Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

3 lutego 2021

NR 20 (Styczeń 2021)

Happy Birthday Work Anniversary!

94

Lubimy doceniać pracowników z dużym stażem pracy. Dziesięć czy piętnaście lat u jednego pracodawcy to już wystarczający powód, by podziękować mu za wkład w rozwój firmy. Jednak czy naprawdę musimy czekać aż pięć, dziesięć czy piętnaście lat, by docenić naszych pracowników i pokazać im, że są dla nas wartościowi? 
Czy nie lepiej budować więź od samego początku i pomóc naszym pracownikom poczuć przynależność?
Jak obchodzić każdą rocznicę zatrudnień w firmie, która zatrudnia kilka tysięcy osób, tak by nie zrujnować przy tym budżetu firmowego? 

Z artykułu dowiesz się:

POLECAMY

  • Dlaczego powinniśmy świętować każdy jubileusz pracy naszych pracowników?
  • Jak Capgemini zorganizowało projekt Happy Work Anniversary? 
  • O czym pamiętać, projektując świętowanie jubileuszy w firmie?

Ze świętowaniem jubileuszy naszych pracowników powinno być jak z urodzinami bliskich. Nikt nie czeka do dziesiątych czy piętnastych urodzin, by celebrować pojawienie się nowego członka w rodzinie. W trakcie wyczekiwania na jego pojawienie się przygotowujemy się do tego momentu poprzez zakup łóżeczka czy prezentów, a następnie dbamy o to, by czuł się w naszej rodzinie dobrze i rok w rok cieszymy się dniem, w którym dołączył do naszego grona. Obchodzimy urodziny. Dlaczego nie podchodzić analogicznie do naszych pracowników? Sytuacja jest bardzo podobna: przed pojawieniem się nowego pracownika działy HR, Learning & Development i przełożeni dbają o przygotowanie pierwszych dni czy miesięcy w firmie: szykowane jest miejsce pracy, sprzęt czy welcome packi. Czy jednak po roku pamiętamy, by przypomnieć ten wielki dzień i pokazać naszemu pracownikowi, że wciąż tak samo mocno cieszymy się, iż mamy go na pokładzie? Przypominamy sobie o nim (o ile jeszcze z nami jest) po dziesięciu czy piętnastu latach, twierdząc, że taki jubileusz należy docenić. Owszem – należy wyjątkowo wyróżnić. Jednak jeśli chcemy, by nasi pracownicy czuli się częścią naszej firmowej rodziny i jeszcze mocniej wiedzieli, że doceniamy ich obecność, powinniśmy pamiętać o nich rok w rok. Nie po piętnastu latach, tylko co rok. Dokładnie tak jak pamiętamy o urodzinach bliskich osób.

Czy pamiętasz swój pierwszy dzień pracy? 

Pierwszy dzień w pracy – niezależnie, czy jest to pierwsza praca, czy kolejna, zawsze jest dniem ekscytującym i pełnym emocji. Świętowanie z pracownikiem rocznicy jego zatrudnienia to najprostszy sposób na budowanie przynależności i pokazanie mu, że wciąż jest dla nas, jako pracodawcy, ważny. Podziękowanie pracownikowi, dla którego praca u nas jest pierwszą pracą w życiu, w pierwszym roku zatrudnienia, może sprawić, że poziom motywacji i chęci rozwoju pracownika w naszej organizacji wzrośnie. Lubimy być doceniani, a docenianie wyjątkowych chwil w życiu, jaką niewątpliwie dla młodego człowieka jest pierwszy dzień pracy, spotęguje te emocje. 

W Capgemini Polska wdrożyliśmy projekt Happy Work Anniversary mający na celu ustanowienie tradycji świętowania każdej rocznicy zatrudnienia naszych pracowników, bez względu na to, czy jest to pierwszy, czy dwudziesty czwarty rok w firmie.

Oprócz podziękowania naszym pracownikom za ich czas i wkład włożone w rozwój firmy chcieliśmy wywołać na ich twarzach uśmiech, dlatego projekt został zaprojektowany tak, by nie były to tylko suche wiadomości. 

Wiele osób może zastanawiać się, jak wdrożyć projekt celebracji jubileuszy w tak dużych organizacjach. Czy wymaga to olbrzymich budżetów oraz na co zwrócić uwagę przy planowaniu takich projektów? W przypadku jubileuszy bardzo istotnym elementem jest personalizacja podziękowań. W Capgemini Polska zatrudniamy już niemal 9,5 tys.
pracowników. Działamy w siedmiu miastach w Polsce, zatrudniając zarówno specjalistów, jak i osoby na początku swojej kariery zawodowej. Na naszym pokładzie znajdują się informatycy, programiści, testerzy, a także księgowi, językowcy, HR-owcy czy konsultanci biznesowi. Wydawać by się mogło, iż w tak dużej i różnorodnej firmie ciężko będzie o indywidualne podejście do pracownika w kwestii świętowania wszystkich jubileuszy. Jednak od początków istnienia firmy nasza kultura organizacyjna w centrum stawia pracownika, dlatego w projekcie Happy Work Anniversary nie mogło być inaczej.

Zaangażowanie i przynależność pracowników

Wierzymy, że to dzięki ludziom i z ludźmi jesteśmy w stanie tworzyć rozwiązania technologiczne na najwyższym poziomie, dlatego tworzenie przyjaznego miejsca pracy jest dla nas wyjątkowo istotne. Nasze działania employerbrandingowe skierowane są nie tylko do potencjalnych kandydatów na zewnątrz, ale w dużej mierze do naszych pracowników wewnątrz organizacji. Każdego roku organizujemy projekty, dzięki którym wprowadzamy nieco „frajdy” w pracy, a także umożliwiamy wspólne celebrowanie różnych momentów, np. warsztaty z baristami w ramach międzynarodowego dnia kawy, akcja pocztówkowa na walentynki, w ramach której pracownicy mogli wysłać do siebie i do swoich bliskich pocztówki, dzień przyjaźni, w ramach którego poznaliśmy niesamowite historie przyjaźni zawiązanych w Capgemini i nagraliśmy film, europejski dzień śniadania, mikołajki, Dzień Dziecka i wiele innych projektów. Oczywiście oprócz projektów brandingowych pracownicy mogą angażować się również w projekty rozwojowe czy CSR – m.in. Movember, mający na celu podnieść świadomość konieczności profilaktyki onkologicznej, program Stay Well, w ramach którego organizujemy webinary z zewnętrznymi gośćmi, i wiele innych. Dobra atmosfera i dobre samopoczucie pracowników są tak mocno wpisane w DNA naszej firmy, iż nawet zmiana stylu pracy na tryb zdalny, spowodowana rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19, nie wpłynęła na nasze podejście do organizowania akcji dla pracowników.

Bardzo szybko zaadaptowaliśmy dotychczasowe pomysły do tzw. online’u oraz przygotowaliśmy nowe aktywności dostosowane do pracy zdalnej, m.in. wspólne ćwiczenia w domu, zajęcia online dla dzieci pracowników, grupy kulinarne, gdzie pracownicy mogli wymieniać się przepisami i pomysłami na gotowanie w domu, czy grupy inspiracyjne, gdzie mogli wymieniać się pomysłami dotyczącymi spędzenia czasu w czasie lockdownu, np. polecając książki, filmy itp. 

Jednak w pewnym momencie zauważyliśmy, iż brakuje nam ważnego elementu budującego przynależność do organizacji, a mianowicie celebracji rocznic zatrudnienia. Wiedzieliśmy, iż na poziomie poszczególnych zespołów niektórzy menedżerowie pilnują tych okazji, jednak nie dla wszystkich było to łatwe i oczywiste. Zwłaszcza problematyczne mogły okazać się przypadki zespołów rozproszonych w różnych miastach. 

Znany ekonomista behawioralny Dan Ariely poświęcił całą prelekcję TED na temat tego, co sprawia, że czujemy się dobrze w pracy. W trakcie wystąpienia podkreśla, iż samo uznanie czyjejś pracy bardzo podnosi jego motywację. Wiedząc, jak istotne jest docenienie pracy – wiedzieliśmy, iż potrzebujemy projektu, który uspójni temat jubileuszy na poziomie ogólnopolskim i sprawi, iż każdy pracownik będzie mógł liczyć na pamięć w rocznicę swojego zatrudnienia. 

Przed rozpoczęciem prac zadaliśmy sobie kilka pytań: 

  • W jaki sposób zorganizować projekt Happy Anniversary przy założeniu świętowania każdej rocznicy i nie pochłaniając przy tym olbrzymich budżetów? 
  • Jak utrzymać indywidualne podejście do pracownika, a jednocześnie na tyle ujednolicić projekt, by zadowolić zarówno osoby z rocznym stażem, jak i tych, którzy pracują u nas już od dwudziestu czterech lat? 
  • Jak zaangażować bezpośrednich przełożonych do celebracji rocznic ich pracowników? 

Po analizie potrzeb i możliwości (również tych związanych z zasobami ludzkimi) zdecydowaliśmy się wprowadzić rozwiązanie proste – mailing. Nie chcieliśmy jednak, by były to zwyczajne e-maile, takie, które nikną w skrzynkach pocztowych pracowników niezauważone. Zależało nam na: 

  • personalizacji – szerszej niż tylko imię,
  • spójności z wartościami firmy, m.in. wprowadzenie elementu „fun”,
  • zaangażowaniu menedżerów,
  • prostym w obsłudze procesie, który będziemy mogli wprowadzić we wszystkich jednostkach biznesowych Capgemini w Polsce.

Cel projektu był jasny – docenienie wkładu pracowników w rozwój firmy, a także sprawienie im niespodzianki i przyjemności poprzez treści zawarte w wiadomości. 

Znając cel i założenia projektu, wraz z działem komunikacji wewnętrznej rozpoczęliśmy poszukiwania odpowiedniego narzędzia, które pozwoliłoby nam na szeroką skalę wysyłać personalizowane e-maile. Okazało się, iż mamy w firmie narzędzie spełniające nasze potrzeby. Zostało ono przygotowane przez zespół wewnętrznych programistów i było wykorzystywane przez dział HR do wysyłki m.in. mailingów bonusowych. Po jego analizie wiedzieliśmy, iż aby w pełni móc wykorzystać jego potencjał, musimy w dziale employer brandingu oraz komunikacji wewnętrznej nabyć nowe umiejętności. Aby stworzyć personalizowany mailing wraz z ładną oprawą graficzną, która przyciągnie wzrok odbiorców, musiałyśmy wraz z koleżanką Iwoną nauczyć się... podstaw kodowania w języku HTML! 

 Ryc. 1. Fragment mailingu Happy Work Anniversary Capgemini 2020 
dla osób z większym stażem pracy
Źródło: opracowanie własne.
 Ryc. 2. Fragment mailingu Happy Work Anniversary Capgemini 2020
dla osób z krótkim stażem pracy
Źródło: opracowanie własne.

Pewnie wiele osób napotkawszy takie wyzwanie zdecydowałoby się poszukać innego, łatwiejszego rozwiązania, jednak nam zależało, by projekt mógł zostać zrealizowany w zamierzonej formie. Dodatkowo wiedziałyśmy, iż inwestycja czasowa poświęcona na naukę zaowocuje w kolejnych latach. I tak metodą prób i błędów oraz po konsultacjach z wewnętrznym zespołem programistów udało nam się na tyle opanować język HTML, iż powstała wersja pilotażowa mailingu Happy Work Anniversary – skierowana do pracowników jednego z naszych centrów biznesowych.

Po odpowiednim przygotowaniu i wgraniu raportu system wysyłał do pracowników e-maile zawierające ich imię, przypominajkę o ich rocznicy, numer rocznicy, a także podziękowania za zaangażowanie i wkład w rozwój firmy. Nadawcą e-maila był dyrektor danej jednostki biznesowej, co nadawało wiadomości odpowiedniej rangi. W kopi wiadomości każdorazowo umieszczany był bezpośredni przełożony, tak aby i on był poinformowany o rocznicy i mógł sam zaangażować się w podziękowania i gratulacje dla pracownika. 

Po pozytywnych informacjach zwrotnych na temat projektu rozpoczęliśmy pracę nad jego wdrożeniem w całej firmie. Zgodnie z wcześniejszymi założeniami zależało nam, by mailingi uzupełnić też o element zaskoczenia i „funu”. Aby jeszcze lepiej zrozumieć potrzeby naszych pracowników, zorganizowaliśmy grupy fokusowe z przedstawicielami różnych grup pracowników w celu oceny dotychczasowych e-maili oraz wypracowania nowych pomysłów. Spotkania okazały się bardzo owocne – udało nam się wypracować cały zestaw propozycji, które były dla nas bazą do stworzenia projektu w...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy