Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

27 września 2018

NR 6 (Wrzesień 2018)

Komunikacja z kandydatami
Jak ją zaprojektować i realizować za pośrednictwem różnych kanałów? Case study firmy igus Sp. z o.o.

0 353

Każdy HR-owiec odpowiedzialny za procesy rekrutacyjne w firmie odczuwa to, że aktualnie mamy tzw. rynek kandydata, a nie pracodawcy, dlatego musi odpowiednio wdrożyć procesy i działania, które zaowocują przyciągnięciem jak najlepszych kandydatów do firmy. Jak poradziła sobie z tym firma igus Sp. z o.o.?

bserwując branżę HR od ponad 10 lat, mam okazję doświadczać, jak szybko zmieniają się trendy HR, a co za tym idzie, również sposoby pozyskiwania kandydatów do pracy czy zmiana samej komunikacji z kandydatami. Ważnym elementem w docieraniu do kandydatów jest odpowiednia forma rekrutacji oraz komunikacji. Coraz częstszą praktyką wśród pracodawców są prowadzone badania candidate experience – po to, by mierzyć i weryfikować dopasowanie swoich procesów rekrutacyjnych pod preferencje kandydatów z różnych grup docelowych. Dzięki tym badaniom pracodawcy wiedzą, co powinni zmienić w sposobach pozyskiwania talentów. 
Oprócz badań CX prowadzonych przez firmy (wewnętrznie) można też korzystać z różnych raportów i badań ogólnodostępnych na rynku czy też benchmarków. Według najnowszego badania z 4. edycji raportu „Candidate Experience” przeprowadzonego przez eRecruitment Solutions Sp. z o.o. dowiadujemy się, że aż 68% kandydatów wskazuje komunikację z potencjalnym pracodawcą jako obszar wymagający największej poprawy. Analizując tegoroczne badania w odniesieniu do sytuacji na rynku, należy przeprowadzić audyt procesów rekrutacyjnych, włączając w to również weryfikację komunikacji z kandydatami na każdym poziomie procesu.

Od czego zaczęłam?

W igus miałam okazję budować dział HR oraz tworzyć strategię personalną od podstaw. Kiedy rozpoczynałam pracę w firmie, procesy HR-owe koordynowali menedżerowie poszczególnych działów. Wszystkie działania HR były realizowane przez firmy zewnętrzne, poczynając od rekrutacji, szkoleń, ocen okresowych, testów kompetencyjnych czy też organizacji wyjazdów integracyjnych. Panował chaos komunikacyjny; dodatkowo takie działania bardzo obciążały budżet firmy. Zostałam zatrudniona m.in. po to, aby wszystkie te działania realizować z wewnątrz firmy oraz ułożyć całą politykę personalną, w tym również strategię komunikacji z kandydatami. 
Zaczęłam od audytu poszczególnych procesów HR. Jak się okazało, komunikacja między kandydatem a firmą igus praktycznie nie istniała. Nie było przestrzeni, gdzie kandydaci mogliby zadać bezpośrednie pytania potencjalnemu pracodawcy, jak np. różnego rodzaju profile pracodawców czy fora. Brakowało również informacji płynących z firmy do kandydatów, dotyczących procesu rekrutacji czy też ogólnie samej pracy w igus, które zazwyczaj znajdują się w zakładce „Kariera” na stronie firmy. Nie było też prowadzonych żadnych działań employerbrandingowych skierowanych do osób, które potencjalnie mogłyby być naszymi kandydatami.
Firma igus ma profil produkcyjno-handlowy. Produkujemy i sprzedajemy polimerowe łożyska oraz prowadniki do kabli. Odbiorcami naszych produktów są klienci z różnych branż, natomiast głównie kontaktujemy się z osobami technicznymi: inżynierami utrzymania ruchu, konstruktorami, projektantami maszyn, ponieważ to oni są w stanie ocenić, czy nasz produkt będzie odpowiedni do maszyn, których używają nasi klienci. Procesy rekrutacyjne głównie prowadzimy na stanowiska techniczno-handlowe, np. regionalny inżynier sprzedaży, czy też na stanowiska produkcyjne, takie jak konfekcjoner przewodów elektrycznych, monter, magazynier itp.
Przychodząc do igus’a, w związku z dużą liczbą wakatów i prężnym rozwojem firmy, w pierwszej kolejności zajęłam się stworzeniem procedur rekrutacyjnych. Aby wdrożyć i zaimplementować ten proces, spotykałam się z menedżerami poszczególnych działów i wspólnie wypracowaliśmy odpowiedni i dopasowany do naszych potrzeb model rekrutacji – inny dla stanowisk produkcyjnych oraz inny dla stanowisk biurowo-handlowych. Procesy różnią się, np. długością trwania – kandydaci na stanowiska produkcyjne bardzo szybko znikają z rynku pracy, dlatego w ich przypadku jednego dnia przeprowadzamy rozmowę, testy, pokazujemy produkcję i przedstawiamy współpracownikom oraz przekazujemy informację zwrotną. Rekrutację na stanowiska biurowo-handlowe dzielimy na dwa etapy, gdzie oprócz rozmowy z HR i potencjalnym przełożonym nasi kandydaci mają okazję wziąć udział w Dniu Kandydata, gdzie mogą lepiej poznać specyfikę pracy i porozmawiać z menedżerami i potencjalnymi współpracownikami. 

Schemat przedstawiający proces rekrutacji do igus dostępny w zakładce „Kariera”

ETAP 1: Aplikacja na wybrane ogłoszenie (jeżeli spełniasz kryteria odpowiedz na nasze ogłoszenie).

ETAP 2: Selekcja aplikacji (Dział HR przeanalizuje Twoje CV. Jeżeli zainteresuje nas Twoja kandydatura zadzwonimy do Ciebie i przeprowadzimy krótką rozmowę telefoniczną).

ETAP 3: Wstępny wywiad telefoniczny (realizowany przez Dział HR – sprawdzimy czy znasz jezyk angielski, jaką masz motywację do pracy oraz zapytamy Cię o dostępność i twoje oczekiwania finansowe).

ETAP 4: Spotkanie z Managerem Regionu blisko Twojego miejsca zamieszkania (zapoznaj się z historią naszej firmy i zastanów dlaczego chcesz dołączyć do zespołu igusa, pomyśl jak Twoje dotychczasowe doświadczenia oraz posiadane umiejętności moga wpłynać na rozwój naszej firmy. Jeżeli aplikujesz na stanowisko techniczne, to będziesz miał okazję również rozwiązać „test techniczny”).

ETAP 5: Dzień Kandydata (proponujemy Ci spędzenie 4 godzin u nas w biurze, gdzie będziesz miał okazję zapoznać się z pracownikami igus oraz porozmawiać z osobami, z którymi potencjalnie będziesz współpracował. Zobaczysz nasze biuro w Warszawie oraz poznasz warunki pracy, kulturę firmy oraz energię zespołu).

ETAP 6: Informacja zwrotna po Dniu Kandydata (poinfirmujemy Cię telefonicznie lub mailowo o wynikach rekrutacji).

Nasz system rekrutacyjny

Udało mi się przekonać zarząd, aby zainwestować w odpowiedni system rekrutacyjny ATS, by móc zbierać i procesować CV, którego celem było zabezpieczenie danych naszych kandydatów oraz usprawnienie komunikacji z nimi. Konieczność inwestycji uargumentowaliśmy:

  • usprawnieniem zarządzania procesami rekrutacyjnymi,
  • zabezpieczeniem danych kandydatów,
  • możliwością generowania raportów o efektywności rekrutacji,
  • usprawnieniem komunikacji z osobami zaangażowanymi w proces rekrutacyjny. 

Na każdym etapie rekrutacji kandydat dostaje informację zwrotną. Po przesłaniu do nas aplikacji otrzymuje komunikat.

Zdj. 2. Niestandardowy komunikat do kandydata z podziękowaniem za wysłanie aplikacji

W ten sposób zachęcamy kandydata, aby zapoznał się z naszą firmą oraz z naszymi wartościami (zakładka „Kariera”). Zachęcamy również kandydatów do przeczytania prowadzonego przez nasz zespół HR bloga HR (//blog.igus.pl/), w którym staramy się dawać wskazówki kandydatom oraz informować, czego mogą się spodziewać, wysyłając do nas aplikację. 
Osoby, które po wstępnym wywiadzie telefonicznym zostają odrzucone z procesu rekrutacyjnego z różnych przyczyn, otrzymują informację mailową z wyjaśnieniem, dlaczego ich kandydatura została odrzucona na tym etapie procesu.
Zaproszenie na spotkanie zawsze jest umawiane telefonicznie z kandydatem, tak aby dogodnie dopasować termin oraz godzinę spotkania. Szanujemy czas naszych kandydatów. Zawsze po telefonicznym umówieniu spotkania wysyłamy maila z zaproszeniem oraz równocześnie jest wysyłany systemowo SMS do kandydata. Również dzień przed spotkaniem jest wysyłana wiadomość SMS o 9:00 rano przypominająca o zaplanowanym spotkaniu rekrutacyjnym. 

przykład

Treść potwierdzenia:
Aleksandra Banaszek (+48…) zaprasza na spotkanie rekrutacyjne w igus Sp. z o.o.: 3.08.2018, 12:30, Działkowa 121c, Warszawa.

Treść przypomnienia:
Aleksandra Banaszek (+48…) przypomina o spotkaniu rekrutacyjnym w igus Sp. z o.o.: 3.08.2018, 12:30, Działkowa 121c, Warszawa.

W przeciągu maksymalnie 2 tygodni od spotkania kandydat dostaje e-mailowo informację zwrotną po spotkaniu rekrutacyjnym niezależnie od decyzji (pozytywna vs. negatywna). Wybraliśmy w tym przypadku formę e-mailową, ponieważ oddzwonienie do każdego kandydata i wyjaśnienie przyczyny jest bardzo czasochłonne, biorąc pod uwagę liczbę osób, z którymi odbyliśmy spotkania. Często zaś zdarza się, że po otrzymaniu od nas e-maila z informacją o niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu rekrutacji kandydaci sami dzwonią i dopytują o szczegóły decyzji. Wtedy zawsze chętnie udzielamy feedbacku, bo wiemy, jak ważne jest to dla naszych kandydatów, aby wiedzieli, na co powinni zwrócić uwagę podczas uczestnictwa w innych procesach rekrutacyjnych.

przykład

Przykładowa informacja zwrotna:

Dzień dobry. 

Chciałabym podziękować za udział w procesie rekrutacyjnym na stanowisko konfekcjonera przewodów elektrycznych firmy igus sp. z o.o. oraz za czas poświęcony na spotkanie rekrutacyjne. Na ten moment nie możemy Panu zaproponować objęcia tego stanowiska.
Bardzo chcielibyśmy poznać Pana opinię na temat przebiegu naszego procesu rekrutacyjnego. Byłabym bardzo wdzięczna, gdyby znalazł Pan chwilę i uzupełnił przygotowaną przez nas ankietę: //www.ankietaplus.pl/s/38233ZRR.
Życzę sukcesów w życiu osobistym i zawodowym. 

Dzień Kandydata

Jednym z ciekawszych i zachwalanych przez kandydatów etapem rekrutacji jest tzw. Dzień Kandydata w igus. W trakcie tego dnia odbywają się rozmowy z: HR, dyrektorami zarządzającymi, wszystkimi pracownikami danego działu pracującymi stacjonarnie w Warszawie (potencjalni współpracownicy).
W trakcie dnia kandydatom proponujemy też obiad. Nasi kandydaci mają też okazję zadawać pytania i jak najlepiej poznać specyfikę pracy w igus. Jest to ostatni etap procesu rekrutacyjnego do naszej firmy. Zapraszamy dwóch najlepszych kandydatów (w oddzielnym czasie) z danej rekrutacji do nas do firmy. Jest to dzień (ok. 4 godz.), w trakcie którego kandydat spędza czas w biurze z osobami, z którymi w przyszłości miałby pracować: z zespołem, którego potencjalnie będzie członkiem, oraz z bezpośrednim przełożonym. Ma okazję poznać miejsce, w jakim będzie pracował, oraz ludzi i panujące zasady czy wyznawane w igus wartości. Kandydat jest oprowadzany po firmie i przedstawiany każdemu z pracowników. Pracownicy w igus są bardzo otwarci i życzliwie nastawieni na drugiego człowieka. Chętnie witają się z oprowadzaną osobą i z uśmiechem życzą powodzenia. Dla Kandydatów to jest bardzo ważne i dzięki temu schodzi z nich napięcie spowodowane rekrutacją. Na początku każdego Dnia Kandydata nasz kandydat jest oprowadzany przez HR. Jest to działanie, które ma na celu utwierdzić w przekonaniu kandydata, czy faktycznie chce pracować w takiej kulturze firmy. Ma on możliwość dopytania każdego z członków zespołu o wszystkie nurtujące go kwestie. Chcemy, aby decyzja kandydata oraz nasza były świadome i przemyślane. Pod koniec takiego dnia przeprowadzamy podsumowującą rozmowę, w której dopytujemy o pozytywne i negatywne wrażenia z całego procesu rekrutacji, np. Jak podobało mu się w igus? Co myśli o takim Dniu Kandydata? Czy udało mu się uzyskać wszystkie informacje o specyfice pracy i funkcjonowaniu firmy? Co poprawiłby w naszym procesie rekrutacji? Co poprawiłby w organizacji Dnia Kandydata? Kandydaci bardzo chwalą sobie czas spędzony u nas w firmie i doceniają fakt, że każdy z członków zespołu oraz dyrektor zarządzający poświęcają swój czas, żeby porozmawiać z kandydatem i bardziej go poznać.

Przebieg komunikacji z kandydatami podczas procesu rekrutacyjnego w igus

Po Dniu Kandydata w przeciągu dwóch tygodni z wybraną osobą kontaktuje się menedżer i udziela feedbacku oraz składa ofertę pracy, a po jej przyjęciu również ustala szczegóły wdrożenia. W igus od pierwszego spotkania umożliwiamy kandydatom kontakt z bezpośrednim przełożonym (menedżerem). Już na pierwszym spotkaniu menedżer przekazuje do siebie kontakt i zapewnia kandydata o możliwości kontaktu z nim, gdyby pojawiły się jakieś kwestie do rozwiązania. Bardzo zależy nam na budowaniu partnerskich relacji i atmosfery wsparcia między przełożonym a pracownikiem. Jeśli chodzi o złożenie oferty wybranemu kandydatowi, to w ten sposób menedżer już nawiązuje współpracę z wybraną osobą. Przed odrzuceniem kandydata, HR rozmawia z menedżerem, omawia sylwetki kandydatów i przygotowuje do przekazania negatywnej informacji zwrotnej. Jeśli kandydat zaszedł tak daleko, zasługuje na to, by otrzymać informację zwrotną od menedżera. Jeżeli kandydat nie przeszedł pozytywnie ostatniego etapu rekrutacji, również dostaje informację zwrotną telefonicznie od menedżera działu, do którego aplikował.
W 2017 r. utworzyliśmy w igus nowy dział programistyczny. Udało nam się zatrudnić czterech świetnych i wyspecjalizowanych webdeveloperów. Kiedy zauważyliśmy, że ich praca przynosi realne zyski firmie, zdecydowaliśmy się na podwojenie liczby pracowników w tym dziale, co było dla nas wyzwaniem, biorąc pod uwagę tzw. rynek kandydata. Rekrutacje do działu programistycznego są bardzo czasochłonne, ponieważ oprócz samych rozmów odbywają się też różnego rodzaju testy z kodowania/programowania. Przygotowaliśmy artykuł, w którym przedstawiamy, jakie projekty IT realizujemy oraz w jakich technologiach działamy. Artykuł został napisany we współpracy z naszymi programistami, którzy na co dzień realizują owe projekty. Link (//www.mechanik.media.pl/artykuly/fabryka-on-line-jak-narzedzia-on-line-zmieniaja-przemysl.html) do artykułu często załączamy do naszych ogłoszeń rekrutacyjnych na webdeveloperów albo przesyłamy kandydatom zainteresowanym wzięciem udziału w procesie. Dzięki temu kandydat przychodzi na rozmowę doinformowany i często z większym zaangażowaniem oraz ciekawością pyta naszych programistów o szczegóły projektów i standardy pracy w igus.
Aby usprawniać i mierzyć nasze procesy rekrutacyjne, wdrożyliśmy autorskie narzędzie do pomiaru candidate experience, czyli ankietę, która bada wrażenia kandydatów z naszych procesów rekrutacji.
Według najnowszego raportu z badania Candidate Experience 2018 przeprowadzonego przez firmę eRecruitment Solutions sp. z o.o. wynika, że aż 33% osób, które wyniosły negatywne wrażenia z procesu rekrutacyjnego, nie zaaplikuje więcej do tej samej firmy. Czy dziś w niektórych branżach możemy sobie pozwolić na utratę aż tylu kandydatów? Firma technologiczna, w której pracuję, nie może sobie na to pozwolić. 

Ewaluacja jest niezbędna

Nasz projekt dotyczący badania CX w igus rozpoczęliśmy od rozmowy z biznesem, aby zacząć mierzyć i sprawdzać prowadzone przez nas procesy rekrutacyjne. Zarówno prezes zarządu, jak i biznes uznali, że jest to bardzo dobry pomysł i nikt nie stawiał oporu. Pokazaliśmy, że dzięki temu kandydaci będą mogli ocenić nasze procesy rekrutacyjne, procesy te będą sprawniejsze, narzędzie to nie będzie generowało żadnych kosztów – jedynym kosztem będzie czas działu HR, ponieważ przygotowaniem badania i jego realizacją zajmuje się samodzielnie dział HR. Po konsultacjach z biznesem, HR stworzyło narzędzie online badające opinie kandydatów. Ankieta składa się z 13 pytań zaprojekto...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy