Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

2 lutego 2021

NR 20 (Styczeń 2021)

Jak zadbać o praktykantów podczas pracy zdalnej
Skuteczne sposoby angażowania pracowników podczas onboardingu. Case study Banku BNP Paribas

125

Historia organizacji oraz przebiegu programu „Latem Postaw na Rozwój” to historia o tym, jak kluczowa jest współpraca w ramach zespołu. Od zespołu więc zacznijmy. Zespół projektowy został utworzony w styczniu 2020 r., wtedy też wspólnie określiliśmy swoje cele. Jakie to cele? Przede wszystkim employerbrandingowe – sprawienie, by praktykant miał jak najlepsze doświadczenia ze współpracy z nami, by poznał funkcjonowanie naszej organizacji, zdobył odpowiednie doświadczenie oraz dobrze się u nas czuł.

Z artykułu dowiesz się:

POLECAMY

  • Jak przeprowadzić praktyki w modelu hybrydowym w dużej organizacji?
  • Jak zadbać o wizerunek pracodawcy poprzez program praktyk?
  • Jak zaangażować opiekunów oraz mentorów w proces zdalnego onboardingu?

dłuższej perspektywie chcieliśmy, by praktykanci informacjami o pozytywnych doświadczeniach z Banku BNP Paribas dzielili się z koleżankami i kolegami, będąc naturalnymi ambasadorami programu, a w przyszłości rozważali nas jako potencjalnego pracodawcę.

Naturalnie pojawiły się pytania: Jak zrealizować tak postawione cele? Czy już na etapie formułowania założeń programu możemy zadbać o to, by doświadczenie przyszłych praktykantów było jak najbardziej pozytywne? Odpowiedź brzmiała: zdecydowanie tak. Wiedząc już, że naszym głównym celem jest zadowolony praktykant, postanowiliśmy odpowiednio sformułować zasady przyjmowania zgłoszeń do udziału w programie z poszczególnych jednostek biznesowych. Komunikując start programu w banku, postawiliśmy jasne reguły – do udziału w programie zaprosimy jednostki, które stworzą najciekawsze (z perspektywy praktykanta) programy praktyk, przedstawią korzyści, jakie uczestnik odniesie z pracy w danym zespole, oraz wyznaczą mentora, który będzie wprowadzał praktykanta do organizacji oraz zespołu. W ten sposób rozpoczęliśmy przyjmowanie zgłoszeń do programu „Latem Postaw na Rozwój”.

Pomysł z postawieniem na jakość programów okazał się strzałem w dziesiątkę. Zamiast setek masowo wysyłanych do nas „zapotrzebowań na praktykanta”, często motywowanych potrzebą uporania się z mało atrakcyjnymi zadaniami bądź stawienie czoła zaległościom w bieżącej pracy, otrzymaliśmy 83 jakościowe zgłoszenia, z których, po długich dyskusjach, wybraliśmy najlepsze 35. Zgłoszenia pochodziły zarówno z jednostek centralnych, jak i z bankowości detalicznej oraz wsparcia sprzedaży.

Sytuacja wydawała się być dobra – mieliśmy 35 bardzo atrakcyjnych programów praktyk, które byliśmy w stanie zaprezentować na targach pracy w pierwszym tygodniu marca. Tam też zebraliśmy pierwsze zgłoszenia do udziału w programie. I właśnie wtedy wyzwaniem w naszym życiu stał się COVID-19.

„Latem Postaw na Rozwój” w nowej rzeczywistości – w drodze do wypracowania nowego podejścia do programu 

O marcowym szoku i próbie odnalezienia się w zupełnie nowych okolicznościach oraz nieznanej wcześniej rzeczywistości nie trzeba nikomu mówić. W porównaniu do innych instytucji finansowych w Banku BNP Paribas byliśmy w o tyle bardziej korzystnej sytuacji, że przed pandemią byliśmy już zaznajomieni z pracą zdalną – funkcjonowała u nas w wymiarze ośmiu dni w miesiącu. Dzięki temu praktycznie z dnia na dzień ponad 
5 tys. osób, pracujących głównie w centralach, było w stanie realizować swoje zadania. W podejściu zarządu banku do nowej rzeczywistości od początku na czoło wybijała się odpowiedzialność – za pracowników i ich bliskich, za klientów, partnerów biznesowych oraz zapewnienie nieprzerwanej działalności banku.

Stało się jasne, że w trosce o bezpieczeństwo nasze oraz uczestników program praktyk „Latem Postaw na Rozwój” nie może się odbyć w zaplanowanej formule. 

Z analizy charakteru pracy w wybranych 35 jednostkach biznesowych wynikało, że przeważającym modelem była praca w pełni zdalna, w niektórych wypadkach przeplatana pojedynczymi dniami spędzonymi w banku. Jedynie w przypadku praktyk odbywających się w oddziałach detalicznych praktykant miałby okazję pracować w pełni stacjonarnie.

Przyznam, że na tym etapie nie wyobrażałam sobie, że praktyki letnie 2020 są jeszcze możliwe do zorganizowania. W głowie miałam wiele wątpliwości dotyczących praktycznych aspektów ich realizacji. Ale od czego jest zespół? Odbyło się wiele spotkań oraz towarzyszące im rozważania dotyczące „za i przeciw”. W końcu wspólnie postanowiliśmy, że program „Latem Postaw na Rozwój” nie tylko się odbędzie, ale że będzie to świetny program. Dlaczego? Bo to my sami o to zadbamy! Moim zdaniem był to jeden z najważniejszych momentów naszych wspólnych prac – wzięcie na siebie pełnej odpowiedzialności za to, jakie doświadczenia będą ze współpracy z nami mieć przyszli praktykanci. 

Do życia powołana została funkcja opiekunów HR, których rolą byłoby kompleksowe dbanie o całość doświadczeń swoich podopiecznych oraz regularny kontakt z nimi. Zespół odpowiednio podzielił się zgłoszeniami do programu, by zoptymalizować ten proces. W wielu przypadkach opiekunowie HR zdecydowali się zaangażować w rekrutację kandydatów do programu, by na wczesnym etapie rozpocząć budowę relacji ze swoimi przyszłymi podopiecznymi.

Kolejną decyzją służącą zapewnieniu wysokiej jakości praktyk było włączenie do programu cotygodniowych szkoleń i webinarów, podczas których praktykanci mieliby możliwość zapoznania się z pracą różnych jednostek w banku oraz zgłębienia wiedzy. 

Od samego początku naszym pracom nad programem „Latem Postaw na Rozwój” towarzyszyło pragnienie, by zbudować wokół niego społeczność, by pozwolić praktykantom lepiej się poznać i polubić. W poprzednim roku cel ten udało się zrealizować już na samym początku, organizując dla wszystkich praktykantów dwu dniowy wyjazd szkoleniowo-integracyjny do naszego ośrodka szkoleniowego poza miastem. Praktykanci do tej pory utrzymują ze sobą kontakt za pomocą nieformalnej grupy w mediach społecznościowych, cel więc został osiągnięty. Próbą powtórzenia tego sukcesu w modelu pracy zdalnej był pomysł stworzenia oficjalnej grupy na Facebooku, która będzie służyła celom integracyjno-komunikacyjnym. 

Pomysłów na dostosowanie programu do nowej rzeczywistości było wiele. Ze względu na dodatkowe prace potrzebne do realizacji tego bardziej ambitnego planu zdecydowaliśmy się rozpocząć program praktyk letnich w sierpniu. 

Przyszedł czas na rekrutację do „Latem Postaw na Rozwój”. Towarzyszyła jej szeroka promocja w mediach społecznościowych. W konsekwencji otrzymaliśmy ponad 1700 aplikacji. 

Czas – start!

Uroczyste i oficjalne rozpoczęcie programu odbyło się 3 sierpnia. Za pomocą platformy Clickmeeting program otworzył nasz prezes Przemek Gdański, następnie Monika Kordowska (dyrektor zarządzająca Pionu Ryzyka Operacyjnego) oraz Przemek Furlepa (członek zarządu, odpowiedzialny za Obszar Bankowości Detalicznej i Biznesowej) wzięli udział w bloku dotyczącym świadomego kierowania swoją karierą. Spotkania były moderowane, towarzyszyła im sesja Q&A. Na koniec pojawił się gość specjalny – Irena Kamińska-Radomska, która opowiedziała praktykantom o etykiecie w biznesie.

Niemałym wyzwaniem była logistyka – zadbanie o przygotowanie odpowiednio skonfigurowanego sprzętu służbowego, z możliwością odbioru osobistego w centralach Banku BNP Paribas oraz oddziałach banku. Odbiór sprzętu był dla praktykantów jednocześnie okazją do podpisania umowy oraz pobrania tzw. pakietów powitalnych. 

Sierpień – wrzesień – przebieg programu

Praktyki przebiegały zgodnie z harmonogramem. Pod opieką mentorów oraz przy cotygodniowym kontakcie z opiekunami HR praktykanci zagłębiali się w tajniki pracy w danych jednostkach banku. 

W każdym tygodniu dla całej grupy organizowane były dedykowane szkolenia w formie webinarowej, poruszające następujące zagadnienia:

  • marka osobista na LinkedIn,
  • zarządzanie czasem,
  • rynki finansowe – zarządzanie ryzykami,
  • jak usłyszeć to, co zostało powiedziane,
  • design thinking,
  • mindfullness,
  • inwestycje i emerytury,
  • marka osobista.

Na Facebooku wystartowała dedykowana grupa. W pierwszym tygodniu poświęcona była zapoznaniu się praktykantów ze sobą oraz ze swoimi opiekunami HR. W kolejnych była również miejscem prowadzenia „wyzwań LinkedIn” – cyklu konkursów zapoczątkowanych przez webinar dotyczący budowania marki osobistej na tej platformie. Wyzwania poświęcone były kompleksowemu zadbaniu o swoją widoczność oraz wizerunek na LinkedIn i obejmowały takie tematy, jak budowanie odpowiedniej sieci kontaktów, dbanie o zasięgi, wysyłanie personalizowanych zaproszeń czy też tworzenie pierwszych postów. W konsekwencji mieliśmy sytuację win-win – praktykanci zostali wyposażeni w odpowiednią wiedzę oraz narzędzia do poruszania się na LinkedIn, a my mieliśmy okazję do szerszego opowiedzenia o programie na zewnątrz.

Był to jeden z najważniejszych momentów naszych wspólnych prac – wzięcie na siebie pełnej odpowiedzialności za to,jakie doświadczenia będą ze współpracy z nami mieć nasi przyszli praktykanci.

Podsumowaniem „Latem Postaw na Rozwój” było oficjalne zakończenie programu – ponowne spotkanie online z Przemkiem Gdańskim oraz szefową HR Darią Gostkowską. Spotkanie to miało charakter interakcyjny – praktykanci mieli okazję opowiedzieć o swoich wrażeniach ze współpracy oraz zadać gościom pytania.

Formalną „wisienką na torcie” było nagrodzenie zwycięzców konkursu #WyzwanieLinkedIn oraz wystawienie personalizowanych certyfikatów dla uczestników programu. Każdy praktykant otrzymał certyfikat, na którym jego menedżer nie tylko określił zakres zadań i obowiązków, jakie wykonywał student, lecz także dodał swoją opinię na temat całości współpracy oraz rekomendację.

„Sprawdzam!”, czyli kilka słów o sukcesie programu

Dlaczego uważamy, że program „Latem Postaw na Rozwój” okazał się sukcesem? Ponieważ od samego początku badaliśmy jego efektywność. Czy od pierwszego dnia jego trwania wszystko przebiegało idealnie? Nie, jednak bardzo szybko uczyliśmy się na błędach, wyciągaliśmy z nich wnioski oraz wspólnie szukaliśmy rozwiązań.

Jak już zaznaczyłam, głównym celem „Latem Postaw na Rozwój” było zadbanie o jak najlepsze doświadczenia praktykantów. By się upewnić, że idziemy w dobrym kierunku, podczas jego trwania, oprócz cotygodniowych spotkań opiekunów HR ze swoimi podopiecznymi, przeprowadziliśmy dwie ankiety badania satysfakcji, obie dające praktykantom możliwość zachowania anonimowości.

Kluczowym czynnikiem sukcesu okazała się funkcja opiekuna HR jako łącznika między praktykantem, mentorem, menedżerem a wszystkimi członkami zespołu projektowego. To dzięki opiekunom HR w ekspresowy sposób byliśmy w stanie zaadresować bieżące potrzeby praktykantóworaz odpowiedzieć na ich uwagi.

Pierwsza ankieta odbyła się po miesiącu od rozpoczęcia pracy. Pytaliśmy w niej o wiele aspektów programu, takich jak m.in.: onboarding, kontakt z mentorem oraz opiekunem HR, zadania wykonywane w trakcie praktyk czy też konkursy i grupę na Facebooku. Na 34 respondentów 31 oceniło program bardzo wysoko, zaznaczyło, że jest zadowolonych z jego przebiegu oraz poszczególnych jego aspektów. Jest to bardzo dobry wynik, jednak nasze oczekiwania były zdecydowanie wyższe.

Przystąpiliśmy więc do działania. Na kolejnym spotkaniu zespołu przeszliśmy przez wyniki ankiety, wyłapując te odpowiedzi oraz komentarze, które sugerowały potrzebę wprowadzenia przez nas usprawnień oraz poprawy doświadczenia praktykanta.

Najczęściej wymienianymi przez r...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy