Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierunek rozwój

28 listopada 2018

NR 7 (Listopad 2018)

Framework wyboru i wdrażania narzędzi IT
Przykłady z turkusowych organizacji i firm przygotowujących się do turkusowej transformacji

0 277

Żyjemy w erze cyfrowej, boomie informacji i natłoku powiadomień. Narzędzia IT nigdy nie były częściej wykorzystywane i bardziej przydatne, ale także nigdy nie otrzymywaliśmy tyle bodźców, co teraz. Bardzo trudno nam oddzielić informacje potrzebne i ważne od tych nieistotnych czy zbędnych. Dlatego nie sztuką jest korzystać z narzędzi IT – robimy to wszyscy. Sztuką jest korzystanie z jak najmniejszej ich liczby – takich, które nadal w pełni spełnią nasze potrzeby i odciążą nas od powtarzalnych czynności.

 

Z artykułu dowiesz się:

  • Kiedy i jak wdrożyć nowe narzędzia IT?
  • Od czego zależy powodzenie wdrożenia narzędzia w firmie?
  • Jakie plusy i minusy ma model zwany chmurą?

Odpowiedni dobór narzędzi jest szczególnie ważny w organizacjach turkusowych, czyli – mówiąc w dużym skrócie – organizacjach stawiających na samodzielność członków zespołu, bycie sobą, a także posiadanie przez wszystkich wspólnego celu. Ten wybór jest tak ważny, gdyż firmy te opierają się bardzo mocno na procesach i procedurach, które wspomagane są właśnie narzędziami IT, nie zapominając oczywiście o komunikacji, która jest najważniejszą składową każdej firmy, nie tylko turkusowej. 

Kiedy wdrożyć nowe narzędzia i jak się do tego zabrać?

W internecie codziennie powstają nowe narzędzia IT dla firm, które są bardziej kolorowe, bardziej funkcjonalne i bardziej atrakcyjne. Ale nie możemy korzystać z nich wszystkich. Dodatkowo każda zmiana powoduje opór (nawet w turkusie), dlatego ważne jest odpowiednie podejście do wprowadzania nowych narzędzi. Proces wprowadzania nowych narzędzi do firmy, który stosujemy w HighSolutions, wygląda następująco:

1.  Znalezienie potrzeby

Pierwszym krokiem zawsze jest zauważenie potrzeby, jakiegoś braku czy niedoskonałości obecnego procesu. Najczęściej spotka to nas, gdy zmiana przyjdzie z zewnątrz (co w dzisiejszym świecie dzieje się bardzo często) bądź w wyniku optymalizacji procesu. Za przykłady niech posłuży pojawienie się nowego gracza na naszym rynku czy wdrożenie zmian w celu certyfikacji ISO. 

Dodam, że za cały proces odpowiada osoba, która zidentyfikowała potrzebę, chyba że w firmie mamy osobę, która odpowiada za selekcję i wdrożenie nowych narzędzi w firmie – wtedy taka osoba przejmuje liderowanie dalszym przebiegiem procesu. 

W standardowych firmach zazwyczaj nowo zdiagnozowaną potrzebę zgłasza się swojemu przełożonemu, on (jeśli uzna za słuszną i wartą zachodu) przekaże swojemu przełożonemu, aż dojdzie do poziomu, który ma moc, by tę zmianę wdrożyć. Od razu widać, że jest bardzo dużo kroków osób niezaangażowanych w sprawę, co nie będzie sprzyjać szybkiej i sprawnej realizacji potrzeby. Dlatego tak ważne jest, by za zmianę w firmie odpowiadała osoba, która jest zaangażowana bezpośrednio.

Gdy jesteśmy świadomi braków czy potrzeby, gdy czujemy, że jest to ważna kwestia dla firmy, mamy czas się w to zaangażować i będziemy umieli uzasadnić potrzebę wdrożenia zmiany – możemy przejść do kroku następnego.

2. Analiza obecnych rozwiązań

Nie zawsze rozwiązaniem jest wdrożenie nowego narzędzia, bo często jesteśmy w stanie zaspokoić nową potrzebę jednym z obecnych narzędzi – czy to poprzez wykupienie droższej opcji czy po prostu przez kreatywne wykorzystanie istniejącego już narzędzia.

Jednym z przykładów u nas w firmie było wykorzystanie systemu do zarządzania projektami – Asany – również jako miejsca, gdzie przechowujemy bazę wiedzy. Z jednej strony nie znaleźliśmy ciekawego rozwiązania, a z drugiej nie chcieliśmy wdrażać nowego narzędzia tylko do jednego celu.

3. Poszukiwania nowego narzędzia

Gdy nie jesteśmy w stanie wykorzystać do naszego celu żadnego narzędzia, z którego do tej pory korzystaliśmy – czas na znalezienie nowego. 

Na początku warto popytać zaprzyjaźnione firmy oraz różne fora (czytaj: Facebook), z jakich narzędzi obecnie korzystają do rozwiązania tego problemu. Dzięki temu nie tylko szybko zdobędziesz listę najciekawszych rozwiązań, lecz także poznasz opinie osób, które z nich korzystają.

Warto też przeszukać serwisy agregujące ciekawe narzędzia, jak Product Hunt (//producthunt.com) czy GetApp (//getapp.com) i oczywiście Google, ale szukanie tam sugerowałbym zrobić na końcu, gdy już mamy wstępny research zrobiony.

Odpowiedni dobór narzędzi jest  szczególnie ważny w organizacjach  turkusowych, czyli – mówiąc w dużym skrócie – organizacjach stawiających  na samodzielność członków zespołu, bycie sobą, a także posiadanie  przez wszystkich wspólnego celu.

4. Analiza przydatności, użyteczności, ceny

Czasem warto dodać jeszcze jeden krok między krokami 2. a 3. na przygotowanie kryteriów, według jakich będziemy kierować się w wyborze narzędzi. Nie dodałem go tutaj, bo często jest to zmarnowana praca, gdy takie narzędzie nie istnieje bądź wyglądają zupełnie inaczej, niż się spodziewaliśmy.

Dlatego rekomenduję podejście do kryteriów oraz analizy narzędzi, gdy już mamy ich listę. Wtedy warto ocenić przede wszystkim, w jakim stopniu te narzędzia rozwiązują nasz problem, czy mają dodatkowe funkcjonalności, czy są proste w użytkowaniu, ile czasu zajęłoby ich wdrożenie. Oczywiście nie możemy zapomnieć także o cenie.

5. Wybranie narzędzia/narzędzi

Gdy już mamy listę narzędzi i przeprowadzoną analizę, należy wybrać najlepsze rozwiązanie, a jeśli jest trudny wybór bądź każde z nich ma swoje plusy/minusy – wtedy wybierzmy trzy najlepsze.

Narzędzia mają przede wszystkim rozwiązywać możliwie najlepiej nasz obecny problem. Nie starajmy się uwzględnić wszystkich problemów i wyzwań, które mogą się pojawić w przyszłości (większość z nich się nie wydarzy). Nie wybierajmy najbardziej skomplikowanego rozwiązania – prostota i użyteczność powinny być traktowane jako priorytetowe. 

6. Prezentacja narzędzia i możliwości

Kolejny krok to zebranie osób, których zmiana dotyczy i które będą z tego narzędzia korzystały. Czasem jest to cała firma, czasem jeden dział. Jeśli firma ma dużo oddziałów bądź jest większa niż 20 osób – wydelegujcie przedstawicieli. Reprezentantem grupy/oddziału może być dowolna osoba, ale oczywiście lepiej, jak będzie to ktoś zainteresowany danym tematem. Ważne jest, aby grupa była różnorodna, ale też nie za bardzo liczna, bo spotkania będą się rozciągać w czasie i trudno będzie zachować skupienie przy takiej liczbie osób.

Należy także pamiętać, aby w prezentacji narzędzi mówić językiem korzyści – w czym dane narzędzie pomoże, jak za jego pomocą rozwiążemy konkretne problemy i ile czasu to będzie zajmowało. 

Sucha lista funkcjonalności nic nie powie. Jedna zbiorcza tabelka porównująca opcje również, bo nie będzie czytelna. Zastanówcie się, jak każdy będzie korzystał z tego narzędzia, a jeśli jest wersja demo – wspólnie ją przetestujcie. 

W tym punkcie na pewno przydadzą się nam umiejętności prezentacji – wygłaszania przemówień, ale także przygotowywania materiałów multimedialnych. Wzorując się na prezentacjach TED – nie możemy mówić dłużej niż 18 minut, używajmy jak najmniej bullet pointów, pokazujmy ciekawe dane, tylko to, co najważniejsze, a przede 
wszystkim postarajmy się zainteresować pozostałe osoby naszym problemem i zachęcić, by pomogły nam go rozwiązać.

 

Każda osoba ma inny styl prezentacji. Najlepiej jest podzielić prezentację na siedem części, w których opowie się o najważniejszych kwestiach w odpowiedniej kolejności:

  • WHY – jaki mamy problem/potrzebę/zmianę i dlaczego to jest ważne dla firmy/części firmy?
  • HOW – jak to wpływa na nas obecnie i jak sobie z tym teraz radzimy?
  • WHAT – jakie narzędzie/narzędzia proponujemy, by naszą potrzebę zaspokoić?
  • IMPACT – co się stanie, jeśli nie wdrożymy żadnego narzędzia?
  • DEADLINE – czy jest termin, do którego musimy je wdrożyć?
  • BUDGET – jak sfinansujemy nowe narzędzie?
  • OPPORTUNITIES – jakie nowe szanse daje ta zmiana?

 

 

7. Decyzja zespołu o wyborze narzędzia

Wszystkie poprzednie kroki sprowadzały się do tego momentu. Czas na podjęcie decyzji o wyborze narzędzia. Decyzja o niewybraniu żadnego z proponowanych również jest decyzją – wtedy ważne jest ustalenie, jak dana potrzeba/dany problem będą rozwiązane.

Najistotniejsze tutaj – nawet bardziej od samego narzędzia – jest podjęcie decyzji przez wszystkich zainteresowanych. Im bardziej zaangażujemy przyszłych użytkowników w wybór narzędzia, tym bardziej będą traktowali je jako swoje, a nie narzucone z góry. Także sama decyzja powinna być lepsza, gdyż wiele osób będzie mogło przekazać swoje zdanie, punkt widzenia i doświadczenie.

8. Dostosowanie procesów do narzędzia

Gdy już wybraliśmy narzędzie, musimy się zastanowić nad tym, jak z niego będziemy korzystać, kiedy będziemy z niego korzystać, kto będzie z niego korzystać i odpowiednio zmodyfikować istniejące procesy. Jeśli nie podejdziemy do tego systemowo – w poczynania firmy wkradnie się bałagan, pojawi się niepewność, a dodatkowo każdy będzie korzystał z narzędzia inaczej.

Warto także zastanowić się, czy dzięki nowemu rozwiązaniu i zmianom w procesach bezpośrednio dotkniętych jego wdrożeniem, innych procesów nie można usprawnić. Każda zmiana jest szansą, którą warto wykorzystać.

Ciekawym przykładem u nas było wdrożenie systemu do trackowania czasu programistów. Celem tego wdrożenia nie była kontrola czasu pracy członków zespołu – ufamy sobie i nikt nie wykorzystuje swobody, jaką ma. Zamysłem wdrożenia tego systemu była potrzeba mierzenia rentowności projektów i szybko okazało się, że narzędzie, które wybraliśmy, nie spełnia naszych oczekiwań w tym zakresie ze względu na bardzo złożone potrzeby analityczne. W zasadzie żadne narzędzie nie oferuje takich zestawień, jakich potrzebowaliśmy, dlatego napisaliśmy swój wewnętrzny serwis intranetowy, który wylicza rentowność naszych projektów.

Natomiast wprowadzenie tego systemu do korzystania w firmie wymusiło zmianę w kilku procesach, np. w onboardingu, kiedy to nowy programista musi zostać dołączony do naszego konta, a także w procesie dbania o jakość kodu, gdyż każda praca nad kodem musi być przypisana do odpowiedniego punktu ze specyfikacji, co wymusiło kolejne usprawnienia, dzięki czemu obecny proces w sposób jeszcze lepszy spełnia nasze potrzeby i oczekiwania.

9. Utrwalenie zmian w procesach

Ostatnim krokiem wdrożenia narzędzia jest testowanie realizacji procesów już po zmianach, a także sprawdzenie, czy wszystkie założenia zostały spełnione oraz standardy zostały zachowywane. Można to osiągnąć przez cykliczne, wewnętrzne miniszkolenia, przedstawianie case study z danego projektu czy zwykłe ankiety. Jako case study można zaprezentować kilka scenariuszy, jak będzie wyglądało korzystanie z narzędzia, a także jak teraz będą wyglądały zmienione procesy.

Po jakimś czasie korzystanie z narzędzia będzie naturalne, swobodne i bezproblemowe. Dopiero wtedy możemy ogłosić sukces we wdrożeniu narzędzia.

Ile to zajmie czasu?

Zależy od wielu czynników, jak czas potrzebny na nauczenie się obsługi narzędzia, liczba zmian w procesach, a także liczba osób, które będą korzystać z nowego narzędzia.

Na początku lipca wdrożyliśmy system OfficeVibe, który raz na tydzień zadaje kilka pytań każdemu członkowi zespołu. System ten sam odzywa się do nas przez Slacka – komunikator, z którego korzystamy, także nikt nie musi pamiętać, by odpowiedzieć na pytania – to one przychodzą do nas. Na drugim biegunie było wdrożenie systemu CRM (w tym przypadku polsko-amerykański Base), gdyż system jest znacznie bardziej skomplikowany: trzeba samemu pamiętać, by dodawać do niego kontakty, notatki i aktualizować stan kontraktów. Jednak dzięki spisaniu odpowiednich procedur i przeprowadzeniu jednego szkolenia, po dwóch miesiącach od tamtego momentu korzystanie z CRM-u stało się naturalną i o...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy