Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

29 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Jak budować relacje z byłymi pracownikami?
Case study programu Allumni Allegro #dobrzemiećkontakt

23

Ludzie odchodzą nawet od najlepszych pracodawców. Oczywiście, są firmy, w których rotacja oscyluje na poziomie 10%, ale są również takie, gdzie rok do roku sięga ona 50%. Wraz z rozwojem firmy rynek pracy zapełniają nie tylko jej przyszli – potencjalni – pracownicy, ale również alumni, czyli osoby, które rozstały się z naszą organizacją. Z biegiem lat takich osób mogą być setki, a nawet tysiące.

W działaniach employerbrandingowych Allegro zawsze stawialiśmy na kilka kluczowych dla  nas aspektów:

POLECAMY

  • dzielenie się wiedzą,
  • networking,
  • employee advocacy, czyli ambasadorstwo naszych pracowników.

Te trzy filary sprawiają bowiem, że employer branding jest autentyczny, ponieważ budują go wszyscy pracownicy firmy, a nie tylko dział HR. Takie priorytety wymagają również słuchania swoich pracowników oraz stałego angażowania ich w inicjatywy, które podejmujemy. 

Idea programu dla byłych pracowników narodziła się po raz pierwszy na warsztacie strategicznym, który realizowaliśmy wspólnie z agencją MBE Group. Byliśmy wtedy w momencie podsumowywania naszych obecnych działań, robiliśmy audyt marki pracodawcy oraz rozmawialiśmy z naszymi pracownikami, aby móc właściwie ustalić priorytety działań na krakowskim rynku pracy. Nasz oddział w Krakowie przechodził wtedy (i nadal to trwa) fazę dużego rozwoju. To podczas tego warsztatu nasi pracownicy stwierdzili, że brakuje im miejsca, w którym po zakończeniu współpracy z nami mogliby mieć nadal kontakt z firmą, oraz że słyszą od wielu alumnów, których znają osobiście, że brakuje im kontaktu z ich ekspracodawcą, mimo że współpraca się zakończyła. Wtedy po raz pierwszy zaczęliśmy analizować możliwość uruchomienia programu dla alumnów naszej firmy.

W tym momencie chciałbym zaznaczyć, że sam temat angażowania ekspracowników w jakąkolwiek interakcję z firmą na pewno będzie się wiązać z obawami z różnych stron. Do ustalenia pozostaje bowiem wiele spornych kwestii, np. co z pracownikami, z którymi to my się rozstaliśmy, a nie oni zdecydowali się odejść? Czy również mamy ich włączać do programu? Co w przypadku, kiedy grupa alumnów stanie się miejscem do hejtu, zamiast do wzajemnego networkingu oraz dzielenia się wiedzą? Nad tym wszystkim zastanawialiśmy się również my w Allegro, przystępując do procesu planowania programu. Składał się z dwóch etapów:

  • analizy exit interviews,
  • zebrania benchmarków oraz opinii od byłych i obecnych pracowników.

Exit interviews, czyli ankiety oraz rozmowy z pracownikami, którzy decydują się odejść z firmy, analizujemy przy działaniach employerbrandingowych od dawna. Zawierają one cenne wskazówki na temat mocnych oraz słabych stron firmy jako pracodawcy. Również employer value proposition (EVP), które mamy w Allegro, jest powiązane z tym, co sądzą o nas odchodzący pracownicy i jak wspominają swoje doświadczenie pracy w naszej organizacji.

Analiza tego aspektu pokazała nam, że wśród naszych byłych pracowników mamy wiele osób, które lata spędzone w Allegro wspominają dobrze i chciałyby pozostać z nami w kontakcie. Wnioski te poparły również rozmowy z alumnami oraz zasięgnięcie opinii u obecnych pracowników.

Kolejnym etapem był przegląd rynku pod kątem istniejących programów dla alumnów oraz przygotowanie planu i strategii. Zebranie benchmarków pokazało nam, że nie ma rozwiązania uniwersalnego, a firmy, które mają takie programy, podchodzą do nich w różny sposób. Dla jednych grupa alumni to potencjalni partnerzy biznesowi, z którymi utrzymują kontakt i włączają ich w przetargi czy inne biznesowe projekty realizowane w firmie. Inne firmy jako utrzymywanie relacji z byłymi pracownikami rozumieją utworzenie dla nich możliwości powrotu do firmy, kiedy chcą. Pojawiły się także aktywności takie, jak eventy dla pracowników czy newslettery. W międzyczasie od rekruterów słyszeliśmy coraz więcej głosów, że zgłaszają się do nich nasi byli pracownicy, którzy chcieliby wrócić w szeregi Allegro. Wtedy wiedzieliśmy już, że to jest ten moment na wprowadzenie programu Allumni. Wszystkie te fakty uświadomiły nam, że musimy zbudować autorski program, który nawet nie tyle będzie szyty na miarę, co będzie mógł rozwijać się wraz z community naszych ekspracowników. 

Etap przygotowania programu 

Program Allumni to była dla nas zupełna nowość. Do tej pory, tak jak w większości firm, relacje z odchodzącymi pracownikami kończyły się zazwyczaj na exit interviews. Wiedzieliśmy zatem, że musimy program dobrze zaplanować. Pomogły w tym zebrane analizy, które opisywałem w poprzednim punkcie. 

Program dla naszych byłych pracowników nazwaliśmy „Allumni Allegro”, promując go również hasztagiem #dobrzemiećkontakt (nawiązanie do naszego hasła wizerunkowo-rekrutacyjnego – #dobrzetubyć). 

 Zidentyfikowaliśmy pięć głównych celów programu:

  • Zwiększenie zaangażowania alumnów poprzez różne aktywności w ramach programu.
  • Informowanie alumnów o aktualnej sytuacji w firmie, projektach, wydarzeniach.
  • Umożliwienie prostego powrotu do firmy (projekt bumerang). 
  • Zwiększenie puli dopasowanych kandydatów poprzez udostępnienie programu poleceń dla alumnów.
  • Budowanie pozytywnego wizerunku firmy na rynku.

Pomyśleliśmy również o tym, jakie korzyści program będzie zawierać z perspektywy jego uczestników – naszych byłych pracowników. W późniejszym etapie pomogło nam to przy budowaniu komunikacji na temat programu.

Wśród korzyści znalazły się: budowanie sieci kontaktów, wymiana wiedzy eksperckiej, płatny program poleceń czy możliwość powrotu oraz informacje o aktualnych rekrutacjach. 
Kluczową kwestią było zaplanowanie, z jakich dokładnie elementów będzie się składać program – czyli nic innego, jak połączenie celów programu z jego korzyściami dla uczestników. Poniżej 
przedstawiam elementy, które obecnie funkcjonują w programie Allumni Allegro.

Community Allumni Allegro

To serce programu pod postacią grupy dyskusyjnej na portalu społecznościowym LinkedIn. Do grupy zapraszani są wszyscy byli pracownicy Allegro. Mogą oni również dopraszać inne osoby – na wypadek, gdyby zdarzyło się nam niecelowo do kogoś nie dotrzeć. Na grupie posty mogą umieszczać wszyscy, nie tylko koordynator programu po stronie Allegro. Od początku zależało nam bowiem na tym, aby zachęcać naszych alumnów do budowania tej społeczności razem z nami. Całą komunikację z ekspracownikami prowadzimy na grupie, to tutaj umieszczane są newslettery, wskazówki, informacje o nowych elementach programu. Wszystko w jednym miejscu – aby ułatwić dostęp do informacji oraz wyeliminować konieczność rejestracji na dodatkowym portalu czy systemie. 

Newsletter 

Okresowo w community na portalu LinkedIn publikujemy newsletter, w którym informujemy naszych alumnów o obecnych projektach realizowanych w firmie, ciekawostkach i ważnych informacjach z życia Allegro. Newsletter pomaga alumnom być na bieżąco z tym, co się u nas dzieje, a w organizacji takiej jak Allegro nowe projekty wdrażane są niemal codziennie. 

Koordynator programu Allumni

Postanowiliśmy również wyznaczyć osobę, która będzie przedstawiona alumnom jako koordynator programu. Objąłem taką funkcję jako członek zespołu employerbrandingowego. Do obowiązków koordynatora należy pełnienie nadzoru nad programem oraz community, zapraszanie byłych pracowników do grupy, przygotowywanie newslettera, nadzór nad programem bumerang oraz inne zadania związane z funkcjonowaniem programu. Alumni już na wstępie dostają informację, kto jest koordynatorem programu – wraz z zachętą do kontaktu w razie pytań lub sugestii. 

Program bumerang

Zdarzało się, że pracownicy, którzy od nas odeszli, chcieli później wrócić, ale nie zawsze wiedzieli, jak mogą to zrobić. Sformalizowanie tego procesu oraz opisanie go pod hasłem „bumerang” ma na celu pomoc osobom, które chcą ponownie pracować w Allegro. Na potrzeby powracających zmodyfikowaliśmy również proces rekrutacji – tak aby w przypadku osób, które już u nas pracowały, był bardziej dostosowany do ich sytuacji oraz mniej sformalizowany. 

To główne elementy programu. Tak jak wspominałem, założeniem jest, aby rozwijał się on wraz z rozwojem community – dzięki sugestiom alumnów oraz ich zaangażowaniu. W planach na najbliższy czas mamy również wprowadzenie programu płatnych poleceń kandydatów do pracy dla grupy alumnów. To często niewykorzystane źródło dopasowanych do organizacji kandydatów. Alumni znają bowiem firmę od środka, jej kulturę organizacyjną, panującą atmosferę czy charakter pracy na danych stanowiskach. Będą więc w stanie polecić kandydatów, którzy są bardziej dopasowani do firmy oraz roli, na którą w danym momencie rekrutujemy. 
Warto podkreślić, że projekt zarządzania relacjami z alumnami od początku traktowaliśmy jako maraton, nie sprint. Planowaliśmy w długiej perspektywie, kompleksowo, pochylając się nad różnymi etapami życia pracownika, który podjął decyzję o rozstaniu z firmą.

Alumni też muszą czuć, że z partycypacji w programie mają jakieś korzyści.  Nie mówię tu o korzyściach materialnych, ale o możliwościach – czy to do  networkingu, zdobycia wiedzy i rozwoju swoich kompetencji, czy chociażby do powrotu do firmy.

Nadszedł ten dzień. Uruchamiamy program!

Jak widzicie, przed uruchomieniem programu musiało się zadziać wiele rzeczy – analizy, warsztaty, planowanie. Z perspektywy czasu uważam, że było to bardzo potrzebne. Pomogło nam to zaplanować program, który będzie strzałem w dziesiątkę oczekiwań naszej grupy docelowej – byłych pracowników Allegro. W dzień startu programu, oprócz komunikatu wewnątrz organizacji oraz na oficjalnych kanałach, takich jak LinkedIn, Facebook cz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy