Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

23 lipca 2019

NR 11 (Lipiec 2019)

Workplace by Facebook. Jak wykorzystać biznesowe medium społecznościowe w komunikacji wewnętrznej?
Case study firmy Trans.eu

0 109

Wewnętrzna komunikacja społecznościowa przynosi wymierne efekty biznesowe, ponieważ prowadzi do stworzenia wartkiego obiegu informacji, ułatwia współpracę projektową i pomaga budować pozytywne relacje pomiędzy pracownikami.

Efektywna i dynamiczna komunikacja wewnętrzna to jeden z głównych filarów nowoczesnej kultury organizacyjnej firm, które wspierają otwarty dialog między pracownikami oraz nie obawiają się odejścia od tradycyjnego, kaskadowego obiegu informacji. Wkroczyliśmy bowiem w erę digitalizacji przedsiębiorstw, której towarzyszy gotowość do ciągłej zmiany oraz nieustanna potrzeba wymiany informacji i wiedzy w czasie rzeczywistym. Naturalnym sposobem porozumiewania się stały się dla nas komunikatory oraz media społecznościowe, które coraz częściej detronizują piętrzące się w naszych skrzynkach e-maile.

Poszukiwanie odpowiedniego narzędzia do komunikacji wewnętrznej

Podczas poszukiwań odpowiedniego narzędzia zależało nam na możliwości kierowania komunikacji zarówno do ogółu organizacji, jak i do mniejszych grup, tak aby odpowiednio dostosowywać kontent do potrzeb poszczególnych odbiorców wewnątrz całej grupy Trans.eu. Testowaliśmy różne rozwiązania dostępne na rynku, zawiązaliśmy w tym celu nawet specjalną grupę projektową. I gdy praktycznie byliśmy już zdecydowani na wdrożenie jednego z nich, niespodziewanie otrzymaliśmy zaproszenie na webinar od Facebooka, na którym został zaprezentowany Workplace (wtedy jeszcze funkcjonował on pod nazwą Facebook at Work), czyli biznesowa wersja najpopularniejszego serwisu społecznościowego na świecie. Uczestniczyło w nim kilka osób z różnych zakątków naszej organizacji, w tym prezes. Jednogłośnie uznaliśmy, że dokładnie takiego narzędzia: prostego, intuicyjnego oraz zachęcającego do interakcji, szukaliśmy od samego początku.

Przygotowania do wdrożenia Workplace

Facebook zaprosił nas do programu Early Adopters, ponieważ w tamtym okresie produkt znajdował się jeszcze w fazie laboratoryjnej. Czas wdrożenia produktu w organizacji został nam narzucony przez Facebooka, mieliśmy zaledwie cztery tygodnie na wyjście ze starego bloga i przygotowanie się do implementacji Workplace oraz zaplanowanie odpowiedniej komunikacji do pracowników.

Na początku musieliśmy dostarczyć Facebookowi listę pracowników wraz z podstawowymi informacjami o nich. Otrzymaliśmy dostęp do platformy oraz wskazówki, jak przygotować się do wdrożenia, a także materiały promocyjne, które pomogły zaplanować właściwą komunikację. Następnie odbył się kolejny webinar, podczas którego usłyszeliśmy praktyczne porady, w jaki sposób budować zaangażowanie pracowników, szukać wewnętrznych promotorów narzędzia, zacząć tworzyć odpowiednie grupy. W początkowej fazie opiekun ze strony Facebooka odpowiadał na wszelkie pytania natury technicznej i udzielał wsparcia w razie problemów. Po wdrożeniu komunikacja z adminami odbywała się w międzynarodowej grupie wewnątrz serwisu.
 
Wewnętrzna komunikacja nadchodzących zmian oraz wdrożenia

  • Na około tydzień przed udostępnieniem portalu wszystkim pracownikom użyliśmy teaserów, aby zwrócić ich uwagę na nadchodzące zmiany. Na monitorach pojawiły się wygaszacze nawiązujące do mema z Gry o Tron: Brace Yourself. Winter is coming. U nas hasło brzmiało: New blog is coming.
  • Następnie na ówczesnym blogu wewnętrznym pojawił się pop-up w tej samej konwencji.
  • W kolejnym kroku umieściliśmy wpis, który informował o pożegnaniu ze starym narzędziem i zapowiadał premierę Workplace (wtedy jeszcze Facebook at Work).
  • Ponadto pracownicy otrzymali także maila nawiązującego graficznie do poprzednich zapowiedzi, a finalnie starego bloga przykryła maska przekierowująca do nowego serwisu.

W dniu wdrożenia każdy pracownik znalazł na swoim biurku muffinkę wraz z karteczką zachęcającą do zalogowania do nowego portalu. Razem z zarządem przygotowaliśmy powitalny post wideo, w którym sam prezes wyjaśnił, dlaczego zdecydowaliśmy się na nowe narzędzie, oraz zachęcił wszystkich do aktywnego użytkowania, postowania, wchodzenia w interakcje, prowadzenia dyskusji i dawania sobie feedbacku.
 

Zdj. 1. Komunikacja zapowiadająca zmianę narzędzia

Źródło: materiały własne Trans.eu.


Na start, aby zbudować zaangażowanie pracowników i pobudzić większe zainteresowanie narzędziem, zorganizowaliśmy także kilka konkursów z nagrodami. Ponadto jeden z teamów, który tworzy internetowy serwis newsowy dla branży transportowej, przygotował także specjalny wewnętrzny odcinek wideo, który w humorystyczny sposób informował o starcie Workplace w organizacji.

Pierwsze reakcje pracowników

Na początku po wdrożeniu Workplace przeżyliśmy swego rodzaju szok komunikacyjny. Każdy był ciekawy nowego narzędzia, dlatego nagle pojawiło się bardzo dużo różnego rodzaju treści. Część pracowników poczuła się wręcz oszołomiona. Bardzo pozytywnie wypadło powitalne wideo prezesa. Szczególnie ciepło Workplace został przyjęty przez nasze zagraniczne spółki, które w końcu poczuły się zintegrowane w komunikacji wewnętrznej. 

Oczywiście wśród pracowników nie brakowało też sceptycznych głosów w stosunku do nowego narzędzia. Padały argumenty, że nie potrzebujemy kolejnego rozwiązania, że stary blog był wystarczający, że nie będzie czasu, aby w pracy używać Workplace, itp. Nie próbowaliśmy nikogo przekonywać na siłę. O wiele lepszym sposobem okazało się pokazywanie takim osobom, jak mogą wykorzystać Workplace do osiągnięcia swoich celów. Zależało nam, aby pomóc znaleźć im odpowiedź na pytanie „What’s in it for me?”. Z czasem takie podejście dało na tyle dobre rezultaty, że niektórzy z pierwotnych oponentów stali się topowymi influencerami. 

  1. Najważniejszym i szybko zauważalnym efektem przeniesienia komunikacji firmy do Workplace był wyraźny wzrost zaangażowania pracowników w komunikację oraz liczby samych komunikatów. Miesięcznie do serwisu loguje się niemal 100% użytkowników, a około 2/3 z nich aktywnie postuje, komentuje oraz reaguje na publikowane treści. Na ówczesnym blogu w skali tygodnia pojawiało się maksymalnie 15 artykułów, które generowały około 40 komentarzy. Z kolei na Workplace we wszystkich grupach w tygodniu tworzonych jest ponad 200 postów, a w dyskusjach wokół nich bierze udział ponad 60% pracowników.
  2. Zmniejszyła się liczba spotkań czy maili wymienianych wewnątrz zespołu. Nie wszystkie są potrzebne, ponieważ czasem konsultacje można zastąpić procesem doradczym na Workplace.
  3. Istotny jest także fakt, że algorytmy serwisu stale dopasowują się do naszej komunikacji. Odpowiedni dobór komunikatów do grup odbiorców oraz umiejętne zarządzanie powiadomieniami pozwalają uniknąć większych problemów komunikacyjnych. Workplace obserwując, jakie posty czytamy najczęściej, czyim treściom poświęcamy najwięcej czasu bądź z kim najwięcej rozmawiamy na komunikatorze Workplace Chat (odpowiednik Messengera), sugeruje nam, których kolegów obserwować oraz do jakich grup dołączyć. 

Komunikacja w grupach

Warto podkreślić, że komunikacja na Workplace zorganizowana jest wokół grup. Publikując posty, nie używamy tzw. ścian, które znamy z Facebooka. Gdy chcemy umieścić nowy post, musimy wybrać grupę, w której ma się on pojawić. Funkcjonalność ta wymusza na użytkowniku, aby zastanowił się, do kogo faktycznie chce dotrzeć z daną informacją, w jakim języku powinien sporządzić post oraz czy tematycznie będzie pasował on do wybranej grupy. Na Workplace nie istnieją wprawdzie grupy obowiązkowe, ale są tzw. grupy domyślne, do których można przypisać wszystkich pracowników. W naszej organizacji utworzyliśmy jedną główną grupę domyślną. Obejmuje ona kolegów zarówno z centrali firmy, jak i ze wszystkich spółek, także tych międzynarodowych. Obowiązującym w niej językiem komunikacji jest angielski. Znajdziemy w niej wszystkie ważne informacje dotyczące rozwoju organizacji, produktu, globalnych wyników, postępów prac itp.
 

Ważne

Po niemal trzech latach od wdrożenia Workplace w sumie działa u nas ok. stu grup, w których notujemy aktywność w ciągu danego miesiąca. Grupy dzielą się na otwarte oraz zamknięte:

  • Te otwarte skierowane są do całej bądź większości organizacji. Dzielimy się w nich swoimi wynikami, sukcesami, osiągnięciami, witamy nowych pracowników, świętujemy jubileusze, wrzucamy relacje fotograficzne i filmowe z wydarzeń, które są ważne w rozwoju i życiu organizacji. 
  • Grupy zamknięte skupiają mniejsze kręgi pracowników i poświęcone są konkretnym projektom czy też zakresom tematycznym. Gdy w organizacji powoływany jest do życia nowy projekt, elementem obowiązkowym jest prowadzenie aktywnej komunikacji z zespołem projektowym właśnie w dedykowanych grupach na Workplace. W nich też umieszczamy informacje o postępach w projekcie, wymieniamy się pomysłami, szukamy rozwiązań problemów, prowadzimy procesy doradcze.

 

Zdj. 2. Workplace by Facebook w Trans.eu 

Źródło: materiały własne Trans.eu.


Prowadzimy także grupy, w których gromadzimy wiedzę z zakresu nowych technologii, umieszczamy newsy dotyczące branż transportowej i logistycznej, dla których projektujemy nowoczesne rozwiązania IT. Umieszczając interesujące informacje czy też linkując do zewnętrznych artykułów, staramy się inspirować siebie naw...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy