Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście , Otwarty dostęp

26 marca 2020

NR 15 (Marzec 2020)

Onboarding nie taki straszny, jak go malują
Jak uczynić wejście do organizacji bardziej efektywnym?

133

Onboarding – proces, który istnieje w każdej organizacji, a jednak nieustannie budzi wiele emocji. Dlaczego? Bo choć z pozoru nieskomplikowany, źle działający może spowodować w firmie znaczące szkody. Z drugiej strony zaś przemyślany i dobrze dopasowany do potrzeb nowych pracowników zapewnia wymierne korzyści przekładające się zarówno na poprawę employee experience, jak i bezpośrednie wsparcie celów biznesowych.

Na rynku funkcjonuje wiele definicji onboardingu. Większość z nich zamknąć możemy w stwierdzeniu, że onboardingiem (adaptacją) pracownika nazywamy okres od zaakceptowania przez niego oferty, aż do osiągnięcia przez niego samodzielności w obszarze wykonywanych zadań oraz odnalezienia się i zrozumienia kultury organizacyjnej. Aby usystematyzować proces adaptacji pośród pozostałych procesów HR-owych, warto umieścić go na Human Experience Map. 
Human Experience Map to mapa doświadczeń kandydata oraz pracownika zawierająca w sobie wszelkie punkty styku człowieka z firmą. Pierwowzorem mapowania doświadczeń w HR były tzw. Customer Journey Maps, czyli matryce tworzone przez marketingowców, dzięki którym mogli oni przewidzieć punkty zapalne, zrozumieć uczucia klientów w stosunku do ich produktów czy poprawić jakość usług. 
Gdzie zatem znajdziemy onboarding na Human Experience Map? Dobrze zaplanowany proces adaptacji rozpoczyna się już na koniec procesu rekrutacji, a kończy dopiero na etapie zatrzymania pracownika. 
Dobre zmapowanie onboardingu jest istotne ze względu na świadomość, w jakich ramach czasowych i na jakim etapie tworzącej się relacji z organizacją nowy pracownik potrzebuje wsparcia. Zdarza się, że adaptacja utożsamiana jest tylko z pierwszym dniem pracy (induction day) lub kończy się po pierwszym tygodniu, kiedy de facto nowy pracownik nie jest jeszcze w pełni samodzielny i gotowy do podjęcia wszystkich obowiązków, co może zrodzić frustrację i spadek motywacji już od pierwszych dni rozpoczęcia nowej pracy. Dlaczego jeszcze do planowania procesu onboardingu warto podejść kompleksowo?

 Ryc. 1. Human Experience Map
Źródło: materiały własne.
  • 20% zatrudnionych osób odchodzi w ciągu pierwszych 45 dni w nowej pracy1.
  • W organizacjach o ustrukturyzowanym i mocnym procesie onboardingu produktywność nowo zatrudnionych zwiększa się o ponad 70%2.
  • 69% nowych pracowników jest skłonnych do pozostania w firmie ponad 3 lata, jeśli doświadczyli dobrego procesu onboardingu3.
  • 30% pracowników podejmuje decyzję o zmianie pracy w ciągu 6 miesięcy od jej rozpoczęcia4.
  • Liczba użytych hasztagów #onboarding na Instagramie w połowie 2018 r. wynosiła 18 tys., pod koniec 2019 r. 41,6 tys., a ostatniego dnia stycznia 2020 r. 45,3 tys.5.

Biorąc pod uwagę powyższe dane liczbowe, dobry onboarding po prostu się opłaca, jeśli bierzemy pod uwagę zarówno doświadczenia nowego pracownika, jak i firmowy budżet. Dodatkowo, rosnąca liczba hasztagów poświęconych adaptacji w mediach społecznościowych (nie tylko #onboarding, ale i #firstdayofwork) jasno pokazuje, że proces ten ma duży potencjał do wspierania działań employerbrandingowych organizacji. 

Etapy procesu onboardingu

Proces onboardingu, choć może różnić się ze względu na długość, specyfikę czy poziom ustrukturyzowania, najczęściej można sprowadzić do trzech (a czasami czterech) etapów:

  • pre-onboarding,
  • induction day,
  • „zanurzenie się” w organizacji (immersion), 
  • ewaluacja.

Warto dokładniej przyjrzeć się każdemu z wymienionych etapów.

Pre-onboarding

To bardzo często pomijany, choć z punktu widzenia całego procesu, kluczowy etap. Rozpoczyna się w momencie, kiedy kandydat akceptuje naszą ofertę, a kończy pierwszego dnia pracy. Dlaczego jest to tak istotny moment? Ponieważ ryzyko, że nowy kolega/nowa koleżanka finalnie nie rozpoczną u nas pracy, jest wtedy największe. W momencie przyjęcia oferty kandydat zdecydowany jest na zmianę pracy. To czas, kiedy zakończyły się ewentualne negocjacje z obecnym pracodawcą, a przywiązanie do miejsca pracy zmniejsza się z dnia na dzień. Dla nowego pracodawcy teoretycznie jest to bardzo dobra wiadomość. Niestety, okres wypowiedzenia jest nie tylko czasem pożegnania z obecnym miejscem pracy i przygotowania do zmiany. Słabnąca relacja z jedną firmą, kiedy jeszcze nie nawiązała się relacja z nową organizacją, może skutkować większą otwartością na konkurencyjne oferty, a co za tym idzie, przykrą niespodzianką i finalnie rozpoczęciem pracy w innym, niż zakładaliśmy miejscu. 
Co zatem może zrobić pracodawca, aby zadbać o budowanie więzi z nowym pracownikiem jeszcze przed jego/jej formalnym przyjściem do organizacji?

  • Potwierdzić ofertę, najlepiej listem intencyjnym. Oczywiście przesłanie listu intencyjnego nie jest gwarancją, że zaofertowany kandydat finalnie rozpocznie pracę w danym miejscu, jednak formalny dokument jest często odbierany jako okazanie poważnych zamiarów względem pracownika, zapewniając mu poczucie bezpieczeństwa na czas okresu wypowiedzenia
  • Utrzymywać kontakt z kandydatem podczas okresu wypowiedzenia. Najlepiej, aby to właśnie przyszły menedżer od czasu do czasu podejmował kontakt z nowym pracownikiem. Przesłanie inspirującego artykułu czy proste zapewnienie, że na nowego członka zespołu czekają jego/jej przyszli koledzy, nie jest co prawda praktyką powszechną, ale bardzo efektywną. W niektórych firmach w okresie oczekiwania na nowego pracownika przesyłane mu są np. życzenia imieninowe czy newslettery kierowane właśnie do osób, które wkrótce dołączą na pokład. Specjalną platformę dedykowaną właśnie etapowi onboardingu znaleźć możemy w PwC. Look Inside6, bo tak nazywa się to miejsce, to platforma dla osób, które zaakceptowały ofertę pracy. Dostęp do niej wygasa dopiero po dołączeniu do firmy, dzięki czemu przez cały okres wypowiedzenia nowa osoba może krok po kroku poznawać przyszłe miejsce pracy oraz osoby, które również dołączą do organizacji. Dzięki tego typu rozwiązaniom nowi pracownicy wiedzą, czego spodziewać się pierwszego dnia, oraz mają szansę poznać inne osoby, które są w podobnej do nich sytuacji.
  • Pomóc w przejściu nowej osoby przez wszystkie formalności związane ze zmianą pracy. Tutaj dużą rolę odgrywają działy kadr7. To regularny kontakt z ich przedstawicielami, dokładne instrukcje, jak i kiedy wykonać poszczególne badania, jak wypełnić dokumenty itp. pozwalają bezstresowo zmienić miejsce zatrudnienia. Zmieniając/ulepszając onboarding, nie można zapomnieć o przeanalizowaniu, kiedy nowa osoba kontaktuje się z działem kadr i jak można zadbać o to, aby to doświadczenie było jak najlepsze.
  • Zapewnić wszystkie niezbędne informacje o pierwszym dniu pracy (induction day), czyli o planie dnia, dress code, miejscu, parkingu, wyżywieniu itp. 

Induction day

Czyli pierwszy dzień w nowej pracy, choć w niektórych firmach „pierwszy” dzień rozciągany jest nawet do tygodnia lub dłużej (dzieje się tak np. w przypadku dni adaptacyjnych w Play czy T-Mobile, gdzie pracownicy obsługi klienta przyjeżdżają do centrali na kilka dni, aby wszyscy mogli dobrze poznać standardy pracy oraz kulturę organizacji). To właśnie pierwszy dzień wiąże się często z dużą niepewnością ze strony nowego pracownika, choć odpowiednio częsta i szczegółowa komunikacja na etapie pre-onboardingu niepewność tę mocno zmniejszają. 
Induction day kojarzy się często z kilkoma godzinami na sali treningowej, spędzonymi w półmroku w otoczeniu zmieniających się slajdów. Taka forma jest nie tylko mało atrakcyjna, lecz także mało efektywna – ekscytacja spowodowana nowym miejscem ustępuje podczas słuchania trzydziestego slajdu o historii organizacji, a umysł mimowolnie się wyłącza, co zaowocuje zmarnowanym czasem, a nieprzyswojone informacje i tak trzeba będzie nadrobić. Jak zatem poradzić sobie z nudnym pierwszym dniem?

  • Dobrze dobrani prowadzący pierwszy dzień. To od nich zależy w dużej mierze sukces tego dnia. Warto zaproponować tę rolę osobom, które dobrze czują się prezentując publicznie. Informacje przekazywane przez pracownika z prawdziwą pasją zostaną zapamiętane dużo lepiej niż wyrecytowane z pamięci przez osobę oddelegowaną do prezentowania ze względu na duże doświadczenie zawodowe czy mniejsze obłożenie pracą.
  • Goście, którym oddamy głos. Informacje przekazywane pierwszego dnia pochodzą z różnych obszarów – to treści związane nie tylko z misją i wizją firmy, jej historią, lecz także klientami, formalnymi i nieformalnymi zasadami, dress code, brand bookiem itp. Dobrym pomysłem może być oddanie głosu właścicielom poszczególnych obszarów. W Divante8 do opowiedzenia o misji, wizji i historii zapraszany jest członek zarządu, co pozwala nowym osobom nie tylko na poznanie takiego gościa, ale i przekazanie strategicznej wiedzy przez osobę, która tę strategię często współtworzyła.
  • Odpowiednia ilość wiedzy do zasobów poznawczych nowych osób. Nie ma co ukrywać – ludzki mózg ma ograniczone zasoby poznawcze i, czy tego chcemy czy nie, szanse, że w osiem godzin nowi pracownicy zapamiętają wszystkie informacje dotyczące firmy, są raczej nikłe. Dlatego też warto na induction day przygotować tylko najważniejsze informacje – z perspektywy strategii organizacji oraz funkcjonowania w niej w ciągu najbliższych dni. Wszystko, o czym nie musimy mówić pierwszego dnia, można dołączyć do przesłanej prezentacji czy umieścić w niezbędniku (welcome booku).
  • Teoria przeplatana z praktyką. Induction day to nie kolejna lekcja w szkole. Aby uatrakcyjnić pierwszy dzień pracy, warto do tradycyjnej prezentacji włączyć dodatkowe elementy, które pozwolą grupie zintegrować się i w ciekawy sposób przyswoić wiedzę. Zaczynając od gier team buildingowych na początek dnia, a kończąc na podchodach podsumowujących przyswojone informacje na koniec szkolenia. W PwC do szkolenia BHP wykorzystywana jest wirtualna rzeczywistość (VR) – nowi pracownicy w specjalnych okularach (oculusach) doświadczają sytuacji zagrożenia, wykorzystując wiedzę w praktyce.

Zanurzenie się w organizacji (immersion)

To czas do momentu pełnego usamodzielnienia się pracownika. W niektórych organizacjach og...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy