Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

6 kwietnia 2021

NR 21 (Marzec 2021)

Programy ambasadorskie. Jak ugryźć ten temat?

105

Peter Drucker pisał, że „najbardziej rzadkim zasobem w każdej organizacji są odpowiedni ludzie”. Zakładając, że na naszym pokładzie mamy tych odpowiednich, którym chce się chcieć, pozostaje nam odpowiednio wykorzystać ich zaangażowanie. Świetnym pomysłem mogą okazać się wewnętrzne programy ambasadorskie.

Zakładam, że większość praktyków HR słyszała o studenckich programach ambasadorskich jako jednym ze sposobów budowania wizerunku pracodawcy. Na początku prowadzone były  głównie przez firmy z branży konsulting i FMCG, aktualnie są praktykowane zarówno przez dużych, jak i mniejszych pracodawców niemalże ze wszystkich branż. W uproszczeniu: programy ambasadorskie polegają na tym, że firma współpracuje ze studentami, którzy pomagają jej w promocji marki na uczelni, a w zamian studenci otrzymują dodatkowe szkolenia, gadżety firmowe (czasami wynagrodzenie), a najlepsi także praktyki w firmie. Jest to jeden ze sposobów na rozpoczęcie kariery u wymarzonego pracodawcy – z punktu widzenia studenta, i na budowanie wizerunku firmy/przyciągnięcie talentów wśród studentów – z punktu widzenia firmy. Program wymagający i angażujący zasoby wewnętrzne firmy, ale wdzięczny i niezwykle skuteczny w działaniach employerbraningowych. 
W jaki sposób wykorzystać ten mechanizm wewnątrz firmy? Czy można przygotować program skierowany do pracowników, stawiając na networking, zaproponować dodatkowe działania rozwojowe, wdrożyć razem projekt, a dodatkowo zadbać o wizerunek pracodawcy? Oczywiście, że tak! Wewnętrzny program ambasadorski, realizowany z podobną energią i zaangażowaniem jak zewnętrzny, to sposób na sukces w budowaniu zaangażowania pracowników.

POLECAMY

Dlaczego warto?

Wewnętrzne programy ambasadorskie to rozwiązania, które można zastosować w wielu obszarach, szczególnie w inicjatywach koordynowanych przez zespoły HR, administrację czy BHP. Można zarówno stworzyć grupę ambasadorów do jednorazowego projektu, jak i wdrożyć program cykliczny. Wszystko zależy od tego, gdzie i do czego potrzebujemy dodatkowego zaangażowania pracowników. 
 

Programy ambasadorskie z sukcesem realizowane są np. w obszarach takich, jak:

  • EB: włączanie pracowników w działania budujące wizerunek pracodawcy (wewnętrzne i zewnętrzne),
  • wellbeing: przygotowanie, wdrożenie i promocja programów dbających o dobrostan pracowników,
  • komunikacja wewnętrzna: wspieranie komunikacji wewnętrznej i kampanii promocyjnych, np. komunikacja wartości, komunikacja nowej strategii, 
  • change management: wsparcie dużych procesów ogólnofirmowych, np. zmiana siedziby firmy czy zmiany organizacyjne,
  • działania CSR – współtworzenie i promocja inicjatyw wspierających społeczną odpowiedzialność biznesu.


Wewnętrzne programy ambasadorskie świetnie sprawdzają się tam, gdzie firmie zależy na włączeniu pracowników w tworzenie danej inicjatywy, przetestowaniu pomysłów oraz poddaniu ich pierwszej weryfikacji. Ambasadorzy są niezastąpieni, gdy pracodawcy zależy na autentyczności i zbudowaniu zaufania w komunikacji. Sprawdzają się w działaniach zarówno wewnętrznych skierowanych do innych pracowników, jak i zewnętrznych – budując wizerunek firmy jako najlepszego pracodawcy. 
Dzięki działaniom ambasadorów więcej osób dowie się o firmowych inicjatywach, chętniej o nich posłucha, a co więcej, jest dużo większe prawdopodobieństwo, że się w nie zaangażuje. Dlaczego? Według firmy Nielsen aż 83% badanych ufa opinii znajomych, a 66% ufa opinii internautów. Sama aktywność pracowników w mediach społecznościowych jest niezwykle skuteczna. Zasięgi oficjalnych kanałów są zdecydowanie niższe niż treści publikowane przez osoby prywatne: posty znajomych są 16 razy chętniej czytane niż treści generowane przez oficjalne źródła (źródło: Getbambu).

Stawiamy na autentyczność

Dzięki ambasadorom to nie dział HR samodzielnie generuje pomysły inicjatyw dla pracowników, zgadując, czy dana inicjatywa odpowiada na ich potrzeby. Dlaczego? Są częścią procesu (może „działań”) i mają realny wpływ na jego przebieg. Ich głos będzie autentyczny i przekonujący dla pracowników znacznie bardziej niż najlepszy plakat, artykuł w intranecie czy nawet najbardziej angażujące 
wideo z prezesem.

Ważne

Zapraszając do współpracy ambasadorów, firma zyskuje ludzi, z którymi wspólnie może tworzyć działania, programy i kampanie. Ludzi, którzy zweryfikują pomysły i podpowiedzą rozwiązania najbardziej dopasowane do swoich potrzeb. Ambasadorzy nie tylko wskażą kierunek działania, lecz także chętnie włączą się w jego promocję. 


Ważne, by działać autentycznie. Nie należy sztucznie kreować rzeczywistości i przekonywać na siłę ambasadorów do promowania działań w sposób wyuczony. Tego rodzaju praktyki nie tylko się nie sprawdzą, ale – co gorsza – zaważą na ich zaufaniu. Najważniejsze są wiarygodność i szczera współpraca. 
Celem firmy powinno być tworzenie najlepszych inicjatyw odpowiadających na potrzeby pracowników. Rolą ambasadorów jest skutecznie przekazywać informacje. Dlatego tak ważne jest ich przekonanie o słuszności działań i współodpowiedzialność za ich wdrożenie. Bezpośrednio, otwarcie i szczerze.

Najlepszy ambasador, czyli kto?

Najlepsi ambasadorzy to pracownicy, którzy już znają organizację, ludzi i mają ugruntowaną pozycję w zespole. Pracują minimum rok w firmie, dobrze znają swój zakres obowiązków i potrafią wygospodarować przestrzeń na dodatkowe zajęcia. Grupa powinna być różnorodna, składać się z pracowników z doświadczeniem i tych młodszych, z liderów oraz osób na samodzielnych stanowiskach. Mogą, a nawet powinni znaleźć się tam reprezentanci różnych poziomów struktury zarządczej. Dobrym pomysłem jest też włączenie do grupy ambasadorów reprezentacji pracowników produkcji. Im bardziej różnorodna grupa, tym lepiej! Pomoże nam to w dotarciu do większej liczby pracowników. 
Zastanawiając się nad profilem ambasadora, należy wziąć pod uwagę, że powinny to być osoby, które chętnie zaprezentują przed zespołem najnowsze pomysły; które nie będą miały oporu przed zamieszczeniem posta promującego w mediach społecznościowych, czy też takie, które wygospodarują swój czas na dodatkowe działania. 
Dobrzy ambasadorzy to osoby lubiane, otwarte, z łatwością nawiązujące nowe relacje i nastawione na współpracę. Ponadto mające duże pokłady wewnętrznej motywacji, chcące się rozwijać i czujące odpowiedzialność za rozpoczęte projekty i działania. Ważne, aby były to osoby, które nie boją się mówić, ale przede wszystkim nastawione na aktywne słuchanie. Jedną z ważniejszych ról ambasadora jest badanie potrzeb pracowników, odpowiadanie na ich wątpliwości i przekazywanie ich odpowiednim adresatom. 
Podsumowując: dobry ambasador to taki, któremu CHCE SIĘ CHCIEĆ.  

Zaczynamy!

Należy zacząć od jasnego określenia celu programu. Jest to szczególnie ważne na samym początku, gdy organizacja nie zna jeszcze tej inicjatywy, a firma sama uczy się działać. 
Cel jest potrzebny każdemu: i firmie, i ambasadorom, bo każdy pracownik – nawet najbardziej zaangażowany i otwarty – musi wiedzieć, na co się decyduje i jaka będzie jego nowa rola. Cel jest też ważny dla określenia zasad współpracy: zadań ambasadorów, częstotliwości spotkań i czasu trwania programu. 
Należy również pamiętać o określeniu korzyści, które z uczestnictwa w programie będą mieli ambasadorzy. Najczęstszą motywacją dla pracowników jest dodatkowy rozwój, chęć zrobienia czegoś dodatkowego i zaangażowanie się w obszary CSR, wellbeing czy employer branding. W trakcie ich kadencji warto zaplanować szkolenia, spotkania networkingowe i dodatkowe formy rozwojowe. 
Jak często powinny odbywać się spotkania? To zależy od celu i podejmowanych działań. Przy długotrwałych projektach wystarczają spotkania raz na miesiąc, ale – jeśli akurat chcemy wspólnie coś dodatkowego stworzyć – warto spotykać się nawet raz w tygodniu. Ważne, aby nie ograniczać komunikacji tylko do spotkań i zadbać o ciągły kontakt i zbudowanie społeczności. Koordynator programu ambasadorskiego powinien zapewnić dodatkową przestrzeń na wzajemne inspirowanie się, dzielenie spostrzeżeniami, a nawet chwalenie się sukcesami.

Zebranie grupy ambasadorskiej

Warto zacząć od komunikacji ogólnofirmowej, poinformowania menedżerów o nowym programie i przygotowania opisu roli ambasadora. Podobnie, jak przygotowując ofertę pracy, w której zamieszczamy oczekiwania wobec kandydata, zakres obowiązków i korzyści, opis roli ambasadora powinien być jasno określony. Ważne też, aby określić, ile czasu ambasador powinien przeznaczyć na realizację działań w ramach tego programu. Jest to informacja ważna zarówno dla ambasadorów, jak i dla ich szefów, którzy oczywiście muszą wyrazić zgodę na dodatkowe działania swoich pracowników w czasie godzin pracy – zaangażowanie w granicach 10–15% czasu pracy jest dobrym kompromisem dla wszystkich zaangażowanych w decyzje stron. 
Program można zacząć nawet od 3 do 4 osób. Pierwsza edycja pomoże go dopasować do potrzeb organizacji. Pierwsze działanie można potraktować jako pilotaż i wspólnie z ambasadorami doprecyzować, jak docelowo może on wyglądać.
Ważne, żeby pokazać, że program to istotna inicjatywa z odpowiednim priorytetem. Lider programu powinien zorganizować kickoff meeting projektu i zadbać o to, aby uczestnicy poczuli, że są częścią czegoś ważnego. Ważne, by pamiętać o networkingu, pokazaniu zasad i określeniu celu programu. Dobrym pomysłem jest zaproszenie na spotkanie kogoś z zarządu, kto pokaże, że inicjatywa jest ważna i potrzebna w firmie. Na dobry początek współpracy można też przygotować motywacyjne welcome packi z gadżetami firmowymi. Są to drobiazgi niewymagające dużego budżetu, a już od początku tworzą wyjątkowy charakter programu. 

Kl

...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy