Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

2 kwietnia 2021

NR 21 (Marzec 2021)

Zmiana pracy jako jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu człowieka. Case study GSK

89

Jako ekspert w obszarze ochrony zdrowia przykładamy bardzo dużą wagę do zdrowia i dobrego samopoczucia naszych pracowników. Do tematu podchodzimy holistycznie, zwracając uwagę na fizyczne i psychiczne zdrowie pracowników, ich dobre samopoczucie w pracy oraz możliwości rozwoju. W tym zakresie wdrożyliśmy wiele inicjatyw – zarówno globalnych, jak i lokalnych – oraz działamy na różnych płaszczyznach.

W 2019 r. w GSK Polska wdrożyliśmy Modern Employer będący jednym ze strategicznych priorytetów firmy. Jest to innowacyjne podejście do budowania kultury organizacyjnej oraz naszego employer brandingu, wynikające bezpośrednio z wartości i strategii firmy. W ramach Modern Employer zostały zidentyfikowane trzy filary będące naszymi zobowiązaniami względem pracowników: Bądź sobą (Be you), Czuj się dobrze (Feel good) oraz Rozwijaj się (Keep growing).   
Bądź sobą. Jest dla nas niezwykle ważne, aby tworzyć zróżnicowane środowisko pracy. Głęboko wierzymy, że każdy pracownik wnosi do firmy coś bardzo wyjątkowego, a połączenie różnych punktów widzenia oraz wiedzy i perspektyw nie tylko przynosi doskonałe wyniki, lecz także tworzy inspirujące środowisko pracy. 
Czuj się dobrze. Wspieramy zdrowie i dobre samopoczucie pracowników za pośrednictwem wielu programów i inicjatyw. 
Rozwijaj się. Wspieramy rozwój pracowników, oferując im wiele możliwości w zakresie poszerzania wiedzy i zdobywania nowych umiejętności.
Mając na uwadze powyższe zobowiązania, postanowiliśmy usprawnić proces dołączania nowych pracowników do naszej organizacji. Wiemy, jak bardzo stresującym i pełnym emocji wydarzeniem jest zmiana pracy i dołączenie do nowego środowiska, dlatego też w ramach Modern Employer zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy w Polsce platformę pre-onboardingową „Witaj w GSK”, której celem jest, aby przyszły pracownik poczuł się częścią firmy, jeszcze zanim oficjalnie do nas dołączy.  

POLECAMY

Dlaczego pre-onboarding?

Po zakończonym procesie rekrutacji następuje okres, gdy rekruter już zakończył swoją pracę, a dział zatrudniający nie zdążył jeszcze skontaktować się z przyszłym pracownikiem. Okres ten czasami trwa nawet trzy miesiące, a kandydat, pozostając przez długi czas bez kontaktu z firmą, może czuć się niepewnie. Kandydaci chcieliby jak najszybciej wiedzieć, jakie kroki powinni podjąć, aby przygotować się do zatrudnienia, oraz jak będzie wyglądał ich pierwszy dzień pracy. 
Okres przed dołączeniem do nowej organizacji to doskonała okazja, aby podtrzymać entuzjazm i zapał przyszłego pracownika związany z podjęciem nowej pracy. Na tym etapie często pojawiają się pytania i wątpliwości dotyczące zatrudnienia. 
Dołączenie do nowej organizacji to nie tylko przekazanie wiedzy i obowiązków. Zmiana pracy jest również przeżyciem emocjonalnym, bezpośrednio wpływającym na samopoczucie (wellbeing) przyszłego pracownika. Emocje obecne podczas pierwszych sześciu miesięcy pracy w dużym stopniu determinują długoterminowe zadowolenie z pracy oraz chęci rozwoju w strukturach firmy. Postanowiliśmy sprawić, aby ten czas był jak najmniej stresujący i jak najbardziej efektywny.  
Pre-onboarding jest integralną i niezwykle istotną częścią onboardingu, jednak na chwilę obecną jeszcze niewiele firm zdecydowało się na wdrożenie takiego podejścia. W naszej opinii takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści zarówno firmie, jak i przyszłym pracownikom. 

Przykład

Platforma „Witaj w GSK” umożliwia nawiązanie kontaktu z przyszłymi pracownikami już po podpisaniu listu intencyjnego i wpływa pozytywnie na doświadczenia związane ze zmianą miejsca pracy. Daje szansę na poznanie organizacji i jej kultury, jednocześnie dbając o pozytywne doświadczenia przyszłego pracownika (candidate experience) w całym procesie rekrutacji. 
Od tej chwili budowana jest także pozytywna relacja pracodawca – pracownik, dając poczucie bycia częścią GSK.
Platforma umożliwia kandydatom poznawanie firmy w sposób przyjazny i angażujący, pomaga płynnie i efektywnie wprowadzić ich do GSK. Takie podejście odpowiada na potrzeby wszystkich klientów: nowych pracowników, ich menedżerów, zespołu HR oraz innych zespołów odpowiedzialnych za onboarding. Utrzymywanie pozytywnych relacji z przyszłymi pracownikami w tym okresie może także zmniejszyć ryzyko rezygnacji z oferty pracy przed dniem zatrudnienia. 


Wdrożenie platformy

„Witaj w GSK” jest projektem lokalnym, stworzonym na podstawie obserwacji i analizy potrzeb rynku pracy, kandydatów, poprzednich procesów rekrutacyjnych i najczęściej zadawanych pytań. Bezpośrednią motywacją do stworzenia narzędzia była potrzeba biznesowa (konieczność zatrudnienia dużej liczby pracowników w krótkim czasie – około 500 osób w ciągu roku). 
Aby wdrożyć jak najbardziej innowacyjne i efektywne rozwiązanie, zebraliśmy inspiracje z innych rynków wewnątrz GSK oraz rozwiązania wprowadzane przez inne firmy na rynku, jednakże wygląd, treści i funkcjonalności polskiego narzędzia były projektowane i wypracowywane samodzielnie przez lokalny zespół projektowy.
 

Korzyści dla przyszłego pracownika: 

  • Emocjonalne – dobrze przygotowany proces oraz komunikacja między przyszłym pracownikiem a pracodawcą dają poczucie komfortu oraz niwelują stres wywołany zmianą.
  • Logistyczne – zebranie w jednym miejscu wszystkich potrzebnych informacji i dokumentów, formą i treścią dopasowanych do potrzeb kandydata, ułatwia płynne dołączenie pracownika do organizacji.
  • Społeczne – poznanie informacji na temat zespołu oraz lidera zmniejsza barierę wejścia w nowe środowisko i ułatwia budowanie relacji w nowym miejscu pracy. 

Korzyści dla pracodawcy:

  • Automatyzacja i optymalizacja procesu i komunikacji między:
    - nowym pracownikiem a przyszłym przełożonym,
    - nowym pracownikiem a działem HR,
    - działem HR a przyszłym przełożonym.
  • Wizerunkowe: zapoznanie pracownika z historią firmy, produktami oraz misją i kulturą oraz „zaopiekowanie się” przyszłym pracownikiem przez pracodawcę wzmacnia u przyszłego pracownika poczucie podjęcia dobrej decyzji, dumy z miejsca pracy oraz dodaje energii na start.


Ponieważ GSK w Polsce jest reprezentowane przez różne biznesy – Pharma, Consumer Healthcare, Tech Hub, Finance Hub – których potrzeby różnią się ze względu na specyfikę działalności danego obszaru, zależało nam na wypracowaniu rozwiązania, które spełni oczekiwania wszystkich stron. W tym celu w projekt zaangażowaliśmy przedstawicieli wszystkich naszych biznesów w Polsce.
Działania projektowe rozpoczęły się na początku września 2019 r., a platforma została uruchomiona po sześciu miesiącach. Zespół projektowy składał się z osób reprezentujących różne działy GSK: dział HR, dział komunikacji, Tech Hub, dział prawny (Legal), dział danych osobowych (Data Privacy) oraz dział zgodności (Compliance), co umożliwiło nam stworzenie narzędzia zgodnego ze wszystkimi wewnętrznymi i zewnętrznymi regulacjami. 
Z platformy można korzystać za pomocą urządzeń stacjonarnych i mobilnych posiadających dostęp do internetu; jest dostępna w dwóch językach: polskim i angielskim. 

Wyzwania roku 2020

Platforma pre-onboardingowa odegrała także kluczową rolę w zarządzeniu tematem onboardingu w czasie pandemii Covid-19. W połowie marca 2020 r., tak jak wiele innych firm, zostaliśmy zmuszeni do przearanżowania procesu onboardingu na formę zdalną. 
Proces zdalnego onboardingu był dla nas nowy i musiał zostać wdrożony w bardzo krótkim czasie. Finalizacja zatrudnienia zawsze angażuje wiele osób:

  • nowych pracowników,
  • ich menedżerów,
  • dział HR,
  • dział IT,
  • dział administracji,
  • osoby prowadzące szkolenia.

Zorganizowanie i skoordynowanie wszystkich wymaganych działań w formie całkowicie zdalnej jest dużym wyzwaniem logistycznym i komunikacyjnym. 
Dzięki wdrożeniu platformy pre-onboardingowej utrzymujemy stały kontakt z przyszłymi pracownikami. Z platformy mogą oni pobrać wszystkie potrzebne dokumenty, szczegółowo zapoznać się z dostępnymi benefitami i informacjami na temat firmy. Dzięki temu mogliśmy skrócić czas trwania niektórych szkoleń, które odbywają się pierwszego dnia pracy. 
Obecnie jesteśmy bogatsi o nowe doświadczenia i wiedzę – od połowy marca 2020 r. zatrudniliśmy około 400 osób całkowicie zdalnie. Wypracowaliśmy nowy model zdalnego onboardingu, którego nieodłączną częścią stał się pre-onboarding. Widzimy, że nowoczesne i dobrze zaplanowane rozwiązania online doskonale się sprawdzają, są docenianie przez przyszłych pracowników i ich menedżerów, a także ułatwiają pracę działowi HR.  

Witaj w GSK! 

Aby zacząć korzystać z platformy, przyszli pracownicy otrzymują e-mail z danymi potrzebnymi do pierwszego logowania. Ponieważ korzystanie z platformy nie jest obowiązkowe – chociaż mocno rekomendowane – nasi przyszli pracownicy otrzymują także wiadomości przypominające i zachęcające do korzystania z tego narzędzia. E-maile wysyłane są automatycznie w określonym czasie, w zależności od okresu pozostałego do dołączenia do GSK (od 90 do 5...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy