Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierunek rozwój

24 maja 2019

NR 10 (Maj 2019)

Efektywność osobista. Subiektywny przegląd narzędzi

0 228

Od ponad 10 lat pracuję nad poprawą własnej produktywności. W tym czasie przetestowałem mnóstwo podejść, narzędzi oraz technik. Rozmawiałem z wieloma osobami, śledziłem i śledzę to, co dzieje się w tym obszarze na świecie. Ilość informacji na ten temat i polecanych narzędzi może przytłoczyć. Dlatego w tym artykule przybliżam kilka sposobów działania, które pomagają osiągać rezultaty, których oczekujemy zarówno my, jak i nasi przełożeni oraz nasze zespoły.

Produktywność to słowo, które czasami jest opatrznie rozumiane. Często myślimy: produktywność – i przed oczami mamy nas bardziej zajętych, robiących więcej rzeczy w tym samym czasie. Kiedy myślę o produktywności, mam przed oczami osiągnięte wybrane przeze mnie cele w czasie, kiedy chciałem je osiągnąć, w sposób, który był dla mnie i mojego otoczenia dobry. Lubię też patrzeć na produktywność jako sztukę usuwania wszystkiego, co przeszkadza w osiągnięciu celu, co jest wtórne, nie przynosi wartości.

Co jest pierwsze – nawyki czy narzędzia?

Narzędzia i techniki, które wybieram do budowania swojego systemu produktywności, wspierają moje nawyki. Bo cokolwiek by mówić o narzędziach do organizowania zadań, są one wtórne wobec nawyków. Cele osiągamy dzięki nawykom. Narzędzia tylko w tym pomagają.

Czym jest nawyk?

W skrócie, nawyk to czynność (akcja), którą wykonujemy automatycznie, bez aktywnego podejmowania decyzji. Tym czymś, co rozpoczyna nawyk, jest wskazówka lub, inaczej mówiąc, wyzwalacz akcji. Po wykonaniu akcji nawyku jest nagroda.

Na przykład, postawienie kawy rano na biurku może być wskazówką do otworzenia listy z zadaniami na dany dzień (to będzie nasza akcja) i wybrania trzech najważniejszych zadań na dany dzień. Nagrodą będzie poczucie spokoju wynikające z tego, że wiemy, co nas czeka w tym dniu.

Jakie nawyki warto budować?

Jest wiele nawyków, które warto budować, aby być produktywnym, ale kilka podstawowych to:

  • Nawyk zapisywania w jednym zaufanym miejscu pomysłów, zadań, spraw do zrobienia. Pamięć jest zawodna. Im więcej rzeczy staramy się zapamiętać, tym bardziej jesteśmy zestresowani (u osób, które starają się pamiętać swoje zadania, stwierdzono podwyższony poziom kortyzolu, czyli hormonu stresu!).
  • Nawyk codziennego przeglądania zadań, wybierania tych do zrealizowania, odrzucania zadań zbędnych oraz dzielenia tych zdań na mniejsze kroki.
  • Nawyk codziennego wybierania MIT-ów, czyli najważniejszych zadań na dzień (Most Important Task).
  • Nawyk przeglądu tygodniowego.

Jeżeli mamy od czegoś zaczynać pracę nad byciem efektywnym, to właśnie od tych kroków.

Jakie narzędzia mogą nam w tym pomóc?

Jest mnóstwo narzędzi, za pomocą których można realizować nawyki opisane powyżej. Pokażę dwie aplikacje, które można do tego zastosować. 

  1. Jedną z nich jest Nozbe – polska aplikacja, która pozwala zarządzać swoimi zadaniami, a nawet zadaniami zespołu. Jest w wersji bezpłatnej i płatnej. Aby używać tej aplikacji efektywnie, warto kupić wersję płatną (//nozbe.com/pl).
  2. Druga z nich to Trello – aplikacja, która została stworzona jako wsparcie pracy zespołu, ale świetnie nadaje się też do zarządzania własnymi zadaniami. Dostępna jest w wersji bezpłatnej i płatnej. Do pracy z własnymi zadaniami wystarczy wersja bezpłatna (//trello.com).

W dalszej części tego artykułu zakładam, że te aplikacje są zainstalowane.

Praca z wybranymi nawykami

Korzystając z wybranych aplikacji, pokazuję, jak można w praktyce realizować nawyki, o których pisałem powyżej.

Nawyk zapisywania zadań, pomysłów i spraw do zrobienia

Pierwszym nawykiem, który warto wprowadzić, jest zapisywanie wszystkich zadań w jednym miejscu i nietrzymanie ich w pamięci. Dzięki temu odciążamy nasz mózg od konieczności zarządzania kilkoma wątkami jednocześnie.

Warto też mieć jedną listę z zadaniami, tak aby w dowolnym momencie móc powiedzieć, ile zadań mamy do zrobienia. Ułatwia to również priorytetyzację zadań – wszystkie są w jednym miejscu. Jako zadania traktuję także e-maile, dlatego wybrane przeze mnie narzędzia obsługują wysyłanie e-maili jako zadań i obsługę ich w jednym miejscu.

Kiedy zapisywać zadania? Od razu, kiedy o nich pomyślimy. Zwykle gdy pojawi się myśl „muszę o tym pamiętać”, prędzej czy później o takim zadaniu zapominamy, a potem stresujemy się, próbując sobie je przypomnieć.

Zadania w Nozbe

Dodawanie zadań w Nozbe jest bardzo proste i może być wykonane na jeden z wielu sposobów. Te, z których ja najczęściej korzystam, to:

  • dodanie zadania przez aplikację w telefonie,
  • dodanie przez aplikację na komputerze, 
  • wysłanie e-maila na specjalny adres (można też po prostu przesłać na ten adres e-mail, który traktujemy jako zadanie).

Zadania wtedy są zachowane na liście, która w Nozbe nazywa się „Skrzynka spraw” (Ryc. 1).
 

Ryc. 1. Skrzynka spraw przychodzących w Nozbe
Źródło: Prywatny profil narzędzia Nozbe



Zapisywanie zadań w Nozbe jest bardzo łatwe, bezpieczne i przede wszystkim szybkie. Przy okazji podpowiem, że warto zaczynać nazwę zadania od czasownika – od razu będziemy wiedzieć, o co w zadaniu chodzi.

Zadania w Trello

Podobnie jak w Nozbe, zadania możemy dodawać do Trello. Tutaj jest jednak większa swoboda – sami możemy sobie stworzyć listy, z których chcemy skorzystać. Najczęściej jest proponowane, aby stworzyć cztery listy:

  • Skrzynka spraw,
  • Do zrobienia,
  • Robię,
  • Zrobione.

Nowe zadania mogą być dodawane do dowolnej listy. Sugeruję jednak, aby dla porządku dodawać je zawsze do tej samej listy „Skrzynka spraw”. Zadania można dodawać poprzez aplikację w przeglądarce, aplikację w telefonie oraz e-mail. 

Nawyk codziennego przeglądania zadań

Zapisanie zadań odciąża nasz mózg od konieczności ich pamiętania, nie sprawia jednak, że zadania same się robią. Praca z zadaniami zgromadzonymi na jednej liście jest drugim nawykiem, który warto sobie zbudować.

Przeglądanie zadań składa się z kilku kroków. Dla każdego zadania warto zastanowić się, co chcemy z tym zadaniem zrobić. Podstawowe kroki, które możemy wykonać, to:

  • Usunąć zadanie – możemy stwierdzić, że zadanie jest już nieaktualne, i po prostu je usunąć (w końcu produktywność to umiejętność usuwania).
  • Przekazać je komuś innemu – jeżeli zadania nie chcemy usunąć, może warto je komuś delegować? Warto przynajmniej zadać sobie to pytanie.
  • Wykonać, jeżeli można je zrobić w czasie poniżej dwóch minut – w trakcie pracy nad listą zadań nie warto rozpraszać się robieniem czegoś innego. Stąd zasada dwóch minut. Jak mogę coś zrobić w dwie minuty, to robię, jak nie, to przechodzę do następnego punktu. Zadania, które można zwykle zrobić w dwie minuty, to:
    - odpisanie na maila,
    - zapisanie pliku,
    - wydrukowanie,
    - napisanie do kogoś wiadomości.
  • Zapisać zadanie w aplikacji oraz zaplanować dla niej następny krok – bardzo ważnym krokiem pracy z zadaniami jest zdecydowanie, czy zadanie jest proste (można je zrobić w jednym kroku w 30–60 minut), czy może złożone – składa się z kilku kroków. Zadania proste zapisuję jako pojedyncze zadania, zadania złożone zapisuję jako tzw. projekty. Zapisuję dla nich –2–3 kroki, które mogę zrobić jako następne. Oznaczam je jako „następne akcje” (nazywane też „Priorytetami”).

Po takim przeglądzie zadań na liście „Skrzynka spraw” nie powinno być żadnych zadań. Zadania zaplanowane jako następne akcje będą widoczne w „Projektach” oraz na liście priorytetów. Taki przegląd zadań na liście „Skrzynka spraw” warto robić codziennie rano. W ten sposób na bieżąco będziemy przetwarzać zadania, które zapisujemy w tej liście i będziemy mieli nad nimi kontrolę.

Przeglądanie zadań w Nozbe

Przeglądając zadania w Nozbe, przechodzimy po każdym z nich. Zakładając, że nie chcemy usuwać ani delegować żadnego z zadań, albo je wykonujemy od razu (zasada 2 minut), albo je planujemy.

Zadanie „Odpisz Krzysztofowi” jest przykładem prostego zadania, które można wykonać od razu. 

Z kolei zadanie „Zaplanuj wyjazd działu DOK” jest zadaniem złożonym. Dlatego tworzymy dla niego „Projekt”.

Następnie dodajemy dla nowego projektu zadania, które wykonamy jako pierwsze. To nie muszą być wszystkie zadania, wystarczy kilka następnych. 
 

Ryc. 2. Przykład przeglądu jednego z zadań w skrzynce spraw – zadanie, które jest projektem – Nozbe
Źródło: Prywatny profil narzędzia Nozbe

 

Ryc. 3. Wybieranie zadań priorytetowych dla projektu – Nozbe
Źródło: Prywatny profil narzędzia Nozbe

 

Ryc. 4. Przykład przeglądu jednego z zadań w skrzynce spraw – Nozbe
Źródło: Prywatny profil narzędzia Nozbe



Po zrobieniu tych zadań będziemy dodawać kolejne.

Dla tych zadań możemy określić ich priorytet – wtedy będą widoczne na liście priorytetów od razu, lub datę, kiedy chcemy nad tym zadaniem pracować (takie zadanie pojawi się na liście priorytetów w tym dniu).

Ten sam krok powtarzamy dla wszystkich zadań z listy „Skrzynka spraw” aż do momentu, kiedy będzie pusta. W rezultacie na liście „Priorytety” mamy zadania, którymi chcemy zająć się w pierwszej kolejności.

Przeglądanie zadań w Trello

Podobnie jak robiliśmy to w Nozbe, w Trello przechodzimy po wszystkich zadaniach z listy „Skrzynka spraw”. Robimy to samo założenie, że nie chcemy usuwać ani delegować zadań (zachęcam, aby w Waszej pracy jak najczęściej zastanawiać się, czy zadanie chcecie usunąć lub delegować!).

Zadanie „Odpisz Krzysztofowi” wykonujemy od razu. W Trello robimy to poprzez przeciągnięcie karty zadania do listy „Zrobione”.

Kolejne zadanie „Wyślij ogłoszenie na stanowisko «Scrum master»” jest zadaniem złożonym. Zmieniamy je w projekt poprzez dodanie do niego podzadań. W Trello robimy to za pomocą „listy zadań” dla karty.

Następnie przenosimy kartę projektu do listy „Do zrobien...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy