Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

15 grudnia 2017

NR 1 (Listopad 2017)

Wdrażanie nowego pracownika do zespołu

641

Proces rekrutacji do zespołu handlowego trwał długo i kosztował Cię mnóstwo energii. Ostatecznie udało się zatrudnić nowego pracownika o dużym potencjale. Kolejny sukces rekrutacyjny? Tak, ale tylko połowicznie. Zanim bowiem nowa osoba będzie mogła się wykazać, musi poznać firmę, swoje obowiązki i ludzi, z którymi będzie pracować. A jak pokazuje praktyka, najwięcej osób odchodzi z firmy w ciągu pierwszych tygodni pracy. Można temu zapobiec poprzez odpowiednie wdrożenie pracownika, które pomoże mu wejść w nową rolę oraz poczuć się częścią zespołu.
 

Z artykułu dowiesz się

  • Jak powinien przebiegać proces wdrażania nowego pracownika, aby jak najszybciej zaczął osiągać rezultaty?
  • Jaka jest rola bezpośredniego przełożonego, działu HR oraz współpracowników w integracji nowego pracownika z zespołem?
  • Jak zwiększyć efektywność procesu wdrażania poprzez wykorzystanie narzędzia integracyjnego?
     

 

Według badań przeprowadzonych przez firmę doradczą Antal, średni wskaźnik dobrowolnych odejść pracowników z organizacji wynosi 10,8, w tym najwyższy jest wśród sprzedawców, informatyków i inżynierów1. Część z tych odejść ma miejsce w pierwszych 90 dniach pracy. Organizacje, a w szczególności działy HR, mogą zrobić wiele, aby zmienić ten nieprzychylny trend. Potrzebne jest tylko (albo i aż) zaprojektowanie i wdrożenie odpowiedniego programu, który pozwoli nowym pracownikom w miarę szybko poznać swoje obowiązki i specyfikę pracy oraz ludzi, z którymi będą współpracować.

NOWY PRACOWNIK NA POKŁADZIE

Skuteczny proces wdrożeniowy obejmuje dwa typy działań: wdrożenie pracownika do organizacji (z ang. oboarding) oraz integrację z zespołem.

Według klasyfikacji Talyi Bauer2, profesor zarządzania z Uniwersytetu Stanowego w Portland w Stanach Zjednoczonych, adaptacja nowego pracownika rozgrywa się na czterech poziomach,zwanych 4C:

  • Compliance. Procedury są najniższym poziomem, a obejmują nauczenie podstawowych zasad i regulacji związanych z polityką organizacji. W skład procedur  wchodzą m.in. zasady obiegu dokumentów, zachowania poufności danych czy obchodzenia się z klientami i partnerami.
  • Clarification. Wyjaśnienie odnosi się do zapewnienia pracownikom zrozumienia nowego miejsca pracy i wszystkich związanych z nim oczekiwań. Ten obszar dotyczy takiego przedstawienia pracownikowi wyznaczonych mu zadań i oczekiwanych od niego rezultatów, aby miał co do nich jasność, rozumiał je.
  • Culture. Kultura jest szeroką kategorią, która zapewnia pracownikom poczucie normy organizacyjnej – zarówno formalnej, jak i nieformalnej. Takimi normami nieformalnymi może być mówienie sobie po imieniu czy wspólne chodzenie na lunch, a formalnymi dzienne sesje debrifingów czy cotygodniowe spotkania zespołu w celu omówienia postępów w projekcie.
  • Connection. Więzi odnoszą się do istotnych relacji interpersonalnych i sieci informacyjnych, które muszą zostać ustanowione przez nowych pracowników. Chodzi o poznanie, kto jest kim w firmie, w jaki sposób zadania nowej osoby są powiązane z zadaniami wykonywanymi przez innych i w jaki sposób można się z poszczególnymi osobami kontaktować, aby móc efektywnie pracować i poczuć się członkiem zespołu.

POZYTYWNE ZAADAPTOWANIE

Dla nowego pracownika zazwyczaj najtrudniejsze jest poczucie wyobcowania podczas pierwszych dni czy tygodni w nowej firmie: nie jest pewny, co gdzie się znajduje, skąd ma czerpać potrzebne informacje, kto jest kim i jak należy się do siebie zwracać, nie rozumie pewnych zachowań, sam też obawia się coś zaproponować czy zrobić, aby nie zostać źle odebranym. Bauer wskazuje cztery elementy składające się na pozytywne zaadaptowanie pracownika do nowych warunków:

  1. Poczucie własnej skuteczności (self-efficacy) pracownika, czyli pewności co do własnych umiejętności dobrego wykonania powierzonej mu pracy, niezależnie od napotykanych trudności. Jest to cecha, którą nowa osoba powinna okazywać już podczas procesu rekrutacji. Można ją natomiast wzmocnić poprzez dostarczenie pracownikowi odpowiednich narzędzi pracy oraz okazanie mu na wstępie zaufania (zamiast kontrolowania każdego jego ruchu).
  2. Jasność co do powierzonej roli (role clarity), czyli dokładne zrozumienie, czego pracodawca od nowego pracownika oczekuje w związku z wykonywaniem przez niego konkretnych zadań i ich rezultatów, zakresem posiadanej autonomii w sposobie działania i podejmowania decyzji itp. Niejednoznaczność roli powoduje zazwyczaj szybki spadek motywacji do pracy.
  3. Integracja społeczna (social integration), czyli ustanowienie dobrych relacji z przełożonym i członkami zespołu. Jeśli nowy pracownik nie poczuje się akceptowany przez osoby, z którymi na co dzień pracuje, bardzo szybko będzie szukał nowego zatrudnienia.
  4. Wiedza na temat kultury organizacyjnej i dopasowanie do niej (knowledge of culture). Każda firma posiada swoją specyfikę: swoją misję i wizję, swoje cele i sposoby dochodzenia do ich urzeczywistnienia oraz język, którym pracownicy komunikują się między sobą. Szczególnie ten ostatni punkt jest ważny – osoba, która nie rozumie słów, wyrażeń czy skrótów, jakimi posługują się pozostali członkowie zespołu w rozmowach czy wiadomościach e-mailowych, będzie czuła się jak przybysz z innej planety. Nie tylko wywoła to w niej poczucie wyobcowania, lecz także utrudni jej poprawne wykonywanie powierzonych zadań.

 

W odwrotności do tradycyjnie pojmowanej „orientacji pierwszego dnia”, podczas której pracownik spędza generalnie większość czasu na uzupełnianiu i podpisywaniu formularzy otrzymanych od działu HR i zapoznawaniu się z przepisami i zasadami działania firmy, onboarding powinien być podejściem wielopłaszczyznowym i zindywidualizowanym.

 

Zgodnie z metaanalizą badań nad nowym zatrudnieniem wykonaną przez Bauer i współpracowników, poprawne przeprowadzenie czynności wdrożeniowych prowadzi do wyższej satysfakcji z pracy świeżo zatrudnionych pracowników, ich wyższych poziomów wydajności, wykształcenia się u nich postawy przywiązania do organizacji i intencji pozostania w niej oraz niższych wskaźników fluktuacji.

WDROŻENIE PRACOWNIKA KROK PO KROKU

1. Przed zatrudnieniem
Myślenie, że proces wdrożeniowy nowego pracownika rozpoczyna się od jego pierwszego dnia w firmie, jest zgubne. Pracodawca, a w szczególności pracownicy działu HR, powinni wcześniej odpowiedzieć sobie na wiele pytań i podjąć działania na różnych polach, aby taki proces został przeprowadzony sprawnie i przyniósł pożądane rezultaty. Na wstępie warto przeanalizować:

  • Moment rozpoczęcia i czas trwania procesu wdrożeniowego. Dobrze jest rozpocząć go już podczas rekrutacji – opowiedzieć pracownikowi o specyfice pracy w firmie, zanim obie strony podejmą decyzję o współpracy. Natomiast po podpisaniu umowy, a przed pierwszym dniem w nowej firmie, dostarczyć pracownikowi wszystkie ważne dokumenty, w tym informacje o procedurach i polityce firmy, aby miał czas się z nimi zapoznać. Ponadto, proces wdrożeniowy nie trwa tylko przez pierwsze kilka dni (tzw. orientation days), podczas których nowa osoba jest oprowadzana po firmie i zapoznawana ze stanowiskiem pracy, swoimi zadaniami i współpracownikami. Niektórzy eksperci HR uważają, że działania wdrożeniowe powinny być zaplanowane na cały pierwszy rok pobytu w nowej firmie. Większość jednak zgadza się, że kluczowe są pierwsze trzy miesiące.
  • Pożądane pierwsze wrażenie, czyli uczucia i przemyślenia, jakie powinny pojawić się u nowego pracownika po zakończeniu pierwszego dnia w pracy. Jesteśmy firmą, w której najważniejsze jest osiąganie celów, zadowolenie klienta, a może nasi pracownicy? Stawiamy na pracę zespołową czy indywidualne osiągnięcia? Jeśli nowa osoba poczuje, że w firmie panuje chaos informacyjno-organizacyjny albo że procedury są ważniejsze od człowieka, trudno będzie jej podjąć wysiłek potrzebny do nauczenia się efektywnego funkcjonowania w nowej dla siebie roli i otoczeniu.
  • Wiedza o kulturze i środowisku pracy, jaką powinni zdobyć pracownicy. Aby pracownik poznał historię firmy, zrozumiał jej misję i wizję oraz panujące w niej zasady, potrzeba czasu. Nie każdy pracownik musi też wiedzieć o firmie wszystko. Istnieją jednak pewne elementy kultury firmy i specyfiki stanowiska, bez zapoznania z którymi już na samym początku pracownik nie będzie się w stanie dobrze zaadaptować. Warto zastanowić się również nad optymalnym sposobem przekazania tych informacji, aby pracownik nie czuł się nimi przytłoczony.
  • Rola poszczególnych osób: specjalistów z działu HR, bezpośredniego przełożonego i współpracowników w procesie wdrożeniowym. Efektywne wdrożenie pracownika wymaga zaangażowania minimum kilku osób z różnych poziomów funkcjonowania organizacji. Każda z nich powinna mieć jasność co do zakresu działań, jakie powinna podjąć w tym celu:
  •  HR Business Partner – jego rola jest najważniejsza od momentu podjęcia decyzji o zatrudnieniu nowej osoby aż do pierwszego dnia pracownika w nowej firmie. Najlepiej, aby nowo zatrudniony miał kontakt z jedną i tą samą osobą, maksymalnie dwoma osobami z działu HR, które będą z nim w stałym kontakcie i dostarczą mu wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem pracy oraz zorganizują wszystko co niezbędne podczas pierwszych dni w miejscu pracy. W kolejnych tygodniach rola specjalisty HR sprowadza się głównie do monitorowania działań szkoleniowych, wspierania bezpośredniego przełożonego w działaniach związanych z integracją nowego pracownika z zespołem oraz projektowania jego ścieżki rozwoju w firmie, służenia pomocą nowo zatrudnionemu w przypadku pytań dotyczących spraw pracowniczych, a także do ewaluacji procesu wdrożeniowego.
  •  Bezpośredni przełożony – powinien włączyć się w proces wdrożeniowy jeszcze przed pierwszym dniem, wysyłając do pracownika osobistą wiadomość zawierającą informację, że czekają na niego w zespole, oraz o miejscu i godzinie ich spotkania. Bezpośredni przełożony staje się też najważniejszą osobą w procesie wdrożeniowym w momencie przekroczenia przez pracownika progu biura. Najgorszą rzeczą, jaką może zrobić menedżer liniowy, jest nieobecność w firmie podczas pierwszych kilku dni w firmie, które są kluczowe dla poznania przez nowo zatrudnionego specyfiki pracy, oczekiwań wobec niego, kultury organizacji oraz najbliższych współpracowników.
  •  Buddy (od ang. kolega), czyli członek zespołu z dłuższym stażem, który będzie stanowił wsparcie dla nowo zatrudnionego podczas nieobecności menedżera liniowego. W jego gestii jest zaoferowanie pracownikowi pomocy w drobnych, codziennych sprawach; zapoznanie go z kolegami; wdrożenie w nieformalne zwyczaje panujące w firmie i zespole czy zaproszenie go na lunch lub kawę po pracy.
  • Sposób zbierania informacji zwrotnych dotyczących programu wdrożeniowego i jego ewaluacji. Nawet jeśli wydaje nam się, że uwzględniliśmy wszystkie czynniki i zaprojektowaliśmy najlepszy plan wdrożeniowy, jego wartość będzie wątpliwa, jeśli nie sprawdzimy jego skuteczności. Dlatego już podczas fazy wstępnej warto zastanowić się, jak przeprowadzić taką ewaluację. Może to być np. anonimowa ankieta dla wszystkich nowych pracowników i/lub wywiady z pracownikami zatrudnionymi na kluczowych dla firmy stanowiskach.

Istnieje też cała lista spraw formalnych, jaką powinien skoordynować pracownik działu HR odpowiedzialny za onboarding nowego pracownika, zanim przekroczy on próg swojego biura po raz pierwszy. Należą do nich m.in.:

  • Wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich członków zespołu, aby przygotowali się do powitania nowego pracownika.
  • Wysłanie do nowej osoby informacji o dokumentach, jakie powinna przynieść pierwszego dnia, a także o możliwościach dojazdu do firmy i ewentualnego parkowania na jej terenie.
  • Przygotowanie tabliczki na biurko/drzwi biurowe z imieniem i nazwiskiem nowego...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy