Bitwa o koszty rekrutacyjne
Jak optymalizować wydatki związane z pozyskiwaniem pracowników

Może się okazać, że stosowanie tylko jednego modelu rekrutacji nie jest dobrym pomysłem. O wiele korzystniejsze pod względem kosztów może być zdywersyfikowanie kanałów docierania do kandydatów.

Jednak pierwsze pytanie, jakie powinna zadać sobie firma, brzmi: czy rekrutacja jest w ogóle potrzebna? Nie zawsze opłaca się zatrudniać nowych pracowników. Czasem warto dofinansować tych, którzy są już na pokładzie, i po uzgodnieniu zmiany wynagrodzenia zatrzymać ich w firmie. I odwrotnie – niekiedy żądanie podwyżki jest dla organizacji nie do zaakceptowania. W takich wypadkach rozwiązaniem bywa zatrudnienie nowego specjalisty czy menedżera, który spełni oczekiwania pod kątem zarówno kluczowych umiejętności wymaganych na tym stanowisku, jak i możliwości płacowych firmy. I jeszcze jeden – najbardziej dziś powszechny – przypadek. Potrzeby kadrowe wynikają po prostu z rozwoju przedsiębiorstwa czy instytucji – w takim wypadku nie ma wyjścia – rekrutacja to konieczność, bo zwyczajnie brakuje rąk do pracy. Nie wchodząc w szczegóły wszystkich tych sytuacji – rozpoczynając proces naboru pracowników, trzeba wiedzieć, ile on będzie kosztował.

Warto też wziąć pod uwagę, że dane dotyczące kosztów nie zawsze są dostępne „od ręki”. Bywają też bardzo chwiejne i podlegają widełkom cenowym – stwierdzenie „cena zależy od zakresu usługi” to formuła, która prawie zawsze obowiązuje w kontaktach z zewnętrznymi agencjami rekrutacyjnymi.

Headhunting oznacza oszczędność?

– Z usług zewnętrznych agencji rekrutacyjnych korzystają zarówno firmy poszukujące pracowników, jak i osoby poszukujące pracy. Wbrew powszechnym obawom dotyczącym kosztów, usługi takie jak outsourcing czy headhunting pozwalają firmie na oszczędności, dodatkowo zapewniając bezpieczeństwo i wygodę. W dobie rynku kandydata pozyskanie wysoko wyspecjalizowanych pracowników stanowi wyzwanie, a standardowe sposoby rekrutacji bardzo często mają niską skuteczność. Firma, która boryka się z rotacją wewnątrz organizacji, a także przedłużającymi się procesami rekrutacji, naraża się na wiele wyższe koszty, niż skorzystanie z jednorazowej i skuteczniejszej pomocy firmy zewnętrznej – przekonuje Anna Piotrowska-Banasiak, Development Director w firmie rekrutacyjnej Antal. Zwraca również uwagę, że pracodawcy rozważający współpracę z partnerem zewnętrznym, powinni liczyć się z kosztami od kilkunastu do ponad 20% rocznego wynagrodzenia kandydata brutto. Alternatywą dla wynagrodzenia procentowego jest ustalenie stałej kwoty za przeprowadzenie procesu. Warunki płatności wynagrodzenia uzależnione są od specyfiki procesu i zakresu usług realizowanych przez agencję formy współpracy.

– Przykładowo, wybierając kooperację na zasadach success fee, płatność za usługi rekrutera ma miejsce wyłącznie pod warunkiem zatrudnienia rekomendowanego przez niego kandydata, co zapewnia bezpieczeństwo organizacji, która decyduje się na skorzystanie z usług firmy rekrutacyjnej. Z kolei w projektach przedpłaconych wynagrodzenie płatne jest w ratach za poszczególne etapy procesu. Warto zwrócić uwagę, że realizacja zlecenia przez profesjonalnego rekrutera eliminuje ryzyko braku kandydatów i pozwala na proaktywne dotarcie do osób pasywnych, nieposzukujących pracy – uzasadnia Development Director w Antal.

Podkreśla też dodatkowe korzyści wliczone w cenę. Należą do nich umożliwienie zdobycia bezcennych informacji na temat rynku, sytuacji w branży i – niezmiernie istotne w obliczu rynku kandydata – obiektywne opinie na temat pozycjonowania marki pracodawcy w oczach potencjalnych pracowników.

– Zaletą skorzystania z usług kompetentnego head huntera jest też sprawne przeprowadzenie procesu. Wysoko wyspecjalizowani rekruterzy potrafią zdefiniować realny profil stanowiska (w tym zakres obowiązków, wymagań stawianych kandydatom i adekwatnej oferty) oraz właściwy plan procesu rekrutacji i metod oceny kompetencji kandydatów.  Na dynamicznym rynku pracy, z którym mamy do czynienia, błędy w założeniach i realizacji procesu rekrutacji są dla pracodawców wyjątkowo kosztowne – dodaje Anna Piotrowska-Banasiak, Development Director w firmie rekrutacyjnej Antal.

Przyjmuje się, że źle zrekrutowany pracownik, czyli taki, który będzie musiał pożegnać się z firmą, to koszt rocznego wynagrodzenia tego pracownika. Krótko mówiąc – nietrafiona rekrutacja to nie tylko błąd, lecz także duży koszt dla każdej firmy.

Dane prosto z pola walki

O pewnym zamęcie związanym z kosztami zewnętrznych usług rekrutacyjnych mówi Bartłomiej Piwnicki, dyrektor zarządzający firmy doradczej UBP Consulting, z wieloletnim doświadczeniem w rekrutacji specjalistów i menedżerów:

 – Od czasu kryzysu, czyli od 2008 r., stawki za usługi rekrutacyjne są, mówiąc kolokwialnie, „od czapy”. Wiem z rynku, że firmy pracują za jedną pensję czy też za 10% rocznego wynagrodzenia, jak i za 33% rocznego wynagrodzenia brutto. Są firmy (duże międzynarodowe agencje headhunterskie), które do podstawy wynagrodzenia kandydata, od której jest liczona ich stawka, dokładają premie oraz wszelkie dodatki (samochód, opiekę medyczną, ubezpieczenie itd.). Robią to na podstawie zryczałtowanej ceny za poszczególne elementy. Polskie podmioty w tej branży raczej nie mają szans na podobne wynagrodzenie.

– Wielu klientów woli stawki zryczałtowane od procentów. W tym przypadku nie ma stałej reguły ustalania ich wysokości. Zazwyczaj firmy starają się proponować dwukrotność dolnej stawki widełek wynagrodzenia kandydata, ale i w tym przypadku spotkałem się z propozycjami typu 6 tys. zł za stanowisko dyrektora finansowego w spółce giełdowej – komentuje Bartłomiej Piwnicki.

Jego zdaniem generalną zasadą, która powinna przyświecać rekruterom proponującym stawkę za swoje usługi, jest stopień skomplikowania projektu, w tym lokalizacja miejsca pracy. Im większe wymagania względem kandydatów i im bardziej „egzotyczne” miejsce pracy, tym wyższa powinna być stawka za usługi, np. 19–22% rocznego wynagrodzenia brutto. Związane jest to z czasem poświęconym na szukanie kandydatów, na przekonywanie ich i późniejsze spotkania.

– Prawda jest taka, że znacznie łatwiej jest znaleźć dyrektora sprzedaży niż przedstawiciela handlowego, niezależnie od branży. Dużo więcej czasu trzeba poświęcić na poszukiwanie handlowców, przekonanie ich do przesłania CV, a potem na spotkanie się z nimi. Trzeba po prostu przeprowadzić znacznie więcej rozmów niż w przypadku dyrektora, aby wybrać tę trójkę do krótkiej listy, którą prezentuje się firmie dającej zlecenie – dodaje.

Nie znajduje też żadnego ujednolicenia branżowego, a także tego, które dotyczy stanowisk menedżerskich.

– Dzisiaj każda firma stara się zejść, jak najniżej się da. Od tego mają swoje działy zakupów. Przestają mieć również znaczenie poziomy stanowisk. Jeszcze 10 lat temu rekrutując na dowolne stanowisko menedżerskie, można było zażądać od klienta zaliczki. Dzisiaj zasadniczo większość projektów to czysty success fee – dzieli się swoimi obserwacjami rynku Bartłomiej Piwnicki.

Siły wewnętrzne, siły zewnętrzne

Dziś wiele branż przewiduje, że średnio rok do roku zatrudnienie będzie rosło o 10%. Ale w części organizacji, w związku z dynamicznym rozwojem usług i liczby klientów, zatrudnienie zwiększa się rocznie nawet o 20%. Taka sytuacja ma miejsce np. w Centrum Medycznym ENEL-MED SA.

– Wliczając w to fluktuację kadr, można mówić o kilkuset nowych etatach rocznie. Trzeba też mieć na uwadze znaczną dywersyfikację kadr od lekarzy, pracowników obsługi klienta oraz menedżerów i specjalistów, pracujących w centrali firmy. Takiego zadania nie da się przeprowadzić wyłącznie własnymi siłami, chociaż wiele rekrutacji odbywa się wewnątrz firmy – mówi Alina Smolarek, dyrektor personalny Centrum Medycznego ENEL-MED SA.

HR, by sprostać tym oczekiwaniom, musi tworzyć sprawny system rekrutacji, korzystający z różnych kanałów pozyskiwania pracowników.

– Nasz model biznesowy oparty jest na scentralizowanym zarządzaniu „standardem” rekrutacyjnym, ale przy wykorzystaniu zdywersyfikowanych „wykonawców”. Najważniejszym elementem jest wewnętrzny zespół rekrutacyjny, odpowiedzialny za realizację SLA (service level agreement) rekrutacyjnego. Kierownik ds. HR biorąc pod uwagę czynniki biznesowe, podejmuje decyzję, w jaki sposób dany projekt realizować. Może go prowadzić z pomocą rekruterów wewnętrznych bądź skorzystać z zewnętrznego dostawcy usług rekrutacyjnych. Podejmując taką decyzję, bierzemy pod uwagę koszty rekrutacji (np. ogłoszenie, koszt firmy rekrutacyjnej) oraz jej efektywność, tzn. czy uda się obsadzić wakat w założonym terminie przy zastosowaniu danej metody. Czasem z góry wiemy, że najbardziej skuteczne będzie skorzystanie z partnera zewnętrznego, biorąc pod uwagę również koszt – mówi Alina Smolarek, dyrektor personalny Centrum Medycznego ENEL-MED SA. Firma stosuje także narzędzia rekrutacyjne, które są dodatkowym kosztem, ale też pozwalają na sprawne zarządzanie aplikacjami oraz komunikacją z kandydatami.

Rekrutacja – wiele działań jednocześnie

Pamiętając o wszystkich uwarunkowaniach związanych z kosztami wewnętrznej czy zewnętrznej rekrutacji, trzeba na nią patrzeć zarówno jak na stały proces, jak i na pojedynczy projekt, który należy przeprowadzić.

– Proces rekrutacji rozpoczyna się od ogłoszenia informującego o tym, że dana organizacja poszukuje pracownika na określone stanowisko. Koszty umieszczenia pojedynczego ogłoszenia na portalach rekrutacyjnych to zazwyczaj minimum 500–600 zł. Do tego należy doliczyć też czas, który specjalista ds. HR musi poświęcić na selekcję CV, rozmowy z kandydatami czy – w późniejszym okresie – przygotowanie i opracowanie raportu podsumowującego kompleksowo rekrutację – wskazuje Barbara Zonik, HR menedżer grupy medialnej Eurozet. Podkreśla też, że koszty wynajęcia zewnętrznej agencji są zdecydowanie wyższe i wynoszą średnio 20–40 tys. zł. – Jednak im wyższe albo bardziej specjalistyczne stanowisko, tym częściej w Grupie Eurozet decydujemy się na outsourcing całego procesu rekrutacji. Czasami bowiem profil poszukiwanego kandydata jest tak wąski, że bez fachowego wsparcia z zewnątrz znalezienie osoby z konkretnymi kwalifikacjami jest wręcz niemożliwe. Przykładowo, rekrutacja specjalisty IT czy też osoby zajmującej się bardzo wąskim tematem nowych technologii bywa nie lada wyzwaniem – dopowiada.

W przypadku stanowisk biurowych, asystenckich czy juniorskich jest dużo prościej.

– W takich sytuacjach zarówno my, jak i inne organizacje z powodzeniem sami decydujemy się na poszukiwania odpowiedniego kandydata – mówi Barbara Zonik.  

Rekruter też kosztuje

Koszty rekrutacji można kalkulować na wiele sposobów. Jednym z czynników, które należy brać pod uwagę, a o którym bardzo często się zapomina, jest wynagrodzenie specjalistów czy też menedżerów ds. rekrutacji wewnątrz organizacji.

Specjaliści i menedżerowie średniego szczebla z doświadczeniem do 5 lat, w tym rekruterzy, mogą – według danych firmy rekrutacyjnej Antal – liczyć na wynagrodzenie na poziomie od 6 do 8 tys. zł brutto. Zarobki specjalistów ds. rekrutacji i młodszych konsultantów zaczynają się od 2,5 tys. zł brutto. Najlepiej wynagradzani są ci, którzy znajdują pracę w wielkich miastach: w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu oraz Katowicach, m.in. dlatego, że tam najprężniej rozwija się sektor usług wspólnych BPO/SSC. A obecnie właśnie ta branża zaliczana jest do tych, które najbardziej poszukują nowych ludzi. Licząc rocznie, doświadczony senior rekruter może kosztować firmę 96 tys. zł brutto, a taki, który zaczyna swoją pracę, 30 tys. zł brutto.

Usługi dodatkowe

Usługi dodatkowe, takie jak assessment center, to osobny temat. Jednak biorąc pod uwagę koszty rekrutacji, warto i na nie zwrócić uwagę. Ich koszt potrafi sięgać nawet 30 tys. zł. Oczywiście na rynku obowiązują też niższe kwoty (jeśli oceny dokonuje np. menedżer HR, a nie międzynarodowa agencja headhunterska) i w tym wypadku rzeczywiście wszystko zależy od indywidualnych ustaleń między zainteresowanymi współpracą stronami.

A może system poleceń rekrutacyjnych?

W najnowszej VIII edycji Barometru Rynku Pracy Work Service z jesieni 2017 r. ponad 57% pracowników wskazało, że szukając pracy, prosi o pomoc znajomych. Była to najbardziej popularna metoda, wykorzystywana nawet chętniej niż przeglądanie ofert na portalach pracy (53%). Dla firm, działów HR i zarządów może to być wyraźny sygnał, że warto też inwestować w system poleceń pracowników. Po płatne programy poleceń sięgają przede wszystkim firmy technologiczne, które próbują wszelkich sposobów na zdobycie specjalistów, zwłaszcza IT. Z danych portalu Monster Polska wynika, że taką formę preferują też inne branże: energetyczna czy logistyczna.

Nie tylko w Polsce, lecz także w innych krajach premie za rekomendacje stosują głównie duże zagraniczne korporacje. W tej grupie firm ponad 11% pracodawców ma systemy płatnych poleceń. A kwoty bywają zawrotne. To premie nawet po 10 tys. zł. Dla pracownika to duża suma, ale dla firmy może to być bardzo korzystne. Tym bardziej, że pracownicy rekomendujący pracowników zazwyczaj starannie dobierają tych, których polecają. Po prostu zależy im na dobrej opinii i dobrym współpracowniku w pracy. Oczywiście kwota premii zależy od wysokości pensji na danym stanowisku i od tego, jak trudne jest ono do obsadzenia. W branży IT samo polecenie może być warte 3–5 tys. zł, a gdy dana osoba zostanie zatrudniona – premia wypłacana jest w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.

Warto jednak zwrócić uwagę, że po płatne programy poleceń sięgają też sieci handlowe. Na przykład Biedronka latem zeszłego roku oferowała swoim pracownikom bonus w wysokości 1 tys. zł za wskazanie właściwego kandydata do pracy.

Marketing rekrutacyjny – ile to kosztuje?

Myśląc o marketingu rekrutacyjnym, najlepiej od razu mieć na uwadze współpracę z wyspecjalizowanymi agencjami zewnętrznymi. Zatrudnienie specjalisty z tego zakresu u siebie to koszt od 4,5 tys. zł do nawet 10 tys. zł. A wyspecjalizowane agencje oferują te usługi w bardzo elastycznych przedziałach kosztów.

Wszystko zależy oczywiście od zasięgu kampanii i liczby wykorzystywanych kanałów, w tym mediów społecznościowych. O tym, czy budżet kampanii marketingu rekrutacyjnego musi być wysoki, jeśli chce się pozyskać odpowiednią liczbę wartościowych i dostępnych kandydatów, mówi Eustachy Bielecki, head of groth w kariera.pl:

– W kariera.pl przeprowadziliśmy badanie we wrześniu zeszłego roku, a jego wyniki wskazaliśmy m.in. na łamach dziennika „Rzeczpospolita” i naszego serwisu.

W czasie dwutygodniowej kampanii na stanowisko specjalisty ds. przetwarzania danych (wymagane było 1–3 lata doświadczenie) za pośrednictwem portali pracy uzyskano 12 CV (koszt dotarcia to 152 zł za 1 CV). Natomiast dzięki zastosowaniu marketingu rekrutacyjnego uzyskano 30 CV (koszt dotarcia to 61 zł za 1 CV). Budżet na prowadzone rekrutacje w obu wypadkach był taki sam i wynosił 1830 zł.

W opinii Eustachego Bieleckiego, dywersyfikacja kanałów rekrutacji, ściślejsza współpraca z marketingiem oraz decyzje podejmowane w oparciu o mierzalne dane to najbardziej gorące trendy, które można zaobserwować na globalnym rynku rekrutacyjnym .

W czasach ciągłych zmian na rynku pracy niczego już tak do końca nie można „ustawić po kolei” i oczekiwać, że procesy rekrutacji będą przebiegały bez zakłóceń. Należy raczej spodziewać się, że poszczególne etapy rekrutacji będą się na siebie nakładały, infiltrowały; dobrze, jeśli będą ze sobą współgrały i tworzyły odrębną wartość.

Ogromna w tym rola nowych technologii i automatyzacji, które wspomagają dziś pracę działów HR na różnych etapach pracy. I ma to oczywiście związek z kosztami rekrutacji, z tym, że obecnie trudno jeszcze jednoznacznie stwierdzić, zastosowanie jakich technologii najbardziej się opłaci.

– Tak jak mamy do czynienia z coraz bardziej leniwym użytkownikiem Internetu, tak też w HR mamy do czynienia z coraz bardziej pasywnym kandydatem. Trzeba go więc czymś zaciekawić, przyciągnąć. Technologie, boty, sztuczna inteligencja nie tylko upraszczają pracę, lecz także przyciągają uwagę ludzi. Jednak chcąc tę uwagę utrzymać, musimy mieć interesujący dla nich przekaz – mówił niedawno w wywiadzie dla „Rzeczpospolitej” Piotr Adamczyk, prezes portalu kariera.pl.