HR w niestabilnym środowisku biznesowym – jak HR Business Partnerzy w DHL wspierają

 

DHL Parcel, będąca częścią grupy Deutsche Post DHL, jest jedną z największych firm dystrybucyjno-logistycznych w Polsce. Zatrudnia ponad 2600 pracowników i tyle samo kurierów. Jest organizacją rozproszoną, obsługującą ponad 30 000 klientów dziennie. Rozbudowana struktura personalna nie jest głównym wyzwaniem dla działów HR, najwięcej zagrożeń płynie z otoczenia biznesowego, w którym działa organizacja. DHL Parcel działa w środowisku VUCA, co oznacza, że zmienność i nieprzewidywalność są wpisane w działania biznesowe na wszystkich szczeblach funkcjonowania organizacji. Źródeł VUCA należy szukać w wojskowości: tak bowiem określano rzeczywistość, która jest zmienna (volatil), niepewna (uncertain), złożona (complex) i wieloznaczna (ambiguous). Dokładnie takie jest środowisko usług kurierskich: działanie pod ciągłą presją czasu, przy zachowaniu wysokiego poziomu obsługi klienta, silnej konkurencji i nowych rozwiązaniach technologicznych. To, że zmiany się pojawią, jest pewne, jedynie ich kierunek jest trudny do przewidzenia.

Działanie organizacji w środowisku VUCA dla HR oznacza konieczność przygotowania uniwersalnych i optymalnych narzędzi i rozwiązań, które są wdrażane w każdej dywizji DHL.

Ewolucja roli działu HR

Misje, zgodnie z którymi DHL Parcel realizuje swoją strategię biznesową, są następujące:

• Sprawiamy, że nasi klienci, pracownicy oraz inwestorzy odnoszą jeszcze większe sukcesy.
• Zawsze okazujemy szacunek, jednocześnie osiągając wysokie wyniki.
• Ułatwiamy i upraszczamy życie naszych klientów.
• Przyczyniamy się do tego, że nasz świat staje się lepszy.

Przyjęta strategia prorozwojowa oraz zmiany w obrębie zarządzania organizacją wymusiły konieczność przemodelowania struktury działu HR i zdefiniowania od nowa funkcji poszczególnych pracowników działu.
Część zadań HR-owych przejęły centra kompetencji, zajmujące się procesami miękkimi (takimi jak rekrutacja, szkolenia, programy rozwojowe), oraz centra usług wspólnych, które w pełni przejęły obsługę kadrowo-płacową oraz BHP. Pozostałe działania realizują menedżerowie wyposażeni w systemowe narzędzia. Kluczową rolę przejmują HR Business Partnerzy, którzy słuchają potrzeb, inicjują projekty i wspierają menedżerów, pełniąc funkcje doradczą i ekspercką w realizacji strategii.

Od HR-u oczekuje się szerszego spojrzenia na działalność firmy i zachodzących w niej procesów biznesowych oraz umiejętności odpowiadania na zmieniające się priorytety i potrzeby. HR-owcy DHL, tak jak pozostali pracownicy, dostarczają „paczkę” z wyjątkową jakością i terminowością – zgodnie z misją firmy: Excellence. Simply Delivered. W codziennej pracy nieustannie analizują wskaźniki i mapują procesy, a ich działania skoncentrowane są na wspieraniu rozwoju i konkurencyjności firmy – o czym świadczą chociażby nagradzane narzędzia, takie jak Architekt kariery (HR Innowator 2017), czy wdrożone nowoczesne formy szkoleniowe, takie jak espresso session.

 

Pierwszy model HR Business Partneringu w DHL został wdrożony ponad 10 lat temu. Prekursorem roli HRBP było stanowisko kierownika personalnego regionu, dedykowane do wdrażania polityki personalnej w sześciu regionach operacyjnych. Codzienna praca polegała na udzielaniu wsparcia poprzez szkolenia pracowników z prawa pracy, weryfikację czasu pracy oraz konsultacje przy procesach dyscyplinarnych. Taka praca daje wzajemne poczucie „wspólnej bramki”, jaką stanowiła wydajność i efektywność procesów operacyjnych. Wdrożenie równoważnego systemu czasu pracy pomogło zmniejszać liczby nadgodzin, generowanych przy długim i czasochłonnym procesie operacyjnym sortowania i wysyłki przesyłek. Rola ewaluowała ze względu na poszerzenie zakresu odpowiedzialności, ale również na potrzeby nowych kompetencji i zadań. Dzisiaj HR Business Partner to nie tylko partner administracyjny, ale również kreator, inicjator zmian i doradca HR dla biznesu.

 

Bliżej Biznesu

Wprowadzanie HR Business Partnerów w zadania biznesu odbywało się metodą „małych kroków”. Na początku zapoznawali się oni ze specyfiką pracy poszczególnych działów, poznawali ich perspektywę patrzenia na zmiany zachodzące w organizacji i starali się niejako wejść w buty menedżerów, aby lepiej zrozumieć ich problemy. Dziś za sukces wdrażania modelu partnerstwa biznesowego można śmiało uznać fakt, że klienci wewnętrzni standardowo zapraszają HR Business Partnerów na swoje spotkania i do współpracy przy projektach biznesowych. Przykład stanowi udział HRBP w projektach dotyczących inwestycji w nowe lokalizacje, gdzie uczestniczą od momentu rozpoczęcia prac projektowych, przygotowują nowe struktury wraz z biznesem, opracowują zakresy obowiązków i wyceny stanowisk, planują wspólnie rekrutacje i dopasowują procesy wdrożenia na nowe stanowiska.

Udział HR Business Partnerów w codziennej pracy oraz projektach, które prowadzimy, pozwala nam na wnikliwą analizę sytuacji zasobów
ludzkich, na znalezienie szans i określenie ryzyka w decyzjach biznesowych, które podejmujemy, a które dotyczą naszych pracowników. Obszar współpracy dotyczy kilku płaszczyzn: pierwsza to rekrutacja – w czasie wyboru kandydatów HR Business Partnerzy aktywnie wspierają dobór pracowników, wprowadzając dodatkowe elementy procesu rekrutacji, takie jak: wywiady, testy, ACC czy zadania tematyczne. Druga płaszczyzna współpracy HR i biznesu to działania rozwojowe, które kierowane są do każdego pracownika indywidualnie, na przykład: szkolenia warsztatowe, e-learning, literatura z „Baza Wiedzy” oraz programy rozwojowe takie jak „Talenty”, „Cienie Rekrutacji” czy „Sukcesja”. Kolejny obszar współpracy z HR to budowanie dobrej atmosfery w pracy, a także organizacja wydarzeń takich jak: „Dzień Kuriera” bądź „Sprzątanie Świata” czy też charytatywnych aukcji świątecznych. Podsumowując, HR Biznes Partnerzy nie tylko doskonale rozumieją nasze cele biznesowe i potrzeby, ale też są rzecznikami naszych pracowników, którzy dbają o interesy wszystkich stron w naszej firmie.

- podkreśla Jerzy Ciesek, dyrektor ds. operacji w Centrach Sortowania DHL.

Oczywiście, rola wsparcia operacyjnego, eksperta administracyjnego nadal jest jednym z priorytetów, ale najważniejsze jest to, że dziś menedżerowie sami dostrzegają wartość dodaną angażowania HRBP na bardzo wczesnym etapie realizacji swoich działań. HR Business Partnerzy swój dzień pracy rozpoczynają od rozmowy o wynikach biznesowych z kierownictwem poszczególnych departamentów firmy. Poranny telefon HRBP do menedżera po ciężkiej nocy zarządzania projektami operacyjnymi jest już standardem. Razem świętujemy sukcesy i razem podnosimy się po porażkach.

Wyzwania środowiska VUCA

W naszej codziennej pracy z menedżerami punktem wyjścia dla HRBP są wyniki, trendy rynkowe i wymagane kompetencje pracowników, które będą kluczowe w przyszłości. Praca w środowisku VUCA wymaga codziennego podejmowania szybkich i elastycznych decyzji. Firma dopasowuje nie tylko działania stricte biznesowe do tego środowiska, ale również strategię i działania HR. HRBP dba o dostarczenie takich programów rozwojowych, które dają pracownikom odwagę w podejmowaniu decyzji oraz rozwijają twórcze myślenie przy rozwiązywaniu problemów i zarządzaniu zmianami w organizacji. Odpowiedzią na taką potrzebę był program rozwojowy VUCA, którego adresatem byli wszyscy menedżerowie w DHL.

We współpracy z Akademią Leona Koźmińskiego przygotowaliśmy program rozwojowy składający się z czterech dwudniowych sesji, podczas którego menedżerowie przeszli dwudniowy trening radzenia sobie ze stresem oraz dwie gry symulacyjne do rozwoju umiejętności podejmowania kluczowych decyzji w sytuacjach niepewnych i zarządzania zmianą w organizacji. Szkolenia prowadzone były wraz z biznesem ze wszystkich funkcji w organizacji. Wspólne prowadzenie cyklu szkoleń bardzo uwiarygodniło przekaz szkoleń i pozwoliło na rozwój umiejętności trenerskich naszym menedżerom. Przykładem współpracy z biznesem jest projekt, w którym wspólnie mapujemy i udoskonalamy nasze działania...