Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

3 lutego 2022

NR 26 (Styczeń 2022)

Buddy jako wsparcie nowego pracownika w procesie adaptacji. Na przykładzie procesu onboardingu w Asseco Poland

0 380

Podjęcie zatrudnienia w nowej firmie niezależnie od tego, czy jest to pierwsza praca, czy zmiana pracodawcy, zawsze stanowi niepowtarzalne przeżycie. Nie bez powodu mówi się, że pierwsze dni w nowym miejscu są często mocno stresujące. Dlatego wprowadzeniu nowego pracownika do organizacji należy poświęcać szczególnie dużo uwagi. Niekoniecznie jednak jest to w pierwszej kolejności rola działu personalnego, a zdecydowanie zespołu, do którego nowa osoba trafia. Bezpośredni przełożony przy pomocy pozostałych członków zespołu, w tym głównie buddy’ego, ma za zadanie zatroszczyć się o odpowiednie wprowadzenie nowego pracownika na pokład.

Buddy – kim jest, a kim nie powinien być?

Dobrze przeprowadzony onboarding pełni kluczową rolę w odnalezieniu się i sprawnym wejściu pracownika w organizację. Dodatkowo utwierdza go w podjęciu przez niego dobrej decyzji, zwiększa zaangażowanie i efektywność. Tym samym w kontekście całej firmy niewątpliwie zmniejsza rotację. 
Według badań Wynhurst Group, w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia występuje 22-procentowa rotacja pracowników, a aż 50% osób odchodzi w ciągu pierwszych czterech miesięcy pracy. Te dane obrazują, że nieodpowiednie zaopiekowanie się nowym pracownikiem na początku może być kosztowne dla organizacji. W Asseco zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważny dla nowego pracownika jest proces onboardingu. Dlatego kiedy cztery lata temu planowaliśmy duże zmiany w procesie, jedną z nich było również wprowadzenie w naszej organizacji funkcji buddy’ego. W procesie adaptacji jest to osoba dedykowana do zaopiekowania się nowym członkiem zespołu. 
 

POLECAMY

Zadaniem opiekuna jest m.in.: 
  • bycie pierwszym punktem kontaktu dla nowego pracownika, dostępnym w miarę możliwości jak najczęściej w porównaniu z pozostałymi członkami zespołu,
  • przedstawienie pozostałych współpracowników/osób po stronie klienta, jeżeli podczas pierwszych spotkań przełożony nie mógł tego zrealizować, wyjaśnienie, kim są poszczególne osoby w firmie (bez opierania się jedynie na oficjalnych profilach w intranecie),
  • wprowadzanie w zadania merytoryczne, 
  • pokazanie narzędzi pracy, np. wewnętrznych systemów stricte wykorzystywanych w zespole,
  • pomoc w uzyskaniu dostępów do narzędzi projektowych,
  • wprowadzenie w kwestie logistyczne w firmie, np. wskazanie drogi do kuchni, zaprowadzenie do firmowej stołówki (jeżeli zespół pracuje hybrydowo lub stacjonarnie w biurze),
  • przedstawienie nieformalnych zasad współpracy w zespole.


Buddy jako pierwsze źródło kontaktu

Buddy w Asseco to osoba, która towarzyszy nowemu pracownikowi na każdym kroku, służy wsparciem i radą w każdej sprawie, w tym początkowym, często najtrudniejszym okresie pracy, czyli najczęściej podczas pierwszych kilku tygodni. Nie narzucamy z góry, przez jaki czas dokładnie buddy powinien pełnić swoją rolę. Najczęściej kluczowe są pierwsze 4 do 6 tygodni, ale jeżeli relacja opiekun – nowy pracownik została bardzo dobrze zbudowana lub nowa osoba wymaga dalszego regularnego wsparcia, to oczywiście to wsparcie buddy’ego funkcjonuje nadal, nawet do zakończenia całego okresu próbnego.
Osobę, która będzie pełnić funkcję buddy’ego w Asseco Poland, wskazuje bezpośredni przełożony (po ówczesnej rozmowie z pracownikiem i wyrażeniu przez niego chęci i gotowości do pełnienia tej roli).
W Asseco Poland zatrudniamy głównie osoby techniczne (programistów, analityków, testerów oprogramowania), więc zależy nam, aby buddym była osoba techniczna, jednak nie musi to być pracownik z największą wiedzą merytoryczną w zespole. Ważne, aby wskazana osoba była w stanie przekazać istotną wiedzę dotyczącą projektu, klienta, wykorzystywanych technologii, ale równie istotne są takie cechy, jak komunikatywność, gotowość do pomocy, wewnętrzna motywacja do wdrażania nowego kolegi/nowej koleżanki, jak również realna przestrzeń czasowa do pełnienia tej funkcji. Umiejętności techniczne są istotne, ale nie tylko one decydują o powodzeniu i odnalezieniu się w tej roli. Opiekun, który nie ma czasu lub chęci pomocy nowemu koledze/koleżance, nie zrealizuje swoich zadań, a tym samym nie zabezpieczy procesu onboardingu nowego pracownika. Buddy nie powinien być osobą z przypadku. Dobrze, jeśli tę funkcję pełni pracownik lubiący i chcący dzielić się wiedzą oraz doskonale rozumiejący i odnajdujący się w organizacji. 

Menedżer jednocześnie buddy’m?

Buddym w Asseco najczęściej jest osoba na podobnym stanowisku do nowo zatrudnionego pracownika, ale tę funkcję może wziąć na siebie również bezpośredni przełożony. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce w przypadku mniejszych zespołów, gdzie menedżer w pewnym stopniu wykonuje również zadania merytoryczne, które realizuje cały zespół, i nie jest konieczne, aby angażować w to członków zespołu.
Buddy w Asseco to niekoniecznie „kumpel”, jak określa to definicja pojęcia, a raczej „opiekun nowego pracownika”. W pierwszej kolejności ma to być jak najbardziej efektywna relacja, mająca na celu sprawne i merytoryczne wdrożenie nowego kolegi/nowej koleżanki w obowiązki. Bycie „kumplem”, który jedynie zje lunch czy pójdzie na koleżeńską kawę w pierwszych tygodniach pracy, to zdecydowanie za mało, aby proces był efektywny. Aczkolwiek element budowania koleżeńskich relacji również jest istotny w pracy i często oczekiwany przez nową osobę już od pierwszych dni w nowym miejscu.

Wsparcie HR w pełnieniu roli buddy’ego

Całościowy proces adaptacji w Asseco zakłada wsparcie buddy’ego w przygotowaniu się i odpowiednim pełnieniu tej roli. Zarówno bezpośredni przełożony buddy’ego, jak i dział personalny powinni pamiętać o komunikowaniu się z opiekunem nowego pracownika, by przypomnieć mu o procesie, określić wzajemne oczekiwania i możliwe trudności, jakie mogą pojawić się podczas całego procesu. Z perspektywy zarówno nowego pracownika, jak i samego buddy’ego wprowadzenie go do tej roli jest kluczowe. Bo jeśli tego elementu zabraknie, wszystkie późniejsze działania mogą zaprzepaścić efektywne wdrożenie nowego pracownika, jak również mieć negatywny wpływ na postrzeganie przez niego całej organizacji i pracy u nas.
 

Ważne

W procesie onboardingu z punktu widzenia działu personalnego istotne jest zaopiekowanie się nie tylko nowym pracownikiem i przełożonym, który wprowadza nową osobę do swojego zespołu, lecz także buddym, który nie powinien czuć się pozostawiony sam sobie. 


Technologia w procesie onboardingu

Aby wesprzeć opiekunów podczas wdrożeń, usprawnić i unowocześnić proces, zdecydowaliśmy się skorzystać z technologii, która dostarcza kluczowe informacje organizacyjne i pomaga w ustandaryzowaniu procesu dla wszystkich lokalizacji i obszarów pracy. Celem tej zmiany było również uatrakcyjnienie całego procesu pre-onboardingu i onboardingu. Co ważne, praca zdalna funkcjonowała u nas również przed pandemią, zatem nie wprowadzaliśmy szczególnie zmian w podejściu do roli buddy’ego w związku z przejściem całej organizacji na home-office, nie było takiej potrzeby. Jesteśmy firmą informatyczną, zatem szczególnie istotne są dla nas nowe technologie i innowacyjne rozwiązania. Poprzez wdrażanie narzędzi cyfrowych staramy się budować pozytywne doświadczenia pracowników, które wyróżniają Asseco na rynku jako pracodawcę IT. Automatyzacja procesu zapewniła oszczędność czasu osób zaangażowanych w proces, przy zachowaniu atrakcyjnej formy, która jednocześnie połączyła swoje zadania projektowe, z procesem wdrożeniowym nowego kolegi/nowej koleżanki. 
Zrealizowaliśmy to, opracowując i wdrażając serię wiadomości wysyłanych na telefon, które wspierają wszystkie osoby zaangażowane w proces onboardingu – nowego pracownika, jego przełożonego, jak również buddy’ego. Spersonalizowana wiadomość w formie MMS-a dla opiekuna nowego pracownika zawiera pełen zestaw informacji, takich jak:

  • wstęp z podkreśleniem istotności roli buddy’ego,
  • imię i nazwisko nowego pracownika,
  • data i lokalizacja spotkania z możliwością dodania jej do kalendarza z poziomu smartfona,
  • kilka praktycznych wskazówek, mówiących, o czym należy pamiętać, wdrażając nowego kolegę/nową koleżankę,
  • link do instrukcji, z konkretnymi elementami wdrożenia, które dobrze, aby buddy zrealizował w tym początkowym okresie.

Ponad 90% opiekunów pozytywnie oceniła wiadomości z przypomnieniem i instrukcjami. Miało to także ogromny wpływ na wzrost efektywności procesu onboardingu.

Wskazówki dla buddy’ego

W zależności od roli i organizacji pracy zespołu zadania buddy’ego mogą delikatnie się różnić. Warto jednak wypracować zestaw uniwersalnych rad i punktów, wedle których buddy powinien realizować swoje zadania. Dzięki temu każdy nowy pracownik otrzyma tę samą porcję wiedzy. W Asseco wypracowaliśmy instrukcję tzw. manual buddy’ego, który otrzymuje on w wiadomości przed pojawieniem się nowej osoby na pokładzie. Znajdzie tam wiele wskazówek, poniżej kilka przykładów.
 

Przykład

Przed pierwszym dniem pracy nowej osoby:

  • Potwierdź z bezpośrednim przełożonym zakres wsparcia dla nowego kolegi/nowej koleżanki, czyli co należy do Twoich zdań, a co do przełożonego, oraz czas potrzebny do pełnienia roli opiekuna nowego Pracownika.
  • Przygotuj plan wdrożenia, czyli co i kiedy pokażesz nowemu Koledze/nowej Koleżance (bazy, narzędzia, procedury itp.).
  • Zaplanuj w kalendarzu spotkanie zapoznawcze i wprowadzające nowego kolegę/nową koleżankę.
  • Pamiętaj o regularnych spotkaniach z nową osobą w pierwszym okresie pracy, bądź z nią w stałym kontakcie.
  • Dawaj feedback i proś o informację zwrotną.

 

Przykład

Plan wdrożenia:

Przedstaw krótko swoją historię w firmie, czyli jak długo pracujesz, co robiłeś(-łaś) wcześniej, za co odpowiadasz obecnie.

  • Opowiedz o strukturze w zespole/rolach w zespole.
  • Opowiedz o swojej roli jako buddy, czyli w czym będziesz wspierał(a) nowego kolegę/nową koleżankę. 
  • Przedstaw nowego kolegę/nową koleżankę osobom, z którymi najczęściej będzie współpracował(a) (w przypadku pracy zdalnej zaplanuj spotkanie na Teamsach i niech każdy przedstawi się i opowie, czym się zajmuje, a jeżeli pracujesz w biurze, to również w najbliższym otoczeniu, np. na piętrze).
  • Opowiedz o formalnych i nieformalnych zasadach współpracy w zespole.
  • Przekaż informacje o specyfice projektu. 
  • Pokaż obsługę narzędzi/aplikacji, jakie wykorzystywane są w firmie/zespole/projekcie.
  • Jeżeli pracujecie w biurze, pokaż miejsca socjalne, zaprowadź do najczęściej odwiedzanych miejsc w biurze (I...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy