Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru , Otwarty dostęp

27 listopada 2019

NR 13 (Listopad 2019)

Efektywność osobista. Jak pracować mądrzej, a nie ciężej?

0 42

Marzenie ściętej głowy – wydłużyć dobę, aby mieć więcej czasu na zrobienie wszystkiego. A szczególnie tych rzeczy, które każdego dnia wpisujemy do kalendarza, ale z jakiegoś powodu nie udaje się ich zrealizować i przepisujemy je na listę zadań do zrobienia kolejnego dnia. Bo gdyby tylko było więcej czasu, to na pewno bym je odhaczyła. Tylko czy aby na pewno?

Z pojęciem efektywności osobistej zetknęłam się kilka lat temu, kiedy to pochłonięta zatrważającą liczbą zadań i projektów próbowałam zrobić wszystko najlepiej, jak potrafię, i w terminie, ale nijak udawało mi się to osiągnąć. Zawsze było coś, co na koniec dnia zostawało, a ja kończyłam z poczuciem niedoczasu oraz frustracji, że po raz kolejny muszę zabrać pracę do domu. I wtedy to zaczęłam się interesować tematem zarządzania sobą w czasie. Na wstępie zaznaczę – nie znajdziesz w tym tekście cudownych metod, które z dnia na dzień odmienią Twoje życie. Każde wspomniane przeze mnie narzędzie przyniesie rezultaty, jeśli zaczniesz z niego REGULARNIE korzystać, a gdy zauważysz pewne trudności, zastanowisz się, co robić inaczej i spróbujesz wdrożyć zmiany. Ja efekty danej metody dostrzegałam niekiedy dopiero po kilku tygodniach, bo najpierw mój umysł musiał zaakceptować nowy sposób działania, a następnie potrzebny był czas na wytworzenie nawyku. 

Z tego powodu kontynuuj czytanie mojego tekstu, jeśli jesteś gotów na ciężką pracę, która, mogę obiecać, przyniesie z czasem efekty. Analogicznie – przejdź do artykułu kolejnego autora, jeśli oczekujesz ode mnie szybkich i bezbolesnych rad. Magikiem nie jestem, dlatego nie sprawię, że Twoja doba wydłuży się dwukrotnie, ale mogę podpowiedzieć, jak działać, aby ciągu 24 godzin pracować… nie, nie, nie – nie więcej, ale zdecydowanie mądrzej!

Przed Tobą kilka wskazówek, które pomogą Ci uporać się z syndromem tzw. biegania z pustą taczką.


Mindset to podstawa


Moją pracę nad efektywnością osobistą rozpoczęłam od zmiany sposobu myślenia i rozprawienia się z mitami na temat zarządzania sobą w czasie. Według mnie to podstawa. Nie zmienisz sposobu działania, jeśli nie wpłyniesz na swój umysł.

 

Mit 1 „Nie mam czasu”


Niech pierwszy rzuci kamień ten, kto nie używa go w swojej pracy lub nie słyszy go od współpracowników. Najpopularniejsza wymówka w korporacyjnym świecie, której przez długi czas sama byłam niewolnikiem, aż do momentu, gdy natrafiłam na słowa Timma Ferrisa, autora bestsellera 4-godzinny tydzień pracy, który powiedział mniej więcej coś takiego: „Jeśli mówisz mi, że nie masz czasu, odpowiem Ci – MASZ! Po prostu brakuje ci priorytetów”. 

Oto perspektywa, do której przyjęcia serdecznie Cię zapraszam – Twoje „nie mam czasu” nie wynika z tego, że Ci go faktycznie brakuje, ale że w danym momencie zajmujesz się innymi sprawami, bo właśnie taki a nie inny nadałeś im (Ty lub twój szef) priorytet do realizacji. Z jakiegoś powodu są dla Ciebie pilniejsze (choć nie zawsze ważniejsze) aniżeli inne, alternatywne zadania. Przykładowo – masz do wykonania codzienny trening rozpisany przez trenera personalnego. Jednocześnie zobligowałeś się do napisania artykułu do magazynu „HR Business Partner” i przesłania go do redakcji maksymalnie jutro. Rezygnujesz więc z wykonania treningu, ponieważ dziś już nie znajdziesz na niego czasu. STOP! Wykreśl drugą część zdania. Rezygnujesz z wykonania treningu, ponieważ dziś ważniejszym dla ciebie priorytetem jest napisanie tekstu. Ćwiczenia fizyczne też są ważne, jednak w hierarchii Twoich priorytetów zobowiązanie wobec redakcji znajduje się wyżej. Możesz oczywiście wykonać trening zaraz po tym, jak napiszesz tekst, jednak niesie to za sobą konsekwencje pójścia spać co najmniej godzinę później niż zazwyczaj. Wiesz, że aby dobrze wypocząć, potrzebujesz 8 godzin snu, a trening spowoduje, że na odpoczynek zostanie ci ok. 6,5 godziny. Musisz więc podjąć decyzję, który priorytet jest dla Ciebie w tym momencie ważniejszy – wykonanie treningu jak co dzień czy pójście spać o normalnej porze, aby być dobrze wypoczętym. 

I tak za każdym razem, gdy dwie lub więcej czynności konkurują o Twoją uwagę, podejmujesz decyzję, co w danym momencie jest Twoim priorytetem. Nie, na co masz czas, a na co go nie masz, tylko co jest w danej chwili istotniejsze do zrobienia i na co się decydujesz. I to ostatnie słowo jest kluczowe, ponieważ taki sposób myślenia oddaje w Twoje ręce ODPOWIEDZIALNOŚĆ i daje Ci POCZUCIE SPRAWSTWA. 
Bo przecież kto w powyższym przykładzie broni Ci wykonać trening i nie napisać artykułu? Możesz wybrać taką sekwencję czynności: robię trening, rezygnuję z napisania tekstu i informuję redakcję, że potrzebuję przesunąć termin. Oczywiście narażasz się w ten sposób na pewne konsekwencje (np. nie zgodzą się, pomyślą, że podchodzisz do zadań nieodpowiedzialnie, nie zapłacą za tekst i inne), ale nadal to Ty decydujesz, jakiemu zadaniu nadasz jaki priorytet. 

Ja dzięki takiemu podejściu nauczyłam się inaczej rozmawiać ze współpracownikami oraz, swojego czasu, z moją przełożoną (dziś jestem freelancerem, więc co najwyżej prowadzę takie dyskusje sama ze sobą).
Dawniej szefowa, podsumowując ze mną zadania, słyszała ode mnie: „Ten temat musimy przesunąć na kiedy indziej, bo nie mam już w kalendarzu czasu na jego realizację”. Nierzadko budziło to jej opór, frustrację i komentarze: „Karolina, ja też nie mam czasu, a muszę sobie ze wszystkim radzić”. Zmieniając swój mindset, zmieniłam też sposób komunikacji i odtąd częściej używałam sformułowań: „Ten temat musimy przesunąć na inny termin, ponieważ obecnie na mojej liście zadań priorytetem numer jeden jest… Chyba że porozmawiamy, co faktycznie jest pilne i ważne w tym momencie, i ewentualnie dokonamy zmian w moim harmonogramie”. Takie podejście pokazuje szefowi i współpracownikom, że nie szukasz wymówek, a jedynie racjonalnie starasz się oszacować, na czym powinieneś skupić swoją uwagę i aktywność. I zobacz – na takim spotkaniu z szefem już nie generujesz sposobów, jak znaleźć więcej czasu, tylko rozmawiasz o tym, co tak naprawdę jest ważne w Twojej pracy i jak… zarządzić priorytetami. 

 

Mit 2 Oszczędzanie lub pomnażanie czasu


Oszczędzać to można co najwyżej pieniądze. Czyli coś, co można dotknąć, odłożyć na przysłowiową półkę i wziąć, jak będzie potrzebne. Podobnie sprawa ma się z pomnażaniem – doba każdego z nas trwa tyle samo, 24 godziny i ani minuty dłużej. Zatem czasu ani nie oszczędzisz, ani nie będziesz mieć go więcej, ponieważ czas nie istnieje (czas to coś, co zostało stworzone, aby nadać strukturę naszemu życiu, ale nie występuje w postaci materialnej), a co za tym idzie, nie możesz zarządzać czymś, czego nie ma. Dlatego, co najwyżej, możesz rezygnować z wykonania jednej aktywności, aby w ten sposób UWOLNIĆ swój czas na wykonanie innej. Masz więc go nadal tyle samo, a jedyne, co się zmienia, to sposób, w jaki… zarządzasz priorytetami. Nie robisz czegoś, aby zrobić coś innego, lub skracasz czas na wykonanie jednej czynności, aby przeznaczyć więcej czasu na wykonanie innej. 
 

 Rys. 1. Zadania A, czyli ABSOLUTNIE ZRÓB JE DZISIAJ.
Źródło: opracowanie własne

Podsumowując pierwszą część: właśnie odkryłeś sekretny sposób na efektywność osobistą! Cała jej filozofia opiera się na właściwym zarządzaniu priorytetami. Tylko tyle i aż tyle. Właściwie w tym momencie moglibyśmy skończyć, ale czekaj, czekaj, za Tobą dopiero pierwszy krok – zmiana sposobu myślenia. Ona nic nie da, jeśli nie będziesz wiedzieć, jak skutecznie planować. Dlatego teraz czas na kilka narzędzi, które wprowadzą Cię na wyższy poziom. 


3 najważniejsze zadania


Pomyśl przez chwilę, w jaki sposób przygotowujesz listę zadań do wykonania. Większość osób, które znam, wypisuje na kartce lub w dowolnej aplikacji zadania do zrobienia danego dnia. Trochę mniejsza grupa idzie o krok dalej, czyli nadaje zadaniom priorytety zgodnie z zasadą „pilne” i „ważne”. I w ten sposób wie, co trzeba zrobić, a co może poczekać. Niewiele osób jednak dodaje do tego jeszcze jeden element, który jest według mnie kluczowy i diametralnie zmienia podejście do planowania zadań – wybiera spośród wszystkich aktywności 3 kluczowe zadania (tylko 3, nie więcej), które na pewno wykona danego dnia. Dlaczego tylko 3? Ponieważ jest to liczba, którą na pewno jesteś w stanie wykonać w ciągu dnia. Nie oznacza to, że ograniczasz się tylko do tych 3 zadań, a inne pomijasz. Oznacza to, że te 3 zadania są Twoimi drogowskazami, są głównymi punktami danego dnia, które wyznaczają TWOJE PRIORYTETY. Jeśli po ich wykonaniu masz jeszcze czas, to zabierasz się za pozostałe zadania z listy. 

Ja, aby dobrze określić 3 najważniejsze rzeczy do zrobienia danego dnia, często zadaję sobie pytanie: „Jakie 3 zadania spowodowałyby, że po ich wykonaniu uznałabym ten dzień za wyjątkowo efektywny?”. Czasami nazywam te aktywności „Zadania o priorytecie A – ABSOLUTNIE ZRÓB JE DZISIAJ!”. Powyżej (rys. 1) znajdziesz kilka dodatkowych pytań, które pomogą Ci je wybrać.

Bardziej wprawionym polecam tę zasadę zastosować również dla całego tygodnia. Tak samo wypisujesz zadania na cały tydzień i spośród nich wybierasz trzy kluczowe, bez wykonania których nie będziesz mógł nazwać tygodnia wyjątkowo dobrym. 

Największa korzyść ze stosowania tej metody według mnie to tzw. quick winy, czyli szybkie sukcesy. Każdego dnia ze swojej listy zadań możesz wykreślić co najmniej 3 ważne zadania, które wykonałeś. W ciągu tygodnia daje to przynajmniej 15 zakończonych tematów. Ja czuję się bardzo zmotywowana, kiedy widzę, że „robota idzie” zgodnie z planem. Pamiętaj jednak, aby 3 najważniejsze zadania spełniały kryteria przedstawione na powyższym rysunku! Uchroni Cię to przed wpisywaniem na listę rzeczy łatwych, których zrobienie co prawda daje poczucie, że coś się zadziało, jednak ich realizacja nie przynosi długofalowych efektów. 

Zobacz, w jaki sposób ja wybrałam 3 najważniejsze zadania z całej listy tematów do realizacji danego dnia:

Rys. 2. Przykładowe 3 najważniejsze zadania na liście „to do” 
Źródło: opracowanie własne

Zadanie 1 – realizacja tego zdania zbliża mnie do realizacji mojego celu, czyli pomyślnie zakończonej rekrutacji dla mojego klienta. Jeśli nie umówię dziś spotkań na nadchodzący tydzień, nie będę miała nikogo do zarekomendowania klientowi. To zadanie pozwala mi więc sprawnie rozplanować aktywności na nadchodzący tydzień.

Zadanie 2 – zobowiązałam się dostarczyć tekst do redakcji w określonym terminie, jest to więc mój priorytet i zadanie to muszę wykonać właśnie dziś. 

Zadanie 6 – no cóż… jedno z najmniej lubianych przeze mnie zadań w całym miesiącu i podchodzę do niego zgodnie z zasadą Briana Tracy’ego, czyli „zjedz tę żabę”, a więc jak najszybciej wykonaj zadanie najbardziej uciążliwe, nielubiane, ale bardzo ważne, a jak już je zrobisz, to będzie tylko lepiej. 

W moim przypadku sprawdza się bardzo dobrze, ponieważ ten punkt chcę mieć jak najszybciej odhaczony na mojej liście. 

Po wykonaniu tych trzech zadań mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że zaliczam mój dzień do wyjątkowo efektywnych. 


Planuj czas na wykonanie zadania zgodnie z prawem Parkinsona

Cyryl Northcote Parkinson był brytyjskim historykiem i pisarzem i jako wieloletni doradca premierów miał okazję przyjrzeć się działaniu administracji i zgłębić przyczyny jej niewydolności. Na bazie tychże obserwacji wywnioskował, że „im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera”. Oznacza to tyle, że jeśli pracownik dostanie 2 godziny na napisanie raportu, to najprawdopodobniej właśnie tyle zajmuje mu wykonanie zadania. Jeśli na tę samą czynność damy mu cztery godziny, to tyle właśnie przeznaczy na przygotowanie zestawienia. A jeśli jesteśmy wyjątkowo hojni i powiemy pracownikowi: „Masz cały dzień, aby wykonać raport”, to może zdarzyć się, że… nie starczy mu czasu. Dlaczego? Ano dlatego, że mamy tendencję do dopasowywania poziomu wysiłku do czasu, który został nam dany. Nawet jeśli praca zakończy się przed planowanym terminem, to przecież zawsze można udoskonalić, upiększyć rozwiązanie, dodać efektowne elementy, pobawić się różnymi wariantami lub… w tym czasie robić rzeczy, które nie powinny być robione, czyli przeglądać Facebooka, Instagram czy korespondować z innymi na nieistotne tematy.  
 

 Planując czas potrzebny Ci na wykonanie zadania, staraj się:
  • Wyznaczać sobie krótkie terminy na realizację. Ci najbardziej wprawieni w stosowaniu prawa Parkinsona „obcinają” pierwotny czas o ok. połowę, jeśli jednak martwisz się, że fizycznie niemożliwe jest wykonać dane zadanie tak szybko, skróć czas o 1/4 i zobacz, co się stanie. 
  • Skracać czas potrzebny na wykonanie zadania tak długo, aż nie zauważysz znaczących spadków jakości. Uwierz mi – dla większości ludzi efekty będą w zupełności wystarczające. Jeśli jednak komuś czegoś zabraknie, zawsze możesz to uzupełnić później. U mnie właśnie ta zasada zrobiła wielką różnicę – otóż okazało się, że moje standardy jakościowe są tak wyśrubowane, że większość współpracowników była zadowolona z mojej pracy, kiedy ja zaczynałam uważać, że to, co robię, nosi zaledwie znamiona „dobrej roboty”.
  • Stosować zasadę „good enough”, czyli wystarczająco dobre. To zasada zaczerpnięta ze zwinnych metodyk zarządzania, która mówi, żeby wypuszczać na rynek wystarczająco dobre produkty, których jakość i tak zweryfikują klienci w opozycji do dążenia do wyprodukowania idealnego produktu, na który może okazać się, że nie ma już zapotrzebowania, bo przegapiliśmy największe ssanie ze strony klientów. Innymi słowy – tam, gdzie możesz, dziel się cząstkowymi efektami. W wielu przypadkach okaże się, że usłyszysz od współpracownika: „Dzięki, właśnie tego potrzebowałem” i nic więcej nie będziesz już musiał robić, bo to, co dostarczyłeś, spełniało kryteria „good enough”.
  • Jeśli masz tendencję do dopieszczania efektów do granic możliwości, zadaj sobie pytanie: „Czy to zadanie wymaga jeszcze uzupełnienia, czy być może jest już OK, a ja jedynie zaspokajam swoją potrzebę perfekcjonizmu i dodaję ekstra efekty bardziej dla siebie niż dla klienta?”. Przyznam Ci się do czegoś – ja w większości sytuacji na tak zadane pytanie odpowiadam… no dobra, Karolina, czas poskromić już swój perfekcjonizm i zakończyć zadanie. 
  •  A jeśli to nie pomoże i nadal czujesz wewnętrzną potrzebę robienia poprawek, zaplanuj na nie czas, jednak niezbyt długi! Mi bardzo pomogło, gdy przestałam poprawiać na bieżąco, a zaplanowałam 10 minut po skończeniu zadania na jego przejrzenie i wprowadzenie drobnych poprawek. 

Rys. 3. Getting things done 
Źródło: opracowanie własne
 

Zasada 2 minut


Znasz Davida Allena? Ten człowiek w latach 80. nieźle zamieszał w amerykańskim biznesie, a to za sprawą książki Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, w której opisał swoją metodę pozwalającą na zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i planach, a jednocześnie zachowanie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym. Jeśli jeszcz...

Artykuł jest dostępny dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy