Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierunek rozwój

7 czerwca 2021

NR 22 (Maj 2021)

Jak zbudować efektywny proces rekrutacji zdalnej? Case study Philip Morris

16

Czy digitalizacja rekrutacji jest sprzymierzeńcem, czy dodatkowym utrudnieniem dla HR-owca i menedżera? Co zrobić, żeby proces online był tak samo efektywny, jak spotkanie twarzą w twarz? Jak zadbać o doświadczenia kandydata, widząc go jedynie przez ekran komputera?

Marzec zeszłego roku spowodował, że większość firm stanęła przed wyborem: wstrzymać wszystkie rekrutacje nie wiadomo na jak długo, czy postawić na proces online. To o tyle ciekawsze, że na polskim rynku od lat panowało przekonanie, że nie da się efektywnie pracować w trybie home office czy zrekrutować kandydata w 100% zdalnie. Sytuacja bardzo szybko udowodniła nam, że jeśli się chce (albo musi), to można wszystko. Gdy zabrakło czasu i przestrzeni na nadmierne rozmyślanie, to w ciągu zaledwie kilku tygodni duża część firm na polskim rynku wdrożyła odpowiednie narzędzia i postawiła na rekrutację zdalną w stopniu tak dużym, że być może nigdy już nie wrócimy do „normalnego” trybu. 
Jeśli chodzi o spojrzenie z perspektywy kandydata, to z badania przeprowadzonego przez portal Pracuj.pl w kwietniu 2020 r. (n = 1894 użytkowników) wynika, że 71% kandydatów bardzo pozytywnie ocenia możliwość wzięcia udziału w rekrutacji w 100% zdalnej. W tym samym badaniu 49% respondentów wskazało, że jest wręcz bardziej skłonna przesłać swoje CV, jeśli przy ogłoszeniu znajduje się informacja, że rekrutacja odbywa się całkowicie zdalnie. Oczekiwania rynku wydają się być jasne, więc żeby skutecznie na nie odpowiedzieć, należy się przyjrzeć procesom wewnątrz firmy. 
W Philip Morris to wyzwanie jest szczególnie ciekawe z kilku względów:

POLECAMY

  • Przede wszystkim mamy w Polsce kilka różnych spółek i każda z nich ma swoją specyfikę, jeśli chodzi o sposób działania i rekrutację. W Krakowie zlokalizowane są nasza spółka SCE i fabryka. W Warszawie mamy biuro komercyjne, gdzie poszukujemy osób m.in. do działu marketingu, digital, finansów, HR czy działów analiz. Nie zapominajmy też o rozsianych po Polsce centrach dystrybucyjnych czy kilkunastu regionalnych biurach sprzedaży. Każda z tych jednostek stawia na nieco inne kompetencje i umiejętności. 
  • Mimo tego procesy rekrutacyjne do naszych różnych spółek są w dużej mierze wystandaryzowane. Jednocześnie, każda rekrutacja oprócz rozmowy uwzględnia też adekwatne business case’y i testy umiejętności technicznych (w przypadku stanowisk w fabryce). 
  • Prowadzimy kilkaset unikatowych rekrutacji rocznie, a w tle trwają także rekrutacje wolumenowe na produkcję czy role sprzedażowe.

DLACZEGO WARTO POLUBIĆ REKRUTACJĘ ZDALNĄ?
 

Mija ponad rok od wdrożenia rekrutacji w 100% zdalnej i wielu sceptyków w nią uwierzyło. Dla tych nadal nieprzekonanych poniżej kilka powodów, wyniesionych z doświadczeń naszego działu Talent Acquisition, dlaczego warto: 
  • Przede wszystkim bezpieczeństwo – w czasie, gdy spotkania twarzą w twarz ograniczamy do minimum, żeby ograniczyć ryzyko zarażenia, to rekrutacja zdalna, komputer i narzędzia takie jak Teams/Zoom/Skype są bardzo cennym zamiennikiem. 
  • Mniejsza liczba odwoływanych spotkań – każdy, kto pracuje w rekrutacji jakiś czas, wie, że spotkania bywają odwoływane przez kandydatów. Najmniejsze przesunięcie w kalendarzu sprawia, że bezpieczniej jest anulować spotkanie, niż się nadmiernie spóźnić. Przed rekrutacją zdalną obserwowaliśmy, że średnio 3 na 10 spotkań było odwoływanych. Teraz jest to 1 na 10 spotkań. Z perspektywy kandydata czas, który musiałby poświęcić na dojazd na spotkanie, może wykorzystać na cokolwiek innego – po rozmowie zamyka po prostu laptopa i może wrócić do swoich planów. 
  • Lokalizacja nie jest żadną przeszkodą – tak jak w przypadku pracy w systemie home office, tak samo w rekrutacjach zdalnych, to, gdzie kandydat jest właśnie zlokalizowany, przestaje mieć znaczenie. Dzięki temu w poszukiwaniach idealnych przyszłych członków zespołu możemy brać pod uwagę cały kraj.


Częstą wątpliwością jest też to, czy taka rekrutacja jest skuteczna i czy jesteśmy w stanie wybrać właściwego kandydata lub kandydatkę, rozmawiając tylko za pośrednictwem komunikatora. W ostatnim roku w Philip Morris zrekrutowaliśmy zdalnie kilkaset osób. 
Wskaźnik rotacji wśród nowo zatrudnionych osób (w ciągu 12 miesięcy od zatrudnienia) w porównaniu do pracowników zrekrutowanych w dawnym modelu w żadnym wypadku nie jest wyższy. 
Podobnie ze wskaźnikiem satysfakcji wśród kandydatów biorących udział w procesie – utrzymuje się on na zadowalającym poziomie, a jednym z plusów wskazywanych przez kandydatów jest szybkość działania i umawiania poszczególnych etapów, która nie byłaby tak oczywista, gdyby na spotkanie trzeba było dojechać (patrz wyżej). 
A skoro mowa o czasie (znów), to przeniesienie rekrutacji do sieci pozwoliło nam średnio o kilka dni skrócić czas na wybranie kandydata. 

O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ, ZMIENIAJĄC REKRUTACJĘ NA PROCES ZDALNY

Gdy wiemy już, DLACZEGO warto, trzeba się zastanowić nad tym, JAK podejść do tego procesu, żeby był efektywny i tak samo rzetelny, jak w przypadku rekrutacji face to face. 

Zaangażuj przyszłego przełożonego
 

Ważne

Menedżerowie szukający ludzi do swojego zespołu są jednymi z głównych ambasadorów firmy na zewnątrz. Dlatego też ich zaangażowanie i wiara w rekrutację zdalną są kluczowe, żeby proces przebiegał zgodnie z planem. 


Z drugiej strony, to właśnie oni często mają wątpliwości, czy rozmowa w takiej formie pozwoli im dostrzec wszystkie istotne kwestie i podjąć dobrą decyzję. 
Żeby odpowiedzieć na te wątpliwości, odświeżyliśmy szkolenie z prowadzenia rekrutacji (dla menedżerów), uzupełniając je także o kwestie związane z rozmową online. Pokazujemy menedżerom rekrutującym, czym są kompetencje i jakie pytania mogą zadać, by mieć jak największą pewność w późniejszej ocenie. Mówimy także o błędach poznawczych, na jakie jesteśmy narażeni podczas rekrutacji, i pokazujemy, że rozmowa w formie zdalnej jest wręcz naszym sprzymierzeńcem w ich unikaniu. W tym miejscu rozmawiamy też o mowie ciała czy mikroekspresjach i że często ich znaczenie jest przeceniane w rekrutacji. 
Samo szkolenie jest bogate w ćwiczenia praktyczne, które oczywiście również odbywają się zdalnie, więc jednocześnie mamy okazję sprawdzić, jak sobie radzimy w komunikacji przez Teams (i skorygować ewentualne błędy). 

Nie rezygnuj z zadań praktycznych
Kolejnym ważnym pytaniem, na które musieliśmy sobie odpowiedzieć, była kwestia kontynuowania zadań praktycznych, które były dla nas bardzo istotne w rekrutacji face to face. I nie mówimy tu tylko o business case’ach, ale także typowo technicznych zadaniach sprawdzających umiejętności osób aplikujących do fabryki na stanowisko np. mechanika czy elektronika. Do tego trzeba dodać rozbudowane zadania dla kandydatów i kandydatek na przedstawicieli handlowych, którzy w czasie rekrutacji mieli możliwość zobaczyć, jak wygląda praca na tym stanowisku. Nie chcieliśmy z tego wszystkiego rezygnować, bo istotnym argumentem było to, żeby rekrutacja zdalna nie była mniej rzetelna niż ta w dawnym modelu. Zadania rekrutacyjne wprawdzie nie są jedynym elementem decydującym o zatrudnieniu kandydata(-tki) bądź nie, ale połączenie różnych metod rekrutacyjnych znacząco zwiększa trafność wyboru.
 

Przykład

Przykładowo, sam wywiad rekrutacyjny daje nam około 25% pewności wnioskowania o kompetencjach kandydata, a dołączenie do tego zadań praktycznych czy testów osobowości jest w stanie zwiększyć tę trafność do około 62% (Jamka B., Dobór zewnętrzny i wewnętrzny pracowników, Warszawa 2001). 


Biuro
Przed rekrutacjami zdalnymi kandydaci często otrzymywali zadanie rekrutacyjne w czasie rozmowy i w towarzystwie rekrutera lub sami rozwiązywali je w sali konferencyjnej. Tu trudność w przeniesieniu tego online wydawałaby się najmniejsza. Jednak wyzwanie polegało na tym, że zawsze zależało nam, aby treści i dane były jak najbliżej naszej rzeczywistości biznesowej. Oprócz sprawdzenia wiedzy czy umiejętności kandydata zależało nam także na realnym pokazaniu, jak wyglądają zadania na stanowisku – w końcu rekrutacja służy też temu, żeby rekrutowana osoba zdobyła komplet informacji potrzebnych do podjęcia jak najlepszej dla siebie decyzji. 
W nowej rzeczywistości stworzyliśmy zadania, które były możliwe do wykonania w ramach przygotowania przed spotkaniem lub były na tyle zwięzłe, że kandydat mógł je wykonać podczas rozmowy. Zredagowaliśmy je w taki sposób, aby nadal były blisko realnych wyzwań w danej roli, jednocześnie nie zawierały danych wewnętrznych firmy. 
 

Zdj. 1. Prezent z okazji pierwszego dnia pracy
Źródło: Opracowanie własne.


Sprzedaż
Podobnie w przypadku rekrutacji do sprzedaży. Wcześniej kandydat miał okazję zobaczyć doświadczonego przedstawiciela handlowego w czasie pracy, żeby mieć pewność, że widzi siebie w takiej roli. Taki aspekt bardzo ciężko przenieść na sytuację spotkania online. 
Tu postawiliśmy na bardzo ścisłą współpracę z obecnymi pracownikami działu sprzedaży, żeby poznać ich perspektywę. W ramach prowadzonych z nimi rozmów wypracowaliśmy kilka scenariuszy „scenek”, które w jak największym stopniu oddają rzeczywistość pracy na danym stanowisku. Nie jest tajemnicą, że takie odgrywanie roli podczas rekrutacji nie zawsze od razu spotyka się z entuzjazmem, więc ważną rolą rekrutera jest odpowiednie wprowadzenie – nie kreowanie sztucznej, nienaturalnej sytuacji, celowe podnoszenie poziomu stresu itp. Dobrze działa także zaplanowanie czasu na omówienie tego zadania i drugą szansę dla kandydata, jeśli wyciągnie wnioski, że mógłby coś zrobić lepiej. Nasi obecni pracownicy, którzy brali udział w takiej rekrutacji, podzielili się dobrym feedbackiem na temat takich praktyk i potwierdzili, że pomogło im to w zrozumieniu charakterystyki stanowiska przed podjęciem decyzji. 

Fabryka
W rekrutacjach na role mechaników i operatorów zmiana rekrutacji na proces zdalny była najbardziej skomplikowana ze względu na testy umiejętności technicznych. Zarówno przed pandemią, jak i teraz są one przeprowadzane przez wykwalifikowanych do tego trenerów z działu szkoleń operacyjnych, ale procedura wygląda całkowicie inaczej. Wcześniej kandydaci jeszcze przed pierwszym bezpośrednim spotkaniem byli zapraszani do fabryki w większych grupach, gdzie na początku rozwiązywali test wiedzy, a następnie każdy miał do wykonania zadania:

  • kandydaci na operatorów – złożenie elementu maszyny zgodnie z instrukcją; sprawdzane były umiejętności manualne, ale także postępowanie zgodnie z procedurami;
  • kandydaci na mechaników – zadanie polegało na rozpoznaniu odpowiednich narzędzi, elementów maszyny, wskazaniu poprawnego ich zastosowania i użytkowania.

Oczywiście głównym plusem takiego rozwiązania była możliwość sprawdzenia umiejętności kandydatów „na żywo”, natomiast dużym wyzwaniem było zarezerwowanie tak rozbudowanego przedziału czasu u trenerów i zaproszenie wszystkich kandydatów w jednym terminie.  
Co się zmieniło w procesie w ramach rekrutacji zdalnej? Każda kandydatura rozpatrywana jest w pełni indywidualnie, a kandydaci biorą udział w testach dopiero po pozytywnym przejściu wywiadu rekrutacyjnego. Wydawałoby się, że zarezerwowanie czasu w ich kalendarzach może być jeszcze trudniejsze, ale tak naprawdę jest to o wiele prostsze niż w wersji poprzedniej. Przeniesienie etapu testów po wywiadzie rekrutacyjnym oszczędza także sporo czasu kandydatowi, który być może już po samej rozmowie wie, że nie będzie zainteresowany danym stanowiskiem. 
 

Przykład

A jak przenieśliśmy testy typowo manualne do sieci?

  • Operatorzy – obecnie kandydat na operatora otrzymuje do zapoznania się instrukcję montażu jednego z elementów maszyn. Następnie ogląda film, na którym wykonywana jest czynność, której dotyczyła instrukcja – jego zadaniem jest wychwycenie i wskazanie wszystkich błędów i rozbieżności między filmem a instrukcją.
  • Mechanicy – na ekranie trener wyświetla poszczególne narzędzia/urządzenia i prosi o ich opisanie. Zadaniem kandydata jest dopasowanie narzędzia do danej sytuacji lub opisanie sposobu użycia i zastosowania odpowiednich urządzeń/narzędzi. Pytania dotyczą także umiejętności czytania rysunku technicznego oraz rozpoznawania na nim danych elementów. Są dostosowane do stanowiska (mechanik linii produkcyjnej/mechanik utrzymania ruchu) oraz trudności, z jakimi może się zmierzyć w pracy.


Pomimo wyzwań, które początkowo napotykaliśmy, obecnie już testy przebiegają bez problemów. Sporadycznie zdarzają się trudności techniczne z połączeniem się online, ale to również staramy się uwzględnić w logistyce umawiania spotkań – w dziale TA jest wyznaczona osoba, do której kandydaci mogą zadzwonić, żeby sprawdzić jakość połączenia lub zadać pytania w razie trudności.

Nie zapomnij o candidate experience – nowe elementy (n)etykiety
W mijającym roku poznaliśmy naszych współpracowników od innej strony – „zaprosiliśmy” ich do naszych domów i sami również zostaliśmy zaproszeni. Dzieci pojawiające się w kadrze, koty przechodzące tuż przed kamerą, psy szczekające na kuriera, który właśnie zadzwonił domofonem – to wszystko wydawało się stresujące lub irytujące jeszcze kilka miesięcy temu, a teraz są to typowe obrazy i odgłosy tła. Te okoliczności dotyczą oczywiście również spotkań rekrutacyjnych. Niejednokrotnie z perspektywy kandydata(-tki) sam udział w takiej rozmowie jest stresujący, więc naszą rolą powinno być okazanie wyrozumiałości i zadbanie o pozytywną atmosferę, również w nieprzewidzianych sytuacjach. 
Oczywiście nie możemy popadać w skrajności – tak jak kandydat nie powinien zaprezentować się nam w piżamie, tak i my powinniśmy zadbać o nasz wizerunek czy chociażby tło. Savoir vivre rozmów biznesowych wszedł na inny poziom, a nasze przygotowanie to niezmiennie bardzo ważny element doświadczeń kandydata. Zważając natomiast na to, że 65% kandydatów podejmuje decyzję o przyjęciu oferty pracy na podstawie spotkania z potencjalnym przyszłym przełożonym (5. edycja raportu „Candidate Experience w Polsce 2019”, eRecruiter i Great Digital1), to wskazówki te powinny być wdrożone także przez menedżera rekrutującego. 
Poza wizerunkiem i przygotowaniem do rozmowy, nowym elementem etykiety jest przygotowan...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy