Cyfrowe meblowanie,

Historia aktualnego intranetu w Providencie ma swoje korzenie w 2014 r. Wtedy w biurze komunikacji wewnętrznej zrodził się pomysł opisania i zrozumienia aktualnego modelu komunikacji. Nie chodziło nam o audyt, ale o zrozumienie perspektywy odbiorcy: Ile wiadomości otrzymuje dziennie? Ile SMS-ów? Co z nimi robi? Czy je rozumie? Projekt został zrealizowany przez zespół złożony z przedstawicieli różnych działów. W przeciwieństwie do standardowego audytu komunikacji wewnętrznej, postanowiliśmy popatrzeć na maksymalnie szeroki obraz komunikacji z perspektywy pracownika. Oprócz standardowych badań ankietowych, prześledziliśmy cykl życia e-maili, zajrzeliśmy do statystyk serwerów pocztowych, systemów rozsyłających wiadomości SMS, wydruków, tablic ogłoszeń, kuchni. Mówiąc obrazowo – stworzyliśmy mapę „krainy komunikacji”, w której płynęły większe lub mniejsze rzeki e-maili, porastały ją gęste lasy procedur i raportów, w których wesoło ćwierkały SMS-y, nieustannie padał deszcz wydrukowanych kartek papieru, a wśród liści szumiał wiatr redundancji. Sprawdziliśmy dokładnie, ile mieszkaniec tej krainy otrzymuje komunikatów, jakimi kanałami i kto jest ich nadawcą. Wyniki tej analizy pokazały, że mamy do czynienia z szumem komunikacyjnym, wynikającym z kilku czynników:

• Nie mamy określonych ról dla poszczególnych narzędzi komunikacyjnych.
• Mamy szerokie grono nadawców, które działa bez koordynacji.
• Nie mamy/nie przestrzegamy standardów w komunikacji e-mail.
• Nie mamy możliwości użycia intranetu do urządzeń zespołu sprzedaży (tablety).
• Panuje kultura „push”, bazująca na jednostronnym i masowym przesyłaniu komunikatów pracownikom.

Dość szybko zrozumieliśmy też, że nasza „kraina” zbudowana jest z kilku kontynentów, a ich mieszkańców charakteryzują różne preferencje dotyczące informacji i narzędzi. 

Dzięki temu, że w zespole mieliśmy przedstawicieli wszystkich pionów, mogliśmy sprawnie przejść z etapu „jak jest” do etapu „tak powinno być”. Długo można by opisywać, jak identyfikowaliśmy konkretne problemy i jak budowaliśmy nowy model komunikacji. Ważne jest to, że określenie wymogów dla samego intranetu i jego roli w komunikacji zrodziło się z bardzo konkretnej, całościowej wizji tego, jak powinna działać komunikacja w organizacji. Uznaliśmy, że intranetu nie wolno projektować w oderwaniu od całościowego planu przepływu informacji w organizacji. 

Tabela 1. Opis Przechowalni z dokumentu RFP