Jak zaprojektować intranet?

Intranet funkcjonujący w Grupie Impel powstał w 2009 r. Jego architektura informacji była odwzorowaniem struktury organizacyjnej firmy, nawigacja górna obrazowała podział Grupy na poszczególne jednostki biznesowe. Celem tego intranetu było przede wszystkim informowanie pracowników w sposób jednostronny o tym, co dzieje się w firmie; stanowił on również główne repozytorium dokumentów. Po siedmiu latach podjęliśmy decyzję o przeprojektowaniu tego systemu. Dlaczego? Ponieważ w dzisiejszych czasach zmiany postępują bardzo szybko, narzędzia zaawansowane technologicznie wypierają tradycyjne sposoby komunikacji. Nasz intranet był „przestarzały”, nie odpowiadał potrzebom komunikacyjnym, które w czasie jego funkcjonowania zrodziły się w naszej organizacji. Miał spore ograniczenia redakcyjne, np. w zakresie materiałów wideo. Przestał być również atrakcyjny graficznie. Ponieważ był odwzorowaniem struktury firmowej, przez siedem lat znacznie rozbudowaliśmy poszczególne zakładki, co okazało się nieintuicyjne, szczególnie dla nowo zatrudnionych pracowników. Do tego dochodziły do nas sygnały „z korytarza”. Pracownicy skarżyli się na brak sprawnej wyszukiwarki dokumentów i kontaktów w książce adresowej. Tak oto zarówno w firmie, jak i w nas – pracownikach biura komunikacji – zrodziła się potrzeba zaprojektowania nowej platformy. Pozostało nam jeszcze przekonanie zarządu do tego, aby zgodził się na zrealizowanie nowego projektu. 

Mieliśmy szczęście...

Nasze działania zbiegły się w czasie ze strategicznymi decyzjami zarządu. Pierwszą była nowa strategia Grupy, która promowała innowacyjność i nowoczesne technologie. Drugą był zakup dla Grupy pakietu Office 365 online. Dlatego właśnie postanowiliśmy nasz nowy intranet zaprojektować na SharePoint online. Podczas rozmów z zarządem wskazywaliśmy na możliwość zaprojektowania interaktywnej struktury organizacyjn...