Dołącz do czytelników
Brak wyników

Employer branding

27 marca 2019

NR 9 (Marzec 2019)

Jak zaprojektować intranet?

0 199

Podczas audytu komunikacji wewnętrznej należy sprawdzić, czy źródłem występujących problemów jest sposób komunikowania się, czy narzędzie, z którego się korzysta. Czasem wystarczy zmienić język, strukturę tekstu, położyć nacisk na inne aspekty. A czasem, mimo wzorcowych komunikatów, pracownicy wciąż zgłaszają obiekcje. To właśnie wtedy – i tak było w naszym przypadku – zmiany wymaga samo narzędzie, za pomocą którego komunikujemy się w organizacji.

Intranet funkcjonujący w Grupie Impel powstał w 2009 r. Jego architektura informacji była odwzorowaniem struktury organizacyjnej firmy, nawigacja górna obrazowała podział Grupy na poszczególne jednostki biznesowe. Celem tego intranetu było przede wszystkim informowanie pracowników w sposób jednostronny o tym, co dzieje się w firmie; stanowił on również główne repozytorium dokumentów. Po siedmiu latach podjęliśmy decyzję o przeprojektowaniu tego systemu. Dlaczego? Ponieważ w dzisiejszych czasach zmiany postępują bardzo szybko, narzędzia zaawansowane technologicznie wypierają tradycyjne sposoby komunikacji. Nasz intranet był „przestarzały”, nie odpowiadał potrzebom komunikacyjnym, które w czasie jego funkcjonowania zrodziły się w naszej organizacji. Miał spore ograniczenia redakcyjne, np. w zakresie materiałów wideo. Przestał być również atrakcyjny graficznie. Ponieważ był odwzorowaniem struktury firmowej, przez siedem lat znacznie rozbudowaliśmy poszczególne zakładki, co okazało się nieintuicyjne, szczególnie dla nowo zatrudnionych pracowników. Do tego dochodziły do nas sygnały „z korytarza”. Pracownicy skarżyli się na brak sprawnej wyszukiwarki dokumentów i kontaktów w książce adresowej. Tak oto zarówno w firmie, jak i w nas – pracownikach biura komunikacji – zrodziła się potrzeba zaprojektowania nowej platformy. Pozostało nam jeszcze przekonanie zarządu do tego, aby zgodził się na zrealizowanie nowego projektu. 

Mieliśmy szczęście...

Nasze działania zbiegły się w czasie ze strategicznymi decyzjami zarządu. Pierwszą była nowa strategia Grupy, która promowała innowacyjność i nowoczesne technologie. Drugą był zakup dla Grupy pakietu Office 365 online. Dlatego właśnie postanowiliśmy nasz nowy intranet zaprojektować na SharePoint online. Podczas rozmów z zarządem wskazywaliśmy na możliwość zaprojektowania interaktywnej struktury organizacyjnej oraz dwukierunkową komunikację z pracownikami. Intranet byłby również dostępny na urządzeniach mobilnych i można byłoby go używać bez konieczności łączenia się poprzez VPN. Office 365 online ma również tę przewagę, że w pakiecie oferuje medium społecznościowe, jakim jest Yammer. To również było dla nas bardzo ważne, aby zacząć angażować pracowników w komunikację właśnie poprzez wewnętrzny portal społecznościowy. 

Początek prac

Wiedzieliśmy, co pracownicy mówią na korytarzach, ale potrzebne były nam twarde dane do przeanalizowania. Podjęliśmy dwutorowe działania:

  1. Pierwszym było zorganizowanie ankiety elektronicznej, w której udział wzięło dwustu pracowników. Ich odpowiedzi pomogły nam ustalić, jak postrzegany jest przez nich intranet, jakie są wobec niego oczekiwania i co należy w nim zmienić. Pracownicy wskazali, że chcieliby, aby intranet był pulpitem startowym, z którego mogliby logować się do wszystkich wewnętrznych systemów. Ciekawym rozwiązaniem byłby dla nich także wbudowany komunikator wewnętrzny, nowa wyszukiwarka (podobna do Google) oraz możliwość tworzenia skrótów do najczęściej używanych stron (czyli opcja „dodaj do ulubionych”). Z ankiety udało nam się wyciągnąć również inne ciekawe wnioski, np. dotyczące tego, jakie grupy pracowników najchętniej angażują się w działania komunikacyjne. Najliczniej odpowiedzi udzielały osoby na stanowisku specjalisty ze stażem pracy między 4 a 10 lata najmniej zaangażowaną grupą były osoby o stażu pracy mniejszym niż rok.  
  2. Drugim działaniem były wywiady pogłębione, czyli bezpośrednie spotkania indywidualne. Każde spotkanie trwało od 40 minut do godziny. Łącznie przepytanych zostało 80 osób w różnym wieku, z różnych obszarów naszej firmy. Staraliśmy się tak dobrać pracowników, aby porozmawiać z osobami z wieloletnim stażem w Impelu, a także z nowo zatrudnionymi, będącymi nawet na okresie próbnym. Organizując takie badanie, warto pamiętać o tym, że wymaga ono zorganizowania odpowiedniej przestrzeni, osobnego pomieszczenia, w którym pracownik będzie czuł się komfortowo. Z każdym rozmawialiśmy o funkcjach intranetu, o jego możliwościach i trudnościach, które najczęściej można napotkać. Na podstawie odpowiedzi przygotowaliśmy raport, który był naszą bazą do dalszych działań. Wiedzieliśmy już, jakie są oczekiwania pracowników, postanowiliśmy więc skonfrontować je z przedstawicielami biznesu. Do wspólnych warsztatów zaprosiliśmy reprezentantów takich obszarów, jak HR, marketing, IT, analizy biznesowe, zarządzanie dokumentacją. Na warsztat wzięliśmy oczekiwania biznesowe oraz pracownicze i tak powstał pierwszy projekt architektury informacji nowego intranetu. Po warsztatach wyznaczone zostały również osoby do pracy w zespole projektowym.

Badania i audyt intranetu

Szacowaliśmy, że prace – od przeprowadzenia audytu treści i zebrania wymagań biznesowych, po wdrożenie – zajmą nam 1,5 roku. Można przyjąć, że na projekt składały się cztery duże etapy, a całość prac trwała ostatecznie 2 lata. 
Wnioski z przeprowadzonych przez nas badań przedstawiliśmy firmie projektowej, która pomogła nam uporządkować zebraną wiedzę i zaprojektować architekturę informacji nowego intranetu. Na tej podstawie powstawały pierwsze makiety funkcjonalne. Odbyliśmy aż 19 iteracji testów makiet, a łącznie było ich 130. Testowaliśmy intuicyjność zaprojektowanego rozwiązania, najpierw w zespole projektowym, a następnie z wybraną grupą użytkowników. Było to łącznie 14 osób, 7 mężczyzn i 7 kobiet, o różniej strukturze wiekowej, a także o innym stażu pracy w naszej firmie. Staraliśmy się dobrać grupę jak najbardziej różnorodną, dlatego w badaniu wzięły udział osoby zatrudnione na stanowisku referenta, specjalisty, menedżera, a także wiceprezesa. W badaniach nie brały udziału osoby, które w jakikolwiek sposób były związane z projektem nowego intranetu.
Celem badania było sprawdzenie przejrzystości i czytelności systemu, dostosowania ekranu startowego systemu do potrzeb użytkowników oraz lokalizacji ważnych – z perspektywy użytkownika – funkcjonalności.

WAŻNE

Na raport z badań składały się oceny naszych funkcjonalności według skali: 

  • rozwiązanie pozytywne, które pomaga użytkownikom,
  • problem kosmetyczny, który sprawia trudności, powoduje frustrację,
  • problem poważny, który utrudnia wykonanie ważnej czynności,
  • problem krytyczny, który uniemożliwia ważną, strategiczną aktywność. 



Jako technikę badawczą wykorzystaliśmy metodę kontekstową. To rozwinięcie metody głośnego myślenia, wykonywanie przez użytkownika określonych przez prowadzącego zadań przy jednoczesnym opisywaniu i komentowaniu wykonywanych przez siebie czynności. Nasi pracownicy odpowiadali na pytania prowadzącego, dzięki czemu możliwe było określenie postrzegania przez nich nowego systemu i prześledzenie ich procesów myślowych.
Na podstawie raportu mogliśmy skorygować niektóre funkcjonalności, tak aby były przyjazne dla użytkowników. Dopiero po wprowadzeniu tych zmian rozpoczęliśmy projektowanie widoków graficznych. 
Pierwszy, a zarazem najważniejszy projekt graficzny dotyczył strony głównej. Pracowaliśmy nad kolorystyką, czcionkami, wyglądem ikon. Łącznie powstało pięć propozycji, spośród których wybraliśmy jedną, według nas najlepszą. Następnie rozpoczęliśmy projektowanie kolejnych widoków graficznych, również na smartfon i tablet. Łącznie powstało 160 widoków graficznych.

Prace wdrożeniowe

Drugim etapem prac było przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej. Każdą z zaprojektowanych funkcjonalności należało dokładnie opisać pod względem technicznym. Musieliśmy zastanowić się, co wydarzy się po kliknięciu na każdy element, jak będą powiązane ze sobą poszczególne witryny. Wszystko skrupulatnie notowaliśmy i finalnie powstał 220-stronnicowy dokument, opisujący działanie nowego systemu. Taki dokument jest niezbędny, ponieważ na jego podstawie firmy wdrożeniowe są w stanie przedstawić wstępne wyceny implementacji systemu. To również dokument, który jest pewnego rodzaju przewodnikiem po nowym systemie, instrukcją mówiącą o tym, co powinno wydarzyć się po kliknięciu na daną funkcjonalność. Przygotowanie analizy przedwdrożeniowej zajęło nam 5 miesięcy.  
Trzecim i zarazem najtrudniejszym etapem prac było wdrożenie testowe i produkcyjne. Ten etap trwał 8 miesięcy i rozpoczął się warsztatami z konsultantem SharePoint. Chcieliśmy mieć pewność, że osoby odpowiedzialne za wdrożenie tak samo jak my rozumieją działanie wszystkich funkcjonalności. Ponieważ nasz „stary” intranet stanowił przede wszystkim repozytorium dokumentów, omawialiśmy też ich migrację. Był to również moment, w którym zaczęła powstawać pierwsza koncepcja modelu uprawnień redakcyjnych do poszczególnych witryn. 
Wdrożenie podzieliliśmy na dwa etapy, dzięki czemu uniknęliśmy testowania całego systemu w jednym momencie. To był czasochłonny etap prac, ponieważ cały nasz zespół testował każdą wdrożoną funkcjonalność na dwóch systemach. Najpierw na systemie testowym, na którym dziś w pierwszej kolejności wdrażamy poprawki lub zmiany, a następnie na systemie produkcyjnym, czyli na naszym docelowym środowisku pracy. Testowaliśmy wszystkie funkcje od strony zarówno użytkownika końcowego, jak i redaktora uzupełniającego dane i administrującego przyszłym intranetem. Sprawdzaliśmy też, czy wszystko jest spójne z projektem graficznym. Testowaliśmy system na trzech przeglądarkach internetowych oraz na dwóch systemach operacyjnych, na dwóch urządzeniach mobilnych: smartfonie i ta...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy