HR w niestabilnym środowisku biznesowym – jak HR Business Partnerzy w DHL wspierają

DHL Parcel, będąca częścią grupy Deutsche Post DHL, jest jedną z największych firm dystrybucyjno-logistycznych w Polsce. Zatrudnia ponad 2600 pracowników i tyle samo kurierów. Jest organizacją rozproszoną, obsługującą ponad 30 000 klientów dziennie. Rozbudowana struktura personalna nie jest głównym wyzwaniem dla działów HR, najwięcej zagrożeń płynie z otoczenia biznesowego, w którym działa organizacja. DHL Parcel działa w środowisku VUCA, co oznacza, że zmienność i nieprzewidywalność są wpisane w działania biznesowe na wszystkich szczeblach funkcjonowania organizacji. Źródeł VUCA należy szukać w wojskowości: tak bowiem określano rzeczywistość, która jest zmienna (volatil), niepewna (uncertain), złożona (complex) i wieloznaczna (ambiguous). Dokładnie takie jest środowisko usług kurierskich: działanie pod ciągłą presją czasu, przy zachowaniu wysokiego poziomu obsługi klienta, silnej konkurencji i nowych rozwiązaniach technologicznych. To, że zmiany się pojawią, jest pewne, jedynie ich kierunek jest trudny do przewidzenia.

Działanie organizacji w środowisku VUCA dla HR oznacza konieczność przygotowania uniwersalnych i optymalnych narzędzi i rozwiązań, które są wdrażane w każdej dywizji DHL.

Ewolucja roli działu HR

Misje, zgodnie z którymi DHL Parcel realizuje swoją strategię biznesową, są następujące:

• Sprawiamy, że nasi klienci, pracownicy oraz inwestorzy odnoszą jeszcze większe sukcesy.
• Zawsze okazujemy szacunek, jednocześnie osiągając wysokie wyniki.
• Ułatwiamy i upraszczamy życie naszych klientów.
• Przyczyniamy się do tego, że nasz świat staje się lepszy.

Przyjęta strategia prorozwojowa oraz zmiany w obrębie zarządzania organizacją wymusiły konieczność przemodelowania struktury działu HR i zdefiniowania od nowa funkcji poszczególnych pracowników działu.
Część zadań HR-owych przejęły centra kompetencji, zajmujące się procesami miękkimi (takimi jak rekrutacja, szkolenia, programy rozwojowe), oraz centra usług wspólnych, które w pełni przejęły obsługę kadrowo-płacową oraz BHP. Pozostałe działania realizują menedżerowie wyposażeni w systemowe narzędzia. Kluczową rolę przejmują HR Business Partnerzy, którzy słuchają potrzeb, inicjują projekty i wspierają menedżerów, pełniąc funkcje doradczą i ekspercką w realizacji strategii.

Od HR-u oczekuje się szerszego spojrzenia na działalność firmy i zachodzących w niej procesów biznesowych oraz umiejętności odpowiadania na zmieniające się priorytety i potrzeby. HR-owcy DHL, tak jak pozostali pracownicy, dostarczają „paczkę” z wyjątkową jakością i terminowością – zgodnie z misją firmy: Excellence. Simply Delivered. W codziennej pracy nieustannie analizują wskaźniki i mapują procesy, a ich działania skoncentrowane są na wspieraniu rozwoju i konkurencyjności firmy – o czym świadczą chociażby nagradzane narzędzia, takie jak Architekt kariery (HR Innowator 2017), czy wdrożone nowoczesne formy szkoleniowe, takie jak espresso session.

Pierwszy model HR Business Partneringu w DHL został wdrożony ponad 10 lat temu. Prekursorem roli HRBP było stanowisko kierownika personalnego regionu, dedykowane do wdrażania polityki personalnej w sześciu regionach operacyjnych. Codzienna praca polegała na udzielaniu wsparcia poprzez szkolenia pracowników z prawa pracy, weryfikację czasu pracy oraz konsultacje przy procesach dyscyplinarnych. Taka praca daje wzajemne poczucie „wspólnej bramki”, jaką stanowiła wydajność i efektywność procesów operacyjnych. Wdrożenie równoważnego systemu czasu pracy pomogło zmniejszać liczby nadgodzin, generowanych przy długim i czasochłonnym procesie operacyjnym sortowania i wysyłki przesyłek. Rola ewaluowała ze względu na poszerzenie zakresu odpowiedzialności, ale również na potrzeby nowych kompetencji i zadań. Dzisiaj HR Business Partner to nie tylko partner administracyjny, ale również kreator, inicjator zmian i doradca HR dla biznesu.