Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

31 lipca 2018

NR 5 (Lipiec 2018)

Zespół w kryzysie
Zastosowanie coachingu zespołowego do zarządzania sytuacjami kryzysowymi w zespołach – case study

0 77

Nigdy dotąd zespoły nie stały przed taką liczbą wyzwań, jak teraz – globalizacja, nowoczesne technologie, zdalni pracownicy, macierzowa podległość. Wszystko to zamiast ułatwiać, coraz częściej utrudnia komunikację między członkami zespołów, a to wprost może prowadzić do różnych sytuacji kryzysowych, które mogą wpływać na wyniki firmy. Czy coaching zespołowy może być tutaj użyteczny?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czym jest coaching zespołowy, kiedy go stosujemy oraz jakie warunki należy spełnić w organizacji, aby proces przyniósł oczekiwane rezultaty?
  • W jaki sposób zastosowanie coachingu zespołowego pomogło wyprowadzić zespół z kryzysu na przykładzie praktycznego case study?
  • Jak HRBP może wspierać zespół i menedżera po zrealizowanym procesie coachingu zespołowego, aby utrzymać zmianę?

Organizacje biznesowe chcą być efektywne. Szkolą pracowników, wprowadzają standardy obsługi, optymalizują procesy. Ostatecznie to jednak ludzie decydują o tym, czy organizacja osiągnie zamierzone cele, czy nie.

W coachingu zespołowym klientem jest zespół. Zespół rozumiemy jako grupę osób, które mają wspólny cel i są w stosunku do siebie współzależne. Zespół funkcjonuje w jakimś kontekście organizacyjnym. 

Celem pracy coacha jest wsparcie zespołu w zwiększeniu jego efektywności relacyjnej lub zadaniowej.

Przykłady zespołów:

  • zarząd firmy,
  • dział marketingu,
  • zespół programistów pracujących wspólnie nad projektem nowego oprogramowania dla jednego z zewnętrznych klientów,
  • zespół projektowy przygotowujący wdrożenie nowego produktu,
  • obsada jednego z firmowych salonów obsługi klienta.

Coach pracuje z zespołem – pomaga doprecyzować cele zespołu, określa jego zasoby i ograniczenia, pomaga zbudować wewnętrzną spójność, znaleźć rozwiązania problemów i zdefiniować plan działania. W aspekcie relacyjnym coach pomaga dodatkowo poradzić sobie z negatywnymi emocjami, modeluje komunikację i pomaga uczestnikom zespołu zrozumieć, co się w zespole dzieje.

Coaching zespołowy często jest mylony z coachingiem grupowym, warto wprowadzić więc rozróżnienie tych dwóch pojęć. W coachingu grupowym wspieramy grupę osób, które nie stanowią realnego zespołu. Członkowie grupy spotykają się cyklicznie z coachem, aby wspólnie pracować nad podobnymi tematami. W coachingu grupowym pracujemy z celami indywidualnymi poszczególnych osób biorących udział w procesie, podobnie jak w coachingu indywidualnym, tyle że pracujemy z kilkoma klientami jednocześnie.

Przykłady grup w coachingu grupowym:

  • grupa dla menedżerów zakwalifikowanych do grupy talentów w organizacji, pracujących nad rozwojem swoich kompetencji przywódczych,
  • grupa dla trenerów wewnętrznych spotykających się cyklicznie, aby wzajemnie się wspierać i inspirować oraz omawiać trudne przypadki ze swojej trenerskiej praktyki.

Kiedy coaching zespołowy może być użyteczny?

Coaching zespołowy może być pomocny wszędzie tam, gdzie zespół zmaga się z jakimś wyzwaniem na poziomie zadaniowym lub relacyjnym. Najczęściej organizacje decydują się na coaching zespołowy w następujących przypadkach:

  • Tworzy się nowy zespół w organizacji i menedżerowi zależy na tym, aby jak najszybciej zespół mógł skoncentrować się na realizacji celów zadaniowych. Wiadomo, że każdy nowy zespół musi ułożyć się na poziomie relacyjnym. Na początku jego funkcjonowania jego członkowie wiele energii pożytkują na wzajemne określenie relacji i wypracowanie obowiązujących norm. Kilka sesji coachingu zespołowego może skrócić ten okres.
  • Planowane jest połączenie dwóch zespołów. 
  • Coaching zespołowy może pomóc szybko przejść przez ten trudny proces. 
  • Zespół nie realizuje swoich celów biznesowych. Coach może pomóc zidentyfikować przyczyny braku efektywności i wesprzeć zespół w wypracowaniu pomysłów na działania naprawcze. 
  • W zespole nie ma współpracy albo jest konflikt między jego członkami. Proces coachingowy może pomóc wyjaśnić, co się dzieje w zespole, i pomóc znaleźć odpowiednie rozwiązania.
  • Menedżerowi zależy na rozwoju i doskonaleniu zespołu. Może on skorzystać z pomocy coacha, aby zaplanować wspólnie z zespołem kierunki i proces jego rozwoju.
  • W organizacji planowane są zmiany. Coach zespołowy pomaga zespołowi przygotować się na czekające go nowe wyzwania.

Tych kilka zaprezentowanych przykładów nie wyczerpuje wszystkich możliwych sytuacji, w których coaching zespołowy może być użyteczny. Wszędzie tam, gdzie wsparcie z zewnątrz może być pomocne, coaching zwykle się sprawdza.

Coaching zespołowy jest interesującą alternatywą dla szkoleń. Te często nie spełniają zakładanych oczekiwań. Podstawowym wyzwaniem jest bowiem trudność w procesie wdrożenia rozwijanych podczas szkoleń umiejętności. Poza tym, jak często pokazuje moje doświadczenie w pracy z organizacjami biznesowymi, problemem nie jest brak wiedzy i umiejętności pracowników, tylko inne czynniki, tj. nieefektywne procesy, brak określonych zasobów lub ich niewystarczająca liczba, zła komunikacja czy w końcu brak motywacji u pracowników. 

Coaching zespołowy dla regionalnych przedstawicieli handlowych

W jednej z organizacji pracowaliśmy z zespołem regionalnych przedstawicieli handlowych. Był to pięcioosobowy zespół rozproszony po całej Polsce. Każdy ze sprzedawców działał na określonym terytorium i obsługiwał swój portfel klientów. 

Zostaliśmy zaproszeni jako coachowie do wzmocnienia współpracy między poszczególnymi przedstawicielami. W opinii menedżera zarządzającego zespołem jego podwładni w zbyt małym stopniu dzielili się między sobą dobrymi praktykami i zbyt mało się wspierali. 

Celem procesu coachingu zespołowego było wzmocnienie współpracy i stworzenie poczucia zespołowości wśród przedstawicieli handlowych. Zaplanowaliśmy półroczny proces coachingowy składający się z sześciogodzinnej sesji wprowadzającej oraz pięciu trzygodzinnych sesji coachingowych realizowanych z częstotliwością raz w miesiącu. 

Podczas pierwszej sesji zajęliśmy się budowaniem partnerstwa – wyjaśniliśmy, na czym polega coaching zespołowy, określiliśmy zasady partnerstwa, zaproponowaliśmy kilka standardowych technik na bliższe poznanie się przedstawicieli, w tym tzw. profilowanie behawioralne. Technika ta polega na tym, że każdy z członków zespołu wypełnia indywidualny test osobowości – w naszym przypadku był to test psychometryczny NEO-FFI lub iP121 – a następnie przedstawia pozostałym członkom zespołu wyniki testu i omawia, jak jego osobowość może wpływać na efektywność zespołu. Kluczową strukturą wykorzystywaną w trakcie sesji wprowadzającej był „Warsztat wartości”. Zespół określił ważne dla niego wartości, a następnie poddał ocenie poziom ich realizacji w zespole. Efektem sesji było określenie oczekiwanych zasad współpracy. 

Kolejne sesje miały charakter przeglądowy. Wspólnie z zespołem sprawdzaliśmy, które z zakontraktowanych działań zostały wykonane, w jakim stopniu zdefiniowane podczas sesji wprowadzającej wartości zespołu są realizowane. Zespół wyznaczał sobie kolejne zadania. 

Efektem procesu był wzrost poczucia spójności w zespole oraz zwiększenie poziomu wzajemnego wsparcia. Efektywność procesu była oceniana na poziomie trzecim według modelu Kirkpatricka, tj. na poziomie zmian w zachowaniach. Do badania efektywności wykorzystano dwie metody – wywiad z menedżerem zespołu oraz ankiety wysyłane do jego członków. Badanie przeprowadzono około trzech miesięcy od zakończenia sesji z zespołem. 

Co powoduje, że coaching zespołowy jest efektywny?

  • Pracujemy na rzeczywistych wyzwaniach, z którymi zmagają się zespoły w organizacji.
  • Wypracowane pomysły rozwiązań są „własnością” członków zespołu, więc mają oni większą motywację do ich wykorzystania w praktyce. W porównaniu ze szkoleniami nie występuje tak duży problem trudności we wdrożeniu.
  • W trakcie pracy coachingowej zespół uczy się korzystać z efektywnych form pracy. Członkowie zespołu widzą, że pewne struktury wspierające wspólną pracę oraz określone rodzaje pytań są po prostu skuteczne. Jest duża szansa, że w przyszłości, w podobnej sytuacji, zespół poradzi sobie sam.
  • W porównaniu z coachingiem indywidualnym, który również jest efektywną formą wspierania pracowników, pracujemy z całym zespołem, zmiany więc są szybsze i tańsze.

Jak wygląda proces coachingu zespołowego?

Proces coachingu może przebiegać w różny sposób – począwszy od dwóch trzygodzinnych sesji do kilkumiesięcznych programów, w których zespół spotyka się systematycznie raz w miesiącu. Siłą coachingu jest właśnie to, że jest procesem. Pamiętajmy, że zmiana w coachingu, także w coachingu zespołowym, odbywa się między sesjami. Spotkania zespołu są ważne, bo ich wynikiem jest zaplanowanie konkretnych działań, które mają pomóc osiągnąć cele. Dzięki temu, że zespół ma możliwość spotykać się systematycznie, możliwa jest ocena efektywnos...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy