Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

28 marca 2019

NR 9 (Marzec 2019)

Jak HR Business Partner powinien wspierać kadrę menedżerską w komunikacji z pracownikami?

0 177

Rotacja pracowników jest obecnie wyższa niż kiedykolwiek, stąd tak ważne jest dziś budowanie otwartej, transparentnej i wspierającej komunikacji w firmie. Filarem skutecznej komunikacji są menedżerowie – to oni budują długofalowe zaufanie pracowników do firmy.

Z badania Global Generations, przeprowadzonego przez firmę doradczą EY, widać, jak w zależności od przynależności pokoleniowej zmienia się zaufanie w stosunku do pracodawców, menedżerów oraz współpracowników. O ile w pokoleniu generacji X (35–50 lat) grupą, której ufamy najbardziej, są współpracownicy (47%), to już millennialsi bardziej ufają swoim liderom (50%) niż współpracownikom. W każdej z badanych grup najniższym zaufaniem pracownicy obdarzyli firmę jako pracodawcę. 
Inne badanie, Edelman Trust Report 2019, od kilku lat pokazuje znaczny spadek zaufania w społeczeństwie wobec elit, tutaj określonych jako CEOs i głowy państw. Coraz silniejsza obecność portali społecznościowych w życiu społecznym przełożyła się na zmianę zaufania wobec komunikacji z relacji hierarchicznej (elita – ja) na relację kooperatywną (ja – znajomy, ja – ekspert). W dzisiejszym świecie dużo większym zaufaniem darzymy ludzi „takich jak my” oraz ekspertów w swoich dziedzinach, nie zaś osoby na wysokich stanowiskach.
Dla menedżerów ta zmiana oznacza bezwarunkową potrzebę dopasowania sposobu zarządzania, w tym sposobu komunikacji do nowych realiów. Nie otrzymują oni już dzisiaj kredytu zaufania wynikającego z funkcji, jaką zajmują, a muszą na to zaufanie aktywnie zapracować. Poniżej przedstawiamy siedem zadań dla HR Business Partnera, które pozwolą zbudować skuteczną komunikację liderską w firmie. 

Ważne

Tylko 27% firm zapewnia szkolenia budujące kompetencje komunikacyjne menedżerów (ROI Communication Benchmark TM Report).


Przygotuj liderów do swojej roli komunikacyjnej

Nowe oczekiwania pracowników wobec kadry liniowej oznaczają potrzebę redefinicji roli i odpowiedzialności menedże-
rów. Menedżer, który chce być prawdziwym liderem zespołu, musi mieć jasno zdefiniowane zadania w obszarze komunikacji. Kiedy już wiemy, jakie są nasze oczekiwania wobec menedżera, obowiązkiem firmy jest zapewnić jej/jemu pełne wsparcie w rozwoju w nowej roli w postaci szkoleń i treningów kompetencji komunikacyjnych. Dopiero takie działanie pozwoli menedżerowi kroczyć ścieżką dobrego przywództwa, którego pochodną będzie zaangażowany zespół.
Jak określić rolę komunikacyjną menedżera?

Wypracuj strategię komunikacji wewnętrznej 
Strategia powinna być efektem wspólnej pracy działu HR, komunikacji, menedżerów poszczególnych działów i kadry zarządzającej. Jej celem jest określenie najważniejszych celów komunikacji w perspektywie 12–24 miesięcy i wynikających z nich zadań dla poszczególnych komórek organizacyjnych. W coraz większej liczbie firm to właśnie strategia stawia komunikację menedżerską jako największe wyzwanie, a jednocześnie potencjał w budowaniu zaangażowanego zespołu.

 

Ryc. 1. Okrelenie indywidualnego stylu komunikacji lidera to baza do dalszej pracy nad budowaniem jej/jego
kompetencji komunikacyjnych (tutaj przykad oceny Neurocolors).



Kolejnym krokiem jest przygotowanie planu komunikacji, który jasno określa role i odpowiedzialności poszczególnych osób lub stanowisk w procesie komunikacji. Wdrożenie jednego planu pozwoli upewnić się, że dział komunikacji, dział HR i menedżerowie skupiają się na tych samych obszarach, co pozwala utrzymać spójność i wzmocnić przekaz.
 

Ważne

W 2018 r. przeciętny pracownik otrzymywał 121 e-maili dziennie (za Radicanti Group), e-mail też jest wskazywany jako najczęstsza forma komunikacji w biznesie. Ludzie są dzisiaj przebodźcowani, natłok informacji sprawia, że nie jesteśmy w stanie z wszystkim się zapoznać i wybieramy informacje, część odrzucając nawet bez otwierania. Stąd tak ważne są spójność i przemyślane działanie.



Określ standardy komunikacji liderskiej
Standardy komunikacji menedżerskiej to zazwyczaj kilka prostych zasad, które określają pożądane zachowania i obowiązki menedżerów w zakresie komunikacji z pracownikami. Ten dokument jest szczególnie ważny w organizacjach, gdzie mamy bardzo różne style zarządzania i nie do końca spójną kulturę organizacyjną. 
Aby standardy komunikacji menedżerskiej miały szansę rzeczywiście funkcjonować w firmie, a nie być tylko martwym tworem, powinny być przygotowane razem z zespołem menedżerskim, przy pełnym wsparciu działu HR. Tylko w ten sposób dział HR będzie miał pewność, że wdrażane reguły są przede wszystkim zrozumiałe, ale też realne, biorąc pod uwagę kompetencje liderów.
 

Ważne

Wśród najnowszych trendów szkoleń dla menedżerów są warsztaty z wystąpień przed kamerą. Wideo staje się naturalnym kanałem komunikacji do młodszych pokoleń. W najbliższych latach update’y firmowe czy zapowiedź nowej strategii z dużym prawdopodobieństwem będziemy przekazywać pracownikom właśnie w formie wideo.



Umieść zadania komunikacyjne w opisie stanowiska
Wpisz kompetencje komunikacyjne jako wymóg w opisie stanowiska, a zadania wynikające z tej roli komunikacyjnej (np. regularne spotkania z zespołem, regularne zbieranie feedbacku od zespołu) w zakres zadań na stanowisku. Taka formalność nada wagę i jednocześnie pozwoli długofalowo podnosić skuteczność komunikacji w firmie.

Stale wzmacniaj kompetencje komunikacyjne liderów.
Komunikacja to obszar, w którym zawsze możemy coś usprawnić, niemal nigdy nie jest tak, że wszystko działa na 100%. Stąd budowanie kompetencji komunikacyjnych powinno być na stałe wpisane w procesy rozwojowe menedżerów, takie jak:

  1. Szkolenia i warsztaty wzmacniające kompetencje komunikacyjne menedżerów, podczas których uczestnicy uczą się i ćwiczą umiejętność słuchania, dawania feedbacku, motywowania angażowania czy rozwiązywania konfliktów w zespole. Bardzo ważnym elementem są też warsztaty wystąpień publicznych, zwłaszcza tam, gdzie menedżerowie występują przed większymi grupami pracowników. 
  2. Testy stylów komunikacyjnych liderów, które cieszą się bardzo dużą popularnością wśród menedżerów. Te najnowsze, oparte o badania z dziedziny neuronauki, przeprowadzane np. przez firmę Neurocolor, bardzo trafnie definiują mocne strony lidera. Rekomendacje pozwalają liderowi podnieść efektywność swojej komunikacji dzięki lepszemu zrozumieniu i dopasowywaniu komunikatów do różnych odbiorców.
  3. Sesje facylitacyjne zespołowe w zespołach właściwych czy w zespole menedżerskim pozwalają „wyczyścić” atmosferę w zespole, przepracować sytuacje kryzysowe czy wspólnie wypracować zasady współpracy. Prowadzone jednorazowo (np. ustalanie standardów współpracy w zespole) lub regularnie (przepracowywanie bieżących wyzwań w zespole) w dłuższej perspektywie budują bardzo silne relacje i zaufanie.
  4. Sesje wymiany wiedzy w zespole menedżerskim są w zasadzie najprostszą i zarazem bardzo efektywną formą podnoszenia kompetencji komunikacyjnych. Dodatkową wartością takich sesji jest okazja do uspójnienia działań.

Zadbaj o dobry onboarding menedżerów

Nowi pracownicy z dużym prawdopodobieństwem wejdą swobodniej w działania komunikacyjne, jeżeli zostaną one im jasno od początku zdefiniowane. Im dłużej pracownik działa na swój własny sposób, niezgodny ze standardami, tym trudniej będzie mu wprowadzić zmiany. Stąd tak ważne jest, aby menedżer wchodząc do zespołu, miał informację, jakie są oczekiwania wobec niego jako komunikatora i od razu miał szansę utworzyć właściwe procesy.

„Zmiana nawyków jest trudna. Nasz mózg lubi iść po linii najmniejszego oporu. Aby wydeptać nową ścieżkę neuronową, mózg musi się przekonać, że dodatkowy wysiłek jest tego wart”. Friederike Fabritius, Hans W. Hagemann, Umysł lidera 

Ogromną zaletą odbywających się np. raz w miesiącu warsztatów onboardingowych dla nowych menedżerów będzie możliwość nawiązania relacji z osobami na podobnym stanowisku i dzięki temu lepszy przepływ informacji i wiedzy w zespole menedżerskim.

Buduj pożądaną kulturę komunikacji w firmie – przykład idzie z góry

Funkcją działu HR w ogólnofirmowym dialogu jest zapewnienie równowagi. Jeżeli zależy nam na otwartej komunikacji, aby menedżerowie w sposób partnerski rozmawiali z zespołami, dajmy dobry przykład i zapewnijmy również wsparcie zarządu.
Bardzo często w firmach budowanie kultury komunikacji zaczyna się na szczeblu menedżerskim, nie uwzględniając zarządu, który ma „swoje prawa”. Na dłuższą metę takie działanie będzie pracowało na niekorzyść firmy. Skutek może być taki, że będziemy mieli przygotowanych do swojej roli menedżerów, pełnych frustracji wynikających z doświadczania zachowań skrajnie różnych od tego, czego się od nich wymaga.

Ważne

3,8 pełnoetatowgo profesjonalisty odpowiedzialnego za komunikację przypada na 10 tys. pracowników! ROI Communication Benchmark TM Report.


Tutaj bardzo ważną kwestię stanowią też „menedżerowie – wyjątki”, czyli osoby osiągające bardzo dobre wyniki biznesowe, przy często bardzo nieetycznych zachowaniach wobec pracowników. Dla firm jest to realny dylemat, zwłaszcza w sytuacjach trudnych. Z punktu widzenia komunikacji utrzymanie takiej osoby w firmie daje poczucie ogromnej niespójności deklaracji z rzeczywistością, która prowadzi do utworzenia się drugiego obiegu informacji i w dłuższej perspektywie znacznego spadku zaufania do firmy i zespołu zarządzającego.

Zdefiniuj rolę zespołu ds. komunikacji

W dzisiejszym biznesie działy komunikacji powinny poprzez swoje profesjonalne doradztwo i szeroką wiedzę w zakresie narzędzi, technik czy technologii udzielać realnego wsparcia liderom w komunikacji z zespołami. Stąd tak ważne jest, aby zdjąć odpowiedzialność za wszystkie procesy komunikacyjne z działów komunikacji (PR, HR, marketing – w zależności, gdzie owe są umieszczone w strukturach) i zacząć umacniać je w roli wspierającej.
Tutaj jednym z kluczowych zadań dla działu HR jest zdefiniowanie roli, ale także upewnienie się, że pracownicy tych działów mają właściwe kompetencje i również dbają o ich stały rozwój. Menedżerowie nie będą chcieli współpracować z osobami, które nie będą dobrze przygotowane do tej roli, bo one zwyczajnie nie będą wystarczającym wsparciem i dodatkowo zdeprecjonują rolę komunikacji poprzez dostarczanie słabej jakości doradztwa dla biznesu.

Zadbaj o materiały dodatkowe dla menedżerów

Jednym z ważnych zadań liderów jest kaskadowanie informacji. Jeżeli zależy nam na tym, aby menedżerowie w sposób spójny i właściwy merytorycznie przekazywali informacje z poziomu zarządu do pracowników, musimy zapewnić im dobrej jakości materiały i przygotowanie do takiej komunikacji. 

Ważne

Poniżej kolejne kroki pozwalające menedżerom> dostarczyć dobrą prezentację:

  1. Przygotowując prezentację, zadbaj o to, aby były w niej obszerne notatki. Często menedżerowie mają 3–4 tygodnie na skaskadowanie informacji, więc jest wysoce możliwe, że po takim czasie nie będą dobrze pamiętali każdego szczegółu z wystąpienia zarządu, podczas którego zapoznawali się z dokumentem.
  2. Zostaw w prezentacji wolne slajdy na komentarz własny menedżera odnoszący się do jego zespołu. Jeżeli prezentacja dotyczy strategii, pozostaw slajd pt. „Co nowa strategia oznacza dla naszego działu” albo „Jak nowa strategia wpływa na nasze zadania”. Jeżeli prezentacja jest podsumowaniem roku, zostaw slajd pt. „Nasze najlepsze projekty/najważniejsze osiągnięcia”. Tutaj ważne jest, aby menedżerowie sami przenieśli informację z poziomu bardziej abstrakcyjnego na poziom zrozumienia dla swoich pracowników.
  3. Zorganizuj spotkanie/telekonferencję/wideokonferencję, podczas których menedżerowie będą mieli okazję zadać dodatkowe pytania do prezentacji, upewnić się, że wszystko dobrze rozumieją. Już 30 minut wystarczy, aby zadać pytania, które nie zawsze menedżerowie mają okazję czy odwagę zadać podczas spotkania z zarządem.
  4. Zbieraj feedback – zapytaj menedżerów, czy prezentacja jest dla nich pomocna i czego jeszcze ewentualnie potrzebują do przeprowadzenia dobrej komunikacji.


Regularnie sprawdzaj skuteczność komunikacji liderskiej i dawaj feedback

Jednym z celów strategicznych dla komunikacji w amerykańskiej firmie Ingersoll Rand zatrudniającej ponad 52 tys. pracowników w 51 fabrykach na całym świecie było zapewnienie spójności i wysokiej jakości komunikacji liderskiej. Aby osiągnąć ten cel, firma wdrożyła szereg działań, gdzie jednym z kluczowych elementów było regularne sprawdzanie skuteczności komunikacji liderskiej.

Ważne

Po stronie działu HR należy zadbanie o dobre przygotowanie menedżerów do k...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy