Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

2 kwietnia 2021

NR 21 (Marzec 2021)

Onboarding w firmie IT. Jak zaprojektować efektywny proces, którego skuteczność docenią pracownicy? Na przykładzie firmy Tpay

81

Na temat onboardingu powiedziano już wiele, mimo to temat powrócił jako jeden z głównych w 2020 r. z powodu trwającej pandemii i zmian, które nam ona przyniosła. Zmieniły się styl pracy, jej forma, a często także jej godziny. Wdrożenie do pracy nowego pracownika, a w zasadzie rewizja tego procesu, stały się jednym z głównych wyzwań w zespołach HR w ostatnim czasie. Jak poradził sobie Tpay?

Wiele firm w wyniku niepewnej sytuacji rynku i gospodarki, których skutków jeszcze nie znamy, zawiesiło czasowo lub na stałe swoje procesy rekrutacyjne, nie podejmując tym samym prób wdrażania nowych pracowników na odległość. Dla wielu firm przejście na hybrydowy lub w pełni zdalny tryb pracy był nowością niespotykaną wcześniej nawet okazjonalnie, a jeszcze mniej firm w marcu 2020 r. miało opracowane i przetestowane sposoby na onboarding online. Spotkało to także firmy technologiczne, takie jak Tpay. Mimo że na co dzień budujemy wysoce zaawansowany system przetwarzania 
płatności online, co sprowadza się niejednokrotnie do działań innowacyjnych, tworzenia nowych produktów często zupełnie nowych na rynku, do czego niezbędna jest elastyczność działania, myślenia i szybkiego podejmowania kluczowych decyzji, to aż do poprzedniego roku preferowaliśmy pracę w biurze. Codzienne spotkania i korytarzowe pogawędki były dla nas codziennością, a praca zdalna zdarzała się naszym zespołom okazjonalnie. Szybko jednak podjęliśmy to wyzwanie, wiedząc, że jedno, co pewne w życiu, to zmiana, i my stawiliśmy jej czoła. 

POLECAMY

Proces sprzed pandemii

Tak się akurat składa, że dołączyłam do Tpay w maju 2020 r. Był to okres, kiedy firmy już jakiś czas pracowały zdalnie, choć wszyscy nadal mieli nadzieję, że to szybko się zmieni i wrócimy do znanego nam świata pracy z biura. Jednak termin mojego dołączenia do zespołu przypadał na intensywny wzrost zachorowań na COVID-19 w Polsce, dlatego miałam okazję być pierwszą osobą wdrożoną całkowicie zdalnie w naszej organizacji. Jak się okazało, była to świetna okazja do tego, aby sprawdzić, jak firma radzi sobie z onboardingiem i komunikacją. Dodatkowo moje pojawienie się w firmie wiązało się z jasno określonym celem, a było nim rozbudowanie zespołu IT o około 10–15 osób oraz innych zespołów na mniejszą skalę. Spełnienie tego celu wiązało się z dużym przyrostem liczby pracowników, dlatego sprawny proces onboardingu stał się jednym z moich priorytetów. Pierwsze zmiany w procesie zaczęłam wdrażać na podstawie moich osobistych wrażeń i uwag, ponieważ samodzielnie przeszłam tę ścieżkę, a nie ma nic lepszego niż postawienie się w roli osoby zainteresowanej i przejście ścieżki procesu jak jego uczestnik. 

Ważne

Onboarding jest procesem, a każdy proces ma to do siebie, że żyje i zmienia się w zależności od warunków, w których funkcjonuje.


Wtedy też wdrożyliśmy największe zmiany, natomiast inne drobniejsze pojawiały się w późniejszych etapach, a czasem pojawiają się także teraz na podstawie opinii i głosów kolejnych nowych pracowników Tpay. Dlatego w tym artykule przedstawię nasz aktualny schemat wdrażania nowego pracownika do zespołu, ale nie obiecuję Wam – czytelnikom, że nie ulegnie on zmianie, jeśli warunki, w których działa, także ulegną zmianie.  

Jakie zaszły zmiany?

W pierwszej kolejności dokonaliśmy swoistego retro i ustaliliśmy, co się w procesie onboardingu sprawdza i co chcemy, aby w nim pozostało, a z czego należy zrezygnować. Byliśmy w zespole zgodni co tego, że treść i merytoryka spotkań szkoleniowych są odpowiednie i możliwe do zrealizowania w modelu onboardingu zarówno w biurze, jak i zdalnego. Razem z administracją oraz IT dokonaliśmy jednak podziału zadań około onboardingowych. Rozrysowaliśmy cały proces na tablicy, a każdemu elementowi został przypisany owner. Dla przykładu, ustaliliśmy, kto powinien komplementować dokumentację trafiającą do kadr, kto dokonuje zamówienia sprzętu, a kto przygotowuje welcome pack.
Tym sposobem każdy z nas wie, czym się zajmuje oraz na jakim etapie procesu, a wszystkie te działania w jedną całość łączę ja jako Talent Acquisition Specialist.

Aby wdrożyć pracownika, potrzebna jest cała firma

Najważniejszym i niezastąpionym elementem każdej firmy są ludzie i ich kompetencje. To ich różnorodność sprawia, że firma może się rozwijać i osiągać kolejne sukcesy. Tpay jest firmą niezwykle różnorodną pod względem kompetencji zespołów. Oczywiście jako firma z branży FinTech nasze serce bije w IT. System, który tworzymy, jest budowany oraz wspierany przez świetnych specjalistów w swojej dziedzinie, lecz na sukces firmy pracuje także cała masa profesjonalistów z zakresu m.in. sprzedaży, obsługi klienta, marketingu, księgowości, analityki, produktu czy prawa i administracji. Wszystkie zespoły współdziałają niczym układ naczyń połączonych, tak więc aby zrozumieć, dlaczego i jak coś się dzieje, należy uważnie prześledzić cykl oraz znaczenie każdego z elementów. Tak też podeszliśmy do procesu onboardingowego w Tpay. Jest w niego zaangażowana co najmniej jedna osoba z każdego obszaru działającego w firmie. Każdy nowy pracownik spotyka się z taką osobą minimum na godzinę, aby poznać obszar działania każdego zespołu, poznać specyfikę jego pracy, wkład i znaczenie pracy członków zespołu w firmie oraz przykładowe zadania i działania, którymi się zajmują. W tym cyklu nie zapominamy o nikim, ponieważ jest to także świetna okazja i możliwość do budowania relacji i składania kolejnych puzzli, aby zrozumieć, jak działa firma. Ważnym elementem jest dla nas także moment spotkania nowej osoby z naszym CEO oraz General Managerem. Ponieważ Tpay charakteryzuje się bardzo dobrymi relacjami między pracownikami a menedżerami, czego świadectwem jest udzielany nam feedback, chcemy podtrzymywać to zadowolenie i bliskość osób zarządzających w stosunku do członków zespołu. W wielu firmach osoby na tych stanowiskach nie mają przestrzeni na powitanie nowych osób, natomiast w Tpay są ku temu przeznaczone specjalne spotkania w każdym onboardingu niezależnie od przyjmowanego stanowiska.

Ważne

Najważniejszym i niezastąpionym elementem każdej firmy są ludzie i ich kompetencje. To ich różnorodność sprawia, że firma może się rozwijać i osiągać kolejne sukcesy.


Preonboarding

Ten moment jest dla mnie szczególny. Mam okazję zajmować się zarówno procesami rekrutacyjnymi, jak i szeroko pojętym wewnętrznym HR-em, dlatego moment przyjęcia oferty przez kandydata szczególnie mnie raduje. Przecież to wtedy zaczyna się wspomniany preonboarding, a kandydat staje się moim kolegą z pracy. Dokładamy więc wszelkich starań, aby dostarczać mu wszelkich niezbędnych informacji o tym, co go czeka w najbliższych dniach, oraz zapewnić, że odpowiem na każde jego pytanie. 

  1. Już na pierwszym etapie onboardingu zaangażowanych jest wiele osób. W porozumieniu z działem kadr lub prawnym przygotowujemy niezbędne dokumenty do podjęcia współpracy, negocjujemy warunki oraz zapisy. Kolejnym ogniwem jest przygotowanie sprzętu, na którym będzie odbywała się praca nowej osoby. Musi on być gotowy już przed pierwszym dniem pracy, dlatego jest to jeden z priorytetów preonboardingu, aby poznać oczekiwania nowej osoby oraz zaproponować odpowiedni model laptopa oraz innych akcesoriów. Na tym etapie komunikuję się z działem IT. Kluczowym zadaniem jest także utworzenie konta e-mail oraz nadanie odpowiednich dostępów, tak aby jak najszybciej umożliwić pracę nowemu członkowi Tpay. 
     
  2. Jeśli dołączenie do zespołu nowej osoby będzie wiązało się chociażby z okazjonalnymi wizytami w poznańskim biurze, to uprzedzam zespół administracji o tym, że pojawi się nowy członek Tpay, aby przygotowano mu kartę dostępu oraz ewentualne stanowisko pracy w biurze. Ważne jest także wsparcie administracji w koordynacji wysyłki dokumentów oraz sprzętu pod wskazany przez pracownika adres. Kluczowe jest, aby przesyłki dotarły na miejsce minimum dwa dni przed pierwszym dniem pracy, aby nowa osoba mogła sprawdzić sprawność laptopa oraz zalogować się do swojego konta e-mail. 
    Zespół administracji ma jeszcze jedno duże zadanie, mianowicie jest to wspieranie pracowników w wyzwaniach związanych z pracą zdalną. Jeśli ktoś z osób do nas dołączających stoi przed koniecznością zorganizowania sobie domowego biura, w tym momencie wkracza właśnie nasz zespół administracji i wspiera tę osobę na każdym kroku. W Tpay jest możliwość, aby otrzymać biurko, fotel i inne niezbędne akcesoria, aby ułatwić sobie start pracy w modelu home office. 
     
  3. Kolejnym etapem jest oczywiście przygotowanie harmonogramu spotkań onboardingowych, czyli zorganizowanie spotkań i szkoleń nowego pracownika z osobami z poszczególnych działów, o czym wspominałam wyżej. Spotkania mają swój ustalony porządek, a został on opracowany tak, aby wiedza pracownika rozwijała się stopniowo i w sposób uporządkowany. Każde spotkanie jest zaplanowane w kalendarzu osób szkolących oraz nowej osoby, a w zaproszeniach zawsze znajduje się link prowadzący do spotkań online. Zaznaczamy także, że zależy nam, aby w miarę możliwości korzystać z kamerek, ponieważ pomaga to w budowaniu relacji, a łatwiej o nią, kiedy rozmawiając z drugą osobą, widzimy jej twarz, mimikę i reakcje. 

Pierwszy dzień pracy

Przygotowując się do pierwszego dnia pracy, pracownik nie tylko wie dokładnie, czego może się spodziewać, ponieważ kilka dni wcześniej zapoznał się z przygotowanym dla niego harmonogramem spotkań i szkoleń, które odbędzie, lecz także wie, z kim się spotka oraz jaki będzie temat owych spotkań. Dodatkowo kilka dni przed startem ma już w swoim domu sprzęt, który jest przygotowany pod względem jego oczekiwań, takich jak system operacyjny i podstawowe narzędzia oraz aplikacje. Chcemy, aby pierwszy dzień pracy nowego pracownika był bardzo pozytywnym doświadczeniem, z pewnością zapamięta go na długi czas, dlatego staramy się nie zaczynać skoro świt, a zwykle około godziny 9.00, tak aby nowy pracownik mógł spokojnie zadbać o swoje inne obowiązki, np. dzieci wychodzące do szkoły lub zaczynające zajęcia zdalne.

  • Pierwszym spotkaniem, w którym bierze udział nowy pracownik, jest spotkanie online ze mną z ramienia HR oraz z moją koleżanką na stanowisku Office Coordinator. Witamy pracownika oraz opowiadamy o kulturze i wartościach firmy, a także o celach strategicznych, aktualnych działaniach oraz projektach firmy. Udzielamy wielu wskazówek, gdzie i w jakich narzędziach samodzielnie poszukiwać więcej informacji.
  • Po tym spotkaniu zawsze następuje kolejne z naszym IT Helpdesk Specialist. Piotr udziela informacji oraz rad, jakich zabezpieczeń należy używać w trakcie pracy zdalnej, a także objaśnia wszystkie nowe dla pracownika systemy i narzędzia. Jest to także okazja, aby wspólnie zalogować się do odpowiednich programów oraz indywidualnie dostosować sprzęt do potrzeb użytkownika.
  • Następnie przewidziany jest czas na zapoznanie się z zespołem, spotkanie z menedżerem lub buddym i przekazywanie wstępnych zasad panujących w danym teamie oraz omówienie indywidualnego planu wdrożenia stanowiskowego...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy