Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

30 listopada 2020

NR 19 (Listopad 2020)

Praca w modelu hybrydowym. Jak skutecznie ją wprowadzić? Case study Livespace

0 285

W obliczu niepewnej sytuacji gospodarczej, zmiana formy organizacji pracy, dla jednych to okazja, żeby przetestować inny sposób prowadzenia biznesu, dla drugich – szansa na zoptymalizowanie kosztów, a dla innych – jedyny sposób na uniknięcie kryzysu ekonomicznego. Warto przygotować się do tej zmiany świadomie. Bo jak każda zmiana – pociąga za sobą wiele konsekwencji, którym należy stawić czoła.

Model pracy hybrydowej zakłada, że pracownicy firmy mogą łączyć pracę stacjonarną z biura z pracą zdalną. Model ten zakłada różne konfiguracje, które zależą od specyfiki, kultury i możliwości firmy. W jednych firmach oznacza to stały podział zespołów, które pracują zdalnie i stacjonarnie. W drugich – polega na rotacji zespołów, które naprzemiennie według ustalonego grafiku pracują zdalnie lub w biurze. W jeszcze innych – rozumiany jest jako swobodne korzystanie z pracy zdalnej przy zapewnionym stałym dostępie do biura. 

POLECAMY

  1. Model hybrydowy to z jednej strony szansa dla firmy na znalezienie talentów spośród większej puli osób potencjalnie zainteresowanych pracą (ograniczenia dotyczące lokalizacji nie mają znaczenia), zmniejszenie kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowej czy też zwiększenie elastyczności działania. Na przykład: kiedy trzeba zorganizować warsztaty, które wymagają fizycznej obecności, firma dysponuje przestrzenią, z której mogą skorzystać i osoby pracujące zdalnie, i te pracujące w biurze. Jeśli natomiast firma uzna, że np. koszt dojazdu osób zdalnie pracujących na warsztaty jest niewspółmierny do rangi warsztatów, może zorganizować je w formie zdalnej – na obie opcje jest przygotowana. 
     
  2. Z drugiej strony dla pracowników model hybrydowy oznacza większą elastyczność pracy tam, gdzie jest to dla nich wygodne, i wtedy, kiedy jest taka potrzeba. Pracownik, który potrzebuje zostać w domu, bo np. czeka na dostawę mebli, nie musi brać dnia wolnego w pracy z uwagi na nieobecność w biurze. Jeśli to czekanie nie oznacza całego dnia stania w oknie, wypatrując upragnionej przesyłki, to w tym czasie może wykonywać swoje zawodowe obowiązki, nie tylko nie narażając się na zaległości w pracy, ale też nie tracąc dnia wolnego.

Organizacje rozważające model hybrydowy muszą sobie odpowiedzieć na pytanie, dlaczego chcą go wdrożyć oraz czy są gotowe zupełnie zmienić sposób myślenia o pracy i budowaniu zespołu. 

Naturalna ewolucja 

Wprowadzenie modelu hybrydowego w Livespace to długi proces – odbywał się stopniowo i miał przebieg ewolucyjny. Każdy kolejny etap nie wydarzyłby się, gdyby wcześniejsze nie zakończyły się sukcesem.
Firma na początku swojej działalności operowała wyłącznie z Warszawy. Założyciele Livespace pracowali na co dzień z własnych mieszkań, a spotykali się tylko wtedy, gdy było to niezbędne. Taki tryb kooperacji był możliwy dzięki temu, że osoby te dobrze się znały, miały do siebie zaufanie i potrafiły ze sobą współpracować. Mimo to regularne spotkania poświęcone na planowanie pracy i podsumowanie efektów oraz codzienne poranne statusy, wprowadzone po kilku miesiącach wspólnej, zdalnej pracy, mocno podniosły efektywność i uspójniły wspólne działania. Z czasem zatrudniane były kolejne osoby do pracy zdalnej – najpierw pierwszy współpracownik, z którym założyciele wcześniej pracowali stacjonarnie, a następnie pierwszy zdalny pracownik na pełny etat, i stacjonarnej – pierwszy był handlowiec z uwagi na konieczność częstych spotkań z klientami w Warszawie i okolicach. Wtedy też okazało się, że specyfika pracy na niektórych stanowiskach (np. w zespole IT czy wsparcia klienta) pozwala efektywniej pracować na odległość, a organizacji daje możliwość pozyskiwania talentów bez ograniczeń związanych z lokalizacją biura.
Kiedy do zespołu dołączały kolejne osoby, firma zdecydowała się wynająć małe biuro w przestrzeni coworkingowej. Niewielka powierzchnia biurowa (ok. 15 m2) była korzystnym ekonomicznie rozwiązaniem na początku rozwijania biznesu, ale dawała też dużą elastyczność. Już wtedy część pracowników, którzy pracowali w biurze, chętnie korzystała z możliwości pracy zdalnej. Dzięki temu przez dłuższy czas firma mogła wynajmować mniejsze biuro i nie narażać się na zbędne koszty w początkowym stadium rozwoju. Z czasem, kiedy pracowników przybywało, przestrzeń biurowa była powiększana – najpierw o dodatkowy pokój, kończąc na przeprowadzce do samodzielnego 250-metrowego biura. Jednocześnie nie zrezygnowano z zatrudniania współpracowników pracujących na odległość oraz możliwości pracy zdalnej dla osób pracujących na co dzień w biurze. 
Dobre praktyki pracy hybrydowej były budowane i doskonalone stopniowo, również dlatego że (szczególnie na początku) wśród założycieli i współpracowników nie było osób z doświadczeniem w organizowaniu takiej pracy i budowaniu zdalnej organizacji. 

Biurowe centrum dowodzenia

Aktualnie w warszawskim biurze Livespace pracują głównie osoby, których specyfika pracy wymaga korzystania z zaplecza biurowego, w tym zespoły marketingu i sprzedaży oraz administracji. W niektórych zespołach część pracowników pracuje zdalnie, a część w biurze – tak np. wygląda to w zespole wsparcia klienta. Obecnie firma zatrudnia blisko 30 osób, z czego 50% pracuje na stałe na odległość, a 50% stale korzysta z biura z możliwością pracy zdalnej. Biuro stanowi dla zespołu swego rodzaju bazę – dla każdego znajdzie się miejsce do pracy, kubek dobrej kawy czy przestrzeń do spotkań zespołu.
Z uwagi na pandemię koronawirusa od marca 2020 r. wszyscy pracownicy działają zdalnie z możliwością korzystania z biura, kiedy to niezbędne. Na ten czas biuro zostało przygotowane do szczególnie bezpiecznego użytkowania oraz wprowadzono dodatkowe środki ostrożności, m.in. płyny dezynfekujące. Dobrą praktyką w takiej sytuacji było poinformowanie zespołu, co zmieniło się w korzystaniu z biura, jakie zasady zostały wprowadzone dla wspólnego bezpieczeństwa, np. dotyczące maksymalnej liczby osób przebywających w biurze jednocześnie. Wcześniejsze doświadczenia związane z pracą zdalną bardzo ułatwiły przejście wszystkich osób na tryb zdalny, kiedy było to potrzebne – wszystko odbyło się dosłownie z dnia na dzień. 

Organizacja pracy

Choć rekrutacja pierwszej osoby współpracującej na odległość była z perspektywy czasu wielką niewiadomą obarczoną ryzykiem, firma dość naturalnie radziła sobie z kolejnymi wyzwaniami, jakie pociągnęła za sobą ta decyzja. 
Organizacja pracy to wyzwanie, któremu czoła stawia każda firma.  
 

Ważne

W przypadku organizacji, w której część pracowników pracuje stacjonarnie, a część – zdalnie, zaniedbania dotyczące uporządkowania tego, jak firma funkcjonuje, mogą być katastrofalne w skutkach. 


W Livespace praca na odległość wymusza na wszystkich członkach zespołu dużą dyscyplinę i współdziałanie. Okazuje się bowiem, że np. jeśli ktoś chce przekazać informację do danego zespołu, to nie może tego powiedzieć tylko kolegom i koleżankom w biurze. Musi wysłać taką informację kanałem, jaki został w zespole ustalony, i zadbać, aby nikogo nie pominąć w komunikacji. 
To, co pomogło usprawnić współpracę w modelu hybrydowym w Livespace, to przemyślana organizacja pracy, szczególnie:

  • Ustalenie zasad działania, w tym potwierdzenie, w jakich godzinach pracujemy, co to znaczy elastyczny czas pracy, w jakich sytuacjach można skorzystać z pracy zdalnej, kto i kiedy może pracować zdalnie, a kto powinien pojawiać się w biurze (bo np. potrzebuje podpisywać umowy, odbierać pocztę czy listy polecone). Wyjaśnienie fundamentalnych kwestii wprost wpływa na wzmocnienie zaufania w organizacji i ułatwia podejmowanie decyzji. Firmy, które planują wprowadzić pracę zdalną lub hybrydową, muszą wiedzieć, że zasada „co nie jest zabronione, jest dozwolone”, może narazić organizację na nadużycia ze strony pracowników. 
  • Wybór narzędzi i sposobu ich wykorzystania, np. do komunikacji, zarządzania plikami czy kontaktami z klientami. Wśród podstawowych narzędzi, z których korzysta zespół Livespace, należy wymienić: 
  • Confluence do zarządzania wiedzą w firmie,
  • JIRA do zarządzania zadaniami w zespołach i projektami, 
  • Livespace CRM do zarządzania sprzedażą,
  • Slack do komunikacji tekstowej,
  • Zoom do wideokonferencji,
  • Sharepoint do współdzielenia plików.

Porządkując kwestie narzędzi, warto potwierdzić, np. z jakich narzędzi zespół korzysta do komunikacji wewnętrznej, kiedy używa komunikatora tekstowego, w jakich przypadkach wykorzystuje telekonferencje, a kiedy wybiera rozmowę telefoniczną, w jaki sposób każdy z zespołów planuje zadania oraz jakich narzędzi używa do organizacji pracy. 

  • Usprawnienie komunikacji – w Livespace zespół dużą wagę przykłada do komunikacji, tj. nie tylko tego, z jakich narzędzi korzysta, lecz także w jaki sposób. Pomocne jest włączanie kamery, aby rozmowa online była wzbogacona o mowę niewerbalną. 
     
  • Dopracowanie procesów wewnętrznych i zewnętrznych, aby praca w rozproszonym zespole nie była utrudniona przez asynchroniczną i ograniczoną komunikację. Zaprojektowanie i spisanie procesów pomaga poukładać pracę tak, żeby każdy wiedział, co, kiedy i jak ma robić na każdym etapie procesu, np. w ramach pozyskania klienta czy obiegu dokumentów. Myślenie procesowe to mocna strona pracowników Livespace, która pomaga stale usprawniać i doskonalić działania, a przy okazji sprawia, że wszystko chodzi jak w zegarku. 
     
  • Zadbanie o bezpieczeństwo danych i dokumentów – ochrona danych firmy to priorytet dla Livespace – w przypadku zarówno informacji wewnętrznych, jak i danych klientów. Od pierwszego dnia każde z działań – od wyboru narzędzi po sposób pracy – rozpatrywane jest w kontekście bezpieczeństwa danych. Na przykład w sprzedaży niedopuszczalne jest, aby handlowcy informacje o klientach przechowywali w prywatnych notesach. Obowiązuje konieczność korzystania z CRM, co – miejmy nadzieję – każda firma szanująca siebie i swoich klientów wie i praktykuje.
     
  • Zapewnienie narzędzi do pracy – choć Kodeks pracy reguluje wiele kwestii dotyczących zapewnienia narzędzi do pracy, to praktyka wygląda różnie i problemy, jakim stawiają czoła osoby pracujące tymczasowo z domu, potrafią zaskoczyć. Kiedy w połowie marca 2020 r. wszyscy pracownicy Livespace przeszli tymczasowo na pracę zdalną, natychmiast sprawdzono, czy nikomu niczego nie brakuje. Okazało się np., że osobie zajmującej się kwestiami administracyjnymi trzeba zapewnić domową drukarkę, żeby nie musiała jeździć do biura w celu wydrukowania dokumentów, które muszą być wysłane pocztą tradycyjną. Z kolei osoby zdalnie pracujące potrzebowały narzędzia do odbierania połączeń telefonicznych, które trafiały na numer stacjonarny w biurze. Zupełnie czym innym jest okazjonalna praca zdalna, a czym innym jest praca zdalna 5 dni w tygodniu. Wprowadzając możliwość pracy zdalnej dla osób na co dzień pracujących w biurze, warto upewnić się, że mają warunki, możliwości i niezbędny sprzęt do pracy w domu, np. dodatkowy monitor, wygłuszające słuchawki z mikrofonem, szybki internet czy fotel do 8-godzinnej pracy. 
     
  • Zatrudnianie właściwych ludzi na właściwe stanowiska – nie każdy pracownik odnajdzie się w modelu pracy hybrydowej. W Livespace każda rekrutacja zaczyna się od ustalenia, czy na danym stanowisku praca zdalna jest możliwa, a jeśli tak – odpowiednia adnotacja znajduje się w ogłoszeniu o pracę, a w procesie rekrutacji poszukiwane są osoby, które wcześniej miały doświadczenie w pracy zdalnej. Bez względu na stanowisko do firmy najczęściej dołączają osoby, które potrafią jasno wyrażać myśli i otwarcie się komunikować, a w razie wątpliwości chętnie dopytują zgodnie z jedną z wartości firmy: „Zrozum, zanim zaczniesz działać”.
     
  • Transparentna komunikacja działania – narzędzia, procesy i komunikacja są ważne, ale w Livespace to transparentne działanie sprawia, że zarówno pracownicy, jak i osoby zarządzające są gotowe zaufać współpracownikom. Trzeba pamiętać, że u podstaw pracy zdalnej, a szczególnie hybrydowej, leży zaufanie. 

Godzenie dualizmu

Jedną z trudności, z którymi zmagała się firma Livespace, była organizacja spotkań i szkoleń w modelu mieszanym, tj. kiedy część osób biorących udział w spotkaniu była zebrana w salce w biurze, a pozostałe osoby łączyły się przez telekonferencję. Okazało się bowiem, że zdarzały się spotkania, na których osoby pracujące zdalnie zabierały głos rzadziej niż osoby zebrane razem w salce. Odkryto wtedy zależności, które pozwoliły wprowadzić kilka usprawnień. Wyzwania, z jakimi zmagały się osoby pracujące zdalnie, polegały m.in. na trudności z zabraniem głosu, kiedy osoby zebrane razem w biurze dyskutowały. To, co pomaga zniwelować różnice, to danie równych praw wszystkim uczestnikom różnego rodzaju spotkań. Na przykład: jeśli celem spotkania jest, aby wszyscy mogli zabrać głos, na spotkanie wszyscy się „zdzwaniają”, tj. każdy ze swojego komputera. Wtedy każdy ma równe szanse na udział w dyskusji. Bardzo pomaga również włączanie kamer – możliwość odczytywania mowy niewerbalnej i zobaczenia kolegów i koleżanek sprawia, że komunikacja jest sprawniejsza i bardziej ludzka.
Podobne wyzwania firma odczuła w przypadku prowadzenia szkoleń w grupach mieszanych. Jak się okazało, nie taki diabeł straszny, jak go malują. Remedium okazało się znalezienie narzędzi oraz formuł, które umożliwiły pracę w grupach online – połączenie możliwości aplikacji takich jak Zoom, Mural, Miro, Jamboard, Menti, Kahoot. Teraz niestraszne są nawet warsztaty trwające pół dnia czy cały dzień – wystarczy zadbać o przerwy, różnorodność ćwiczeń i dobór narzędzi. Co ciekawe, szkolenia te są jeszcze ciekawsze i bardziej angażujące dla uczestników niż szkolenia stacjonarne. Trzeba jednak wspomnieć, że organizowanie szkoleń w formule online jest znacznie bardziej obciążające dla osoby prowadzącej – wymagają dużo większej koncentracji, a zarazem podzielności uwagi i kreatywności niż szkolenia stacjonarne. 

Scalająca komunikacja

Pracownicy Livespace funkcjonowali w hybrydowym modelu pracy, zanim zaczęło to być popularne na szeroką skalę w związku z pojawieniem się destabilizacji miejsc pracy w wyniku pandemii COVID-19, dlatego firma musiała na bieżąco przewidywać wyzwania i natychmiast zapobiegać pojawiającym się obawom. Kwestią fundamentalną, której waga nie zmieniła się w czasie, jest komunikacja. 
W Livespace wszystkie zespoły czerpią wiele dobrych praktyk i inspiracji ze SCRUM-a, które pomagają poukładać i zsynchronizować pracę w zespołach oraz między nimi. Bardzo doceniane są codzienne tzw. daily, czyli poranne odprawy zespołów, w trakcie których każdy dzieli się ty...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy