Wolontariat pracowniczy szyty na miarę

Wolontariat pracowniczy – tak czy nie?

Wybierając podejście długofalowe i budując program wolontariatu pracowniczego, warto, aby wpisywał się on w realizację konkretnych celów. Przed jego wdrożeniem istotne jest zaplanowanie, jaki obszar miałby wspierać i na jaki aspekt zostanie położony nacisk. Warto zdecydować, czy firma skupi się na celach HR-owych czy może na budowaniu relacji z interesariuszami i lokalnymi społecznościami. Często jest to kwestia wdrażania założeń globalnej strategii danej organizacji. 

Wolontariat w świetle przepisów prawa

Wolontariat zakłada świadome, dobrowolne i bezpłatne zaangażowanie na rzecz innych, które wykracza poza relacje rodzinno-koleżeńskie. Z perspektywy polskiego prawodawstwa i zapisów „Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie” wolontariusz to osoba fizyczna, „która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie”1. W samej treści ustawy nie ma precyzyjnej definicji, czym jest wolontariat. Reguluje ona natomiast kwestie, na rzecz kogo wolontariusze mogą wykonywać świadczenia. 

Wolontariat można więc realizować na rzecz różnych podmiotów, np. fundacji i stowarzyszeń, szkół, bibliotek, domów kultury czy szpitali.

Co ciekawe, ustawa stawia wymagania przed samym wolontariuszem, jasno określając, że „powinien posiadać kwalifikacje i spełniać wymagania odpowiednie do rodzaju i zakresu wykonywanych świadczeń (…)”2. Ważne jest, aby w zachętach do aktywności wolontariackiej nie pomijać więc obowiązków, które na wolontariuszach spoczywają. Warto budować przekaz tak, aby pracownicy nie tylko wiedzieli o korzyściach płynących z tej aktywności, lecz także mieli poczucie roli, jaką przyjmuje na siebie osoba angażująca się w wolontariat. 

Rola i odpowiedzialność pracodawcy w wolontariacie pracowniczym

Należy pamiętać, że w swojej istocie wolontariat jest świadczeniem osoby prywatnej na rzecz wybranego podmiotu – korzystającego. W przypadku wolontariatu pracowniczego pojawia się dodatkowa strona tego układu, którą jest pracodawca. Wolontariat pracowniczy jest więc specyficzną formą wolontariatu, w której pracownicy dobrowolnie działają jako wolontariusze, przy zaangażowaniu ze strony pracodawcy, który zachęca i wspiera ich w tej działalności. 

Z punktu widzenia przywołanej wcześniej ustawy pracodawca nie jest formalną stroną tej relacji, ale wdrażając wolontariat pracowniczy, powinien przyjąć na siebie dobrowolne zobowiązania, które umożliwią pracownikom bezpieczne i efektywne zaangażowanie się w te działania. Forma, przyjęte rozwiązania i rodzaj wsparcia udzielanego wolontariuszom są indywidualną decyzją danej organizacji. Co więcej, programy wolontariatu mogą ewoluować w czasie i zwiększać zakres. Wolontariat pracowniczy jest szczególnym narzędziem realizowania zaangażowania społecznego, dlatego warto wyróżnić go od pozostałych działań społecznych i stworzyć właściwe ramy organizacyjne.

Program wolontariatu pracowniczego

Program wolontariatu pracowniczego powinien być przede wszystkim dopasowany z jednej strony do możliwości firmy i celów, jakie ma realizować, a z drugiej do oczekiwań pracowników. Ważnym czynnikiem sukcesu jest również zaproszenie do współpracy potencjalnych partnerów społecznych oraz analiza ich możliwości organizacyjnych i logistycznych. Firma musi liczyć się z tym, że podmioty korzystające nie zawsze będą przygotowane na współpracę z pracownikami-wolontariuszami i formalności związane z ich zaangażowaniem.

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu wolontariatu pracodawca powinien również zarezerwować odpowiednie środki w budżecie na jego realizację. Nawet jeśli wybrany zostanie pewien ograniczony zakres, nakłady finansowe i tak się pojawią, jak np. koszty organizacyjne.

Rodzaje wsparcia wolontariatu pracowniczego

Dwa najważniejsze rodzaje wsparcia, które może zaoferować pracodawca w ramach organizowania wolontariatu pracowniczego, to czas, rozumiany jako dodatkowe, płatne w ramach stosunku pracy dni/godziny na wolontariat lub przeznaczone na ten cel środki finansowe w formie grantów dla pracowników na realizację własnych pomysłów na projekty wolontariackie. 

Najbardziej popularne formy wolontariatu pracowniczego ogniskują się na dwóch wspomnianych wcześniej wymiarach – czasowym i finansowym, a zazwyczaj dopiero później podejmuje się decyzje m.in. o tym, czy program będzie miał formułę akcyjną, jednorazowych inicjatyw, czy będzie skupiał się na kompetencjach pracowników lub umożliwiał im dzielenie się czasem i zainteresowaniami.

Jak pokazują wyniki III Ogólnopolskiego Badania Wolontariatu Pracowniczego, najbardziej popularną formą wolontariatu pracowniczego deklarowanego przez firmy jest realizacja projektów:

• o zasięgu lokalnym i regionalnym (93%),
• projektów jednorazowych (90%),
• cyklicznych akcji okolicznościowych (88%)3.
   

„Ukryte” koszty wolontariatu pracowniczego 

Ze względu na dwie główne formuły wolontariatu pracowniczego – czasową i finansową – przyjęło się myśleć, że obciążające pod względem kosztów są jedynie programy grantowe, w których pracodawca najczęściej raz czy dwa razy w roku oferuje pracownikom możliwość przystąpienia do konkursu o grant na projekt wolontariacki. Kwoty finansowania są różne – przeważnie od kilku do nawet 10 tys zł. dofinansowania jednorazowego projektu.

Czas wolontariatu pracowniczego

Zaangażowanie i odpowiedzialność pracodawcy wykraczają jednak poza ten prosty schemat. Decyzja o przyznaniu konkretnego wymiaru czasu (dni/godzin) na wolontariat w ramach pracy wiąże się z koniecznością wprowadzenia wewnętrznych regulacji. Należy określić, czy pracodawca zdecyduje się rozwiązać to w formie zwolnienia pracownika z obowiązku pracy (z zachowaniem lub bez zachowania prawa do wynagrodzenia), czy może zostanie to zapewnione jako udzielenie (płatnego lub bezpłatnego) urlopu na wolontariat na wniosek pracownika.

Finansowanie wolontariatu pracowniczego

Szczegółowych regulacji wymaga również wdrożenie programu grantowego i ustalenie, jak ma wyglądać przepływ środków związany z przyznaniem finansowania. Tutaj należy rozstrzygnąć, czy pieniądze będą przyznane pracownikowi w formie zaliczki, z której będzie się musiał następnie rozliczyć, czy może zostaną bezpośrednio przekazane do podmiotu korzystającego ze świadczeń wolontariackich. 

Dużym wsparciem dla pracowników jest zgoda pracodawcy na wykorzystanie sprzętu służbowego na potrzeby realizacji projektu, jak chociażby samochodu służbowego, sprzętu biurowego czy innych materialnych zasobów. To również obszar, w którym pojawiają się nakłady ze strony pracodawcy i który wymaga precyzyjnie określonych reguł. „Przeznaczenie zasobów pracodawcy, innych niż finansowe, na działalność pracowników związaną z wolontariatem pracowniczym nie powinno prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych. Jeżeli zasoby, takie jak samochód służbowy, przeznaczone będą wyłącznie na cele służbowe (zatem również na cele działalności związanej z wolontariatem pracowniczym), pracodawca powinien móc zaliczyć wydatki do kosztów podatkowych, z zastrzeżeniem, że spełnione są pozostałe warunki do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu”4.

Podróże i diety dla wolontariuszy

Kolejnym aspektem jest kwestia kosztów podróży i diet pracowników-wolontariuszy. Zgodnie z zapisami ustawy, art. 45, ust. 4, to korzystający ma obowiązek „pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, koszty podróży służbowych i diet”5. W praktyce wielu pracodawców decyduje się pokryć ewentualne koszty przejazdu pracowników, aby nie obciążać dodatkowo organizacji przyjmującej wolontariuszy, a nawet zorganizować transport, jeśli jest to projekt zespołowy.

NNW w wolontariacie pracowniczym

Często pomijanym kosztem jest również ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na czas świadczenia wolontariatu. Ten aspekt również reguluje ustawa, wskazując w art. 46, pkt. 3, że „wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni, korzystający zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków”6. Jeśli więc zaangażowanie pracownika byłoby jednorazowym projektem, realizowanym w ciągu np. jednego popołudnia, organizacja korzystająca z jego pracy powinna pokryć koszty ubezpieczenia. I tu ponownie, jak w przypadku kosztów transportu, to pracodawcy najczęściej biorą na siebie te koszty, wykupując dodatkowe ubezpieczenie na czas realizowanych przez pracowników projektów. Co więcej, jeśli w firmie oferowana jest formuła wolontariatu rodzinnego, gdzie w projektach wspólnie z pracownikami mogą brać udział ich bliscy, zdarza się, że pracodawcy decydują się objąć takim ubezpieczeniem wszystkich biorących udział w projekcie wolontariuszy – również osoby spoza firmy.

Wyposażenie wolontariusza

Kolejnym pomijanym kosztem jest dodatkowe wyposażenie dla wolontariuszy, na które decydują się pracodawcy, jak np. zapewnienie spójnego ubioru i przekazanie każdej z osób realizujących wolontariat koszulek z nazwą programu i logotypem pracodawcy. Pakiety dla wolontariuszy mogą być bardziej rozbudowane, wszystko zależy od pomysłowości i przeznaczonych na ten cel środków. Koszulki są jednym z bardziej popularnych rozwiązań, ponieważ wizualnie budują poczucie zespołowości i są też elementem widocznym w relacjach fotograficznych czy wideo z projektów. Warto jednak uwzględnić aspekt ekologiczny i mieć świadomość, że jest to działanie pozostawiające po sobie ślad odpadowy – koszulki są zazwyczaj wykorzystywane tylko jeden raz, podczas konkretnej akcji. 

Komunikacja dotycząca wolontariatu

Przy planowaniu wdrożenia oraz cyklicznego komunikowania o programie wolontariatu pracowniczego istotnym kosztem są również nakłady na działania w ramach komunikacji wewnętrznej. Cykliczna komunikacja dotycząca wolontariatu jest istotnym elementem budowania świadomości pracowników o możliwościach zaangażowania się, znaczeniu programu z perspektywy firmy, jak również zachęcania do udziału w programie. 

Sukces wolontariatu pracowniczego – od czego zależy?

Bardzo ważną decyzją w skutecznym wdrażaniu i zarządzaniu wolontariatem pracowniczym jest wyznaczenie osoby w strukturze firmy, która będzie za niego odpowiedzialna i podejmie się koordynacji wszystkich aspektów związanych z jego realizacją – od rozwiązywania kwestii formalnych po wsparcie wolontariuszy i zachęcanie pracowników do zaangażowania się.

Koordynacja wolontariatu pracowniczego

Powołanie koordynatora programu wolontariatu pracowniczego to również wyraźny sygnał dla pracowników, na ile realizowany program jest traktowany przez pracodawcę strategicznie. Co więcej, zazwyczaj praca koordynatora obejmuje również ścisłą współpracę z osobami odpowiedzialnymi za kwestie kadrowe i finansowe, jeśli firma zdecyduje się na wdrożenie programu grantowego. 

Ogłoszenie wolontariatu pracowniczego

Istotnym elementem jest również odpowiednia komunikacja wewnętrzna, która będzie prezentowała program wolontariatu pracowniczego częściej niż raz do roku lub ad hoc w związku z kalendarzem świąt. Właściwie budowana komunikacja, już od momentu zainicjowania programu, powinna nie tylko pokazywać możliwości, jakie oferuje wolontariat, lecz także informować pracowników, jakie projekty czy działania realizują współpracownicy. Dzięki temu mogą oni wzajemnie inspirować się do działania. Dobrym pomysłem jest również wyłonienie pracowników-ambasadorów, którzy będą zachęcać koleżanki i kolegów do zaangażowania. Ogromną wartością są pracownicy, którzy mają doświadczenie w wolontariacie i mogą się nim podzielić z innymi.

Baza ofert wolontariackich dla pracowników

Wolontariat pracowniczy daje przestrzeń na zgłaszanie przez pracowników własnych pomysłów na projekty. Warto jednak przygotować się na sytuację odwrotną, gdy pracownicy będą chętni do działania, ale nie bardzo będą mieli pomysł na to, z kim i jak działać wolontariacko. Wartościowym rozwiązaniem jest zbudowanie bazy ofert wolontariackich, które zainspirują pracowników, ale też dadzą im konkretne możliwości zaangażowania. Dobrym pomysłem jest również stworzenie bazy organizacji partnerskich, które będą przygotowane na współpracę z pracownikami-wolontariuszami i umożliwią im podjęcie działań na rzecz beneficjentów, czy danej społeczności lokalnej.

Czy warto? Zalety i wady wolontariatu pracowniczego

Korzyści z wdrożenia wolontariatu pracowniczego są wielowymiarowe, dużo zależy od firmy i tego, na jakie aspekty programu zostanie położony nacisk. Z założenia programy wolontariatu pracowniczego są typem aktywności win-win, w której każda ze stron jest wygrana: pracownik – pracodawca – podmiot korzystający, a w szerszej perspektywie dana społeczność lokalna czy społeczeństwo. Jest to szczególnie istotne z perspektywy wzmacnia kapitału społecznego i budowania kultury zaangażowania społecznego na rzecz społeczności lokalnych i podmiotów trzeciego sektora w Polsce. 

Kluczowe jest to, jak program wolontariatu pracowniczego zostanie umiejscowiony w strukturze firmy oraz wpisze się w realizowaną strategię. Korzyści z realizacji programu mogą być widoczne zarówno zewnętrznie - korzyści wizerunkowe i biznesowe, jak również wewnętrznie – integracja zespołu, rozwijanie kompetencji pracowników, wzmacnianie przywiązania do firmy. 

Pracownicy-wolontariusze stają się widocznymi przedstawicielami firmy, zwłaszcza jeśli realizują projekty na rzecz lokalnej społeczności. W tym wymiarze ma to przełożenie na budowanie relacji z zewnętrznymi interesariuszami i zaufania do firmy.

Nie należy zapominać, że pracownicy-wolontariusze to bardzo ważny partner dla lokalnych instytucji i organizacji. Oferują organizacji swój czas, zaangażowanie i kompetencje, a jednocześnie realizując projekt grantowy przychodzą z konkretnym pomysłem i środkami finansowymi na jego realizację, co jest nie do przecenienia. 

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
2. Tamże.
3. Forum Odpowiedzialnego Biznesu, Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu w Warszawie, III Ogólnopolskie Badanie Wolontariatu Pracowniczego, Warszawa 2019.
4. Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe, Wolontariat pracowniczy. Przewodnik po zagadnieniach prawno-podatkowych. Perspektywa pracodawcy, 2022, s. 12.
5. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności..., dz. cyt.
6. Tamże.