, „W jaki sposób zatrudnienie nowej osoby pozwoli poprawić obecną sytuację zespołu?”, „Czy zadania są dobrze rozdzielone pomiędzy wszystkich członków zespołu?”, „Jaką rolę ma pełnić nowa osoba?” i „Czy zespół ma czas na wdrożenie nowego pracownika?”. 
Badanie to ma na celu wskazanie, czy zatrudnienie kolejnej osoby do danego działu jest naprawdę konieczne. Staramy się unikać sytuacji, kiedy przez nie do końca przemyślaną decyzję przyjmujemy kogoś, dla kogo później brakuje zadań, a cały proces rekrutacyjny okazuje się kosztem złej jakości. Odpowiednie zabezpieczenie pracowników ma natomiast na celu wyeliminowanie jakichkolwiek wątpliwości i stresu związanych z poszukiwaniem nowych osób do obszarów, w których ktoś już pracuje. Przede wszystkim rozmawiamy z członkami zespołu, aby uświadomić im, jaki jest cel zatrudnienia nowej osoby. W szczególności gdy mamy przypuszczenie, że któryś z pracowników może poczuć się zagrożony np. utratą pracy. Stabilność i bezpieczeństwo zatrudnienia są jednym z filarów naszej kultury organizacyjnej, a brak uzasadnienia potrzeby rozpoczęcia procesu rekrutacji może wywoływać niepotrzebne domysły. Ważne jest także, aby pracownicy nie mieli poczucia, że jeśli do ich działu przyjdzie ktoś o wyższych kompetencjach, to będzie dla nich zagrożeniem. Co więcej, pomaga to zbudować zaangażowanie wśród pracowników, aby pomagali w kolejnych etapach prowadzonego procesu rekrutacyjnego. Bazujemy na ich doświadczeniu i jesteśmy otwarci na ich pomysły. 
 

Rys. 2. Etapy rekrutacji w Marco
Źródło: materiały wewnętrzne Marco.


Kolejnym punktem pierwszego etapu naszego procesu rekrutacyjnego jest przygotowanie ogłoszenia. Nasze ogłoszenia rekrutacyjne są dosyć obszerne i staramy się w nich zawrzeć jak najwięcej informacji dla kandydatów. Ważną kwestią jest to, że w tworzeniu ogłoszenia biorą udział pracownicy działu, do którego poszukujemy nowej osoby. 
To oni wiedzą dokładnie, jakiej osoby i z jakimi kwalifikacjami szukają. Samo ogłoszenie jest dla nas pewnego rodzaju kontraktem, który przedstawiamy już na początku ścieżki współpracy oraz do którego odnosimy się przez cały okres wdrożenia, a nawet w trakcie późniejszej pracy. Oprócz opisu naszej firmy i wartości, którymi się kierujemy, prowadząc działalność, zawieramy w nim również wymagania, które osoba ubiegająca się o pracę w Marco powinna spełniać. Wymagania te określają cechy idealnego pracownika na danym stanowisku i są wiążące dla kandydatów. Nie jest jednak koniecznością, aby już na etapie rekrutacji osoba ubiegająca się o pracę w Marco spełniała wszystkie wymagania w 100%, chociaż byłaby to oczywiście sytuacja idealna. Najczęściej jednak wszystkie kryteria traktujemy jak długofalową ścieżkę rozwoju, a nowo przyjęty pracownik powinien podczas okresu wdrożenia i późniejszej pracy dążyć do tego, aby osiągnąć wszystkie wymagane umiejętności podane w ogłoszeniu rekrutacyjnym.
Poza ściśle merytorycznym obszarem dużą wagę przywiązujemy do wymagań dotyczących wyznawanych wartości i sposobu komunikacji. Każdy zainteresowany aplikowaniem kandydat poza przesłaniem do nas CV jest proszony również o wypełnienie formularza, który jest zamieszczony na naszej stronie internetowej. W obecnej formie składa się on z kilku pytań, a odpowiedzi na nie zastępują list motywacyjny, który jednak w naszym przypadku wymaga od kandydata indywidualnego podejścia, a nie kopiowania i wklejania treści z internetu. Zwracamy szczególną uwagę na cechy, które odpowiadają naszej kulturze organizacyjnej, np. umiejętność wprowadzania usprawnień, chęć ciągłego rozwoju czy gotowość do pomocy innym. Liczymy, że kandydaci wykażą się inwencją, otworzą się przed nami i dzięki temu zwiększą swoje szanse na sukces w całym procesie. Bardzo często zdarza się, że ludzie w dokumentach skupiają się jedynie na swoim doświadczeniu i umiejętnościach merytorycznych. Dlatego też formularz i dodatkowe pytania mają nam pomóc w określeniu, czy dana osoba pasuje do naszej firmy pod względem osobowości i wyznawanych wartości. Odpowiedzi, które znajdujemy w formularzu, pomagają nam również określić, czy dana osoba świadomie podjęła decyzję o aplikowaniu do naszej firmy i jaką przyszłość z nią wiąże. 
Oczywiście nie jest to narzędzie idealne, bo mimo wszystko nadal trafiają się kandydaci, którzy wypełniają je po łebkach, co z jednej strony pokazuje nam ich podejście, a z drugiej – również to, że kandydaci chyba nie do końca spodziewają się, że potencjalny pracodawca czyta ich listy motywacyjne czy dodatkowe dokumenty. Widząc takie podejście, wyciągnęliśmy wniosek, że to my, pracodawcy, sami sobie taki los zgotowaliśmy, przyzwyczajając ludzi do tego, że prosimy ich o dokumenty, których później nie sprawdzamy i do których treści nie przywiązujemy wagi. W naszym przypadku jest inaczej, co niejednokrotnie jest zaskoczeniem dla kandydatów. 
Tworzenie autorskiego systemu rekrutacyjnego pozwoliło nam uczyć się na własnych błędach. 
Jeden z nich wiązał się właśnie z publikacją ogłoszenia rekrutacyjnego. 
Jakiś czas temu szukaliśmy do naszego zespołu osoby do działu utrzymania czystości. Obszerny dokument z wymaganiami, opisem firmy i tym, co oferujemy, opublikowaliśmy w portalach internetowych i social mediach. Ku naszemu zdziwieniu odpowiedzi przyszło niewiele. Zaczęliśmy się zastanawiać, dlaczego tak się stało, skoro przy poprzednich rekrutacjach liczba zgłoszeń była naprawdę duża. Po szybkiej analizie okazało się, że popełniliśmy błąd przy formułowaniu komunikatu i wyborze kanału dotarcia do osób zainteresowanych. Opis kryteriów i słownictwo, którego użyliśmy, mogły być po prostu niezrozumiałe dla grupy, do której chcieliśmy dotrzeć. Nie pomyśleliśmy również o tym, że osoby zainteresowane pracą na stanowisku osoby sprzątającej mogą korzystać z bardziej tradycyjnych form szukania ogłoszeń o pracę. Naprawiliśmy swój błąd, zmieniliśmy komunikat na bardziej zrozumiały i wykorzystaliśmy do publikacji lokalne gazety, Powiatowy Urząd Pracy i pocztę pantoflową, czyli swoje znajomości. Po wprowadzeniu tych zmian otrzymaliśmy kilkakrotnie więcej zgłoszeń, więc finalnie uzyskaliśmy oczekiwany efekt. 
 

Rys. 3. Ogłoszenie rekrutacyjne na stanowisko Specjalista ds. PR 
Źródło: materiały wewnętrzne Marco.


Rozmowa z kandydatem przez Skype’a

Po zebraniu wszystkich zgłoszeń, ocenie CV pod względem merytorycznym oraz sprawdzeniu odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu wybieramy kandydatów, którym proponujemy wideorozmowę za pośrednictwem ogólnodostępnych komunikatorów internetowych, m.in. Skype’a, FaceTime, Messangera. Genezą powstania tego etapu była m.in. oszczędność czasu komisji rekrutacyjnej. Chcąc jednak zweryfikować rzeczywistość z tym, co kandydat napisał w dokumentach, musimy nawiązać z nim bezpośredni kontakt. 
Na wstępną rozmowę wybraliśmy właśnie komunikator internetowy ze względu na kilka czynników. Po pierwsze, oszczędzamy czas komisji rekrutacyjnej, a co za tym idzie – redukujemy koszty całego procesu. Po drugie, pierwszy kontakt z kandydatem na jego terenie może bardzo ułatwić mu tę rozmowę i spowodować, że bardziej otworzy się przed rekruterem, a my będziemy mogli poznać go lepiej. Po trzecie, taka forma pozwala nam na ustandaryzowanie tego etapu. 
Mamy przygotowany zestaw pytań, który każdy z rekruterów wykorzystuje podczas rozmowy z kandydatem. Zależy nam, aby każda rozmowa była jak najbardziej obiektywnie oceniona. 
Podczas pierwszej rozmowy uświadamiamy kandydatom wymagania, które bardzo często zostają przyćmione przez utopijne wyobrażenia o naszej firmie. Sprawdzamy również, czy nasz rozmówca jest przygotowany w odniesieniu do ogłoszenia rekrutacyjnego – czy wie, gdzie aplikuje, i czy dokładnie zapoznał się z wymaganiami. Staramy się być bardzo elastyczni i dlatego nie jest dla nas problemem dopasowanie się z terminem i godziną rozmowy do kandydata. Nie ma dla nas problemu, żeby taką rozmowę przeprowadzić o godz. 6:30 albo 17:00. Zdajemy sobie sprawę z tego, że nasz proces jest bardzo czasochłonny, dlatego też różnymi sposobami staramy się ułatwić uczestnictwo w nim naszym kandydatom, tak aby niekoniecznie za każdym razem brali np. dzień wolnego.
 

Rys. 4. Przykładowy formularz rekrutacyjny Marco
Źródło: materiały wewnętrzne Marco


Wizyta w naszej firmie – oprowadzenie/weryfikacja językowa 

Po wideorozmowie i odrzuceniu kandydatów, którzy nie spełniają naszych oczekiwań, zapraszamy wszystkich, którzy pozytywnie przeszli poprzedni etap, na wizytę w naszej firmie lub weryfikację językową. Wszystko zależy od tego, czy na danym stanowisku niezbędnym wymogiem jest znajomość języka obcego. Taką preselekcję językową przeprowadzają lektorzy, którzy na co dzień prowadzą zajęcia językowe w Marco. Rozmowy w obcym języku są także ustandaryzowane, każdy kandydat dostaje ten sam zestaw pytań – tak aby ocena na końcu była jak najbardziej obiektywna. Jeśli chodzi o wizytę w naszej firmie, to przeprowadzamy ją tylko dla osób, przy których ważne jest dla nas, aby zweryfikowały swoje wyobrażenie o naszej produkcji z rzeczywistością, czyli głównie dla działów okołoprodukcyjnych.
Najczęściej dobieramy zainteresowane osoby w mniej więcej 10-osobowe grupy. Podczas oprowadzenia naszych kandydatów po firmie lider działu, do którego prowadzony jest proces, opowiada o naszej kulturze organizacyjnej, zasadach oraz pozytywnych i negatywnych stronach pracy w Marco i przede wszystkim pokazuje specyfikę pracy na produkcji. Zależy nam, aby zaobserwować reakcje ludzi, posłuchać, jakie mają pytania i wnioski. Doceniamy osoby, które podczas takiej wizyty wykazują się otwartością, dobrą komunikacją i żywym zainteresowaniem. 
Przy rekrutacji do działu produkcji oprowadzanie po firmie łączy się ze zorganizowaniem praktycznych case’ów. Przykładowo kandydaci mają za zadanie ułożyć plan produkcji. Muszą działać w grupie i pomagać sobie nawzajem, tym bardziej że co jakiś czas do zadania dochodzą nowe zmienne. 
Dzięki temu możemy zobaczyć, jak nasi potencjalni pracownicy radzą sobie w sytuacji stresowej, kiedy wiele zależy od ich decyzji. Czasem naturalnie wyłaniają się liderzy, a czasem widzimy, że ktoś kompletnie nie wykazuje zaangażowania. 
Etap oprowadzania nie jest etapem, po którym dokonujemy selekcji kandydatów, niemniej jednak zdarzają się sytuacje, kiedy to kandydat po weryfikacji swoich wyobrażeń o naszej firmie z rzeczywistością podejmuje decyzję o rezygnacji z dalszego udziału w procesie rekrutacji. Mimo wszystko jest to dla nas pozytywna informacja, ponieważ docelowo nie poświęcamy czasu kandydatom, którzy w być może niedalekiej przyszłości okazaliby się rozczarowani współpracą z nami. 

Rozmowa k

...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy