Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

28 listopada 2018

NR 7 (Listopad 2018)

Mała, wielka akademia
Onboarding – jak to robić skutecznie na przykładzie dobrych praktyk stosowanych przez Żabka Polska

0 226

 

Z artykułu dowiesz się:

  • Czym jest Akademia Żabki i co ma wspólnego ze zwiedzaniem Poznania? 
  • Jak atrakcyjnie i skutecznie wdrożyć proces onboardingu w czasach, w których nikt nie ma na nic czasu?
  • Co jest ważniejsze od najlepszego „New Job survival kit”? 

 

Zaczęło się od sobotniego spaceru po Poznaniu. Wielowiekowa historia miasta czeka, by ją poznać w kilkudziesięciu niezwykłych miejscach. Idąc ulicami, można obejrzeć fundamenty pałacu Mieszka I. Akademię Lubrańskiego – jedną z pierwszych uczelni w Polsce ufundowaną 500 lat temu. Pierwszą katedrę na ziemiach polskich. Grób Józefa Wybickiego – twórcy polskiego hymnu. Zamek i dzielnicę cesarską, które na początku XX w. miały potwierdzić przynależność Wielkopolski do Cesarstwa Niemieckiego. I balkon w zamkowej wieży z instalacją grzewczą, przygotowany na odbieranie defilad przez Kanclerza III Rzeszy nawet zimą i w mrozie. Hotel Bazar, z którego przemawiał Paderewski, uruchamiając kaskadę zdarzeń poprzedzających powstanie wielkopolskie. Tyle genialnych miejsc mijanych w codziennym pośpiechu. Po spacerze pojawia się refleksja. Mieszkam i pracuję w tym mieście, które otacza historią, ciekawostkami, artefaktami, których znajomość nawet przez rodowitych poznaniaków wydaje się być niewielka.

Myślałem o tym, wracając do pracy i przyszła mi do głowy pewna analogia. Pracuję w firmie, która od 20 lat tworzy największą w Polsce sieć sklepów codziennych zakupów dla milionów Polaków. Rozpoznawalna marka, zapraszająca do zakupów na wielu ulicach większości miast w całym kraju. A w tle biznesu niesamowici ludzie: zaangażowani franczyzobiorcy i ich zespoły, doświadczeni menedżerowie, wybitni specjaliści. Poukładane procesy i narzędzia z najwyższej półki, jak choćby system SAP 4 HANA, który pozwala zarządzać logistyką i rozliczeniami dla tysięcy sklepów, a nawet umożliwia mi, jako pracownikowi, złożenie przez smartfon wniosku urlopowego czy pobranie PIT-u. Jak zatem to ciekawe miejsce pracy oraz bogate doświadczenie naszej firmy, wynikające ze skali i różnorodności biznesu, pokazać wewnątrz i na zewnątrz firmy? Mijamy blisko interesujące miejsca lub pracujemy w nowoczesnym biznesie, ale często bez świadomości i zrozumienia wartości tego, co jest obok. Tak zrodził się pomysł Akademii Żabki – przestrzeni rozwojowej dla pracowników, w której chcemy tę atrakcyjność i wyjątkowość firmy pokazać właśnie im – tym, którzy tworzą nasze struktury.

Wdrożenie do firmy

Priorytetowym zadaniem postawionym przed Akademią Żabki stało się skuteczne wdrażanie nowych pracowników, których przybywa wraz z organicznym rozwojem biznesu. Do udziału w programie
i wszystkich modułach zapraszamy każdego nowego pracownika, niezależnie od działu i poziomu stanowiska. Program onboardingu opracowany autorsko przez naszych HR Biznes Partnerów i pracowników przyjął następujące cele dla uczestników każdego kursu: 

  • pozyskanie podstawowej wiedzy dotyczącej wszystkich obszarów firmy, w stopniu pozwalającym znać konteksty dla własnych zadań,
  • zbudowanie relacji koleżeńskich między pracownikami różnych działów, a przez to poprawa komunikacji w firmie,
  • zainteresowanie pracą innych działów inspirujące do myślenia o swoim przyszłym rozwoju w firmie (rekrutacje wewnętrzne),
  • poznanie wyjątkowości, innowacyjności, skali biznesu wpływające na poczucie satysfakcji pracownika i identyfikacji z firmą.

Po konsultacjach z menedżerami i osobami, które w ostatnim czasie dołączyły do firmy bez przejścia przez program onboardingowy, zbudowaliśmy optymalne założenia organizacyjne dla tego projektu:

  • czas trwania onboardingu: 6 miesięcy,
  • intensywność czasowa zajęć: 2 godz. tygodniowo,
  • liczba modułów: tematycznych 21.

Układając program zajęć, przyjęliśmy, że wdrożenie pracownika jest funkcją czasu i należy w pierwszych dniach pracy odpowiedzieć na jego podstawowe pytania i potrzeby, komfortowo wprowadzić w obowiązki stanowiskowe, a dopiero w kolejnym kroku, stopniowo przekazywać szerszą wiedzę o tym, czym i jaka jest Żabka. Ze zrobionego benchmarku wynika, że zdarza się firmom układać proces wdrożenia pracownika bez uwzględnienia podstawowych mechanizmów psychologicznych. Ma wtedy miejsce przesadna koncentracja na zrobieniu dobrego pierwszego wrażenia na pracowniku. 

Osobiście uważam, że waga tzw. pierwszego wrażenia bywa przereklamowana na niekorzyść równie ważnego (np. w procesach sprzedaży) „ostatniego wrażenia”. Organizacje, układając plan onboardingu, pomijają niekiedy fakt, że obszary niezaspokojone i pytania bez odpowiedzi dotyczące podstawowych potrzeb powodują frustrację pracownika. Przytłacza się w pierwszym tygodniu dokumentami, regulaminami, manualami, ideami, misją, wizją, osiągnięciami… Działy HR pokazują w mediach społecznościowych zdjęcia atrakcyjnych pakietów powitalnych. Nie należy jednak za-
pominać, że nie zastąpi to spokojnej odpowiedzi na elementarne pytania nowego pracownika: Gdzie jest parking? Z kim mogę być „na ty”? Ile może trwać przerwa śniadaniowa? Gdzie mam się stawić jutro do pracy?

Kto i jak?

Jednym z najprzyjemniejszych etapów projektowania onboardingu było utworzenie grupy trenerów prowadzących zajęcia. Zidentyfikowaliśmy w każdym dziale firmy osoby chętne do takiej dodatkowej pracy i jednocześnie mające podstawowe predyspozycje do takiej roli. Szukaliśmy osób, które mają potrzebę pozytywnego dzielenia się tym, nad czym pracuje ich zespół. Niewielu z nich miało wcześniejsze doświadczenie trenerskie, przy czym prowadzenie zajęć pokazujących to, czym się zajmują na co dzień, było dla nich ułatwieniem. Merytorykę, którą dobrze znali, należało tylko wesprzeć przygotowaniem do roli trenera. Tak powstała mapa tzw. modułów, czyli tematów dotyczących pracy każdego działu wraz z przypisanym trenerem, „ambasadorem marki” danej grupy. Rozpoczęło się też nieformalne współzawodnictwo trenerów o atrakcyjność form zajęć. Akademia Żabki stawia na dynamikę przekazu i aktywizację uczestników. Balansujemy między zabawnymi i bardzo nowoczesnymi formami dostępnymi na rynku (np. szkolenia z użyciem rzeczywistości wirtualnej) a „klasycznymi” formami, które jeszcze czasem nazywa się szkoleniami, gdy jedna osoba mówi, przerzuca slajdy, a grupa słucha lub sprawia wrażenie, że słucha. Wybraliśmy złoty środek, korzystając z najlepszych doświadczeń i narzędzi dydaktycznych. Pracujemy, używając np. elementów gier strategicznych czy też aplikacji zbierającej odpowiedzi od uczestników w czasie rzeczywistym. 

 Rys. 1. Ankietowe skojarzenia uczestników szkolenia o polityce cenowej Żabki

Takie narzędzie jest dostępne np. na stronie www.polleverywhere.com. Trener, chcąc otworzyć rozmowę na temat np. polityki cenowej, prosi, aby uczestnicy za pomocą smartfonów podali swoje skojarzenia z tym zagadnieniem. Wysyłane wpisy grupują się na ekranie, wyróżniając najczęściej występujące odpowiedzi, i kierunkują przebieg zajęć.

Kierujemy się zasadą: „Powiedz mi, a zapomnę. Pokaż mi, a zapamiętam. Pozwól mi zrobić, a zrozumiem”. Stąd szkolenia odbywają się nie tylko na sali szkoleniowej, lecz także w innych miejscach:

  • w sklepach szkoleniowych – pokazujemy pracę franczyzobiorcy,
  • w centrum merchandisingowym, w którym umieszczono kilka sklepów Żabka w jednej hali na potrzeby kupców, merchandisingerów, trenerów, projektantów,
  • w centrum logistycznym – pokazujemy pracę logistyki,
  • w kuchni sensorycznej – pokazujemy, jak Żabka dba o jakość i smak produktów na etapach poprzedzających pojawienie się produktu w sklepie.

Im ciekawsze zaczęły stawać się zajęcia, tym częściej pojawiały się opinie starszych stażem pracowników: „Szkoda, że my tego nie mieliśmy”. W miarę możliwości na takie zajęcia zapraszamy osoby pracujące od lat, które bardzo sobie cenią poznanie firmy szerzej, niż tylko w zakresie tego, co sami robią od dłuższego czasu. Trenerzy poszczególnych modułów w ramach gratyfikacji za swoją pracę otrzymują możliwości udziału w szkoleniach czy symulacjach biznesowych dedykowanych tylko dla nich, co poszerza ich warsztat trenerski. Dzień Nauczyciela obchodzony 14 października jest też okazją, by ich zauważyć, docenić i spotkać razem na części szkoleniowej i integracyjnej. 

E-learning

Żyjąc w świecie realnym, coraz więcej aktywności wykonujemy w świecie cyfrowym. Zakupy czy znalezienie życiowego partnera w internecie to już oczywistość. Zawartość globalnej sieci oprócz rozrywki ma też wiele do zaoferowania, jeżeli chodzi o możliwości rozwojowe. Tam też przenosi się edukacja, pokonując dwie duże bariery, czyli brak czasu i miejsca. Akademia Żabki uruchomiła platformę e-learningową, która wspiera tradycyjne działania szkoleniowe. Regularnie pojawiają się nowe materiały pokazujące nasz biznes, dotyczące także innych aktualnych tematów, jak RODO czy bezpieczeństwo informacji. Dużym ułatwieniem jest fakt, że szkolenia e-learningowe dostępne są na platformie pracownika, noszącej sympatyczną nazwę „Zappka”. Zbudowana na najnowsz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy